江蘇檔案工作考察團

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澳大利亞、新西蘭檔案工作的做法與啟示

江蘇檔案工作考察團

與新南威爾士州檔案館館長和工作人員合影

2015年12月3日至10日，以省檔案局局長謝波為團長的江蘇檔案工作考察團一行5人赴澳大利亞、新西蘭進行考察、學(xué)習(xí)和交流。考察團考察了新西蘭奧克蘭市圖書館和文獻研究中心、澳大利亞維多利亞州檔案館、新南威爾士州檔案館，就檔案的收集、保管、利用及數(shù)字檔案館建設(shè)情況同兩國檔案工作者和文獻管理人員進行了廣泛交流與探討，就共同感興趣的問題交換了意見。通過考察，增進了我省檔案界與兩國檔案和文獻工作者的交流，學(xué)習(xí)到兩國檔案工作的先進經(jīng)驗和做法。學(xué)習(xí)考察雖然時間不長，但印象深刻，很受啟發(fā)。

1　澳洲重視檔案工作與國俱來

眾所周知，澳大利亞的歷史算不上悠久。澳大利亞聯(lián)邦于1901成立，1931年獲得內(nèi)政外交獨立自主權(quán)，成為英聯(lián)邦中的一個獨立國家，向前最多可以追溯到1788年，英國人在澳大利亞杰克遜港（今天的悉尼）建立起第一個殖民區(qū)。新南威爾士州檔案館的早期歷史檔案載體多樣、數(shù)量龐大、內(nèi)容完整，讓我們感受到他們自殖民區(qū)建立開始就重視檔案工作。其館藏最早檔案包括1788年英國第一艦隊首次登陸悉尼的檔案，而館藏澳大利亞早期流放罪犯檔案也被聯(lián)合國教科文組織收錄進世界記憶名錄。據(jù)介紹，18—19世紀(jì)的歷史檔案占館藏政府檔案的40%以上，僅該州早期的城市規(guī)劃建設(shè)圖紙就有150多萬張。其工作人員向我們展示了首任總督親筆簽署的第一份法律文件，盡管外包裝有些破損，但厚厚的卷宗內(nèi)部用羊皮紙制作的文件依然完好、字跡清晰。反觀我國雖然歷史悠久綿長，但在省一級檔案館館藏的19世紀(jì)及之前的檔案數(shù)量十分稀少。

澳大利亞重視檔案工作的傳統(tǒng)延續(xù)至今，澳大利亞檔案事業(yè)在國際檔案界擁有較高的知名度。澳大利亞分聯(lián)邦政府、州立政府和地方政府三級管理政府事務(wù)，并相應(yīng)設(shè)立了三級檔案部門。新南威爾士州是澳大利亞聯(lián)邦成立最早的一個州，州檔案館根據(jù)該州1960年通過的第一部檔案法于當(dāng)年設(shè)立，是該州文件檔案管理的最高機構(gòu)。根據(jù)1998年頒布的《新南威爾士州政府檔案管理條例》規(guī)定，州檔案館不僅負責(zé)對州政府機構(gòu)所有公共文件檔案的保管與利用，同時也行使對地方政府機構(gòu)、國有企業(yè)、公共衛(wèi)生部門、學(xué)校檔案工作的監(jiān)督與指導(dǎo)職能，履行對全州上百家檔案館的管理職能。維多利亞州檔案館依據(jù)1973年制定的《維多利亞州公共檔案法》設(shè)立，是保存、管理和利用州公共檔案的專門機構(gòu)，同時也行使對地方政府機構(gòu)檔案工作的監(jiān)督與指導(dǎo)職能。雖然澳大利亞是一個聯(lián)邦制國家，各個州的管理自主權(quán)很大，法律也不盡相同，但是我們看到這兩個州的檔案事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r基本相同，都有較為完善的法律和健全的管理體制。州檔案機構(gòu)除了履行檔案保管利用等職能外，都被法律賦予檔案行政管理職能，檔案的實體管理高度集中，州政府保管檔案的機構(gòu)只有檔案館，不設(shè)其他專門檔案館。兩個州檔案館的館藏都很豐富，維多利亞州檔案館檔案排架長度為80公里，新南威爾士州則達到了近500公里（包括大量的商業(yè)機構(gòu)和個人檔案），遠遠超過我國一般的省級檔案館的數(shù)量。兩個州檔案館，特別是新南威爾士州檔案館建筑規(guī)?？胺Q宏大，檔案保管、利用以及技術(shù)用房均十分寬裕，檔案工作條件優(yōu)越。新南威爾士州檔案館工作人員約有200名，維多利亞州檔案館有80多名。這個數(shù)量與我國省一級檔案館基本相當(dāng)，但與澳大利亞整個國家人口數(shù)量和州一級公務(wù)人員數(shù)量相比，實屬不少?？梢钥闯觯瑑芍菡跈n案館人財物上的投入都相當(dāng)大。

