田莉杰

中小企業(yè)原材料內(nèi)部控制研究

田莉杰

中小企業(yè)對我國經(jīng)濟快速增長發(fā)揮了重要作用，然而中小企業(yè)在內(nèi)部管理上也存在著許多問題，這些問題的存在，不僅制約中小企業(yè)的發(fā)展，而且對中小企業(yè)的生存構(gòu)成嚴重威脅，本文運用內(nèi)部控制相關(guān)理論，對中小企業(yè)原材料內(nèi)部控制進行分析研究。

內(nèi)部控制；儲存成本；存貨盤點

一、中小企業(yè)原材料內(nèi)控現(xiàn)狀

1.采購循環(huán)崗位職責(zé)分工不明確

企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范要求，企業(yè)應(yīng)在采購、付款、驗收、保管、審批與執(zhí)行等重大采購業(yè)務(wù)方面確保不相容崗位相互分離、相互制約和監(jiān)督。然而有些中小企業(yè)為節(jié)約控制成本，往往在崗位設(shè)置上保證不了分崗分責(zé)，經(jīng)常出現(xiàn)一人同兼數(shù)職。另外，企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范也要求，存貨的采購、發(fā)出及處置的申請、審批與權(quán)限應(yīng)予以明確，然而有些中小企業(yè)由于人員缺乏，往往減少審批程序環(huán)節(jié)和步驟，有時不乏有越權(quán)采購行為。

2.采購數(shù)額缺乏科學(xué)性

許多中小企業(yè)根據(jù)以往的工作經(jīng)驗來決定購買的種類和數(shù)量，沒有科學(xué)規(guī)范的管理方法控制存貨合理量，尤其是沒有結(jié)合企業(yè)訂單、未來規(guī)劃等確定采購計劃，勢必會造成原材料種類不合理，數(shù)量安排不得當(dāng)，不僅增加了原材料的倉儲成本，使得儲備資金增加，更有甚者因存貨大量積壓，造成企業(yè)產(chǎn)品類型無法進行及時更新?lián)Q代。

3.對于原材料價格缺乏跟蹤機制

對原材料市場的價格變化不敏感，忽視日常風(fēng)險管理，在面對突發(fā)狀況需要臨時購進大量原材料時，往往會減少詢價環(huán)節(jié)，急于采購造成采購成本提高，從而增加生產(chǎn)成本，縮小利潤空間。

4.驗收環(huán)節(jié)監(jiān)管不嚴

在采購部門采購回原材料以后，需由倉庫保管部門對其驗收入庫，這同樣是原材料內(nèi)控中重要一環(huán)。有的企業(yè)雖然制定了原材料驗收制度，但是在實際操作過程中仍出現(xiàn)執(zhí)行不到位、疏忽失職、監(jiān)管不嚴的情況。如果采購部門采購的原材料質(zhì)量不過關(guān)，而驗收環(huán)節(jié)查不出問題，勢必影響到生產(chǎn)環(huán)節(jié)，產(chǎn)品質(zhì)量就會出現(xiàn)問題。

5.疏忽倉儲管理、盤點流于形式

原材料的倉儲環(huán)節(jié)直接影響著企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，是實現(xiàn)產(chǎn)品順利生產(chǎn)的必要保證。有些中小企業(yè)沒有給予倉儲保管環(huán)節(jié)足夠多的重視，具體表現(xiàn)在不夠重視倉儲保管基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，倉庫環(huán)境條件差，許多原材料的存放因不達標(biāo)而導(dǎo)致原材料變質(zhì)、損壞，其連鎖的結(jié)果勢必影響產(chǎn)品的質(zhì)量。

原材料盤點是為了清晰了解現(xiàn)在倉庫里面還有沒有存貨，根據(jù)盤點結(jié)存狀況，確定欲采購數(shù)量，為采購提供參考數(shù)據(jù)。然而有的企業(yè)認為原材料是個流動性強的資產(chǎn)，實物和賬面變化大，只要做到財產(chǎn)保管安全完整就可以了，盤點意義不大，所以因重視程度不夠，將盤點流于形式，導(dǎo)致采購的參考數(shù)據(jù)不足，影響整個供應(yīng)鏈的通暢。

6.發(fā)出環(huán)節(jié)手續(xù)不規(guī)范

生產(chǎn)部門為完成訂單，需要領(lǐng)用儲存在倉庫里的原材料，但很多中小企業(yè)在原材料發(fā)出環(huán)節(jié)帶有隨意性，需要則領(lǐng)，常常先領(lǐng)先用，后補辦手續(xù)或手續(xù)不完備，可是往往因時間推移，漏掉原材料發(fā)出環(huán)節(jié)的憑據(jù)，為后面的成本核算造成麻煩，使成本核算不夠準(zhǔn)確。亦或出現(xiàn)原材料領(lǐng)用單填寫不規(guī)范、手續(xù)不齊全，審核不嚴格等情況發(fā)生而導(dǎo)致原材料流失。

二、中小企業(yè)存貨內(nèi)控弱化原因分析

內(nèi)控設(shè)計與實施是要付出成本的，而且可能是不菲的成本，相當(dāng)一部分中小企業(yè)的管理層對內(nèi)部控制產(chǎn)生的成本相當(dāng)關(guān)注，畢竟對設(shè)計和執(zhí)行成本所帶來的收益是難以估計的，只有當(dāng)內(nèi)控所帶來的收益大于內(nèi)控成本時，他們可能才認為內(nèi)控是具有存在價值的。畢竟內(nèi)部控制的實施、內(nèi)部控制成本的付出，是否降低了損失和風(fēng)險，或者其帶來多大的經(jīng)濟效益，在很大程度上具有相當(dāng)大的不確定性，因此管理者勢必關(guān)注與核算內(nèi)控成本而帶來的效益和效率。

