張銳

[摘 要]本文基于對信息流轉(zhuǎn)基本理論的研究，分析了高校信息檔案生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)建的組成要素及相互關(guān)系，提出了構(gòu)建高校信息檔案生態(tài)系統(tǒng)的相應(yīng)的建設(shè)策略，旨在構(gòu)建一個科學(xué)化、系統(tǒng)化且可持續(xù)發(fā)展的高校信息檔案生態(tài)系統(tǒng)。

[關(guān)鍵詞]信息流轉(zhuǎn)；數(shù)字檔案；信息檔案生態(tài)系統(tǒng)

[中圖分類號]G201 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2016）05 — 0092 — 02

構(gòu)建數(shù)字檔案系統(tǒng)是高校檔案事業(yè)的重要發(fā)展方向。數(shù)字檔案系統(tǒng)是以計算機(jī)計算為基礎(chǔ)，利用各種信息技術(shù)手段將原本的館藏檔案資源數(shù)字化，收集和捕獲其他平臺有價值的數(shù)字信息資源，并通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相互連接，建立分布式、跨地域的有序的信息資源系統(tǒng)。該系統(tǒng)是以用戶的需求為中心，提供各種信息服務(wù)。本文根據(jù)高校這一特定環(huán)境，從生態(tài)系統(tǒng)的概念和理論切入，試圖構(gòu)建一個科學(xué)化、系統(tǒng)化、并能持續(xù)發(fā)展的高校信息檔案生態(tài)系統(tǒng)。

一、高校信息檔案生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)建的理論依托和現(xiàn)實意義

信息生態(tài)理論主要是以信息生態(tài)系統(tǒng)為核心并針對信息生態(tài)學(xué)體系和理論框架的研究，目前他已經(jīng)逐漸成為國際上一個重要的學(xué)術(shù)領(lǐng)域。美國學(xué)者托馬斯.達(dá)文波特（Thomas H. Davenport）在1997年首次提出“信息生態(tài)學(xué)”的概念，將人類對生態(tài)學(xué)研究的理念引入到信息管理之中。他認(rèn)為信息生態(tài)學(xué)就是“信息的整體管理”，簡單的說，信息生態(tài)學(xué)即是將信息活動、信息環(huán)境等對象用生態(tài)學(xué)的方法、觀點進(jìn)行研究的學(xué)科。

信息生態(tài)系統(tǒng)這一人工系統(tǒng)由信息資源、信息人、信息環(huán)境三者組成，并具有一定的自我調(diào)節(jié)能力。在信息生態(tài)系統(tǒng)中，信息人利用多種信息技術(shù)手段與信息環(huán)境之間進(jìn)行信息交換，最終使各類信息的比重、數(shù)量和信息的流量趨于穩(wěn)定，這樣就形成了信息生態(tài)平衡。信息生態(tài)鏈由信息的生產(chǎn)者、信息的傳遞者和信息的消費者三個動態(tài)因子組成。信息流轉(zhuǎn)是指存在于信息生態(tài)鏈中的信息人之間的信息交流。學(xué)者劉策群、周成聰?shù)摹缎畔⑸鷳B(tài)鏈中的信息流轉(zhuǎn)》提到了信息流轉(zhuǎn)的類型，包括信息拒收與信息攝入，信息篩除與信息受理，信息排出與信息吸收，信息內(nèi)化與信息產(chǎn)出，信息流失與信息供給，信息反饋等。

基于信息生態(tài)理論的高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)能力研究是運(yùn)用生態(tài)學(xué)的概念、理論和方法研究高校數(shù)字檔案系統(tǒng)的信息收集、信息交流與信息服務(wù)。最終達(dá)到優(yōu)化高校數(shù)字檔案系統(tǒng)機(jī)構(gòu)，改善信息組織模式。促進(jìn)高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息資源優(yōu)化配置，加快信息流轉(zhuǎn)，提高信息資源利用率，形成并完善高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)能力，提升高校數(shù)字檔案系統(tǒng)在知識經(jīng)濟(jì)社會的核心競爭力。

二、高校信息檔案生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)建的組成要素及相互關(guān)系研究

（一）高校數(shù)字檔案信息生態(tài)系統(tǒng)的構(gòu)成

高校數(shù)字檔案系統(tǒng)由信息人、信息資源和信息環(huán)境三要素構(gòu)成。

1.高校數(shù)字檔案生態(tài)系統(tǒng)中的信息人

根據(jù)其在高校數(shù)字檔案生態(tài)系統(tǒng)中承擔(dān)的功能和扮演的角色不同，高校數(shù)字檔案生態(tài)系統(tǒng)的信息人可分為三類：信息的生產(chǎn)者、信息的傳遞者和信息的消費者。他們是高校數(shù)字檔案系統(tǒng)一切活動的有機(jī)構(gòu)成者，直接決定著高校數(shù)字檔案系統(tǒng)的生存和發(fā)展。