2　家庭和個人檔案管理成效突出

澳大利亞新南威爾士州和維多利亞州檔案館除了保存有較為完整的州政府檔案之外，還有數(shù)量眾多的商業(yè)機構(gòu)和個人檔案。特別是位于西悉尼的新南威爾士州檔案館檔案保管中心保存有近500公里排架長度的紙質(zhì)檔案，其中永久保存的州政府檔案超過70公里，其他大部分為商業(yè)機構(gòu)和個人檔案。在這里保存檔案的商業(yè)機構(gòu)和個人，以及需要提前移交檔案的政府機構(gòu)都要向州檔案館支付一定的費用。據(jù)館長欣奇克利夫先生介紹，該館每年的運行經(jīng)費有75%來自于寄存檔案的商業(yè)機構(gòu)和個人。這種獨特的運行方式既有效保證商業(yè)機構(gòu)和個人檔案的安全，減輕了他們在檔案管理上的負擔(dān)，又增加了檔案館的經(jīng)費來源。

奧克蘭圖書館雖然以圖書館冠名，但這里也收藏了大量的檔案史料，主要內(nèi)容包括：大奧克蘭地區(qū)歷史檔案（包括數(shù)千卷縮微膠片）、家庭歷史檔案、毛利人族譜、老照片、口述歷史資料和社區(qū)檔案，其中豐富的家庭檔案資料是奧克蘭圖書館的一大特色。以這些家庭檔案資料為依托，他們開展了一系列富有創(chuàng)造性的工作。一是為個人查詢家庭檔案提供幫助。除了提供本館收藏的家庭檔案資源外，他們還與有關(guān)的檔案館和擁有家庭檔案資源的機構(gòu)合作，為利用者提供個人出生、婚姻、墓地、移民、兵役、家譜等方面檔案查詢的指引，引導(dǎo)他們到相應(yīng)機構(gòu)查詢這些檔案。二是在圖書館網(wǎng)站和現(xiàn)場發(fā)出通告，歡迎市民到該館制作口述歷史檔案，不管這個市民是名人還是普通人。三是定期舉辦講座，請專家介紹收集、整理家庭檔案和族譜等方面的知識，為個人從零開始收集整理家庭、家族檔案提供了一個工作清單，并提供照片、數(shù)據(jù)庫、DNA等方面的參考資料，目的在于激發(fā)民眾去發(fā)現(xiàn)、探究家庭與家族歷史方面的想象空間。四是開展家族歷史研究。奧克蘭圖書館和文獻研究中心有一批研究家族歷史特別是毛利人家族歷史的專家，他們利用這些館藏家族史料，研究新西蘭的家族發(fā)展歷史，特別是毛利人的歷史。同時，他們也歡迎館外的歷史研究者和所有對家族歷史感興趣的人來館利用檔案進行歷史研究。五是奧克蘭圖書館還特別關(guān)注在新華人家庭檔案的收集和利用。他們在官方網(wǎng)站上專門開設(shè)“在新西蘭的中國人”專欄，并與中華尋根網(wǎng)、龍源網(wǎng)等網(wǎng)站合作，為在新華人提供相關(guān)的家庭檔案史料查詢服務(wù)。

考察維多利亞州檔案館

3　檔案保護與利用相得益彰

澳大利亞新南威爾士州檔案館和維多利亞州檔案館十分重視檔案保護，采取了很多富有成效的措施來保證檔案安全。一是強烈的消防意識。我們訪問新南威爾士州檔案館期間，館內(nèi)的火警警報兩次響起，盡管第一次警報被證明為誤報，但在第二次警報響起時，該館的工作人員還是毫不松懈地組織我們撤離，整個撤離過程快速有序。在出現(xiàn)緊急情況時，他們始終強調(diào)以人為本，把人的安全放在第一位。二是檔案搶救和保護進度加快。我們訪問的兩個州檔案館歷史檔案數(shù)量眾多，破損檔案的搶救和保護任務(wù)很重，他們正在通過增加專業(yè)人員的方式加快檔案保護工作進度。三是對檔案的保護性整理更加精細。在我們原來的印象中，西方國家檔案部門對于檔案整理比較粗放，盒內(nèi)或卷內(nèi)文件一般不做詳細的著錄。但在新南威爾士州檔案館，我們看到他們已開始根據(jù)利用需要，組織館內(nèi)人員或社會上的志愿者對保管箱內(nèi)的檔案編制詳細的目錄。

