王霞

摘要：近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展我國(guó)已經(jīng)逐步進(jìn)入信息化時(shí)代，電子信息化在各行各業(yè)充當(dāng)著重要的角色，尤其是在檔案管理方面，電子信息管理充分發(fā)揮了重要的作用，電子檔案的構(gòu)建也在改變著人們的學(xué)習(xí)方式和工作以及管理方式，同時(shí)節(jié)省了各行各業(yè)在檔案管理方面投入的人力、物力和財(cái)力，更好地促進(jìn)了勞動(dòng)保障工作的發(fā)展和進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：電子檔案 勞動(dòng)保障工作 信息化

一、問(wèn)題的提出

人力資源與社會(huì)保障業(yè)務(wù)檔案是民生檔案的重要組成部分，它涉及勞動(dòng)者的基礎(chǔ)信息、就業(yè)信息、保險(xiǎn)信息等，這些信息和材料有的要伴隨勞動(dòng)者的一生，關(guān)系著勞動(dòng)者權(quán)益的準(zhǔn)確記錄并最終影響其能否享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇等切身利益。人力資源與社會(huì)保障經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要實(shí)現(xiàn)對(duì)勞動(dòng)者服務(wù)一生、保障一生，其基本條件就是要記錄一生、跟蹤一生。因此，人力資源與社會(huì)保障部門(mén)要極力確保這一類民生檔案的安全、完整，更好地保存勞動(dòng)者的各類權(quán)益記錄，切實(shí)維護(hù)和實(shí)現(xiàn)民眾的各項(xiàng)權(quán)益。但是，與業(yè)務(wù)操作、管理信息化所不相適應(yīng)的是，目前各類就業(yè)服務(wù)和社會(huì)保障的相關(guān)紙質(zhì)實(shí)體資料（例如人力資源登記表、單位調(diào)動(dòng)函、醫(yī)療報(bào)銷單等）由各區(qū)縣社保部門(mén)和職介所保存在各自的檔案室中：同時(shí)這些資料處在不斷的更新之中。在辦理勞動(dòng)就業(yè)和社會(huì)保障等有關(guān)手續(xù)中需要對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行稽核、調(diào)閱、傳遞、更新，在這個(gè)過(guò)程中采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，帶來(lái)了有關(guān)資料傳遞速度慢、無(wú)法及時(shí)歸還，原件可能被遺失或損害等問(wèn)題，同時(shí)也使得資料管理工作日益繁重?，F(xiàn)行的公共就業(yè)服務(wù)與社會(huì)保障資料保管、使用方式已不能滿足業(yè)務(wù)部門(mén)的管理、服務(wù)要求，因此提出了公共就業(yè)服務(wù)與社會(huì)保障資料電子化管理和處理的要求。2009年7月23日，人力資源社會(huì)保障部和國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》后，引起了社會(huì)的廣泛關(guān)注，這一“規(guī)定”有力的推動(dòng)公共就業(yè)服務(wù)與社會(huì)保障業(yè)務(wù)檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道。隨著覆蓋城鄉(xiāng)居民的人力資源與社會(huì)保障體系不斷建立完善和人力資源與社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展，伴隨信息化進(jìn)程的深入發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案電子化管理是必然的發(fā)展方向。新的“規(guī)定”的出臺(tái)，給規(guī)范電子文檔管理留有接口，為發(fā)展電子檔案奠定了基礎(chǔ)。

二、勞動(dòng)保障工作運(yùn)用電子檔案的優(yōu)勢(shì)

1.勞動(dòng)保障電子檔案節(jié)時(shí)省力

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是人工進(jìn)行整理，或者人工進(jìn)行查閱的時(shí)候也是要由人工完成的，可想而知傳統(tǒng)的管理方式是比較浪費(fèi)時(shí)間和精力的，而電子管理檔案的優(yōu)勢(shì)就比較多了，既節(jié)省時(shí)間，又節(jié)省空間，勞動(dòng)保障涉及到的檔案資料種類是比較多的，所以采用電子管理檔案，可以很好地將種類區(qū)分開(kāi)來(lái)，并且在存檔時(shí)調(diào)出的時(shí)候，根據(jù)具體的種類名稱直接存入或調(diào)出，重要的是電子檔案管理是保存在電腦里的，這樣的管理方式，從外在的表現(xiàn)形式上看是省時(shí)省力，又節(jié)省空間，但是從根本上說(shuō)，電子檔案管理的最大優(yōu)勢(shì)就是便于管理的同時(shí)，檔案的安全度也是比較高的，所以說(shuō)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，采取電子檔案管理的方式是必要的。