2.高校檔案系統(tǒng)信息的資源構(gòu)成

高校數(shù)字檔案館的信息資源總體上來講具有廣義和狹義之分。廣義上講高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息資源是指納入高校數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)范疇的一切資源，包括數(shù)字化的檔案信息、信息系統(tǒng)等信息資源等。狹義上講高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息資源僅指數(shù)字化的檔案信息資源及與之相關(guān)的其它信息網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息資源等。其具體構(gòu)成可分為三類：數(shù)字化檔案信息資源，包括各單位移交的電子文件，檔案信息網(wǎng)內(nèi)的檔案信息資源。其他信息網(wǎng)絡(luò)的信息資源，包括數(shù)字圖書館相關(guān)信息資源，數(shù)字博物館相關(guān)信息資源，其他網(wǎng)站上相關(guān)信息資源。相關(guān)的人員信息、技術(shù)信息、信息系統(tǒng)等信息資源，包括人員信息資源，技術(shù)信息資源，系統(tǒng)信息資源等。

信息資源是高校數(shù)字檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)和核心，數(shù)字檔案系統(tǒng)的一切活動都是圍繞其信息資源展開的。良好、系統(tǒng)的信息資源是高校數(shù)字檔案系統(tǒng)工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)和保障。

3.高校數(shù)字檔案系統(tǒng)的信息環(huán)境

高校數(shù)字檔案系統(tǒng)的信息環(huán)境是指圍繞高校數(shù)字檔案系統(tǒng)發(fā)展而變化，并足以影響或制約高校數(shù)字檔案系統(tǒng)成長的一切外部條件的總稱。信息環(huán)境一般是指高校數(shù)字檔案系統(tǒng)的內(nèi)部環(huán)境。它是保證高校數(shù)字檔案系統(tǒng)正常運(yùn)行，并實現(xiàn)為高校和社會提供檔案信息服務(wù)目標(biāo)的內(nèi)部條件和內(nèi)部氛圍的總和。

（二）高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息生態(tài)鏈的構(gòu)成及相互依存關(guān)系

高校數(shù)字檔案系統(tǒng)由三類生態(tài)因子構(gòu)成，即信息生產(chǎn)者、信息傳遞者和信息消費者。不同信息主體有明確的角色分工，在不同的階段可相互轉(zhuǎn)化。在高校數(shù)字檔案館這個生態(tài)系統(tǒng)中檔案呈報部門和檔案館員扮演了信息生產(chǎn)者的角色，檔案館員又同時扮演了信息傳遞者的角色，而組織部門、教師、學(xué)生等用戶構(gòu)成了信息的消費者，各因子之間是共生共變相互適應(yīng)的過程，他們彼此相互依存、相互作用、相互補(bǔ)充、相互制約，促使數(shù)字檔案系統(tǒng)這個信息生態(tài)環(huán)境螺旋式上升，實現(xiàn)生態(tài)系統(tǒng)的動態(tài)平衡。

為了保持信息生態(tài)系統(tǒng)平衡，總有老舊的、沒有利用價值的信息被舍棄，信息傳遞者、信息消費者同時承擔(dān)著分解信息的工作。信息生態(tài)系統(tǒng)由信息生產(chǎn)者、信息傳遞者、信息消費者、信息分解者四類信息人構(gòu)成，聯(lián)結(jié)不同信息人種類的紐帶是信息，高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息生態(tài)鏈的實質(zhì)是信息流轉(zhuǎn)鏈。

（三）高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)能力影響因素分析

高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)過程分為信息收集、信息處理、信息發(fā)布、信息利用、信息反饋五大模塊，并分別對五個模塊中的信息流轉(zhuǎn)能力影響因素進(jìn)行分析。

1.信息收集模塊

信息收集是信息流轉(zhuǎn)的起始環(huán)節(jié)，擔(dān)任著非常重要的任務(wù)，是整個信息流轉(zhuǎn)過程可以順利進(jìn)行的保障。在信息收集過程中，信息流轉(zhuǎn)能力主要體現(xiàn)在檔案信息源的選擇與控制能力、信息獲取技術(shù)保障能力、信息安全保障能力三個方面。

