管先海++李興利

李興利（河南省焦作市檔案局副研究館員）：2015年10月25日，國家檔案局發(fā)布推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000），并第一時(shí)間通過國家檔案局網(wǎng)站（http：//saac.gov.cn/news/2015-10/30/content_120840.htm）公開了標(biāo)準(zhǔn)全文內(nèi)容。標(biāo)準(zhǔn)自2016年6月1日起實(shí)施。與原標(biāo)準(zhǔn)相比，新標(biāo)準(zhǔn)有哪些變化？這些變化反映了什么新思維？在實(shí)施新標(biāo)準(zhǔn)過程中還會(huì)遇到什么新情況、新問題？如何解決？

劉小芳（中匯會(huì)計(jì)師事務(wù)所館員）：與2000年標(biāo)準(zhǔn)相比，我認(rèn)為《歸檔文件整理規(guī)則》新標(biāo)準(zhǔn)有了一些新變化，突出體現(xiàn)在三個(gè)方面。第一，在整體框架上借用了國標(biāo)模式以與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌。這說明了新標(biāo)準(zhǔn)更加標(biāo)準(zhǔn)化，其說服力和強(qiáng)制力有了更進(jìn)一步的提高。第二，在內(nèi)容闡述上添加了電子檔案以滿足現(xiàn)實(shí)需要。其實(shí)電子檔案的出現(xiàn)已經(jīng)是很久的事情，但是一直沒有一個(gè)很權(quán)威的規(guī)定，新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子檔案的敘述內(nèi)容雖說不多，但也足以引起重視。第三，在整理方法上充實(shí)了詳細(xì)步驟以便于具體操作。當(dāng)然有利有弊，優(yōu)點(diǎn)是對(duì)于新手來說是很好的參考，也利于檔案行業(yè)的統(tǒng)一；缺點(diǎn)是過于繁瑣，也缺失了靈活性，畢竟各個(gè)單位情況不盡一致，可能有些立檔單位會(huì)為了過分追求其標(biāo)準(zhǔn)性而花費(fèi)不必要的人力、精力。

程媛媛（焦作市檔案局館員）：《歸檔文件整理規(guī)則》新標(biāo)準(zhǔn)雖然確有一些不盡如人意之處，比如在電子文件方面的要求過于籠統(tǒng)，不便于操作，等等；但跟原標(biāo)準(zhǔn)相比，我認(rèn)為新標(biāo)準(zhǔn)的確有很多令人欣喜的改變，集中表現(xiàn)為三大變化。第一，結(jié)構(gòu)形式更趨于規(guī)范。新標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)依照了GB/T 1.1-2009進(jìn)行編寫，更符合國家標(biāo)準(zhǔn)的格式規(guī)范；增加了“規(guī)范性引用文件”項(xiàng)目，標(biāo)準(zhǔn)的形式也更趨規(guī)范。第二，概念術(shù)語更符合需求。拓寬了“歸檔文件”、“整理”和“整理原則”的內(nèi)容，將電子文件納入其范疇，更符合新形勢(shì)下檔案管理工作的需求。第三，形式要求更切合實(shí)際。將原標(biāo)準(zhǔn)中的“質(zhì)量要求”和“整理方法”兩項(xiàng)內(nèi)容相結(jié)合，并按照歸檔文件整理的習(xí)慣性流程重新進(jìn)行了調(diào)整與細(xì)化，調(diào)整為“一般要求”和“紙質(zhì)文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架”。這塊內(nèi)容也是標(biāo)準(zhǔn)變化最大的地方，具體地說主要有7個(gè)方面的變化：一是件的組成的變化；二是增加了檔號(hào)及其編制方法；三是歸檔章式樣的改變及電子歸檔章的形式；四是編目式樣的改變；五是裝訂的具體要求；六是檔案盒及備考表項(xiàng)目的變化和填寫要求；七是增加了歸檔電子文件的整理要求。這些改變，使檔案整理的流程更為合理，要求更加直觀，更符合檔案工作“簡化整理、深化檢索”的總體要求。除了以上的變化之外，新標(biāo)準(zhǔn)還有許多細(xì)節(jié)上的改變，比如，簡報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件；來文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，等等。這些較原標(biāo)準(zhǔn)更為具體的要求的確解決了基層檔案員在實(shí)際工作中出現(xiàn)的因“多件合一”致使著錄不全、檢索不利的一些問題。再比如，新標(biāo)準(zhǔn)在“排列”方面將“按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列”改為“按時(shí)間結(jié)合事由排列”，取消“重要程度”的排列依據(jù)，有效減少了檔案員主觀因素對(duì)“排列”的影響，等等。

