羅娜

[摘 要]現(xiàn)代科學技術的發(fā)展為高校的檔案管理工作注入了諸多新鮮元素，也為其帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)，因此，如何發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢實現(xiàn)檔案管理的根本變革成為了高校檔案工作者所必須面對的問題，篇幅所限，本文僅對于大數(shù)據(jù)技術為高校檔案管理帶來的負面影響進行了闡述，并針對性地提出了針對這些因素的解決方案。

[關鍵詞]現(xiàn)代化；大數(shù)據(jù)；檔案管理；改革

[中圖分類號]G273.5 [文獻標識碼]A

計算機技術、信息技術、數(shù)據(jù)庫技術和云技術的發(fā)展使得整個社會進入了“大數(shù)據(jù)時代”，人們的各種生產(chǎn)生活活動使得大量的數(shù)據(jù)被產(chǎn)生和傳播。在這種背景下，一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的較為低效和死板的數(shù)據(jù)管理模式已經(jīng)無法跟進大數(shù)據(jù)的潮流，另一方面，一些依賴大數(shù)據(jù)的管理方法不斷涌現(xiàn)。作為高校的檔案部門，其所處的環(huán)境決定了這一部門每天必須處理大量的數(shù)據(jù)，而且需要在紙質和電子數(shù)據(jù)間做到較好的切換。鑒于這種現(xiàn)實情形，筆者認為，大數(shù)據(jù)技術具有的數(shù)據(jù)存儲量大、多樣性、高速率、價值密度低、檢索容易等特點使得檔案管理部門必須依托于大數(shù)據(jù)技術展開變革，[1]抓住大數(shù)據(jù)的機遇改變傳統(tǒng)的低效且錯誤率較高的檔案管理方式。當然，大數(shù)據(jù)技術符合科學技術素有的雙面性，其在推動檔案管理模式發(fā)生根本性變革的同時，亦會引生出一系列新的問題。限于篇幅，本文將略去對于大數(shù)據(jù)的優(yōu)點的介紹，而是著重介紹大數(shù)據(jù)時代檔案管理的問題及解決方案。

1 現(xiàn)代化與大數(shù)據(jù)

此處必須明晰何為現(xiàn)代化視角，不同學科對于現(xiàn)代化一詞有著不同的解讀，具體到檔案管理上，筆者認為，大數(shù)據(jù)技術不僅是一種檔案管理的發(fā)展趨勢，而且在全球各地的檔案管理中投入實踐，提高了對應單位的工作效率與數(shù)據(jù)處理能力，即便是尚未作出變革的檔案管理部門，也基本已經(jīng)籌劃了下一步的改革策略。從技術層面上而言，大數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)挖掘技術可以為實現(xiàn)網(wǎng)絡信息服務的智能化、個性化與精品化提供支持工具，而大數(shù)據(jù)信息處理技術則能夠實現(xiàn)檔案信息智能檢索服務、檔案信息定制與定題服務、檔案信息決策服務、檔案信息跟蹤與推送服務[2]。一般來說，廣泛應用的新知識或者新技術的出現(xiàn)則意味著一個領域所對應的新時代的來臨，因此，大數(shù)據(jù)技術即為當下檔案管理的大勢所趨，如若我們談論檔案管理領域的現(xiàn)代化，則必須基于大數(shù)據(jù)的視角。

2 大數(shù)據(jù)時代的檔案管理問題及改革方案

2.1 隱私與安全問題

隱私與安全是評價信息管理有效性的重要維度，傳統(tǒng)意義上的紙質檔案儲存在檔案室內，由專人保管，沒有特殊的證明或介紹信難以隨意翻閱，但是，在利用大數(shù)據(jù)技術將檔案管理電子化、信息化、網(wǎng)絡化之后，檔案內容的可及性增加了，一方面更多的人可以通過網(wǎng)絡提出申請進而查閱檔案，因為閱讀者查閱檔案時并不被監(jiān)督，所以其是否會作出泄露檔案信息等違背檔案的隱私和安全要求的行為是存疑的；另一方面，現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)檔案管理技術一般是以電子密碼、驗證碼等形式限制等級或資歷不夠的人群瀏覽，但是只要對方掌握了信息破譯技術，這種準入限制就會失效，一些別有居心的個人或他國情報部門可以輕而易舉地獲取檔案庫中的信息。就高校而言，不僅學生自身的信息較為重要，而且數(shù)據(jù)庫中還會儲存學校未來發(fā)展戰(zhàn)略或者重要科研計劃、成果等機密性內容，這些內容一旦被竊取，可能會對于高校乃至國家產(chǎn)生巨大的危害。[3]

針對上述問題，筆者認為，高校在進行檔案管理的過程中，必須要建立一套行之有效的管理模式來保證學校檔案的隱私與安全：其一，高校檔案管理部門需要對于檔案閱讀者進行較為嚴格的審查，對于涉密檔案的閱讀者更需要進行嚴密的背景排查，并要求這些閱讀者簽署責任書，最大程度地降低高價值檔案的流失風險；其二，高校的檔案管理系統(tǒng)有必要加強安全性能，設置安全性較高的加密方式，減少電子檔案被盜的風險。