2.信息處理模塊

任何檔案不經(jīng)過信息處理都無法供用戶直接使用。信息處理是檔案系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)的中堅環(huán)節(jié)，具體過程為信息處理平臺將收集回的原始信息進(jìn)行組織加工、分類整理，最終將原始信息分為對應(yīng)檔案系統(tǒng)列表的各種資源，再分別傳送至數(shù)字檔案系統(tǒng)對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中。信息處理過程中，信息的流轉(zhuǎn)能力主要體現(xiàn)在信息整合能力、信息處理方式多樣性、信息處理技術(shù)支撐能力三個方面。

3.信息發(fā)布模塊

信息發(fā)布模塊主要有信息列表、信息導(dǎo)航等列表，用于發(fā)布查詢不同類型的信息。在信息發(fā)布過程中，信息流轉(zhuǎn)能力主要體現(xiàn)在服務(wù)方式多樣化、服務(wù)功能完備性、服務(wù)平臺易用性、技術(shù)維護(hù)能力四個方面。

4.信息利用模塊

信息有效利用是高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息交流模式的核心和重點，前幾個模塊中各種完備的能力都是為信息利用模塊順利進(jìn)行做準(zhǔn)備。檔案系統(tǒng)旨在為用戶提供高質(zhì)量檔案信息服務(wù)，信息利用是重中之重。信息利用過程中，信息流轉(zhuǎn)能力主要體現(xiàn)在用戶需求獲取能力、深度分析能力、創(chuàng)新能力三個方面。

5.信息反饋模塊

檔案系統(tǒng)通過收集檔案管理員和檔案用戶對檔案內(nèi)容與管理的反饋信息，將這些信息反饋給檔案管理過程和各部門檔案遞交入館過程，實現(xiàn)高校從“檔案入館—收藏管理—信息輸出—用戶反饋”全程的質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)與提高，從而使數(shù)字檔案系統(tǒng)內(nèi)部檔案管理質(zhì)量保障形成一個閉合的環(huán)路。

三、構(gòu)建高校信息檔案生態(tài)系統(tǒng)的建設(shè)策略

（一）館藏資源建設(shè)

館藏資源建設(shè)是數(shù)字檔案系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)能力的基礎(chǔ)保障，是數(shù)字檔案系統(tǒng)開展信息服務(wù)的前提。數(shù)字檔案系統(tǒng)的目標(biāo)是服務(wù)，要維持其競爭優(yōu)勢需要建設(shè)館藏資源。

1.制定館藏資源共建共享計劃。高校數(shù)字檔案系統(tǒng)館藏資源建設(shè)應(yīng)該有計劃、有條理的開展，應(yīng)先以機(jī)構(gòu)、學(xué)科、領(lǐng)域等具有共同信息特征的單體數(shù)字檔案系統(tǒng)為基礎(chǔ)實現(xiàn)局部的館藏資源共建共享，以為日后實現(xiàn)數(shù)字檔案系統(tǒng)資源的全面共享奠定基礎(chǔ)。

2.建設(shè)特色館藏資源。建設(shè)特色館藏資源可以提高數(shù)字檔案系統(tǒng)競爭優(yōu)勢，提高數(shù)字檔案系統(tǒng)自身影響度，滿足用戶個性化的需求。高校大學(xué)數(shù)字檔案系統(tǒng)特色館藏資源建設(shè)的定位應(yīng)以原有資源的結(jié)構(gòu)特征為基礎(chǔ)，根據(jù)目標(biāo)用戶的特點、需求確定館藏資源建設(shè)的重點領(lǐng)域，確定本館的特色資源以及特色資源的發(fā)展優(yōu)勢和方向，有計劃地進(jìn)行特色資源的整序與開發(fā)，保證特色館藏資源全面、完整、連續(xù)地采集與整理，形成具有較高共享價值的特色資源與完整的特色知識資源體系。

（二）人力資源建設(shè)

高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)能力中，檔案管理人員的智力資本是高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)的重要的基礎(chǔ)資源能力之一，是信息流轉(zhuǎn)能力重要的載體和外在表現(xiàn)。檔案管理服務(wù)能力的提升應(yīng)著重從以下幾個方面展開：

1.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。要充分給予檔案管理人員繼續(xù)深造的機(jī)會，并對檔案管理人員進(jìn)行崗位資格、專業(yè)能力、崗位職務(wù)提升培訓(xùn)等，進(jìn)一步加強(qiáng)其職業(yè)技能；要注重培訓(xùn)理念的創(chuàng)新，并結(jié)合激勵機(jī)制、約束機(jī)制、評價機(jī)制等方法，是檔案管理人員能更充分地通過學(xué)習(xí)，掌握應(yīng)有的技能，以更好地適應(yīng)環(huán)境；要從內(nèi)部培養(yǎng)與挖掘檔案管理人員的潛能，為高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)能力提供智力支持與保障。

