黃肇丹

[摘要]當(dāng)前，我國經(jīng)濟已步入新常態(tài)，我國的對外貿(mào)易也隨之進入穩(wěn)增長、調(diào)結(jié)構(gòu)、提質(zhì)量為特征的新常態(tài)。新的外貿(mào)形勢給外貿(mào)企業(yè)帶來了機遇和挑戰(zhàn)，對外貿(mào)企業(yè)的外貿(mào)跟單員素質(zhì)提出了更高的要求。本文從外貿(mào)跟單員的重要性和現(xiàn)狀出發(fā)，就如何提高外貿(mào)跟單員的素質(zhì)提出了建議。

[關(guān)鍵詞]新常態(tài)；外貿(mào)；跟單員；素質(zhì)

[中圖分類號]F7 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）05-0095-02

在新常態(tài)背景下，我國的對外貿(mào)易增速已從高速增長階段進入到中低速增長的區(qū)間。外貿(mào)企業(yè)有接不完的訂單，只要生產(chǎn)就不愁賣不掉，沒有品牌、核心技術(shù)、售后服務(wù)和研發(fā)能力照樣能夠接單賺錢的時代已經(jīng)一去不復(fù)返。為了適應(yīng)新的外貿(mào)形勢，必須依靠產(chǎn)品轉(zhuǎn)型升級，創(chuàng)新研發(fā)設(shè)計，以質(zhì)取勝，追求產(chǎn)品高附加值才能夠立足外貿(mào)市場。

在外貿(mào)企業(yè)中，外貿(mào)跟單員作為訂單的跟進者，其工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象。因此，面對新常態(tài)，提高外貿(mào)跟單員的素質(zhì)對外貿(mào)企業(yè)的生存與發(fā)展顯得尤為重要。

一、外貿(mào)跟單員的重要性

外貿(mào)跟單員是指進出口貿(mào)易合同簽訂后，對貿(mào)易合同訂單下的貨物，在原料采購、生產(chǎn)加工、產(chǎn)品質(zhì)量、包裝運輸、報檢報關(guān)和結(jié)匯退稅等環(huán)節(jié)進行部分或全部跟蹤操作，協(xié)同完成貿(mào)易合同履行的外貿(mào)從業(yè)人員。

很多人認(rèn)為，外貿(mào)業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)海外市場開發(fā)、洽談和接單，外貿(mào)跟單員負(fù)責(zé)訂單生產(chǎn)協(xié)調(diào)安排、單證制作、發(fā)貨和運輸，所以外貿(mào)跟單員比外貿(mào)業(yè)務(wù)員地位低。實際上，外貿(mào)跟單員的重要程度遠遠超乎想象。對于外貿(mào)企業(yè)而言，能接到訂單固然重要，但關(guān)鍵還是要跟好單。如果跟單能力弱，把某張訂單做砸了，輕則損失成本，重則令客戶失去信心、削減訂單甚至取消業(yè)務(wù)，其后果不堪設(shè)想。

外貿(mào)跟單流程是一環(huán)扣一環(huán)的，某個環(huán)節(jié)斷了，也許會滿盤皆輸。如果外貿(mào)跟單員能夠靈活地運用專業(yè)知識與技能，有效地處理訂單流程中的各項事務(wù)，巧妙地協(xié)調(diào)客戶、供應(yīng)商和企業(yè)之間的關(guān)系，便能為企業(yè)打造一條優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)鏈。外貿(mào)企業(yè)擁有一支高素質(zhì)的跟單隊伍不僅能夠為業(yè)務(wù)員接單創(chuàng)造優(yōu)勢，還可以為客戶翻單（多次重復(fù)采購）提供信心，更為公司盈利奠定堅實基礎(chǔ)。

二、外貿(mào)跟單員的現(xiàn)狀分析

（一）人員流動性大

外貿(mào)跟單員是企業(yè)的基層員工，就業(yè)門檻不高，工作比較瑣碎、枯燥，剛開始接觸到的大部分是一些低價值的工作內(nèi)容，而且工資相對較低。不少人在該崗位工作了一至兩年，才剛剛基本掌握跟單流程，便堅持不下去選擇離開，人員流失情況比較嚴(yán)重；而認(rèn)定職業(yè)目標(biāo)堅持下來的人，基本上可以成長為獨當(dāng)一面的高級外貿(mào)跟單員。

