李德敏

摘 要：辦公室作為企業(yè)的中心點(diǎn)，是企業(yè)決策與辦事的重要執(zhí)行部門，其對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展具有重要的意義。針對(duì)企業(yè)辦公室管理過(guò)程中存在的種種問(wèn)題，需要堅(jiān)持以人為本、與時(shí)俱進(jìn)的原則，采取相應(yīng)的對(duì)策來(lái)提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)。本文分析了工程企業(yè)辦公室管理工作中普遍存在的問(wèn)題，并探討了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，以期為相關(guān)工作提供一些參考借鑒。

關(guān)鍵詞：工程企業(yè) 辦公室管理 問(wèn)題 對(duì)策

目前，我國(guó)的工程企業(yè)大多面臨著企業(yè)轉(zhuǎn)型改革的問(wèn)題，而辦公室管理部門作為企業(yè)的決策與執(zhí)行部門對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。企業(yè)辦公室所做的各項(xiàng)政策的正確與否直接影響著企業(yè)的發(fā)展方向與生產(chǎn)效率，因此，改善辦公室的管理工作現(xiàn)狀對(duì)工程企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展具有重要的意義。

一、新時(shí)期做好工程企業(yè)辦公室管理工作的重要性

辦公室作為承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四面八方的樞紐，同時(shí)也是企業(yè)的一面旗幟，在一定程度上體現(xiàn)了企業(yè)的良好形象。近幾年來(lái)，隨著我國(guó)大部分工程企業(yè)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化與體制的不斷改革，辦公室管理工作對(duì)企業(yè)的作用愈來(lái)愈為顯著，這就要求辦公室管理工作不能僅僅著眼于瑣碎的日常事務(wù)，更要始終立足于促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，緊緊把握住市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下工程企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，做好工程企業(yè)的服務(wù)性工作，從而推動(dòng)企業(yè)取得可觀的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。然而，放眼于我國(guó)大多數(shù)工程企業(yè)的辦公室管理工作，仍然普遍存在著辦公室管理制度不完善、管理隊(duì)伍平均素質(zhì)較低、管理人員的協(xié)調(diào)能力較弱以及事務(wù)操作表現(xiàn)不力等問(wèn)題。所以，針對(duì)這些問(wèn)題采取相應(yīng)的解決措施來(lái)提高辦公室管理工作水平已逐步成為工程企業(yè)面臨的一大問(wèn)題，亟待改善。

二、工程企業(yè)辦公室管理工作存在的問(wèn)題

1.辦公室管理制度不完善。要想提升工程企業(yè)辦公室的工作效率，離不開科學(xué)規(guī)范的管理制度。然而，目前大多數(shù)工程企業(yè)的辦公室管理工作制度仍缺乏一定的規(guī)范性與合理性。比如說(shuō)，有很多工程企業(yè)在日常工作以外的緊急情況應(yīng)對(duì)措施制度中，盡管值班人員數(shù)量有所增加，然而當(dāng)發(fā)生突發(fā)事件與緊急情況時(shí)仍不能及時(shí)有效地應(yīng)對(duì)，不合理的規(guī)章制度既增加了管理工作的工作量，浪費(fèi)了人力、物力及時(shí)間，還給安全生產(chǎn)隱患的發(fā)生提供了條件。

2.管理隊(duì)伍平均素質(zhì)較低。在工程企業(yè)的管理工作中，管理人員的綜合素質(zhì)是一重要的影響因素?？v觀目前的工程企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀，管理人員的個(gè)人素質(zhì)亟待提高。工程企業(yè)辦公室管理人員缺乏足夠的專業(yè)技能培訓(xùn)，有很多辦公室管理人員不具備扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)，處理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題時(shí)常常憑借主觀主義與經(jīng)驗(yàn)主義。此外，時(shí)間觀念淡薄、工作態(tài)度懈怠、服務(wù)意識(shí)差等也是在企業(yè)辦公室管理人員中一些比較常見(jiàn)的問(wèn)題。

