張輝

摘 要 本文總結(jié)了目前人口和計(jì)劃生育檔案管理存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出了完善人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的措施，希望對(duì)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有所幫助。

關(guān)鍵詞 人口和計(jì)劃生育 檔案管理 相關(guān)問(wèn)題 處理措施

中圖分類(lèi)號(hào)：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1人口和計(jì)劃生育檔案管理中存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，隨著我國(guó)人口和計(jì)劃生育工作的開(kāi)展，檔案管理工作也日益引起相關(guān)人員的重視，但是，由于我國(guó)沒(méi)有充足的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，我國(guó)的檔案管理工作中存在著許多問(wèn)題，其嚴(yán)重影響了人口和計(jì)劃生育工作的高效實(shí)施。總的來(lái)說(shuō)，有以下幾個(gè)方面的不足之處有待改進(jìn)：

（1）管理意識(shí)不強(qiáng)。目前，許多從事人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的人員缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，其中很多工作人員工作積極性不高，對(duì)自己的工作責(zé)任不明確，能不做就不做，能少做就少做，不能及時(shí)準(zhǔn)確地搜集整理人口和計(jì)劃生育的工作數(shù)據(jù)資料，甚至有些工作人員隨意捏造計(jì)生數(shù)據(jù)，還有的工作人員和單位開(kāi)設(shè)偽造證明或者資料，這些現(xiàn)象對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的有效開(kāi)展形成了很大的阻礙。

（2）管理方式過(guò)時(shí)。我國(guó)主要通過(guò)人工手動(dòng)管理進(jìn)行人口和計(jì)劃生育管理工作，沒(méi)有引入計(jì)算機(jī)等高科技設(shè)備，管理方式十分落后。相關(guān)數(shù)據(jù)和資料在搜集之后，沒(méi)有通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行科學(xué)的歸納整理，也不能分析工作開(kāi)展的得失，從而進(jìn)一步指導(dǎo)之后的工作。在一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較落后的地區(qū)甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作辦公室，相關(guān)人員沒(méi)有固定的辦公地點(diǎn)，辦公環(huán)境惡劣，基于這種情況，檔案丟失甚至損壞現(xiàn)象屢次發(fā)生，大大影響了檔案管理工作的開(kāi)展。

（3）工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不高。目前，我國(guó)大多數(shù)檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)而全面的檔案管理工作的培訓(xùn)，不具備充足的人口和計(jì)劃生育的相關(guān)知識(shí)，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不高，同時(shí)，由于他們大多數(shù)是專(zhuān)科生或者本科生，缺乏必要的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在參與檔案管理工作時(shí)往往不能得心應(yīng)手，對(duì)工作中的不足之處不能及時(shí)地總結(jié)出解決措施，無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)代對(duì)檔案管理人員的要求。

（4）檔案管理工作缺乏專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)逐漸被引入檔案管理工作中，由于檔案管理工作人員學(xué)歷不高，他們往往不具備必要的計(jì)算機(jī)操作能力，需要有專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)人員對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)。而目前，我國(guó)檔案管理工作的計(jì)算機(jī)指導(dǎo)或者網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員嚴(yán)重匱乏。另一方面，由于我國(guó)在檔案管理工作上投入的資金有限，沒(méi)有更多的財(cái)力去購(gòu)買(mǎi)智能化的設(shè)備，也無(wú)法聘請(qǐng)檔案智能化管理專(zhuān)家和檔案管理網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員，相關(guān)工作人員不能游戲提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這導(dǎo)致檔案管理工作落后，跟不上時(shí)代的發(fā)展。