三、中小企業(yè)原材料內(nèi)部控制應(yīng)關(guān)注的問題

1.原材料采購環(huán)節(jié)

負責(zé)原材料采購的采購部門，應(yīng)該設(shè)計一套適合自己企業(yè)的完備的采購流程，采購流程中應(yīng)重點關(guān)注生產(chǎn)等相關(guān)部門提交的原材料請購單里數(shù)量、規(guī)格、時間等信息；擬定采購計劃書依據(jù)；針對數(shù)量較大、項目重要的采購項目是否考慮通過公開競價的方式擇優(yōu)選擇合格供應(yīng)商。原材料的采購應(yīng)該制定合理的科學(xué)的擬采購計劃，預(yù)先估算采購的品種及數(shù)量，保證庫存量控制在合理范圍之內(nèi)，在保證采購的原材料為生產(chǎn)經(jīng)營所必需，避免導(dǎo)致過度積壓、生產(chǎn)浪費、過期等問題。根據(jù)職業(yè)判斷和工作經(jīng)驗甚至科學(xué)預(yù)算，合理確定材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品之間的比例，使得存貨循環(huán)鏈條傳送起來。采購活動的實施一定要有批準(zhǔn)的采購計劃應(yīng)嚴格執(zhí)行，避免越權(quán)自作主張，嚴格控制好預(yù)算及計劃外采購，確保整個采購過程的清晰明了。

2.原材料驗收環(huán)節(jié)

嚴把質(zhì)量關(guān)在原材料驗收環(huán)節(jié)至關(guān)重要，質(zhì)量關(guān)涉及到多方面的事項。首先要核對采購信息與實際到貨信息，驗證其真實性和準(zhǔn)確性。依據(jù)采購合同、請購單與供貨方提供原材料的合格證明等原始單據(jù)進行驗單驗收及與原材料的實際進行驗貨驗收，做到單單相符、單實相符。責(zé)任人驗收簽字蓋章，責(zé)任到位。對通過審查的合格貨物及時辦理相關(guān)入庫手續(xù)；而對未通過審查的不符要求的原材料，記錄退貨原因并盡快聯(lián)系供貨方辦理退貨或換貨手續(xù)，以免耽誤原材料使用進程。對退換貨的原材料要設(shè)立單獨的存放點，避免與其他存貨混淆。

3.原材料倉儲及盤點環(huán)節(jié)

驗收合格的原材料需要有完好的倉儲環(huán)境。為避免倉儲環(huán)節(jié)中因環(huán)境等原因造成原材料變質(zhì)、毀壞等問題，應(yīng)該嚴格原材料的儲存管理，加強倉儲保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善倉庫環(huán)境條件，并按照倉儲要求妥善貯存。對不斷變化的原材料實存情況，建立健全存貨盤點制度，擬定盤點的周期，存貨盤點清查不僅要核對原材料的數(shù)量是否與相關(guān)記錄相符即賬實相符，更重要的是要關(guān)注原材料的質(zhì)量，看其是否有明顯的變質(zhì)或損壞。原材料盤點可采取定期或不定期盤點抑或兩者相結(jié)合，制定具體的存貨盤點計劃，確定盤點流程及盤點方法，指定監(jiān)盤責(zé)任人，總結(jié)監(jiān)盤結(jié)果，并將盤點異常情況匯報上級，進一步查明原因，研究提出處理建議。

4.原材料發(fā)出環(huán)節(jié)

原材料的領(lǐng)用單據(jù)在領(lǐng)用時應(yīng)填寫規(guī)范，原材料保管員應(yīng)對手續(xù)不齊全的請領(lǐng)拒絕出料，嚴把審核關(guān)。企業(yè)要對相關(guān)崗位員工進行理念輔導(dǎo)，即便是小企業(yè)也要重視制度的安排和程序的執(zhí)行，理解企業(yè)對各項手續(xù)單據(jù)重視的重要性，做到填寫規(guī)范，手續(xù)齊全，履行程序。

總之，內(nèi)部控制的建立與實施需要成本的付出，但是中小企業(yè)基本的內(nèi)控措施和運行相應(yīng)的也會減少企業(yè)錯誤和損失的發(fā)生，而這些減少或避免的錯誤和損失，也就意味著給企業(yè)未來帶來收益。因此中小企業(yè)可根據(jù)自身的情況，在成本效益原則下，從采購、驗收、倉儲到領(lǐng)用，每個環(huán)節(jié)加強內(nèi)部控制，避免各部門之間相互推諉責(zé)任，嚴把原材料質(zhì)量關(guān)，有效降低原材料的采購成本、儲存成本及其構(gòu)成的生產(chǎn)成本，促使企業(yè)持久穩(wěn)定健康發(fā)展。

［1］《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范講解》編寫組.企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范講解［M］.北京：中國市場出版社，2008

［2］中國內(nèi)部審計協(xié)會.內(nèi)部控制理論與實務(wù)［M］.北京：中國時代經(jīng)濟出版社，2008

（作者單位：青島科技大學(xué)）