3.管理人員的協(xié)調(diào)能力較弱。企業(yè)辦公室管理的一大主要職能便是協(xié)調(diào)職能。所謂協(xié)調(diào)職能，便是對(duì)企業(yè)管理的各個(gè)渠道、各個(gè)層面進(jìn)行有效溝通?，F(xiàn)在大多數(shù)工程企業(yè)的辦公室協(xié)調(diào)工作都相當(dāng)不完善，在企業(yè)日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)相互推諉責(zé)任的現(xiàn)象，給企業(yè)的有效管理與成本節(jié)約帶來(lái)了負(fù)面的影響。

4.事務(wù)操作表現(xiàn)不力。通常工程企業(yè)辦公室事物比較繁雜，執(zhí)行難度較大，若工作人員稍有疏忽與懈怠便會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的連鎖反應(yīng)，進(jìn)而導(dǎo)致同事的埋怨與領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)。正因如此，工程企業(yè)辦公室管理人員在工作中經(jīng)常出現(xiàn)情緒怠倦，積極性不高的現(xiàn)象。并且，面對(duì)復(fù)雜繁瑣的辦公室日常工作，工作人員往往由于分工不到位、責(zé)任不明確而導(dǎo)致日常事物操作表現(xiàn)不力、辦公效率不高。

三、做好工程企業(yè)辦公室管理工作的對(duì)策

1.完善工程企業(yè)辦公室管理機(jī)制。俗話說(shuō)的好：“人管人累死人，制度管人管好人”，只有對(duì)工程企業(yè)辦公室管理能力進(jìn)行不斷優(yōu)化，建立健全企業(yè)內(nèi)部的長(zhǎng)效機(jī)制，利用制度的引導(dǎo)與規(guī)范來(lái)推動(dòng)建立現(xiàn)代化辦公體制，才能切實(shí)推進(jìn)工程企業(yè)辦公室工作的有效實(shí)踐。首先，管理者需要從思想上高度重視工程企業(yè)辦公室的基礎(chǔ)管理工作，站到促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的高度來(lái)審視企業(yè)發(fā)展過(guò)程中存在的種種弊端，從根源上來(lái)肅清辦公室管理機(jī)制存在的問(wèn)題。其次，要建立公開、公正、公平的員工獎(jiǎng)懲機(jī)制，將企業(yè)辦公室的基本工作情況與企業(yè)的業(yè)績(jī)相掛鉤，增強(qiáng)員工的責(zé)任心與積極性，提升辦公室的管理工作效率。再者，需要建立針對(duì)突發(fā)事件與緊急情況的應(yīng)急機(jī)制，明確應(yīng)急機(jī)制責(zé)任人，成立應(yīng)急小組，確立全面、規(guī)范的應(yīng)急處理流程，并且積極引入信息化應(yīng)急處理手段，通過(guò)科學(xué)的規(guī)劃與部屬來(lái)提升應(yīng)急處理能力，實(shí)現(xiàn)在最短時(shí)間內(nèi)完成最為科學(xué)有效的管理。

2.加強(qiáng)能力建設(shè)，提高隊(duì)伍整體素質(zhì)。不斷增強(qiáng)能力建設(shè)，提升隊(duì)伍的整體素質(zhì)是做好工程企業(yè)辦公室管理工作的基礎(chǔ)與前提。為此，我們可以從以下幾方面來(lái)著手：（1）首先要增強(qiáng)辦公室管理人員的道德修養(yǎng)與政治素質(zhì)，逐步培養(yǎng)其對(duì)企業(yè)的責(zé)任感與榮譽(yù)感，通過(guò)樹立先進(jìn)個(gè)人典型來(lái)激發(fā)員工的積極性，通過(guò)定期組織思想培訓(xùn)與設(shè)立辦公室政治思想輔導(dǎo)員來(lái)強(qiáng)化員工的政治素養(yǎng)與事業(yè)心，并且結(jié)合一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)手段來(lái)激勵(lì)員工。（2）為員工提供參加學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的平臺(tái)，鼓勵(lì)員工自覺(jué)參加相關(guān)專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，有組織、有計(jì)劃地對(duì)工作人員進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)，對(duì)于一些特別突出的員工，為其組織更高層次的專業(yè)培訓(xùn)，并將培訓(xùn)機(jī)制與晉升機(jī)制結(jié)合起來(lái)，以此來(lái)帶動(dòng)全體人員主動(dòng)參加各種學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。（3）為提升辦公室管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)與辦公服務(wù)能力，還應(yīng)該組織各種專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)講座，比如電力工程企業(yè)，可以積極組織供電經(jīng)營(yíng)管理、電力產(chǎn)業(yè)政策、供電生產(chǎn)技術(shù)等電業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)講座。