郭東升（山東省臨清市檔案館研究館員）：與原標(biāo)準(zhǔn)相比，我認(rèn)為分類與編號(hào)的進(jìn)一步高度統(tǒng)一與細(xì)化，是《歸檔文件整理規(guī)則》新標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)重要變化。新標(biāo)準(zhǔn)注重檔案整理的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化，強(qiáng)調(diào)分類與編號(hào)的統(tǒng)一性，把檔案編號(hào)完全徹底地統(tǒng)一起來，實(shí)現(xiàn)了我國文書檔案編號(hào)的全國統(tǒng)一，為文件的計(jì)算機(jī)管理和檔案信息的提取開發(fā)提供了極大的方便。

王富忠（河南省濮陽縣檔案局副局長）：《歸檔文件整理規(guī)則》新標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于“歸檔文件整理原則”的規(guī)定，在原來的“歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”的基礎(chǔ)上增加了“歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理，保持紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一”新內(nèi)容；增加了“電子文件整理要求”的新內(nèi)容，既符合我國電子文件發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，也體現(xiàn)了檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代特色，充分展現(xiàn)了“經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”的總要求?！皻w檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號(hào)、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》‘ 一般要求的規(guī)定； 歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行； 歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T 18894等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)”等新規(guī)定，使基層檔案工作者在電子文件歸檔的操作過程中，既有了翔實(shí)的依據(jù)，也方便操作。

李正平（四川省榮縣檔案局）：前面幾位老師談了《歸檔文件整理規(guī)則》新標(biāo)準(zhǔn)的新變化、新思維，我深受啟發(fā)，在實(shí)施新標(biāo)準(zhǔn)過程中肯定還會(huì)遇到一些新情況、新問題，如何未雨綢繆，面對(duì)這些新情況、解決這些新問題更為重要。比如，新標(biāo)準(zhǔn)提出“歸檔文件指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料”“歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一”，但問題是，歸檔文件的紙質(zhì)文件與電子文件是雙軌運(yùn)行還是以其中之一運(yùn)行、另一為副本？如果以紙質(zhì)方式運(yùn)行，電子文件真實(shí)性、完整性、可用性等是否確保，其元數(shù)據(jù)、格式等是否轉(zhuǎn)換等有無必要？如果以電子方式運(yùn)行，紙質(zhì)文件就是副本，其整理應(yīng)否簡化？電子文件與紙質(zhì)文件的載體、管理等有很大差異，如何保證協(xié)調(diào)統(tǒng)一？

劉小芳：我認(rèn)為紙質(zhì)檔案和電子檔案只是形式上的不同而已。就文件歸檔整理而言，有些只有紙質(zhì)，有些只有電子，有些兩者都有，這并不沖突。有紙質(zhì)按照其重要程度，不是特別重要的就只保存紙質(zhì)，如果特別重要，比如永久的就可以根據(jù)需要以電子形式再保存。同一內(nèi)容紙質(zhì)的和電子的都有，那就根據(jù)其載體形式分別保存，不是有互見號(hào)或者備注嗎？

李正平：這次檔案載體的變革所帶來的影響不亞于紙質(zhì)檔案取代簡牘檔案，因?yàn)殡娮游募歉锩?，?shù)字文件是大勢(shì)所趨，所以現(xiàn)在的歸檔整理必須圍繞數(shù)字檔案進(jìn)行。具體來說，主要有兩種情況：一種情況是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。如果文書運(yùn)行以紙質(zhì)為主，就要注意把凡能形成紙質(zhì)文件的電子文件都形成紙質(zhì)檔案，否則一個(gè)立檔單位的文件材料是不會(huì)齊全完整的。這時(shí)，電子文件就只能是副本且不能獨(dú)立運(yùn)用（因?yàn)樗泻炞钟≌碌任募?biāo)志都與紙為一體），因形成電子文件或其后的系統(tǒng)缺乏必要的檔案功能，且文件的簽發(fā)、辦理等以紙質(zhì)方式，所以在法律效力上電子文件存在問題，電子文件就只能是副本。這種情況的檔案整理就要注意，一是與原生的電子文件互見，且相對(duì)保證電子文件不被改動(dòng)；二是如果不保存原生的電子文件，就只能再掃描紙質(zhì)文件。有的是在組件時(shí)就掃描，掃描后再裝訂；有的現(xiàn)在沒掃描，以后掃描，這就要注意裝訂時(shí)只能以簡單方式，否則以后掃描時(shí)拆卷麻煩。不保存原生電子文件，不管是現(xiàn)在掃描還是以后掃描都是不節(jié)約，不值得推廣（掃描后的可稱再生電子文件）。另一種情況是電子文件紙質(zhì)化。如果一個(gè)單位有檔案功能的文書處理系統(tǒng)或獨(dú)立的電子文件管理系統(tǒng)，以電子方式運(yùn)行的文件具備生效標(biāo)志（電子簽名系統(tǒng)等完善），也就是其證據(jù)性與安全性、可用性得到保證，這時(shí)紙質(zhì)文件可視為電子文件的副本，能打印的只需直接打印出來，不能打印的就以原生電子文件保存。這種情況的紙質(zhì)文件歸檔就應(yīng)相對(duì)簡單，基本可一步完成（因?yàn)殡娮游募惨磫栴}等組織文件夾）。我認(rèn)為第二種情況應(yīng)成為主流，所有文件在網(wǎng)上處理現(xiàn)在是不難的。從人社、民政、公安等部門的工資、社保、人口等系統(tǒng)看，主要都以電子方式運(yùn)行了，可直接形成報(bào)表打印出來；學(xué)籍、醫(yī)療等也都有自己的系統(tǒng)。公文進(jìn)入具備檔案管理功能的文書系統(tǒng)或直接進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)也很簡單，就連會(huì)議記錄或人民群眾提供的申請(qǐng)證明等也可掃描直接進(jìn)入系統(tǒng)。只是各行各業(yè)檔案部門在設(shè)計(jì)檔案系統(tǒng)時(shí)不要各行其是、自成一體，尤其是在我國實(shí)行“集中統(tǒng)一管理檔案”原則的大環(huán)境下更應(yīng)慎之又慎，否則形成“煙囪”或“孤島”，就不好接收或整合檔案資源。當(dāng)然，為了安全性，按規(guī)定形成紙質(zhì)的還要形成紙質(zhì)副本，但也僅僅是副本，原件是原生電子文件。從電子文件角度來看，如果出發(fā)點(diǎn)不是從完整保存電子文件這種資產(chǎn)角度考慮，仍會(huì)導(dǎo)致電子文件的大量消失；即使保存了電子文件，但如果主要以紙質(zhì)方式運(yùn)行，電子文件也會(huì)因不具有檔案價(jià)值而散失其作用；而且數(shù)據(jù)庫、多媒體、網(wǎng)頁、電子郵件等因無法打印或其元數(shù)據(jù)無法打印而無法留存這些直觀而有價(jià)值的檔案文件。從歸檔文書檔案上看，永久與30年的占比例不如10年的大，其實(shí)保存10年的檔案大部分無需打印出來保存，有系統(tǒng)的可以試點(diǎn)只保存電子形式的。當(dāng)然如果無系統(tǒng)或領(lǐng)導(dǎo)計(jì)算機(jī)水平差點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)可在電腦上看文件，保存文件處理箋。