2.電子檔案構(gòu)建便于掌控和管理

傳統(tǒng)的檔案管理方式不利于整理和統(tǒng)一管理，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，所以傳統(tǒng)的檔案管理方式具有滯后性，不利于提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，當(dāng)今社會(huì)計(jì)算機(jī)的發(fā)展，促進(jìn)了檔案管理電子信息化，勞動(dòng)保障電子檔案管理主要就是通過(guò)計(jì)算機(jī)這個(gè)載體進(jìn)行操作和管理的，簡(jiǎn)單的說(shuō)就是換一種管理的方式，從根本上說(shuō)是將傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行電子信息化。電子檔案管理可以將圖紙、資料等有效地進(jìn)行統(tǒng)一管理，利用電子設(shè)備建立統(tǒng)一的電子管理和檢測(cè)系統(tǒng)，設(shè)立統(tǒng)一的處理系統(tǒng)，對(duì)所有的檔案進(jìn)行審核，按照一定的要求統(tǒng)一收集，這一系列的管理工作都是通過(guò)計(jì)算機(jī)電子信息進(jìn)行操作的，這樣每個(gè)部門(mén)的檔案既具有獨(dú)立性又具有統(tǒng)一的性質(zhì)，整個(gè)勞動(dòng)企業(yè)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒?，電子信息化檔案管理是時(shí)代發(fā)展的大勢(shì)所趨，是提高檔案管理工作效率的必要性。

3.電子檔案便于拷貝，有利于擴(kuò)大社會(huì)影響

電子檔案管理的主要渠道和載體就是計(jì)算機(jī)，那么通過(guò)計(jì)算機(jī)的操作就可以直接復(fù)制或拷貝，然后進(jìn)行編輯和創(chuàng)新，將有關(guān)的檔案類信息在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行發(fā)布和宣傳，這樣不僅有利于豐富網(wǎng)絡(luò)資源，還可以擴(kuò)大勞動(dòng)保障電子信息的社會(huì)影響，也可以通過(guò)電子檔案信息加強(qiáng)勞動(dòng)保障企業(yè)與外界的溝通與交流，互通有無(wú)，吸取外部經(jīng)驗(yàn)和資源，不斷地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

三、運(yùn)用電子檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，引導(dǎo)人們認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性非常重要。首先，應(yīng)組織相關(guān)人員參加有關(guān)檔案管理信息化的培訓(xùn)，進(jìn)一步明確檔案管理信息化建設(shè)的重要性，促進(jìn)檔案管理人員管理思想與管理模式的轉(zhuǎn)變。其次，領(lǐng)導(dǎo)的意志起決定性的作用，因此應(yīng)該不斷強(qiáng)化相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的責(zé)任意識(shí)，由領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)檔案管理人員展開(kāi)信息化建設(shè)。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。

在檔案管理信息化建設(shè)工作中，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)非常關(guān)鍵。首先，各部門(mén)應(yīng)加大人才引進(jìn)力度，吸引更多具有管理、技術(shù)及檔案管理能力的人才，加入到檔案管理信息化建設(shè)工作中。其次，在平時(shí)的工作中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，引導(dǎo)其掌握檔案管理信息化的技術(shù)。第三，提高對(duì)檔案管理人員的管理力度，避免因?yàn)槿瞬帕魇?duì)檔案管理信息化建設(shè)開(kāi)展造成影響。

（三）積極利用新的檔案管理方法。

現(xiàn)代檔案管理工作必然朝著新技術(shù)、新手段的應(yīng)用方向發(fā)展，這不僅可以提高檔案管理的整體水平，還能提高檔案管理的效率。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)積極利用多種信息技術(shù)手段，進(jìn)一步拓展信息化建設(shè)深度，積極探索出信息化背景下檔案管理工作的新方法。