王春穎

摘 要 企業(yè)費用是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中不可避免的支出項目，是反映企業(yè)在一定的生產(chǎn)經(jīng)營期間各項資源消耗情況的核心指標。作為費用支出的控制主要內(nèi)容之一就是費用報銷制度的規(guī)范。本文介紹費用報銷的基本要求，分析了目前企業(yè)在費用報銷中存在的問題，并據(jù)此提出相關對策建議。

關鍵詞 企業(yè)費用 費用報銷 票據(jù)管理

企業(yè)費用是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中不可避免的支出項目，它是反映企業(yè)在一定的生產(chǎn)經(jīng)營期間各項資源消耗情況的核心指標。企業(yè)通過會計核算得到一定時期的企業(yè)費用信息，通過對該費用信息的分析，企業(yè)投資者可以依據(jù)該信息決定是否繼續(xù)跟進投資，而對于企業(yè)內(nèi)部管理來說，則是確定考核標準以及計算企業(yè)損益的重要指標。按照現(xiàn)行財務準則的要求，通過相應的會計處理與分類核算，可以將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的每一筆費用都列支于不同的項目中。因此，費用支出在企業(yè)的財務核算以及生產(chǎn)管理中占據(jù)著重要的位置，如何有效地控制費用的支出進而降低生產(chǎn)成本和提高企業(yè)經(jīng)濟效益是每一個企業(yè)必須要思考的問題，對費用支出的控制主要內(nèi)容之一就是建立規(guī)范的費用報銷制度。

一、企業(yè)費用報銷的基本要求

按照現(xiàn)行會計準則核算要求，企業(yè)費用報銷至少應該符合合理性、相關性、規(guī)范性三個方面的基本要求。具體內(nèi)容包括：

（一）合理性

合理性是指費用報銷的內(nèi)容必須符合現(xiàn)行會計準則核算要求。企業(yè)內(nèi)有各個不同的崗位，每個崗位從事的工作不同，可以報銷的內(nèi)容也不同，一個業(yè)務員可以報銷一些差旅費、業(yè)務招待費，經(jīng)理可以報銷手機費等等；而如果一個休假的人員，報銷他在休假期間親戚朋友吃飯的錢款，顯然就不合理了。這就要求費用審核人員從多個渠道去了解報銷人員的考勤情況。因此，相關費用在報銷時，可以請考勤人員確認時間的合理性，報銷人員也必須有正確的報銷意識，不是因為你有了相關的經(jīng)費額度就可以隨意報銷款項。

（二）相關性

費用報銷應該是與企業(yè)經(jīng)營活動相關的內(nèi)容。在私營企業(yè)中經(jīng)常會出現(xiàn)將家中的費用拿到企業(yè)中報銷的事情。不是因為私營業(yè)主開辦了公司，其中所發(fā)生的任何費用支出都是與企業(yè)相關的。報銷審核人員在審核費用時，需與私營業(yè)主溝通此類問題。而大型企業(yè)中的費用相關性，更需要有一定的程序要求，往往就會存在費用由誰、什么部門申請的問題。這需要在事先完善整個報銷流程，報銷人員在報銷時，也必須注意提供的發(fā)票抬頭必須是公司抬頭，發(fā)票開具的內(nèi)容也必須是和報銷的內(nèi)容相關。

（三）規(guī)范性

費用報銷需提供規(guī)范的發(fā)票，粘貼也要符合企業(yè)要求。報銷流程規(guī)范發(fā)票作為報銷業(yè)務的一個載體，其本身是必須正確的。費用審核人員在審核發(fā)票時，需利用目前信息化的方式，予以查詢。各地的國地稅都提供了查詢發(fā)票的途徑，一旦發(fā)票不真實，就不得予以報銷。例如，目前全國正在開展營改增的工作，企業(yè)收到2016年5月之后開具的營業(yè)稅發(fā)票應該對此發(fā)票的真實性保持一定的懷疑。

二、目前企業(yè)費用報銷過程中存在的問題

（一）費用報銷計劃性不夠

出于企業(yè)資金運作的考慮，財務部門希望業(yè)務部門能對費用使用提出計劃，以便財務部門資金運作。例如，大額的廣告費用支出，業(yè)務部門在知曉此費用發(fā)生時，未及時通知財務部門，而且對費用的支出又有急迫需求，造成財務部門資金運作的難度增加。另外，有的企業(yè)對于費用預算計劃的編制又過于死板，在市場競爭中，如果出現(xiàn)特殊情況，導致實際費用支出時難以用原來的費用預算進行審查考核，又難以及時進行計劃的調整，可能會影響到企業(yè)把握商機的能力。

（二）費用報銷流程系統(tǒng)不規(guī)范

對于費用報銷管理來說，流程的規(guī)范至關重要，由于認知度不足，沒有規(guī)范的流程，就不能形成一個較完善的且具有制度化的系統(tǒng)，從而引起一些不必要的問題。例如，企業(yè)明確了業(yè)務人員每月予以報銷的業(yè)務招待費、手機費等的額度，然而，業(yè)務人員在實際報銷時，備注了超標原因，其領導簽字后，單據(jù)流轉到財務部門。財務部門認為單據(jù)超標，簽字流程不能僅到其領導就可以，予以退回，并告知原因，然而業(yè)務人員仍認為是財務部門存心刁難。