2提升人口和計(jì)劃生育檔案管理的措施

（1）強(qiáng)化檔案管理工作意識(shí)。人口和計(jì)劃生育檔案管理工作對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著不容忽視的重要作用。改革開(kāi)放30多年的歷史經(jīng)驗(yàn)表明，人口因素既能有效促進(jìn)人口和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、生態(tài)環(huán)境三者的協(xié)調(diào)發(fā)展，反過(guò)來(lái)也能成為三者發(fā)展的巨大障礙。這就要求相關(guān)單位和部門(mén)立足于準(zhǔn)確而詳細(xì)的人口資料，切實(shí)有效地開(kāi)展檔案管理整合工作，構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理體系，發(fā)揮其保護(hù)人口數(shù)據(jù)資源的功能，滿(mǎn)足計(jì)劃生育學(xué)者和工作者的利用需求。這些工作對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著十分重要的意義，值得引起每一個(gè)檔案管理工作者的重視。只有當(dāng)工作人員意識(shí)到自己所承擔(dān)的工作的重要性時(shí)，他們才會(huì)在工作中嚴(yán)格要求自己，做好手上一點(diǎn)一滴的小事，從而確保了檔案管理工作的真實(shí)高效地推行。

（2）規(guī)范檔案管理工作，完善相應(yīng)的規(guī)章制度。首先，針對(duì)對(duì)各級(jí)的人口和計(jì)劃生育檔案管理工作要?jiǎng)澐趾秘?zé)任，確保各個(gè)環(huán)節(jié)都能有效完成自己的職責(zé)，其中尤其要緊抓鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)的人口和計(jì)劃生育檔案管理工作。當(dāng)務(wù)之急就是要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配以獨(dú)立的工作室，用于給工作人員辦公和收藏檔案文件。同時(shí)將下屬農(nóng)村的人口和計(jì)劃生育檔案管理工作納入職責(zé)中，進(jìn)行統(tǒng)一管理。有關(guān)單位和部門(mén)應(yīng)該制定行之有效的規(guī)章制度，明確檔案管理工作的具體流程和職能，責(zé)任到人，哪個(gè)環(huán)節(jié)的工作具體是哪個(gè)部門(mén)或者人員負(fù)責(zé)。一方面督促工作人員履行應(yīng)有的工作義務(wù)，樹(shù)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度；另一方面，工作中哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題時(shí)可以很快地找到負(fù)責(zé)人員，有針對(duì)性地進(jìn)行解決，大大提高工作效率。只有這樣，我國(guó)的檔案管理體系才能長(zhǎng)期有效地運(yùn)行下去，從而更好地為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

（3）開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)工作。針對(duì)目前我國(guó)從事檔案管理工作的人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高的現(xiàn)狀，有關(guān)單位和部門(mén)應(yīng)該著重開(kāi)展相關(guān)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)工作，不斷提高工作人員的素質(zhì)，滿(mǎn)足新時(shí)代人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的需求?？梢圆扇∨嘤?xùn)班的形式，聘請(qǐng)檔案管理工作的專(zhuān)家為工作人員講解最新的檔案管理理念，同時(shí)傳授給他們最新的檔案管理技能，啟發(fā)他們用最新的專(zhuān)業(yè)知識(shí)時(shí)最扎實(shí)的工作技能來(lái)武裝自己，努力成為一名新時(shí)期優(yōu)秀的檔案管理人員。在招聘新的工作人員時(shí)增加檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的考核，擇優(yōu)錄取，從源頭上提升檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。同時(shí)，還應(yīng)該定期開(kāi)展對(duì)工作人員檔案管理工作的評(píng)審活動(dòng)，進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下級(jí)的評(píng)價(jià)或者工作人員之間互相進(jìn)行評(píng)價(jià)，讓全體工作人員樹(shù)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作態(tài)度，在工作中不斷要求自己，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷改進(jìn)檔案管理的工作水平。

（4）加強(qiáng)檔案管理的宣傳工作。人口和計(jì)劃生育的檔案管理工作是黨和國(guó)家偉大復(fù)興中不可分割的一部分。相關(guān)單位和部門(mén)應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的宣傳工作，采用多樣化的方式開(kāi)展對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案管理工作的規(guī)范化程序和規(guī)章制度的教育工作，強(qiáng)化工作人員的科學(xué)的管理意識(shí)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，激發(fā)他們工作的積極性。同時(shí)，國(guó)家在制定經(jīng)濟(jì)發(fā)展政策時(shí)應(yīng)該考慮到人口和計(jì)劃生育的作用，投入響應(yīng)的人力、物力和財(cái)力支持相關(guān)單位和部門(mén)開(kāi)展宣傳工作，保障人民對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的重要性有深刻的體會(huì)。

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