2.提高檔案管理人員的認(rèn)知能力。認(rèn)知能力是檔案管理人員發(fā)現(xiàn)、分析、解決問題的能力，包括知識經(jīng)驗、思維能力、學(xué)習(xí)能力等，是進(jìn)行檔案趕快來的重要能力，是創(chuàng)新能力培育的基礎(chǔ)。提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力和可操作能力，鼓勵檔桿管理人員將理論學(xué)習(xí)與實踐結(jié)合起來，更好地解決檔案管理工作中的實際問題，增強(qiáng)可操作能力和創(chuàng)新能力。

（三）信息技術(shù)建設(shè)

技術(shù)資本是高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)能力中基礎(chǔ)資源能力之一，技術(shù)有助于推動檔案管理與服務(wù)，是高校數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)的有力工具。技術(shù)建設(shè)強(qiáng)調(diào)通過對信息技術(shù)、知識技術(shù)等的應(yīng)用與管理，為高校數(shù)字檔案系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)能力建設(shè)提供完善、先進(jìn)的技術(shù)、系統(tǒng)、工具上的支持。

（四）學(xué)習(xí)型數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)

構(gòu)建學(xué)習(xí)型數(shù)字檔案系統(tǒng)，首先要完成管理結(jié)構(gòu)的構(gòu)建，扁平化管理可以解決結(jié)構(gòu)上的制度問題，扁平化管理結(jié)構(gòu)使信息交流更加及時，資源整合更具針對性，內(nèi)部協(xié)調(diào)更加有效，對外界的反應(yīng)更加迅速，為學(xué)習(xí)型數(shù)字檔案系統(tǒng)的建立創(chuàng)建基礎(chǔ)和平臺，在服務(wù)時間中不斷提高學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力，促進(jìn)和推動不同職能部門之間和上下及之間的溝通與協(xié)作，并在競爭中形成相互理解、相互學(xué)習(xí)、整體互動、協(xié)調(diào)合作的氛圍。從而形成適應(yīng)學(xué)習(xí)型數(shù)字檔案系統(tǒng)要求的組織體制。

（五）文化型數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)

高校數(shù)字檔案系統(tǒng)要充分發(fā)揮信息服務(wù)的作用，提高數(shù)字檔案系統(tǒng)信息流轉(zhuǎn)能力，更好地為用戶服務(wù)，就必須建立一種信息的學(xué)習(xí)型文化。學(xué)習(xí)型文化的創(chuàng)建，首先要營造一種內(nèi)部學(xué)習(xí)文化氛圍，培養(yǎng)和提高檔案管理人員的自學(xué)、創(chuàng)新、進(jìn)取精神；其次，高校數(shù)字檔案系統(tǒng)內(nèi)部創(chuàng)建一種能夠促進(jìn)學(xué)習(xí)、增加溝通與交流、加強(qiáng)創(chuàng)新和應(yīng)用知識的環(huán)境；此外，既要充分尊重個人的興趣，又強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊合作意識和知識共享意識，提高團(tuán)隊的凝聚力和向心力，激勵檔案管理人員盡情發(fā)揮個人才智，創(chuàng)造性地開展信息服務(wù)。最后，要營造相互信任、倡導(dǎo)合作、鼓勵成功、公平競爭的機(jī)制和氛圍，以和諧的組織文化提高團(tuán)隊成員的學(xué)習(xí)力和創(chuàng)新力，加強(qiáng)服務(wù)管理能力。

結(jié)論

構(gòu)建一個科學(xué)化、系統(tǒng)化且可持續(xù)發(fā)展的高校信息檔案生態(tài)系統(tǒng)要從館藏建設(shè)、人力資源建設(shè)、信息技術(shù)建設(shè)、學(xué)習(xí)型數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)和文化型數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)五方面入手，從而提升高校數(shù)字檔案系統(tǒng)的服務(wù)效果與服務(wù)水平。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕黃玉麗.基于圖書情報組織的信息生態(tài)心態(tài)模型構(gòu)建及其理論分析〔D〕.中南大學(xué)，2009.

〔2〕周慶山，李瀚堿，朱建榮，李騰東。信息生態(tài)學(xué)研究的概況與術(shù)語界定初探〔J〕.圖書與情報，2006，（06）.

〔3〕張新明，王振，張紅巖.以人為本的信息生態(tài)心態(tài)構(gòu)建〔J〕情報理論于實踐.2007，（04）.

〔4〕婁策群，周承聰.信息生態(tài)鏈中的信息流轉(zhuǎn)〔J〕.情報理論與實踐.2007，（06）.

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