2.2 存儲與管理問題

再來看存儲與管理問題，計算機技術和網(wǎng)絡技術的進步既使得資料存儲變得更為容易，但與此同時，資料的存儲量卻呈現(xiàn)出指數(shù)化的增加趨勢。這種趨勢會帶來兩個問題：其一是存儲能力的問題，也即高校現(xiàn)有的存儲手段和對于被存儲信息的調用方式無法適應數(shù)據(jù)量越來越大的現(xiàn)實情形，即便是使用云盤也無法滿足這種需求——把TB級的數(shù)據(jù)上傳到云盤無疑需要大量時間，同時在調用數(shù)據(jù)時從云盤下載數(shù)據(jù)亦極為耗時；其二是出錯數(shù)量增加的問題，如果我們假定每一個的資料上傳、調用和下載工作的出錯率是固定的，那么隨著資料存儲量的增加，總體檔案管理過程中的出錯數(shù)目將會變得十分可觀，為了在成本約束下保證可接受的出錯水平，就有必要通過改進技術來降低出錯率。[4]

針對第一個問題，目前常用的解決手段是在數(shù)據(jù)的存儲節(jié)點和處理節(jié)點之間增加預處理過程，在存儲數(shù)據(jù)上傳到處理單元之前即建立索引，上級索引可以直接在下級索引的節(jié)點上建立，這樣可以減少數(shù)據(jù)傳輸時的堵塞程度和數(shù)據(jù)處理所需要的時間；而針對第二個問題，則可以將整個檔案管理的計算任務分配至不同節(jié)點完成，并將其中一個節(jié)點設置為觀察節(jié)點，用于監(jiān)測其他節(jié)點是否正常工作，如果有錯誤發(fā)生，只有被判定為出錯的部分才需要重新開始。

2.3 人才問題

隨著檔案管理信息化的進程不斷加快，現(xiàn)有的檔案部門必須要對其先前的工作方式作出明顯的改變，在收集大數(shù)據(jù)之后，檔案部門有必要通過主動調查利用者的需求，建立各種數(shù)據(jù)模型，進而對于海量數(shù)據(jù)進行聚類、分類、顯著性分析乃至相關性分析，發(fā)掘數(shù)據(jù)之間的相關性關系乃至因果性關系，為高層制定決策提供參考。由于大數(shù)據(jù)時代的檔案管理涉及到大量的移動互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機技術乃至數(shù)據(jù)庫技術的應用，所以傳統(tǒng)的檔案管理人員已經(jīng)滿足適應新型管理模式的要求，即便對他們進行在職培訓，也很難在較短時間內完成檔案管理觀念乃至行為的轉型。[5]目前，大數(shù)據(jù)相關人才雖然并不短缺，但是尖端人才相對較少，例如，北京大學的大數(shù)據(jù)中心今年才開始第一屆招生，人才的稀缺性使得高校檔案管理行業(yè)提供的待遇很難吸引到幫助其快速轉型的合適人選。

為了解決這種難題，筆者認為，一方面高校的檔案管理部門不妨與本校的計算機科學、軟件科學等相關專業(yè)進行合作，讓專業(yè)人士設計較為安全且操作起來較為簡單的管理系統(tǒng)；另一方面，現(xiàn)有的就業(yè)人員也必須要接受相關培訓，以盡快適應新型的檔案管理模式。

2.4 成本問題

高校檔案管理結合大數(shù)據(jù)技術的改革必須要考慮到成本問題，雖然傳統(tǒng)的檔案管理較為低效，但是人力勞動卻節(jié)省了大量成本。采用大數(shù)據(jù)技術等現(xiàn)代技術手段后，首先在管理系統(tǒng)的構建上就需要投入巨資，其次還需要支付較高的工資聘請專門的維護人員對于系統(tǒng)進行定期的維修和故障排查工作，最后數(shù)據(jù)量的增加迫使高校需要對硬件設施也進行針對性的改造。上述三個環(huán)節(jié)都是極為耗資的，因此如何實現(xiàn)籌資是高校在構建新型檔案管理系統(tǒng)時所必須要考慮的問題。

一般而言，高校在解決籌資問題時多依靠社會捐助、財政撥款和眾籌手段，具體到檔案問題上，由于很難號召到足夠的捐款人員，所以眾籌手段可能并不適用。一方面，高校可以通過校友捐贈的形式積累到足夠的費用，另一方面，也可以申請國家教育部門的相關撥款，目前國家針對大數(shù)據(jù)的改革步伐較快，相應的財政撥款及補助項目也較多，可以有效地緩解高校的籌資壓力。

3 結論

通過上文的介紹不難看出，大數(shù)據(jù)技術是未來高校檔案管理行業(yè)的發(fā)展趨向，這一趨勢即為檔案管理部門帶來了諸多機遇，也從實際層面上為高校的檔案管理帶來了很多新形式的挑戰(zhàn)，包括隱私與安全方面的問題、存儲與管理方面的問題、人才問題和安全問題等，這些問題既是檔案管理部門面臨的挑戰(zhàn)，又是檔案管理向大數(shù)據(jù)時代過程中必須要解決的問題，只有成功處理了這些問題，并針對性地輔以改革措施，我國的高校檔案管理工作才能夠在大數(shù)據(jù)時代煥發(fā)新的活力。

[參考文獻]

[1] 李小晨.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013（06）.

[2] 萬絢.高校檔案館數(shù)字化信息利用方式研究[D].中國科學技術大學，2009.

[3] 陳媛華.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與應對策略[J].人力資源管理，2015（06）.

[4] 石冬梅.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機遇[J].現(xiàn)代商業(yè)，2014（27）.

[5] 盧瑩瑩.大數(shù)據(jù)時代背景下高校人事檔案管理探究[J].人力資源管理，2014（12）.