（二）專業(yè)人才匱乏

目前從事外貿(mào)跟單的人員普遍都不夠?qū)I(yè)，常見的有以下三類。第一類是由該企業(yè)的技術(shù)員、質(zhì)檢員等崗位的人員轉(zhuǎn)型為外貿(mào)跟單員，對本企業(yè)產(chǎn)品的專業(yè)知識較為熟悉，但是欠缺國際貿(mào)易相關(guān)知識，且英語的聽說讀寫能力較差；第二類是國際經(jīng)濟與貿(mào)易、商務(wù)英語等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，具備國際貿(mào)易知識，英語能力較好，但是欠缺產(chǎn)品的專業(yè)知識；第三類是通過英語四級或六級，英語成績相對優(yōu)秀，但是并非相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，欠缺國際貿(mào)易知識和產(chǎn)品專業(yè)知識。具備良好的英語能力、扎實的國際貿(mào)易知識和產(chǎn)品專業(yè)知識是外貿(mào)跟單員開展工作的基礎(chǔ)，缺少其中任何一樣都會使工作效率降低，甚至加大出錯率。

（三）綜合素質(zhì)不高

外貿(mào)跟單員的工作幾乎涉及外貿(mào)進出口的每一個環(huán)節(jié)，從前期的原材料采購、生產(chǎn)進度、品質(zhì)跟單，再到后期的包裝跟單、單證運輸跟單等，工作范圍大而且業(yè)務(wù)綜合性強。在實際工作中，還會出現(xiàn)各種問題需要及時解決，例如工廠不能按期交貨、裝貨車輛發(fā)生交通事故、產(chǎn)品質(zhì)量不好遭到客戶投訴等等，經(jīng)驗不足的外貿(mào)跟單員通常不能做到理清思路、靈活處理，從而感到工作壓力大，工作熱情下降，直接影響跟單質(zhì)量。

三、提高外貿(mào)跟單員素質(zhì)的建議

（一）高校在課程教學(xué)方面應(yīng)有所改善

開設(shè)國際經(jīng)濟與貿(mào)易、商務(wù)英語等相關(guān)專業(yè)的高校，每年都為企業(yè)的外貿(mào)跟單員崗位輸送大批的應(yīng)屆畢業(yè)生。在新常態(tài)下，為使培養(yǎng)的人才更符合外貿(mào)企業(yè)的要求，高校在課程教學(xué)方面應(yīng)更重視教材的選擇。目前大部分高校使用的教材偏重理論，而且部分教材的編者一畢業(yè)后就在高校任教或搞研究，缺乏企業(yè)實踐經(jīng)驗，所寫的教材內(nèi)容過于陳舊。所以，對于《國際貿(mào)易實務(wù)》、《國際商務(wù)單證實務(wù)》、《外貿(mào)英語函電》等實操性較強的課程，建議選擇實例分析、具體操作等內(nèi)容貼近最近幾年發(fā)展趨勢的教材，編者最好是具有一線實戰(zhàn)經(jīng)驗的。

其次，高校應(yīng)更多的引進一些具有外貿(mào)企業(yè)工作經(jīng)驗的社會人員，使教學(xué)更具有有效性和針對性，使學(xué)生對于相關(guān)知識更易于接受和理解，同時對學(xué)生畢業(yè)后到外貿(mào)企業(yè)應(yīng)聘或工作也有所幫助。

再次，高校應(yīng)開設(shè)一些與產(chǎn)品、行業(yè)知識相關(guān)的公共選修課程。例如國際經(jīng)濟與貿(mào)易或商務(wù)英語專業(yè)的學(xué)生畢業(yè)后到服裝進出口公司工作，而他們在校期間又選修了《服裝概論》、《服裝專業(yè)英語》等課程，對于涉及產(chǎn)品的專業(yè)問題就不至于完全不懂，且更容易上手。

（二）企業(yè)應(yīng)提供學(xué)習(xí)平臺以及發(fā)展空間

外貿(mào)企業(yè)想要擁有一支高素質(zhì)的跟單隊伍，必須重視員工的培訓(xùn)工作，使員工的能力通過學(xué)習(xí)得到提升。首先，對于剛?cè)肼毜耐赓Q(mào)跟單員應(yīng)進行新員工培訓(xùn)工作，使其對公司概況、公司文化、崗位職責(zé)、工作流程等基本情況有大致的了解，盡快地適應(yīng)崗位。外貿(mào)跟單工作的范圍較大，需要與公司內(nèi)部多個部門、客戶以及工廠等打交道，如果對基本情況不了解就會降低工作效率。

