何芮+劉曉菲

摘 要：2005年～2012年，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署（NARA）開展電子文件檔案館（ERA）建設(shè)。ERA參考OAIS模型，保障電子文件真實(shí)可靠、永久可讀，提供人性化、分享與開放的利用；然而，ERA建設(shè)用時(shí)長(zhǎng)、花費(fèi)巨大。我國(guó)需要汲取美國(guó)ERA建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，增強(qiáng)對(duì)電子文件的信任度，檔案館建設(shè)需要加強(qiáng)合作，對(duì)電子文件進(jìn)行集成管理，充分開發(fā)利用電子文件。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案館；ERA；OAIS；API

Abstract：From 2005 to 2012， National Archives and Records Administration（NARA） carried out the construction of Electronic Records Archives（ERA）. ERA is the implementation of OAIS model， to make electronic records reliable and permanently readable， to provide humanized and shared use patterns； However， the building of ERA took too much time and money. China needs to learn from the lessons， enhance trust of electronic records， build archives by cooperation， integrated manage electronic records and develop and utilize electronic fully.

Key words： Electronic Records； Archives； ERA； OAIS； API

1 美國(guó)電子文件檔案館簡(jiǎn)述

1970年，第一批電子文件移交至美國(guó)國(guó)家檔案與文件署（National Archives and Records Administration，NARA），NARA開始了對(duì)電子文件的管理。隨后，電子文件數(shù)量爆炸式增長(zhǎng)、類型與種類繁多，使得NARA在電子文件管理方面面臨著巨大挑戰(zhàn)。為應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，NARA啟動(dòng)了“美國(guó)電子文件檔案館（Electronic Records Archives，ERA）”項(xiàng)目。

1.1 ERA建設(shè)目的。ERA是以實(shí)現(xiàn)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)能夠線上執(zhí)行文件移交過(guò)程的數(shù)字檔案館項(xiàng)目?！癊RA的職能不只是為管理NARA電子文件，還管理文件生命周期和其他事項(xiàng)，如支持文件處置和對(duì)聯(lián)邦文件的接收。同時(shí)，ERA不只是保管數(shù)據(jù)，ERA是在法律和法規(guī)框架下提供了一個(gè)數(shù)字檔案館，支持發(fā)生在NARA與客戶群體之間的任何業(yè)務(wù)流程，并通過(guò)聯(lián)機(jī)公共檢索平臺(tái)（Online Public Access）為公眾提供原本無(wú)結(jié)構(gòu)化的電子文件。”[1]

1.2 ERA建設(shè)過(guò)程。2005年9月，NARA與洛克希德·馬?。↙ockheed Martin）公司簽訂了一份3億美元的合同建設(shè)ERA，開始了長(zhǎng)達(dá)數(shù)年的合作。

2007年8月，洛克希德·馬丁公司向NARA提交了初始操作能力（Initial Operating Capability，IOC）展望計(jì)劃，預(yù)測(cè)2008年可以運(yùn)營(yíng)ERA三大功能區(qū)，即創(chuàng)建和提交文件保管期限表、請(qǐng)求移交電子文件、移交電子文件。

2007年9月、2007年11月、2008年6月，NARA分別測(cè)試并通過(guò)了ERA的三大功能區(qū)。

2008年6月，ERA基礎(chǔ)系統(tǒng)（ERA Base）發(fā)布，該系統(tǒng)具備了ERA的基本操作功能。

2011年9月，ERA系統(tǒng)全部上線。

2012年，基本上達(dá)到了全部操作能力（Full Operating Capability，F(xiàn)OC）水平，NARA宣布ERA基本完成。

1.3 ERA發(fā)展趨勢(shì)。目前，ERA在以下五個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)，完善系統(tǒng)功能：

第一，提高電子文件利用率。

第二，使電子文件提交過(guò)程更加流程化、可靠和靈活。

第三，提高NARA工作人員使用檢查工具水平。

第四，增強(qiáng)ERA系統(tǒng)元數(shù)據(jù)捕捉、存儲(chǔ)和更新能力。

第五，改進(jìn)ERA系統(tǒng)架構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)更具擴(kuò)展性、持續(xù)性和高性價(jià)比的電子文件存儲(chǔ)和管理服務(wù)。[2]

