章雁寧

摘 要：在演示文稿制作（采用Microsoft Office PowerPoint作為設(shè)計工具）教學(xué)過程中發(fā)現(xiàn)教學(xué)效果并不十分理想，文章從教和學(xué)兩方面分析了原因，并從結(jié)構(gòu)化構(gòu)思設(shè)計、內(nèi)容提煉、圖形化表達(dá)、視覺化呈現(xiàn)、放映方式等方面系統(tǒng)闡述了優(yōu)質(zhì)演示文稿的設(shè)計和制作策略。

關(guān)鍵詞：演示文稿制作；PPT；設(shè)計

一、引言

在高職公共計算機(jī)教學(xué)中，演示文稿制作一直是課程教學(xué)中必不可少的一個教學(xué)模塊。在教學(xué)過程中我們一般采用Microsoft OfficePowerPoint（簡稱PPT）作為設(shè)計工具來讓學(xué)生學(xué)習(xí)演示文稿的制作。PPT是微軟公司的演示文稿軟件，是目前國際上最為流行的演示文稿制作工具，利用此工具可以生成集文字、圖形、圖像、聲音和視頻等多媒體元素于一體的演示文稿，用于介紹公司的產(chǎn)品、展示自己的工作成果等多種場合。用戶不僅在投影儀或者計算機(jī)上進(jìn)行演示，也可以將演示文稿打印出來，制作成膠片，以便應(yīng)用到更廣泛的領(lǐng)域中。

二、教學(xué)現(xiàn)狀分析

據(jù)了解，浙江省各高職院校一般用6—20學(xué)時的時間來完成演示文稿制作這一教學(xué)模塊，以寧波職業(yè)技術(shù)學(xué)院公共計算機(jī)教學(xué)為例，目前采用6—8學(xué)時時間完成這一模塊的教學(xué)。那么我校學(xué)生學(xué)習(xí)的效果到底如何呢，坦率的說學(xué)習(xí)效果非常不理想。

筆者經(jīng)過多年教學(xué)實(shí)踐認(rèn)為主要原因并不在于課時的多少，更主要的原因在教法和學(xué)法上。其一教師作為課堂的主導(dǎo)者，其在課堂上更多講授的是PPT制作的基本技能（操作方法），雖然我們也進(jìn)行了一系列的教學(xué)改革，與傳統(tǒng)的講授菜單式操作方法不同，目前我們大都采用案例教學(xué)或是項(xiàng)目化教學(xué)模式，課堂上的例子學(xué)生確實(shí)掌握的比較好，能模仿式的完成某一個主題的演示文稿設(shè)計，但是換個主題、換個場合，學(xué)生依舊做不出更好效果的PPT。另外教師也沒有布置更多的課外學(xué)習(xí)任務(wù)來提高學(xué)生們的演示文稿制作水平。其二學(xué)生通過課堂案例教學(xué)雖然掌握了一定的PPT制作技能，但是由于缺乏自身對所學(xué)內(nèi)容的思考和進(jìn)一步的深化，制作演示文稿的水平依然停留在簡單的文字、圖片加動畫的層面上，制作出來的演示文稿普遍質(zhì)量不高。

三、提高演示文稿質(zhì)量的策略

不管是教師還是學(xué)生我們都必須重新認(rèn)識PPT，筆者認(rèn)為設(shè)計PPT的根本目的是為了更有效的溝通。寧波職業(yè)技術(shù)學(xué)院公共計算機(jī)課程教學(xué)大綱中描述關(guān)于學(xué)習(xí)PPT模塊的能力目標(biāo)是這樣的：能用PowerPoint制作比較精美的企業(yè)匯報演示文稿。故以下的策略都是以PPT的用途之一商業(yè)演示為例。

1.結(jié)構(gòu)化的思考表達(dá)主題

為什么我們設(shè)計不出好的幻燈片，并不是我們的技術(shù)不夠，原因主要是對主題沒有思路、沒有邏輯，或是對匯報材料不熟悉。這也是學(xué)生制作PPT時出現(xiàn)的較為常見的問題。究其原因，筆者認(rèn)為是我們并沒有對這個主題做很用心的思考，并沒有充分了解你所要表達(dá)的主題。諸如“哦！這個幻燈片放在這里干嗎”或者“我真不知道這個幻燈片想表達(dá)什么”之類的評論對于設(shè)計者、演講者來說是一件很糟糕的事。任何一位聽眾花了時間和精力來聽演講，起碼希望你能夠花同樣的時間和精力來準(zhǔn)備這次演講。

