郭巖

摘 要 隨著我國信息化建設的速度加快，計算機信息技術在企業(yè)內(nèi)得到了充分的應用。天津濱?？焖俳煌òl(fā)展有限公司為解決辦公條件與環(huán)境，提高員工的辦公質(zhì)量和工作效率的問題，在公司內(nèi)全面推進OA系統(tǒng)，使公司的管理走上規(guī)范化、科學化、網(wǎng)絡化的臺階。這極大地推進了城市軌道交通有限公司事業(yè)的發(fā)展。企業(yè)結(jié)合公司的文化，開發(fā)制定出具有企業(yè)特色的OA系統(tǒng)平臺，該系統(tǒng)的應用梳理了辦公流程，提高了分散辦公的公文流轉(zhuǎn)速度，給公司的管理帶來了明顯的效益，并提升了公司的形象。本文主要介紹了項目背景優(yōu)勢、系統(tǒng)應用及意義。

關鍵詞 軌道交通 企業(yè)內(nèi)部網(wǎng) OA

一、OA辦公系統(tǒng)

（一）OA辦公系統(tǒng)的介紹

近年來，隨著網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展和普及，通過利用先進的網(wǎng)絡資訊技術實現(xiàn)辦公自動化的解決方法被稱為網(wǎng)絡辦公自動化解決方案。下文簡稱OA系統(tǒng)。

OA辦公自動化，OA是Office Automation的簡寫，是利用電腦進行全自動的辦公模式，目的是提高工作效率。日常工作的所有內(nèi)容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理……這些都是日常辦公工作的處理范圍。從廣義的角度講，提高日常工作效率的軟硬件系統(tǒng)包括打印機、復印機以及辦公軟件，這些都可以成為OA系統(tǒng)的一部分。從狹義的角度講，OA系統(tǒng)是處理組織內(nèi)部的事務性工作，也是輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統(tǒng)。

（二）OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢

首先，它能極大地提高工作效率，節(jié)省公司的運營成本，包括時間和紙張。它也使傳遞信息的速度加快，突破時間和空間限制，辦公不再受時間和地點的約束，可以實現(xiàn)移動辦公。工作人員不用拿著各種文件、申請單、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，這些都可在網(wǎng)絡上進行，尤其適合辦公地點分散的企業(yè)。其次，規(guī)范單位管理，把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，如公文會簽，計劃日志，用款報銷等工作的審批都可在網(wǎng)上進行。第三，可以提高企業(yè)的競爭力和凝聚力，這讓員工與上級的溝通很方便，反饋信息會很暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑將大大增強企事業(yè)單位內(nèi)部的凝聚力。第四，決策變得迅速科學，高層決策不再是不了解情況，在缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事，而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學的決策。

二、OA辦公系統(tǒng)的應用

針對濱?？焖俳煌òl(fā)展有限公司辦公業(yè)務地點分散，報送紙板公文和傳真不便的背景，制定出符合企業(yè)需求的濱?？焖僦悄苻k公系統(tǒng)。OA的運行不僅提高個人的辦公效率，更重要的是可以實現(xiàn)群體信息的交流，實現(xiàn)信息快捷交換和高集成度的工作協(xié)同，節(jié)約了企業(yè)的成本、提高了工作效率。

（一）系統(tǒng)模塊組成

第一，個人事務處理系統(tǒng)。其包含待辦事項、電子郵件、個人文檔、個人通訊錄以及日程安排。第二，日常辦公系統(tǒng)。作為日常公文的主要應用模塊，實現(xiàn)了電子審批發(fā)放公文、請示。其包括了文件發(fā)放管理、文件接收管理、報告請示公文管理、領導監(jiān)督、通知管理、會議管理以及檔案管理。第三，資源管理。這一項中包含信息摘要、信息共享、法律法規(guī)、會議室、文件庫和資料庫。第四，輔助模塊管理。包含基本的物品管理、用車管理、圖書管理、值班管理、接待管理和資產(chǎn)管理。第五，系統(tǒng)管理。這一模塊是辦公自動化系統(tǒng)中最后一項，其包含的是更多的管理。例如，用戶管理、部門管理、授權(quán)管理、備份管理等。以上五個模塊主要構(gòu)成成了計算機網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)，其功能要比傳統(tǒng)的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)強大得多。