2 美國(guó)電子文件檔案館的特點(diǎn)

2.1 ERA參考架構(gòu)設(shè)計(jì)：參考開放檔案信息系統(tǒng)模型。ERA的參考架構(gòu)是對(duì)開放檔案信息系統(tǒng) （Open Archival Information System，OAIS） 模型的具體應(yīng)用，為國(guó)際參考OAIS模型進(jìn)行的數(shù)字檔案館項(xiàng)目提供了范例。

ERA參考了OAIS模型，使整個(gè)系統(tǒng)不僅包括信息收集、存儲(chǔ)等信息工作流程，還包括了外部環(huán)境、信息生產(chǎn)者及利用者與信息工作流程的互動(dòng)，囊括了與信息保存、獲取相關(guān)的所有主要實(shí)體和活動(dòng)，從宏觀上保證數(shù)字檔案館系統(tǒng)的合理性。同時(shí)，ERA對(duì)OAIS模型的應(yīng)用，成功打破了數(shù)字檔案館對(duì)傳統(tǒng)檔案館模仿的誤區(qū)，工作內(nèi)容不再局限于館藏?cái)?shù)字化或者改進(jìn)利用方式，而是構(gòu)建了一種“全新”的檔案館。再者，OAIS模型本身就是一個(gè)旨在為基于長(zhǎng)期保存目的的信息系統(tǒng)建立一個(gè)參考模型和基本概念框架，ERA對(duì)OAIS模型的應(yīng)用使其在戰(zhàn)略上和實(shí)際操作中都體現(xiàn)了一種長(zhǎng)期保存的理念。

根據(jù)2016年最新報(bào)告，ERA項(xiàng)目組肯定了利用OAIS模型的正確性，認(rèn)為基于OAIS模型的參考架構(gòu)實(shí)現(xiàn)了可信任數(shù)字化保管。[3]

2.2 電子文件管理方式：保障電子文件真實(shí)可靠、永久可讀。

在美國(guó)，任何一份文件自生成之日起，就會(huì)伴隨著一張文件處置表，即SF258。ERA用TR代替了原來(lái)針對(duì)紙質(zhì)文件的SF258。TR如SF258一樣保證電子文件形成時(shí)其過(guò)程記錄信息也同時(shí)形成。同時(shí)，典型的TR包括6個(gè)選項(xiàng)卡：基本信息、移交詳細(xì)信息、聯(lián)系信息、簽名信息、相關(guān)資產(chǎn)以及附件信息，每個(gè)選項(xiàng)卡又包括十幾項(xiàng)，通過(guò)這種對(duì)文件的細(xì)致描述保證電子文件真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)移交文件最大化的控制。

如前文所述， ERA采用了ISO發(fā)布的OAIS模型，該系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)檔案信息系統(tǒng)獨(dú)立于具體的應(yīng)用技術(shù)，即檔案信息可以依賴多種技術(shù)，但不是唯一一種技術(shù)，任何軟硬件成分都是可以更換的，以維護(hù)信息系統(tǒng)中數(shù)字信息的長(zhǎng)期保護(hù)和可存取。同時(shí)，ERA倡導(dǎo)了以組合為基礎(chǔ)的持續(xù)目標(biāo)保存方案。持續(xù)目標(biāo)保存方案要求將文件的內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)信息和外形特征等元數(shù)據(jù)提取出來(lái)，嵌入到一個(gè)正式的模型當(dāng)中?！澳Ｐ陀肵ML定義說(shuō)明，外形特征用XSSL語(yǔ)言加以界定。然后，使用模型中的元數(shù)據(jù)包裹文件，將其轉(zhuǎn)化為獨(dú)立于任何特定技術(shù)之外的中性格式?！盵4]這種轉(zhuǎn)化保障了電子文件永久可讀。