（三）費用報銷制度不夠完善

一方面，企業(yè)對于費用報銷制度的制定往往經(jīng)歷一段時間后再予以執(zhí)行，而對于新生的費用報銷內(nèi)容缺乏可以參考的制度。在有的企業(yè)，甚至大量出現(xiàn)經(jīng)濟業(yè)務不存在或不合理，利用假發(fā)票報銷套取資金的現(xiàn)象。例如，為了將無法入賬的相關支出、個人消費等變不合理為“合理”而使用虛假發(fā)票，或者通過編制虛假業(yè)務或夸大費用開支，利用套開或虛開發(fā)票套為私人牟利等。

另一方面，相關事項的簽批人員簽字樣本更新度不夠，送交財務部門報銷的單據(jù)上的領導簽字無法辨識，涉及跨部門簽批的內(nèi)容協(xié)同部門的簽字級別等。上述情況的出現(xiàn)都說明企業(yè)的費用報銷制度在細節(jié)方面應該更加具體、明晰和規(guī)范。

（四）費用報銷票據(jù)雜亂

發(fā)票作為重要的商事憑證，由于人員對此的認知度不夠，在具體報銷過程中會存在票據(jù)信息雜亂的現(xiàn)象。例如，報銷一項招待費用，事由寫明是招待某某公司人員午餐或者晚宴，而提供的發(fā)票分屬不同企業(yè)開具的，每家企業(yè)的發(fā)票金額都不是很大，而且還以定額發(fā)票為主。類似這種情況，應該有理由懷疑其票據(jù)本身的來源存在疑點。

此外，開具的發(fā)票也存在不符合規(guī)定的現(xiàn)象，主要為經(jīng)辦人員在索要發(fā)票時，未看清開具的發(fā)票單位名稱書寫是否正確或規(guī)范，就立即接受、粘貼報銷單據(jù)，等到單據(jù)傳送到財務部門時，又發(fā)現(xiàn)名稱不對時，往往會出現(xiàn)跨月等問題，對方企業(yè)不予換票等現(xiàn)象。

三、加強企業(yè)費用報銷管理的對策建議

（一）強化費用報銷計劃

對于能預先知曉的費用，應提前在系統(tǒng)中計劃好。例如，業(yè)務人員每次出差前，都必須在系統(tǒng)中就差旅作出計劃，經(jīng)審批后，方能出差。對于臨時緊急出差的情況，也需在出差途中補齊手續(xù)，使財務部門事先對費用進行預提，減少因集中報銷等原因造成每月費用金額的變化差異；對于跨年度的費用也能及早處理當期損益。

（二）規(guī)范費用報銷過程

企業(yè)應該制定并完善（下轉第頁）（上接第頁）審批流程，將企業(yè)費用報銷流程分為常規(guī)授權和特別授權，明確各個崗位辦理業(yè)務的范圍、權限以及相應的職責；編制常規(guī)授權的權限指引，規(guī)定特別授權的范圍和權限，嚴格控制和監(jiān)督特別授權；規(guī)范企業(yè)各層管理人員在授權范圍內(nèi)的行使職權和職責；對重大事項進行集體決策審批或者利用聯(lián)簽制度；對于超出正常范圍的特殊報銷制定相應的制度及指導流程。費用報銷的流程需經(jīng)企業(yè)內(nèi)控部門審核，合理規(guī)避因流程問題造成的各種風險。企業(yè)內(nèi)部審計部門也需對流程進行適當抽查，檢查實際操作中是否有不符合流程的內(nèi)容，及時反饋，及時改正。財務實際操作部門人員在實際工作中，如發(fā)現(xiàn)流程上有不順暢的地方，也應及時向上級領導反映，共同使費用報銷順暢進行。

（三）健全費用報銷制度

企業(yè)應當建立統(tǒng)一的書面審批權限表，據(jù)此制作相關的付款申請表，為每個審批環(huán)節(jié)預留簽字空間，從而使財務人員在付款時，能夠清楚地知道報銷憑證是否失真，是否經(jīng)過各級領導的審批；建立相關人員的簽字樣本，以此來預防相關人員的偽造簽字，同時要求財務人員在審核時要認真比對其簽字，公司建立簽字樣本，并安排稽核專人定期檢查。制定制度時，盡量細分職責范圍，太籠統(tǒng)的制度不利于財務人員的實際操作。

（四）規(guī)范費用報銷票據(jù)

隨著發(fā)票使用的普及，通過發(fā)票能夠了解過去所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務的實情，對于收到的發(fā)票利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡資源檢查發(fā)票是否真實、單位名稱書寫是否正確等。企業(yè)應不定期地對相關報銷人員進行發(fā)票知識、審批流程、單據(jù)填寫、票據(jù)粘貼、報銷時限等內(nèi)容的培訓。費用報銷時財務部門的窗口工作做好了，能給財務部門的形象加分，能改善財務部門與其他部門的關系。

例如，在本次營改增改革中，對于差旅費-住宿費用一項是可以開具6%的增值稅專用發(fā)票，企業(yè)是可以用于抵扣的。于是財務部門在理解了規(guī)定的意義后于4月初中旬即發(fā)文通知各有關部門請出差人員從5月1日起取得可抵扣之用的發(fā)票，并將開票資料一并發(fā)送。做到事先通知，也有利于事后規(guī)范報銷的票據(jù)。

總而言之，企業(yè)一定要加大企業(yè)費用報銷的重視力度，并要采用有效的措施減少費用報銷過程中的漏洞，同時要根據(jù)企業(yè)的實情，盡可能控制企業(yè)的費用支出，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，增加企業(yè)競爭力，保證企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

（作者單位為佳通輪胎<中國>投資有限公司）

參考文獻

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