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        事業(yè)單位檔案管理常見問題與對策思考

        2016-07-09 15:06:39羅麗
        資治文摘 2016年5期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理問題

        羅麗

        【摘要】事業(yè)單位檔案管理從意識層面上缺乏足夠的重視與管理力度,在管理制度上缺乏科學(xué)合理規(guī)范性,在工作人員素質(zhì)上缺乏專業(yè)性,在相關(guān)管理設(shè)備上缺乏應(yīng)有的先進(jìn)性,信息化發(fā)展較為滯后,工作效率低下。要針對實際情況做對應(yīng)的管理調(diào)整,提升管理有效性。

        【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策

        檔案管理工作涵蓋了與檔案有關(guān)的收集、整理、鑒定、保存、檢索與統(tǒng)計所有內(nèi)容,作為行政事業(yè)性單位,檔案管理關(guān)系到人力資源的優(yōu)化配置,單位發(fā)展信息的、單位職能與其他文件的管理,對相關(guān)工作有序開展提供參考依據(jù)及輔助價值。對于事業(yè)單位而言,其檔案管理具有服務(wù)性、經(jīng)濟(jì)性、文化性、政治性與管理性的重要工作內(nèi)容,在各單位都不可或缺。

        一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理常見問題

        1.缺乏嚴(yán)格的管理意識與重視力度

        在檔案管理上,目前依據(jù)各單位工作開展的情況不同,總體存在檔案管理意識較弱的狀態(tài),在檔案管理的認(rèn)識上存在較大誤區(qū)與偏差。一般人多認(rèn)為該工作屬于保管性的工作內(nèi)容,同時在大多數(shù)單位并不屬于主要工作部門與工作環(huán)節(jié),檔案管理只要保證資料不丟失與不損毀就完成了管理的任務(wù)標(biāo)準(zhǔn),缺乏對檔案管理更全面妥善的管理與利用。因此在相關(guān)工作上缺乏足夠經(jīng)費、人力資源與物力的投入支持,缺乏相應(yīng)條件保障。發(fā)生該問題的根本原因在于領(lǐng)導(dǎo)層對相關(guān)工作認(rèn)識不足或者缺乏重視程度,進(jìn)而導(dǎo)致各部門與各執(zhí)行人員缺乏應(yīng)有的執(zhí)行力。在一定程度上由于領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對工作的重視,認(rèn)為屬于次要工作內(nèi)容,因此導(dǎo)致工作人員缺乏工作的榮譽(yù)感與認(rèn)可度,打消工作人員積極性,進(jìn)而導(dǎo)致工作人員與相關(guān)管理人員缺乏工作的創(chuàng)新與改良,導(dǎo)致滯后管理模式長期存在,不能有效進(jìn)步,進(jìn)而導(dǎo)致其他工作的開展產(chǎn)生障礙。

        2.工作人員綜合素質(zhì)偏低

        在檔案管理工作上,相關(guān)事業(yè)單位的工作人員缺乏專業(yè)性,甚至一人兼顧多項工作,檔案管理工作缺乏專注性。工作綜合業(yè)務(wù)水平不高,甚至人員流動頻繁,因此導(dǎo)致檔案管理工作缺乏有效連貫性,一旦上屆人員沒有妥善完成的工作會遺留到下屆人員,從而導(dǎo)致問題的擠壓。由于人員流動大,工作人員對于檔案管理相關(guān)情況了解缺乏全面性,不能有效掌握檔案管理全部狀況,進(jìn)而無法對相關(guān)工作做有效的創(chuàng)新與提升,更多屬于按部就班的執(zhí)行舊有管理方式。甚至缺乏獨立的檔案管理部門,工作人員也屬于辦公室文員或者勤雜人員,對于檔案管理缺乏專業(yè)經(jīng)驗長期積累,也缺乏專業(yè)理論,對于部分檔案管理工作不擅長,也學(xué)不會,進(jìn)而導(dǎo)致管理秩序處于混亂狀態(tài)。部分管理人員只會從事簡單的立卷歸檔處理,但是對于檔案對應(yīng)的全宗號、目錄號、類別號、案卷號與保管期間等情況處于模糊不清狀態(tài),進(jìn)而導(dǎo)致編號錯誤或者蓋章錯誤等現(xiàn)象。同時部分人員缺乏專業(yè)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度,由于領(lǐng)導(dǎo)層的不重視會更為忽視檔案管理的規(guī)范性。同時其他部門人員缺乏應(yīng)有的配合性,檔案資料不完全或者存在一定差錯不能有效及時糾正與補(bǔ)充,檔案信息缺乏嚴(yán)密性。在檔案管理各操作細(xì)節(jié)上缺乏嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范的意識,導(dǎo)致檔案價值下滑。