2.3 ERA的利用方式：人性化、分享與開放。這里提到的ERA利用方式，不僅指利用電子文件的群體，還指利用ERA進(jìn)行電子文件移交的群體。針對(duì)兩類利用群體，ERA適時(shí)調(diào)整提供利用方式，滿足用戶需求。

2.3.1 指南、網(wǎng)上視頻指導(dǎo)移交工作。NARA日益重視電子文件管理指南、工具的研制，如“NARA2014-04：永久保存文件移交的格式指南修訂版（2014.01-2017.01）”，[5] “利用ERA對(duì)聯(lián)邦文件常規(guī)移交指南”。[6]同時(shí)，ERA提供網(wǎng)上培訓(xùn)，文件生成者可以觀看視頻，了解ERA功能和基礎(chǔ)導(dǎo)航，并在一個(gè)模擬界面進(jìn)行試操作。這些措施從動(dòng)態(tài)、發(fā)展觀點(diǎn)出發(fā)，對(duì)文件管理權(quán)限、管理方式作出了調(diào)整，順應(yīng)了電子文件管理的特性和需求。

2.3.2 分享、開放的public API。應(yīng)用程序界面（Application Program Interface，API）是分享、標(biāo)準(zhǔn)、去中心化、開放、模塊化的Web 2.0時(shí)代帶來(lái)的一大創(chuàng)新應(yīng)用，它不僅給使用者帶來(lái)價(jià)值，還可讓站點(diǎn)提供的服務(wù)擁有更大的用戶群和服務(wù)訪問(wèn)量。ERA 除了提供聯(lián)機(jī)公共檢索平臺(tái)之外，還率先創(chuàng)建了公眾API（public API）。首先，該平臺(tái)提供了數(shù)量可觀的元數(shù)據(jù)，包括了檔案描述性元數(shù)據(jù)、權(quán)威性文件的元數(shù)據(jù)、公眾創(chuàng)建的元數(shù)據(jù)（標(biāo)簽、轉(zhuǎn)錄）、公眾賬號(hào)信息等，除去那些具有隱私性質(zhì)的文件信息，NARA檔案館藏的元數(shù)據(jù)都可以在這個(gè)平臺(tái)上獲取。其次，用戶可以輕松創(chuàng)建賬戶，參與到利用、再利用、創(chuàng)建數(shù)據(jù)的過(guò)程中，這種參與還包括為自己喜歡的文件信息添加標(biāo)簽。最后，“API使得一方面業(yè)務(wù)商能夠利用及控制屬于運(yùn)營(yíng)商的一個(gè)相對(duì)封閉的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備環(huán)境及其他資源，另一方面業(yè)務(wù)獨(dú)立于這些設(shè)備而在多廠商設(shè)備環(huán)境中自由地移植”。[7]這種兼容性滿足了不同設(shè)備的用戶群體。

3 ERA存在的問(wèn)題

根據(jù)美國(guó)政府問(wèn)責(zé)署2010年報(bào)告，ERA項(xiàng)目嚴(yán)重拖延交付時(shí)間且花費(fèi)巨大。2011年9月本為預(yù)期完成時(shí)間，然而，只有65%的系統(tǒng)工程結(jié)束，且ERA項(xiàng)目的花費(fèi)已經(jīng)從1.93億美元飆升到4.33億美元。[8]在參議員托馬斯·卡珀（Thomas Carper）和眾議員威廉·克萊拉齊（William Lacy Clay）起草的2010報(bào)告中，認(rèn)為這些都是因?yàn)镹ARA較少使用“掙值管理”（earned value management，以下簡(jiǎn)稱為EVM）。報(bào)告指出，NARA僅僅完全完成了一個(gè)有效EVM系統(tǒng)所擁有11個(gè)最佳實(shí)踐項(xiàng)目的兩項(xiàng)，部分完成了7項(xiàng)，有2項(xiàng)完全失敗。NARA沒有及時(shí)確認(rèn)潛在成本并作出計(jì)劃，因此沒有及時(shí)糾正問(wèn)題來(lái)避免項(xiàng)目延期和花費(fèi)劇增。

