摘 要： 現(xiàn)階段，隨著信息技術的飛躍發(fā)展，社會各行業(yè)都逐漸開展實施了信息化建設，以此提高行業(yè)的工作效率。作為檔案管理工作而言，借助于信息化技術，做好檔案電子化建設，對促進檔案管理質量的提升效果顯著。張培明供一定的參考。

關鍵詞：檔案信息化建設 檔案管理 要點

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）04-0062-01

在計算機技術的普及推廣下，在眾多行業(yè)的工作領域中，都能夠發(fā)現(xiàn)信息技術應用的身影。我國檔案管理工作在信息保存及信息流轉環(huán)節(jié)起到重要作用，通過在檔案管理中融入信息技術，實施檔案信息化及電子化建設，能夠推動我國檔案管理方式的轉變，提高檔案管理的效率水平[1]。

一、檔案信息化建設與檔案管理基本概述

1.檔案信息化建設的基本內涵

檔案信息化建設是對檔案傳統(tǒng)管理方法的改進和變革，主要是基于提高檔案信息搜集、儲存、管理及使用方面的效率，借助于網(wǎng)絡信息技術，在遵守國家檔案部門制定的相關檔案管理規(guī)定的前提下，采取的一種新型檔案信息化管理模式。檔案信息化建設的手段或途徑主要依托于網(wǎng)絡信息技術，其建設及管理目標側重于向公眾及社會提供更加便捷的檔案服務。

2.檔案信息化建設的基本特征

檔案信息化建設及檔案管理凸顯出時效性、創(chuàng)新性、價值性等基本特點，其中，檔案信息化建設的時效性是指檔案管理在進行電子化建設及架構時，要著眼于電子檔案管理系統(tǒng)的更新升級，始終確保檔案信息化系統(tǒng)軟硬件設施性能先進。檔案信息化建設的創(chuàng)新性指的是該檔案管理模式顛覆及革新了原有的檔案管理方式，經(jīng)由信息技術的介入，可以全面拓展及豐富檔案資料在收集、匯總、傳輸、使用等方面的范圍。檔案信息化建設的價值性體現(xiàn)在檔案信息數(shù)據(jù)能夠在加以整合后，深度挖掘檔案的實際應用價值，而在檔案數(shù)據(jù)的共享中，檔案數(shù)據(jù)的利用效率也能夠得以優(yōu)化。

3.檔案信息化建設的主要內容要點

檔案信息化建設要得以實施，需要把握以下幾個內容要點：首先，做好檔案信息化的基礎設施建設。作為檔案信息化建設的先決條件，檔案信息化需要依托軟硬件等網(wǎng)絡信息基礎設施，在這些基礎設施的保障下，提高檔案信息數(shù)據(jù)在搜集、整理、傳輸、儲存及使用環(huán)節(jié)的效率。其次，跟進檔案信息化的資源及系統(tǒng)建設。檔案信息化的資源建設主要是通過建設檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫，將眾多的紙質及電子檔案信息存儲到數(shù)據(jù)庫中，使檔案管理可以實現(xiàn)電子化及數(shù)字化。而在檔案管理電子化信息系統(tǒng)的建設上，主要是對電子化信息系統(tǒng)的標準，范式進行設計及調整，確保檔案管理電子化信息系統(tǒng)具備統(tǒng)一的可兼容特征，以提高電子檔案信息的共享化水平及標準化水平[2]。第三，以檔案信息化安全保障建設作為檔案信息化建設的補充。采用檔案信息化及電子化管理方式時，受制于電子信息技術的特點，如出現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的泄露，極易使檔案信息數(shù)據(jù)面臨被復制、篡改及刪除的風險，而電子化系統(tǒng)自身也存在信息數(shù)據(jù)丟失及系統(tǒng)崩潰的可能性。這就需要在檔案信息化建設中加強安全保障建設，通過對檔案電子化系統(tǒng)進行密碼設置、權限分配及備份儲存等方式，確保是電子檔案信息數(shù)據(jù)的完整性和真實性。