吳翠英（河北省唐山市豐潤區(qū)檔案館副研究館員）：在此我想就新標(biāo)準(zhǔn)中電子文件歸檔和“件”的問題談點(diǎn)個(gè)人看法。先說電子文件歸檔問題，這確實(shí)是當(dāng)前應(yīng)該解決的首要問題，不論是實(shí)行辦公自動(dòng)化還是仍以紙質(zhì)文件為主的單位，都應(yīng)該根據(jù)自己的具體情況制定出切實(shí)可行的辦法，包括軟件系統(tǒng)的使用，電子文件的形成、積累、保管、移交等具體標(biāo)準(zhǔn)，做好電子文件歸檔工作，實(shí)現(xiàn)檔案館和檔案室的有效銜接，進(jìn)館檔案保證紙質(zhì)檔案和電子文件同時(shí)移交，以避免重復(fù)掃描，造成大量人、財(cái)、物的浪費(fèi)。再說“件”的問題。過去執(zhí)行中，把成本會(huì)議記錄都撕開存檔，一次會(huì)議一件，很不方便；這次又提出成本的會(huì)議記錄一本為一件。前者不利于保管，后者不利于查閱，我的解決方法是：一次會(huì)議一件，單獨(dú)加蓋歸檔章，單獨(dú)編頁號(hào)和件號(hào)，抄寫文件目錄，但是不撕開，放在一個(gè)文件袋里，封皮檔號(hào)章頁數(shù)可以不填，件號(hào)就填寫××號(hào)—××號(hào)，這樣既便于保管，又利于查閱。

管先海（河南省濮陽市檔案局副研究館員）：上面幾位就在實(shí)施新標(biāo)準(zhǔn)過程中可能遇到的有關(guān)電子文件（電子檔案）的一些新情況、新問題及其解決方法談了很好的看法。其實(shí)，在實(shí)施新標(biāo)準(zhǔn)過程中可能遇到的情況和問題遠(yuǎn)不止此，肯定會(huì)遇到更多的新情況、新問題。比如，新標(biāo)準(zhǔn)提出“對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度”，但問題是這樣操作就容易出現(xiàn)“計(jì)劃如早點(diǎn)計(jì)劃，總結(jié)如晚點(diǎn)總結(jié)，就分散到了內(nèi)容針對(duì)的一前一后了，真正與內(nèi)容保持聯(lián)系的那一年卻沒計(jì)劃、總結(jié)”的情況。若與新標(biāo)準(zhǔn)提出的“歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”原則相對(duì)照，就有點(diǎn)沒遵循的感覺。諸如此類的情況和問題，在新標(biāo)準(zhǔn)具體實(shí)施過程中肯定是五花八門、不勝枚舉，有待各位同仁研討解決。

摘自《檔案界》網(wǎng)站