4 ERA對(duì)我國(guó)電子文件管理的啟示

ERA存在的兩大問(wèn)題也將成為我國(guó)電子文件數(shù)字檔案館建設(shè)的挑戰(zhàn)，我們應(yīng)制定詳細(xì)戰(zhàn)略規(guī)劃，將財(cái)產(chǎn)管理、風(fēng)險(xiǎn)控制一系列問(wèn)題考慮周全。同時(shí)，ERA給我國(guó)電子文件管理以下啟示：

4.1 增強(qiáng)對(duì)電子文件的信任度。雖然人們對(duì)電子文件與電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)有著比較一致的認(rèn)識(shí)，但在現(xiàn)實(shí)做法上存在著相當(dāng)大的分歧，普遍存在疑慮和懷疑、猶豫與徘徊。首先，我國(guó)沒有專門的證據(jù)法，而《中華人民共和國(guó)電子簽名法》第三條又排除了涉及人身關(guān)系、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)益轉(zhuǎn)讓、公用事業(yè)服務(wù)和其他電子文件的法律效力，《電子文件管理暫行辦法》也沒有明確規(guī)定法律效力。其次，在實(shí)際工作中，我國(guó)相當(dāng)多數(shù)的政府機(jī)關(guān)以“雙軌制”或“雙套制”為長(zhǎng)期管理形式或目標(biāo)管理形式，形成“雙軌制”或“雙套制”依賴。然而，電子文件時(shí)代的到來(lái)，使檔案工作者面臨的不僅是保管實(shí)體在載體材料上的變化，更重要的是文件從形成、運(yùn)作到利用等過(guò)程中產(chǎn)生的根本性變化所帶來(lái)的挑戰(zhàn)。事物是不斷發(fā)展的，檔案管理活動(dòng)也是，只有依據(jù)業(yè)務(wù)需求和事物發(fā)展規(guī)律，動(dòng)態(tài)性、發(fā)展性調(diào)整工作方式，才能體現(xiàn)工作的價(jià)值。我國(guó)在電子文件管理過(guò)程中，應(yīng)增強(qiáng)對(duì)電子文件的信任度，確認(rèn)電子文件接收的法律效力，推動(dòng)電子文件鑒定思路研究，大力推動(dòng)電子文件利用工作，找到處理深度與平面、整體與碎片、中心與邊緣、時(shí)間與空間的平衡點(diǎn)。

4.2 數(shù)字檔案館建設(shè)需要加強(qiáng)合作。數(shù)字檔案館建設(shè)涉及通信、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、信息安全等諸多領(lǐng)域，是一項(xiàng)復(fù)雜的大型系統(tǒng)工程。ERA在構(gòu)建藍(lán)圖之時(shí)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到多方合作的重要性。為了電子文件保存的真實(shí)性問(wèn)題，ERA與InterPARES項(xiàng)目合作，從真實(shí)性上定義了電子文件保存的需求，還檢查了與電子文件保存相關(guān)的技術(shù)問(wèn)題并建立了一個(gè)正式的電子文件保存模型。為提供電子文件保存強(qiáng)大的軟硬件平臺(tái)，“IBM 、Sun、Dell等服務(wù)商為其運(yùn)營(yíng)環(huán)境提供支持，EMC以及Net App公司提供存儲(chǔ)支持，日立公司提供內(nèi)容歸檔平臺(tái)”。[9]社會(huì)非營(yíng)利機(jī)構(gòu)如在線計(jì)算機(jī)圖書中心為如何解決因特網(wǎng)資源機(jī)制等問(wèn)題提供了意見，其與美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館合作，相互促進(jìn)機(jī)構(gòu)的研究進(jìn)度和發(fā)展規(guī)劃，建立起了更緊密的合作關(guān)系，推動(dòng)了全國(guó)數(shù)字化保管系統(tǒng)的研究。