通過定制模塊功能可以實現(xiàn)將信息采集、查詢、統(tǒng)計等功能與具體業(yè)務密切關聯(lián)的目標，高管只需點擊按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大或極快地方便了公司的管理和決策。

（二）門戶應用

豐富的門戶應用，通過單點登陸、信息整合、流程整合、應用整合等門戶技術為用戶提供一站式的統(tǒng)一登陸，一站式的信息集成，一站式的流程審批，一站式的應用整合。企業(yè)能夠自主規(guī)劃和量身定制各類知識管理體系，進行分布式管理與擴展式應用?；谂渲玫膽眉芍虚g件，通過配置便可與各種業(yè)務系統(tǒng)集成，實現(xiàn)賬戶、信息、流程、應用等的集成整合。

三、OA辦公系統(tǒng)技術支持介紹

（一）技術集成

報表定義可定義多種類型的報表。例如，數(shù)值報表、分組報表、交叉報表、圖形報表等?；谂渲玫膽眉芍虚g件，通過配置便可與各種業(yè)務系統(tǒng)集成，實現(xiàn)賬戶、信息、流程、應用等的集成整合。它支持各種主流數(shù)據(jù)庫，包括DB2、Oracle、Sybase、MS SQL等。

（二）自定義技術

OA系統(tǒng)可以自定義公文格式與工作表格，讓用戶可以根據(jù)自己的需求進行自我設計，這不但簡化了系統(tǒng)的維護，還擺脫了對開發(fā)商的依賴，提升了系統(tǒng)的通用性，這一特性賦予了辦公自動化系統(tǒng)更加頑強的生命力。系統(tǒng)的修改編輯界面也直接與office辦公軟件相連接，突出了系統(tǒng)的通用性。全B/S結(jié)構(gòu)的圖形化工作流，流程的設計和管理形象直觀，簡單易用。強大的流程嵌套可以方便地把龐大、復雜的流程分解成相對獨立的邏輯清晰而易管理的可復用的多個子流程。

（三）安全機制

OA系統(tǒng)是利用信息交換的平臺與數(shù)據(jù)的存儲平臺當作辦公自動化系統(tǒng)的后臺，中間層則是進行信息處理分析，WEB是系統(tǒng)的前臺應用的三層次結(jié)構(gòu)。這個系統(tǒng)的后臺擁有信息交換平與數(shù)據(jù)庫雙向的安全性。信息交換平臺的安全等級為C級。數(shù)據(jù)庫也擁有獨自的安全機制，它針對用戶的權(quán)限與密碼制定了權(quán)限，阻止了非規(guī)定用戶的進入。除此之外，OA系統(tǒng)本身也擁有一套完善的用戶和權(quán)限管理系統(tǒng)，在不同的模塊上設置不同的管理員與權(quán)限可以給特定用戶有限的權(quán)限，這樣的安全設置既保證了系統(tǒng)的安全性，又使系統(tǒng)操作更加靈活，方便信息的傳輸與管理。

四、OA辦公系統(tǒng)的意義

（一）建立發(fā)布信息的平臺

在內(nèi)部建立一個有效的發(fā)布和交流信息的場所。例如，電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。

（二）實現(xiàn)工作流程的自動化

這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，從而實現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個單位都存在著大量的流程化的工作。例如，公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等都是流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化就可以規(guī)范工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

（三）實現(xiàn)文檔管理的自動化

它可使各類文檔能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找方法。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。公司的各種規(guī)制度、各種技術文件只要他們的身份符合權(quán)限就可以閱覽，減少了員工培訓環(huán)節(jié)。今后，隨著INTERNET技術和國際互聯(lián)網(wǎng)絡的發(fā)展，會使目前的辦公自動化由傳統(tǒng)的局域網(wǎng)互聯(lián)互通上升到包括移動通訊設備的支持、手機的WAP接入訪問、PDA的支持等。這樣會進一步完善移動辦公，遠程辦公、手機辦公、微信辦公等，這樣也會把企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡發(fā)展到更為廣闊的領域。

（作者單位為天津濱?？焖俳煌òl(fā)展有限公司）

參考文獻

[1] 程蔭杭.城市軌道交通綜合自動化系統(tǒng)方案的研究[D].北京交通大學，2003.

[2] 李春勇.淺談辦公自動化OA的發(fā)展與現(xiàn)狀[J].黑龍江科技信息，2011（2）：93.