演示文稿的內(nèi)容組織要遵循結(jié)構(gòu)化設(shè)計策略，即內(nèi)容要整合提煉，頁面布局要和諧統(tǒng)一，界面設(shè)計要有美感，色彩運(yùn)用要合理搭配適當(dāng)添加音頻、視頻、及應(yīng)用程序鏈接，讓設(shè)計者清楚而簡明的表達(dá)思想，使演示文稿的內(nèi)容更加生動精彩。然而在演示文稿的設(shè)計制作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，其內(nèi)容組織上仍存在諸多問題，如頁面內(nèi)容過滿、版面設(shè)計過亂、界面色彩過艷、交互應(yīng)用不妥、表現(xiàn)力不強(qiáng)等問題。

布魯納認(rèn)為：認(rèn)知結(jié)構(gòu)是知識的有組織結(jié)構(gòu).它以系統(tǒng)化編碼的結(jié)構(gòu)結(jié)合在一起。即把相關(guān)的類別做有層次的結(jié)構(gòu)安排。奧蘇貝爾認(rèn)為概括性強(qiáng)，清晰、牢固、具有可辨別性的認(rèn)知結(jié)構(gòu)在學(xué)習(xí)過程中起重要作用。基于以上觀點(diǎn)，筆者認(rèn)為首先要將幻燈片播放的物理結(jié)構(gòu)、主題表達(dá)的邏輯結(jié)構(gòu)協(xié)調(diào)統(tǒng)一。其次目錄頁幻燈片必須要有，且目錄項(xiàng)要精練，體現(xiàn)主題所要表達(dá)的幾個部分。最好在目錄上用超鏈接或熱區(qū)跳轉(zhuǎn)到具體子頁幻燈片。并在具體子頁幻燈片演示完后又返回目錄頁，這樣能使整個主題脈絡(luò)清晰。第三，整個演示文稿的編號和項(xiàng)目符號要統(tǒng)一，層次級別要科學(xué)，使得PPT有條理性和順序性。第四，用思維導(dǎo)圖或SmartArt圖來組織信息，表現(xiàn)其相互關(guān)系，強(qiáng)化結(jié)構(gòu)，使其整潔干練、條理清晰。最后我們還可以巧用互聯(lián)網(wǎng)上相關(guān)演示文稿制作網(wǎng)站中提供的豐富的、個性化的模板。當(dāng)然這些模板并不一定和你的構(gòu)思你的內(nèi)容完全匹配，此時就要用你的PPT技能來進(jìn)行修改了。

2.PPT是用來“看”的，不是用來“讀”的

把PPT當(dāng)作字處理軟件這是學(xué)生制作PPT時出現(xiàn)的最大問題之一。很多幻燈片往往以大段大段的文字去呈現(xiàn)作者所要表達(dá)的信息。那么請記住“PPT是用來看的，不是用來讀的”。PPT并不是字處理軟件，一張幻燈片上千萬不要塞進(jìn)盡可能多的內(nèi)容?；脽羝菫榱嗽诼牨娪洃浝锪粝掠∠螅l(fā)人思考的。這意味著我們甚至不用在幻燈片上面寫完整的句子，簡單的字詞描述就好了。制作出來的每一張幻燈片力求簡潔、明了。

同時，將PPT當(dāng)作字處理軟件的一個必然后果就是太多的演講者站在那里，讀幻燈片上的內(nèi)容。其實(shí)演講者忘記了這樣一個事實(shí)：他們的聽眾絕大部分是有文化的，完全可以自己閱讀。演講者陳述的目的是為了向聽眾解釋那些他們不能夠從幻燈片中了解到的內(nèi)容。