澳大利亞新南威爾士州、維多利亞州檔案館以及新西蘭的奧克蘭圖書館都把開放館藏、服務(wù)利用者作為他們的立身之本。在維多利亞州檔案館，我們看到其公共閱檔室布置考究，環(huán)境優(yōu)雅，配置了諸如電腦、掃描儀、打印機、縮微閱讀機等閱檔和復(fù)制設(shè)備，放置了可以開架閱讀的卡片索引。他們編制的查檔指南十分詳盡，通過這個指南利用者可以了解到各類檔案的館藏情況和查找方法。新南威爾士州檔案館利用館藏的老照片舉辦展覽。雖然他們沒有像我館新館那樣大型的陳列展覽場所，但他們因地制宜，利用走廊和會議室舉辦一些小型的諸如反映澳大利亞參加第一次世界大戰(zhàn)這樣的主題展覽。在觀看“一戰(zhàn)”展覽時，一個細節(jié)引起了我們的注意，他們除了展出當(dāng)?shù)赜楷F(xiàn)的戰(zhàn)爭英雄的事跡外，還特別反映了一戰(zhàn)期間一位無辜的德國人在澳大利亞受到的不公正待遇，體現(xiàn)了他們對戰(zhàn)爭的全面反思和對和平的期盼。奧克蘭圖書館整合全市30多個圖書館資源為讀者提供服務(wù)，有別于我們常說的“顧客就是上帝”，他們把利用者當(dāng)作“老板”，因為“利用者為他們發(fā)工資”。

參觀新南威爾士州檔案數(shù)字化室

4　電子文件管理國際領(lǐng)先

在注重實體檔案館建設(shè)的同時，新南威爾士州和維多利亞州檔案館對于數(shù)字檔案館建設(shè)，特別是電子文件管理的重視程度和工作水平均屬世界先進。在電子文件的歸檔接收和保管利用方面，維多利亞州檔案館提出了著名的維多利亞電子文件管理策略（Victorian Electronic Records Strategy，VERS）。基于VERS，維多利亞州檔案館在電子文件的歸檔接收以及如何保證電子文件的真實性、法律憑證和長期可用等方面提出了一整套的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。國內(nèi)數(shù)字檔案館建設(shè)中所通用的電子文件長期保存格式，封裝等概念即來源于VERS，其中的很多內(nèi)容已被國家檔案局頒布的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)吸收和借鑒。2015年維多利亞州政府批準(zhǔn)了數(shù)字檔案館建設(shè)預(yù)算，預(yù)計在2018年后建成。2015年6月，維多利亞州檔案館在原VERS 2.0版的基礎(chǔ)上發(fā)布了更為靈活和簡化的3.0版，主要包括數(shù)字信息封裝標(biāo)準(zhǔn)（Standard for the Encapsulation of Digital Informat-ion，PROS 15/03）以及相關(guān)的3個技術(shù)規(guī)范。目前國內(nèi)對于VERS 3.0標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范研究較少，我省可組織課題組對其具體內(nèi)容作深入研究和借鑒。新南威爾士州檔案館也非常重視向數(shù)字化檔案館的轉(zhuǎn)型，提出了一系列的工作指南。這些指南涉及的內(nèi)容包括數(shù)字資源管理、數(shù)字檔案長期保管、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)字檔案安全、數(shù)字檔案存儲、數(shù)字檔案災(zāi)備等。在該州檔案館，我們看到他們正在有計劃實施館藏數(shù)字化工作，目前主要對那些珍貴的歷史檔案進行數(shù)字化。

5　檔案同行熱情真摯

此次考察，我們受到澳新兩國檔案和文獻工作者的盛情接待。不管是在新西蘭的奧克蘭市圖書館和文獻研究中心，還是在澳大利亞的維多利亞州和新南威爾士州檔案館，當(dāng)考察組到達時，接待人員均已提前到門口迎接；考察過程中，接待人員毫無保留地帶領(lǐng)我們介紹情況、參觀現(xiàn)場，對于我們提出的問題不厭其煩地給予解答，我們當(dāng)場要求參觀的場所都得到滿足。特別是在新南威爾士州檔案館，館長欣奇克利夫先生親自到門口迎接，館長、副館長以及各部門負責(zé)人悉數(shù)參加接待，帶領(lǐng)我們參觀各個場所，介紹各項工作情況。整個考察活動安排周密、流程順暢，每換一個參觀點，均有相應(yīng)的業(yè)務(wù)人員作詳盡介紹。考察結(jié)束后，他們還邀請考察組共進工作午餐，作進一步的交流。在考察工作中，他們還充分考慮我們的需要。在遇到火警疏散時，他們主動提出如有必要，可將考察時間改為下午；在發(fā)現(xiàn)考察組對該館獨特的保管箱感興趣時，他們馬上提出贈送幾個給我們并通過郵寄方式直接送達?；貒螅x波局長代表考察組向該州檔案館發(fā)函致謝，欣奇克利夫館長及時回函，商定兩館將進一步加強交流與合作。澳新兩國檔案和文獻工作者的熱情讓我們充分感受到兩國政府和人民的友好，其接待工作本身也有很多地方值得我們學(xué)習(xí)借鑒。