        3.缺乏健全先進(jìn)的管理設(shè)施

        在檔案管理上,目前還存在大量的紙質(zhì)、光盤等有形檔案資料,需要配備相應(yīng)的空間與設(shè)備做維護(hù)管理。但是在大部分事業(yè)單位中,檔案室的空間相對有限,僅僅配備了簡單的檔案柜,沒有依據(jù)檔案管理需要配備專業(yè)的檔案密集架,從而導(dǎo)致檔案資料處于堆積的情況,有關(guān)信息資料也沒有進(jìn)行計算機(jī)數(shù)據(jù)保存與錄入,甚至采用傳統(tǒng)手工記錄方式,在管理信息化建設(shè)上缺乏應(yīng)有的專業(yè)性,導(dǎo)致工作效率滯后。檔案的查找、運(yùn)用效率低。甚至在檔案的防潮、防盜、防火、防蟲等措施上缺乏應(yīng)有的管理配備,進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料容易產(chǎn)生受損或者丟失的可能。部分單位檔案室與其他行政事務(wù)工作室混合使用,人員出入復(fù)雜,檔案缺乏專業(yè)嚴(yán)密的保管。檔案管理缺乏信息化建設(shè),不僅導(dǎo)致檔案查找困難,也不利于檔案資源的開發(fā)利用,與現(xiàn)代化管理水平不能有效同步。檔案一旦丟失就缺乏應(yīng)有的電子備份,進(jìn)而影響檔案價值發(fā)揮。傳統(tǒng)的紙質(zhì)與光盤等有形檔案資源屬于非再生檔案管理資源,一旦遭遇損毀會造成不可逆的資料損失,而進(jìn)行電子備份,可以在一定程度上提升檔案管理可靠性,甚至在部分單位會成立專業(yè)的電子信息部門,但是對于多數(shù)單位而言,缺乏專業(yè)管理與部門建設(shè),管理配套工作滯后。

        4.管理制度的滯后性

        對于檔案管理,隨著時代發(fā)展檔案管理面臨的工作量與工作難度逐步提升,而管理制度存在一定滯后性,不能滿足實際情況的發(fā)展。無法有效的指導(dǎo)現(xiàn)實檔案管理執(zhí)行。由于人員流動頻繁,對于管理制度的了解深度缺乏,促使管理制度流于形式,缺乏實質(zhì)的管理效果。缺乏管理制度的重視,不能有效的依據(jù)實際情況制定貼合實際工作開展的制度規(guī)定,管理強(qiáng)度嚴(yán)重缺乏,不能達(dá)到對檔案管理工作的監(jiān)督與激勵作用。仍舊處于人管人的滯后狀態(tài),缺乏制度管理的科學(xué)有效性。各崗位人員與各部門在檔案管理上存在相互推諉,管理效果無法有效執(zhí)行,存在一定管理空白區(qū)域,容易導(dǎo)致管理的疏漏與差錯。

        二、建立健全事業(yè)單位檔案管理對策

        1.提升領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理的重視

        所有檔案管理相關(guān)工作開展效果的好壞,與領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度有關(guān)。如果獲取了領(lǐng)導(dǎo)層的重視,將有效的提供更多的人力、物力與經(jīng)費支持,提升相關(guān)崗位人員工作積極性與工作認(rèn)同感,促進(jìn)各相關(guān)部門人員的工作配合度,提升檔案管理的規(guī)范性與有序性,避免管理混亂狀況產(chǎn)生。

        2.建立健全檔案管理制度

        檔案管理要想達(dá)到規(guī)范科學(xué)的管理狀態(tài),需要借助于完善科學(xué)的管理制度。需要將檔案管理官方標(biāo)準(zhǔn)與現(xiàn)實單位情況做有效結(jié)合,做好貼合于實際情況的檔案管理制度,規(guī)范工作人員行為,保持制度清晰明確性,有效指導(dǎo)后續(xù)檔案管理工作人員的工作執(zhí)行,規(guī)范對應(yīng)獎懲制度,明確各相關(guān)崗位工作職責(zé),強(qiáng)調(diào)責(zé)任制,提升工作積極性與謹(jǐn)慎性。同時依據(jù)實際情況做制度層面的不斷完善修改,促進(jìn)制度與時俱進(jìn)的發(fā)展,貼合時代發(fā)展需求。

        3.提升檔案管理硬件與軟件設(shè)施配備

        要保證檔案管理有專業(yè)的檔案室,做好防盜、防火、防潮與防蟲害,配備相關(guān)管理設(shè)備,依據(jù)情況開展信息化管理,如果條件允許,可以將非機(jī)密性內(nèi)容進(jìn)行全面信息化管理,將資料保存整理對應(yīng)的數(shù)據(jù)信息,方便資料的檢索、調(diào)取以及價值的開發(fā)利用。在進(jìn)行信息化建設(shè)的同時,要確保檔案管理的安全性,避免檔案資料的外泄與流失。

        4.注重人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)

        注重人員業(yè)務(wù)技能與專業(yè)工作態(tài)度的培養(yǎng),采用分級培訓(xùn)管理模式,提升培訓(xùn)的針對性,依據(jù)不同崗位、不同工作經(jīng)驗、不同專業(yè)工作人員展開貼合性培訓(xùn)。積極鼓勵工作人員進(jìn)行深造學(xué)習(xí),提升員工專業(yè)素養(yǎng)。注重檔案管理專業(yè)理論知識鞏固,提升現(xiàn)代化管理技術(shù),做好相關(guān)軟件操作知識學(xué)習(xí),推進(jìn)人員在檔案管理信息化發(fā)展上的速度。

        三、結(jié)束語

        事業(yè)單位檔案管理在現(xiàn)實情況下仍舊存在管理不足,首先需要從管理意識上做調(diào)整,提升重視程度,而后推擠各方面完善與改革。現(xiàn)實工作中存在多種改良困境,打擊工作人員積極性,從而導(dǎo)致檔案管理工作效率無法有效提升。需要做好對應(yīng)協(xié)調(diào)配合,提升各單位工作的有效性。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]崔景婷.事業(yè)單位檔案管理問題及對策研究[J].理論觀察,2013,(3):66-67.

        [2]顧倩倩.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理問題的思考和建議[J].企業(yè)導(dǎo)報,2015,(7):47-47,46.

        [3]王偉偉.事業(yè)單位檔案管理問題初探[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2014,(22):2258-2258.

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