那么即使在某一張幻燈片中所有表達(dá)的文字信息量很大，我們在幻燈片制作過程中也要遵循以下排版原則。第一，標(biāo)題應(yīng)該是反映觀點(diǎn)的，關(guān)鍵詞一定要突出。第二，一張幻燈片中不超過7個概念，只用一層縮進(jìn)小標(biāo)題。第三，文字內(nèi)容不要超過10行。第四，同一張幻燈片中不要使用過多的字體格式，一般來說黑體莊重，適合標(biāo)題或是強(qiáng)調(diào)區(qū)；宋體嚴(yán)謹(jǐn)，適合正文，顯示也是最清晰的。文字太多怎么辦？解決方案1充分利用備注；解決方案2拆成多張幻燈片呈現(xiàn)；解決方案3利用動畫效果讓要點(diǎn)一條條顯示或是要點(diǎn)顯示后變暗。

3.圖表化、色彩化的表達(dá)所要呈現(xiàn)的信息

（1）圖片比文字表達(dá)效果更好

據(jù)調(diào)查70%以上的人是視覺思維型，他們對圖的理解速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)快于文字。一張圖和一頁文字對于觀眾來說信息量是不能相比的，對于演講者來說在幻燈片上放一張圖片而不是一頁的文字，然后講解這張圖片，觀眾會發(fā)現(xiàn)這樣會有趣的多，而且信息也更豐富。這樣也讓聽眾認(rèn)為去聽你的演講更有價值，而不是僅僅下載幻燈片，這讓你有更多的發(fā)揮機(jī)會。因此我們要善于將文字翻譯成圖，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成圖表去表達(dá)。

（2）選擇合適的色彩

演講的主要目標(biāo)是傳播你的觀點(diǎn)，如果你用白底黑字的幻燈片，這在光線暗淡的房間里看起來格外讓人痛苦，你就很難將任何觀點(diǎn)傳遞給聽眾，因?yàn)樗麄冊谡麄€演講過程中，一直試圖把目光從屏幕上逃開，望向其他地方。

4.針對不同場合、不用聽眾巧用放映方式

在選擇幻燈片放映時PPT很貼心的為我們提供了自定義放映方式。可是實(shí)際我們運(yùn)用這個功能的人少之又少。設(shè)計出一份優(yōu)質(zhì)的演示文稿最終它的目的就是為了播放，選擇適時的放映方式可能會讓我們的作品更加具有生命力。自定義放映有基本的和帶超鏈接的兩種?；咀远x放映是一個獨(dú)立的演示文稿，或是一個包括原始演示文稿中某些幻燈片的演示文稿。帶超鏈接的自定義放映是導(dǎo)航到一個或多個獨(dú)立演示文稿的快速方法。使用基本自定義放映可將單獨(dú)的演示文稿劃分到不同的組。例如，某個演示文稿包含總共五張幻燈片，可以創(chuàng)建名為“場所1”的自定義放映，它只包括幻燈片1、3和5。也可以創(chuàng)建名為“場所2”的第二個自定義放映，它包括幻燈片1、2、4和5。當(dāng)演示者從演示文稿中創(chuàng)建自定義放映時，可以按其原始順序放映整個演示文稿，也可以按場所1或是場所2來放映。

四、結(jié)束語

演示文稿教學(xué)的難點(diǎn)在于如何引導(dǎo)學(xué)生設(shè)計出優(yōu)質(zhì)的演示文稿作品，希望將以上提高演示文稿質(zhì)量的策略實(shí)際運(yùn)用于教學(xué)實(shí)踐，圍繞內(nèi)容組織、界面元素的潤色美化、動畫播放等方面來提高教學(xué)質(zhì)量。

演示文稿制作是藝術(shù)設(shè)計和軟件技術(shù)相結(jié)合的過程，隨著制作軟件的不斷升級，其多媒體視覺效果、動畫效果以及傳遞共享功能日益完善，使得作品的設(shè)計制作將呈現(xiàn)多元化、媒體化和專業(yè)化的特征，演示文稿的應(yīng)用也將更為廣泛。

參考文獻(xiàn)：

[1]魏彩霞，翟新平.演示文稿教學(xué)與優(yōu)質(zhì)PPT制作策略研究[J].計算機(jī)時代，2015（7）：78-80.

[2]張紅卓，楊曉宏，張繼軍.優(yōu)質(zhì)PowerPoint教學(xué)演示文稿的設(shè)計與制作策略研究[J].中國教育信息化，2011（04）：58-62.

[3]秋葉.如何成為真正的PPT高手[EB/OL].http：//www.doc88.com/p-2377391326678.html.

（作者單位：寧波職業(yè)技術(shù)學(xué)院）