其次，企業(yè)應(yīng)不定期組織英語培訓(xùn)和產(chǎn)品培訓(xùn)。在外貿(mào)跟單流程中，英語是常用的工作語言，工作所涉及的郵件和文件都是以英語為主，有時候還需要外貿(mào)跟單員與國外客戶用英語進行電話交流或面對面交流。所以，企業(yè)應(yīng)通過培訓(xùn)提高外貿(mào)跟單員的英語閱讀能力、郵件寫作能力以及口頭交流能力，并建立相關(guān)機制，培訓(xùn)結(jié)束后進行考試，對成績優(yōu)秀者給予獎勵。產(chǎn)品培訓(xùn)對外貿(mào)跟單員所起的作用也不容忽視。如果外貿(mào)跟單員對產(chǎn)品的工藝流程等專業(yè)知識一知半解，對客戶提出的問題和要求無法及時解決，就會影響客戶對公司的信心，從而減少訂單數(shù)量甚至取消訂單。

再次，企業(yè)應(yīng)不定期組織拓展活動，增強凝聚力。外貿(mào)跟單周期長，事務(wù)雜，涉及的部門人員多，需要團結(jié)協(xié)作的精神才能完成。外貿(mào)跟單流程中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響訂單的整體情況。因此，組織拓展活動能夠加強外貿(mào)跟單員與各個部門同事的溝通，提高工作熱情和積極性。

另外，企業(yè)在組織培訓(xùn)的同時，還應(yīng)制定相應(yīng)的職業(yè)發(fā)展路徑（例如，外貿(mào)跟單員——高級外貿(mào)跟單員——外貿(mào)經(jīng)理）和晉升方法，使外貿(mào)跟單員工作更有動力，發(fā)展方向更明確。

（三）個人應(yīng)努力提高自身素質(zhì)

1.具備全面的業(yè)務(wù)知識

一名合格的外貿(mào)跟單員必須熟悉多方面的業(yè)務(wù)知識，對于生產(chǎn)運作、原材料的特性、產(chǎn)品的款式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等都要清楚。外貿(mào)跟單員是企業(yè)對外活動的窗口，是與國外客戶聯(lián)系的紐帶。因此，必須熟知國際貿(mào)易術(shù)語、國際結(jié)算以及國際貨運等方面的知識，還要熟練掌握英語才能與國外客戶進行無障礙交流。

2.具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力

外貿(mào)跟單員需要定期對訂單的生產(chǎn)進度和產(chǎn)品質(zhì)量進行跟進。因為外貿(mào)跟單員要對客戶負(fù)責(zé)，保證按時按質(zhì)按量交貨，與生產(chǎn)部門的溝通協(xié)調(diào)就顯得尤為重要，這也是外貿(mào)跟單工作的挑戰(zhàn)性所在。外貿(mào)跟單員要善于利用文字和語言與公司內(nèi)外部人員進行溝通協(xié)調(diào)，建立緊密的合作關(guān)系。

3.具備專業(yè)的服務(wù)意識

熟悉產(chǎn)品、打樣、生產(chǎn)、驗貨、出貨等內(nèi)容是外貿(mào)跟單員為客戶提供專業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)。遇到問題個人無法處理的，應(yīng)及時向上級征求建議后再給予客戶答復(fù)。

4.具備較強的應(yīng)變能力

一旦遇到緊急、突發(fā)事件，例如由于天氣或意外事故導(dǎo)致載貨車輛無法按期趕到碼頭而錯過船期等，要保持冷靜，對實際情況進行準(zhǔn)確判斷并處理，從而擺脫困境。

5.具備認(rèn)真仔細的工作態(tài)度

在外貿(mào)跟單中，翻譯訂單、制作生產(chǎn)單、確認(rèn)外箱嘜頭等工作都需要十分細心，不允許有絲毫的錯誤。

總之，隨著我國的對外貿(mào)易進入新常態(tài)，提高外貿(mào)跟單員的素質(zhì)勢在必行，這樣外貿(mào)企業(yè)才能為客戶提供更好的產(chǎn)品和服務(wù)，從而在激烈的競爭環(huán)境中生存和發(fā)展。

（責(zé)任編輯：封麗萍）