與ERA建設(shè)工作相比，我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)具有很強(qiáng)的獨(dú)立性，除去軟硬件公司的支持，數(shù)字檔案館建設(shè)多在檔案系統(tǒng)內(nèi)獨(dú)立開發(fā)，很少與其他政府機(jī)構(gòu)、大學(xué)合作，沒有充分利用現(xiàn)有資源。我國(guó)檔案部門應(yīng)立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，關(guān)注IT界新產(chǎn)品，為我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)打下技術(shù)基礎(chǔ)；汲取圖書館、大學(xué)中新思想、新思路，聘請(qǐng)專家為數(shù)字檔案館謀布局；建立行政網(wǎng)絡(luò)與行業(yè)協(xié)會(huì)的跨體系合作，通過(guò)定期聯(lián)席會(huì)議，共同承擔(dān)研究項(xiàng)目等形式，擴(kuò)大與行業(yè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)、協(xié)作組的合作，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

4.3 對(duì)電子文件進(jìn)行集成管理。ERA系統(tǒng)建設(shè)的方方面面體現(xiàn)了集成管理思想。由前文可知，ERA的職能不只是為管理電子文件，還管理文件的整個(gè)生命周期和其他事項(xiàng)。同時(shí)，ERA系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)資源的整合，首先是綜合應(yīng)用各種不同的方式、手段和工具，包括借鑒InterPARES、OAIS模型等設(shè)計(jì)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、模式，引進(jìn)美國(guó)高校最新的技術(shù)和理論，與美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館協(xié)同設(shè)定規(guī)劃；其次，將外部環(huán)境和文件生成者和利用者都置于ERA參考架構(gòu)中，全方位考慮各方利益，最大限度地放大系統(tǒng)功能。這種集成管理的管理理念滲透在ERA建設(shè)的方方面面，也是我國(guó)電子文件管理的借鑒之處。

“‘集成管理是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續(xù)體之中的全程管理?！盵10]在 ISO檔案文件管理分技術(shù)委員會(huì)（ISO/TC46/SC11）召開的第十六次年會(huì)中，40 多位代表修訂草案時(shí)特別提及了文件管理要貫穿文件整個(gè)生命周期、嵌入機(jī)構(gòu)職能及業(yè)務(wù)流程之中的集成管理思想。這種理念在國(guó)際電子文件研究項(xiàng)目中已不斷得到肯定，如 InterPARES項(xiàng)目?！凹晒芾怼币笪覈?guó)文檔工作者了解和熟悉機(jī)構(gòu)的主要職能及業(yè)務(wù)工作流程，對(duì)流程中各個(gè)節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的電子文件的情況有預(yù)期把握，能從保證文件的真實(shí)性、完整性、可用性等角度干預(yù)電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)。同時(shí)，我國(guó)在電子文件檔案館建設(shè)中需要強(qiáng)調(diào)資源的整合，將各方資源和優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，效用共享。

4.4 充分開發(fā)利用電子文件。如前文所述，ERA提供了人性化、分享與開放的利用方式，為我國(guó)樹立了榜樣。我國(guó)應(yīng)充分開發(fā)利用電子文件，以開發(fā)利用方式和模式創(chuàng)新為動(dòng)力，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)、Web2.0 工具、媒體平臺(tái)和手機(jī)等工具，開發(fā)相應(yīng)的電子文件“產(chǎn)品”，構(gòu)建一種政府與其他機(jī)構(gòu)合作、公益性和商業(yè)性目的兼具、多利用方式的全新模式；以用戶需求為導(dǎo)向，充分考慮到用戶檢索水平、檢索習(xí)慣等，為用戶提供人性化的利用服務(wù)；以技術(shù)為保障，開展核心技術(shù)攻關(guān)，包括“文件格式轉(zhuǎn)換技術(shù)、電子文件遷移技術(shù)、電子文件封裝技術(shù)、數(shù)字權(quán)限保護(hù)技術(shù)、電子文件防改寫技術(shù)、電子文件元數(shù)據(jù)捕獲技術(shù)和電子文件分布式檢索技術(shù)”。[11]

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作者單位：何芮，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院；

劉曉菲，中航技進(jìn)出口有限責(zé)任公司

來(lái)稿日期：2016-02-12