3.推進(jìn)創(chuàng)新管理工作，提升綜合協(xié)調(diào)能力。企業(yè)辦公室的管理工作通常比較復(fù)雜、繁瑣，其需要交涉與溝通的部門也往往比較多。為此，辦公室管理人員需要具有良好的綜合協(xié)調(diào)能力、服務(wù)決策能力以及服務(wù)管理能力，辦公室管理人員上述能力的高低直接決定著企業(yè)部門的管理工作質(zhì)量以及企業(yè)的外在形象。因此，辦公室管理人員需要堅(jiān)定不移地以企業(yè)發(fā)展為核心，以遵守規(guī)章制度為基礎(chǔ)，主動(dòng)與其他部門搞好工作關(guān)系，加強(qiáng)與企業(yè)各部門的溝通與了解，盡可能地發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)能力與能動(dòng)性，爭(zhēng)取能夠順利地處理各種“疑難雜癥”，充分地發(fā)揮出自身的協(xié)調(diào)職能。此外，企業(yè)辦公室管理人員還需要具有一定的創(chuàng)新思維與創(chuàng)新意識(shí)。工程企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要求辦公室管理人員定期收集企業(yè)管理資料，全面調(diào)研多角度信息，從而可以制定多個(gè)科學(xué)的方案以供領(lǐng)導(dǎo)決斷。

4.合理有效的分配工作，實(shí)施責(zé)任化。由于工程企業(yè)辦公室管理工作的任務(wù)量較大，如果辦公人員工作不得力，效率不高，則會(huì)導(dǎo)致事物的積壓而影響到企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。為此，企業(yè)需要結(jié)合辦公室工作的實(shí)際情況，積極引進(jìn)綜合素質(zhì)較高、工作能力較強(qiáng)的人才，還應(yīng)該根據(jù)工作人員的具體特點(diǎn)來(lái)合理劃分工作內(nèi)容，比如說(shuō)可以根據(jù)辦公室管理人員的工作特長(zhǎng)將處理文件、召開會(huì)議、參謀決策等不同的工作內(nèi)容劃分給不同的工作人員。此外，還應(yīng)該進(jìn)一步明確辦公室管理人員的責(zé)任制，利用制度來(lái)嚴(yán)格督促員工恪守工作本分，促使辦公室人員認(rèn)真負(fù)責(zé)地處理好每一件事物，減少工作失誤的發(fā)生，杜絕同事間互相推諉責(zé)任的現(xiàn)象，為提升工作效率與減少人力浪費(fèi)提供機(jī)制支持。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的日益深化，我國(guó)工程企業(yè)也在進(jìn)行不斷地改革與探索，因此，工程企業(yè)的辦公室管理人員正面臨著相當(dāng)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如何做好辦公室管理工作，使之促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，從而取得可觀的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，已經(jīng)成為新形勢(shì)下對(duì)工程企業(yè)的迫切要求。為此，需要針對(duì)目前工程企業(yè)辦公室管理工作中存在的問(wèn)題，從宏觀策略上與日常細(xì)微工作處采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，有目標(biāo)、有計(jì)劃、有步驟地做好辦公室管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳杰興.國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].技術(shù)與市場(chǎng)，2013，（10）.

[2]尤秋實(shí)，宋立昌，徐浩然等.關(guān)于辦公室管理工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科技信息，2012，（3）.

[3]黃海澄.企業(yè)辦公室工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].技術(shù)與市場(chǎng)，2012，19（4）.

[4]姚文虎.關(guān)于企業(yè)辦公室管理的相關(guān)探討[J].價(jià)值工程，2015，（4）.