二、檔案管理中檔案信息化建設的實施要點和思路

1.以檔案管理的電子化建設為主線，提高檔案管理的信息化程度

在開展檔案信息化建設時，首先應該牢牢把握信息化及電子化這一主線，通過多種措施途徑，提高檔案管理的信息化程度：一，根據(jù)檔案管理的實踐，對檔案管理電子化信息系統(tǒng)的軟件及硬件設施進行升級，提高檔案管理電子化信息系統(tǒng)軟硬件的匹配度，確保檔案管理電子化操作平臺能夠充分發(fā)揮其應有作用。二，做好檔案管理信息的數(shù)字化及電子化錄入及存儲。在檔案管理信息數(shù)據(jù)的電子化錄入上，由于涉及到的檔案信息數(shù)據(jù)資源眾多，作為檔案管理人員來說，一方面要對檔案數(shù)據(jù)信息的電子化錄入標準加以統(tǒng)一，提高檔案數(shù)據(jù)信息由紙質屬性轉為電子屬性的規(guī)范性和時效性，另一方面可以進行紙質及數(shù)字信息檔案錄入的分工，以提高檔案數(shù)據(jù)信息的錄入效率。三，對檔案電子化信息數(shù)據(jù)的閱讀、使用及共享權限進行設置，通過限定檔案閱覽及使用者的身份，保障檔案管理電子化操作的安全。

2.建立健全檔案電子化建設與管理的機制

首先，檔案電子化建設要有效實施，需要相應的檔案電子化管理的法律及法規(guī)加以保障，立足檔案電子化建設及管理實踐，就推行檔案電子化建設與管理過程中的相關管理細則加以明確，使檔案電子化建設可以確保檔案信息數(shù)據(jù)的真實準確。其次，針對檔案電子化建設與管理，應在檔案信息數(shù)據(jù)的搜集、檔案信息數(shù)據(jù)的儲存、檔案信息數(shù)據(jù)的審核及檔案信息數(shù)據(jù)的使用等多個方面制定切實可行的管理規(guī)定，確保檔案信息數(shù)據(jù)能夠在統(tǒng)一的標準范圍內，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的共享。第三，在檔案電子化建設中，圍繞檔案的使用，可以拓寬電子檔案的服務方式及服務范圍，在人們基于檔案信息時效性的要求越來越高的時代背景下，檔案電子化建設及管理，應注重通過在線服務等方式，給予人們更多的檔案獲取及使用方式[3]。

3.做好檔案電子化管理人員隊伍的素質能力強化

開展檔案電子化建設及管理，需要素質能力較強的專業(yè)管理人員及服務人員，在檔案電子化管理人員隊伍的建設管理上，一是要針對檔案管理人員隊伍，提高其檔案信息服務意識和工作職責意識，使檔案管理人員及時轉變檔案管理的思路，自覺參與到檔案電子化管理實踐中；二是要由檔案管理單位牽頭，總結前期檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及不足，然后注重引進信息技術專業(yè)技能高，檔案管理理論及實踐經(jīng)驗豐富的管理人員，做好在崗培訓管理，從而使檔案管理人員隊伍在知識層次及業(yè)務水平上得到提升及改進，為檔案電子化管理的實施做好人才保障。

結語

檔案信息化建設及管理是新時期檔案管理工作的發(fā)展趨勢和方向，在踐行檔案信息化建設及管理實踐時，要注重從檔案管理的電子化建設、檔案電子化建設及管理機制的建立健全、檔案電子化管理人員隊伍的素質能力強化等方面入手，通過將檔案管理與信息化技術充分融合，達到檔案管理效率及質量雙優(yōu)化的效果。

參考文獻

[1]梁珊珊.檔案信息化建設與技術檔案管理探[J].軍民兩用技術與產(chǎn)品，2014，（7）：231+233.

[2]駱鳳麗.基于檔案信息化建設與檔案管理的研究[J].辦公室業(yè)務，2015，（1）：63.

[3]廖婉思.檔案信息化建設及檔案管理的探究[J].決策與信息（下旬刊），2015，（9）：205.