張鳳祥

摘 要：企業(yè)辦公室管理的科學(xué)合理，關(guān)系著企業(yè)辦公室工作的效率和水平，關(guān)系著企業(yè)各職能部部門工作的順利開展，也關(guān)系著企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作的有條不紊，為企業(yè)的外部活動(dòng)開展提供強(qiáng)有力的后盾。而當(dāng)前，企業(yè)辦公室管理中還存在著一些問(wèn)題，制約著企業(yè)辦公室管理科學(xué)化的實(shí)現(xiàn)，影響著企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。本文認(rèn)為，可以通過(guò)完善企業(yè)辦公室管理的規(guī)章制度、重視精細(xì)化管理、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化管理等，提高企業(yè)辦公室管理的科學(xué)化水平，提高企業(yè)辦公室工作的效率，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境和氛圍。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室 管理 精細(xì)化 網(wǎng)絡(luò)化

一、企業(yè)辦公室管理的重要性

企業(yè)辦公室是企業(yè)的行政部門，主要負(fù)責(zé)企業(yè)的行政事務(wù)和日常辦公。一方面，為整個(gè)企業(yè)的和諧發(fā)展和有序運(yùn)作提供基礎(chǔ)的服務(wù)支撐；一方面，直接對(duì)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)負(fù)責(zé)，在企業(yè)中承上啟下；另一方面，為企業(yè)其他各職能部門的溝通交流搭建平臺(tái)，協(xié)調(diào)各類日常事務(wù)。具體來(lái)說(shuō)，包括了日常事務(wù)管理、企業(yè)文化建設(shè)、辦公物資管理、公文管理、會(huì)議安排以及后勤管理等工作，具有基礎(chǔ)性、復(fù)雜性、綜合性等特點(diǎn)。也正因?yàn)槿绱?，一個(gè)細(xì)節(jié)處理不善或者一個(gè)微小的錯(cuò)誤都有可能產(chǎn)生一定的負(fù)面影響，甚至對(duì)企業(yè)造成一定的損失。所以，企業(yè)辦公室管理的科學(xué)合理，對(duì)于企業(yè)辦公室工作效率的提高，對(duì)于企業(yè)的良性發(fā)展都有著重要作用。

二、企業(yè)辦公室管理存在的問(wèn)題

1.企業(yè)辦公室管理的規(guī)章制度欠缺。企業(yè)辦公室管理缺乏部門內(nèi)部的規(guī)章制度，只是執(zhí)行企業(yè)的大制度，雖然能夠保證辦公室工作的大方向不偏離，但對(duì)辦公室工作的高效開展意義不大。企業(yè)辦公室是企業(yè)的重要組成部分，和其他職能部門一起構(gòu)成了企業(yè)整體。作為企業(yè)的一部分，企業(yè)辦公室未可厚非要執(zhí)行企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)范，但作為一個(gè)獨(dú)立的行政部門，企業(yè)辦公室管理也需要有健全的符合本部門特色和實(shí)際的規(guī)章制度，以更好的規(guī)范本部門員工的工作行為、作風(fēng)。企業(yè)辦公室管理內(nèi)部制度的不健全、不細(xì)化，會(huì)造成辦公室員工工作的隨意性，造成不良工作習(xí)慣和作風(fēng)的養(yǎng)成，甚至讓員工產(chǎn)生惰性，最終影響企業(yè)辦公室的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，不利于其協(xié)調(diào)溝通職能的實(shí)現(xiàn)。

2.企業(yè)辦公室管理的粗放化。企業(yè)辦公室管理的粗放化是很多企業(yè)一直以來(lái)存在的共同問(wèn)題，尤其以大型的企業(yè)為主。放養(yǎng)式的管理模式，既沒(méi)有充分調(diào)動(dòng)職工的工作積極性，也無(wú)法激發(fā)他們的工作潛力。企業(yè)辦公室管理的粗放化主要表現(xiàn)在職工的崗位定位不清楚，這就使每個(gè)成員不能明確自己的工作職責(zé)，并逐漸養(yǎng)成一種沒(méi)有上級(jí)布置便無(wú)法開展工作的狀態(tài)，導(dǎo)致工作出現(xiàn)空白區(qū)域，造成人員浪費(fèi)和閑置的狀況，這不僅是人力資源的浪費(fèi)，也會(huì)造成員工的惰性，辦公室工作的效率肯定不理想。而企業(yè)辦公室的中樞地位和辦公室工作的時(shí)效性特點(diǎn)，又對(duì)企業(yè)辦公室提出了及時(shí)高效完成崗位工作和上級(jí)安排的各項(xiàng)工作的要求。這樣一來(lái)，企業(yè)辦公室管理粗放化所引出的矛盾和問(wèn)題將會(huì)越來(lái)越多，轉(zhuǎn)變這樣一種管理模式也就顯得刻不容緩。

3.企業(yè)辦公室管理的冷漠化。人性的冷漠化日益成為現(xiàn)代社會(huì)的突出問(wèn)題，企業(yè)管理的冷漠化也是現(xiàn)代大多數(shù)企業(yè)存在的問(wèn)題。富士康員工的自殺案例折射出的企業(yè)管理的冷漠，一度讓社會(huì)震撼。縱然企業(yè)應(yīng)該重視自身的經(jīng)濟(jì)利益，但企業(yè)應(yīng)該明白經(jīng)濟(jì)利益的取得是眾多員工共同努力的成果。企業(yè)的發(fā)展離不開員工的努力，企業(yè)也必須重視員工的利益，這也是企業(yè)獲得長(zhǎng)久利益的保障。企業(yè)辦公室管理中的冷漠化，主要表現(xiàn)在人情的生疏上，領(lǐng)導(dǎo)與員工的等級(jí)關(guān)系為主，員工與員工之前的冷淡，這些問(wèn)題的存在終將會(huì)使企業(yè)辦公室這個(gè)集體變得缺乏人情味、缺少合作與交流，工作環(huán)境缺乏生氣，又從何而談工作效率的提升。企業(yè)辦公室管理需要規(guī)矩，也需要人性化氛圍。

三、優(yōu)化企業(yè)辦公室管理的對(duì)策與建議

1.完善規(guī)章制度，為企業(yè)辦公室管理提供規(guī)范依據(jù)。無(wú)規(guī)矩不成方圓，健全的制度體系是企業(yè)辦公室管理規(guī)范有序的前提，也是企業(yè)辦公室各項(xiàng)工作有條不紊開展的重要依據(jù)和準(zhǔn)則。企業(yè)辦公室工作涉及的范圍廣且復(fù)雜繁多，并以企業(yè)日常事務(wù)性的工作為主，其工作直接關(guān)系到企業(yè)其他職能部門工作的開展。所以，健全的規(guī)章制度體系顯得更為重要，是提高企業(yè)辦公室管理水平，提升辦公室工作效率的保證。以制度促管理，使得企業(yè)辦公室各項(xiàng)工作的開展有章可循。具體來(lái)說(shuō)，完善工作制度，以企業(yè)大制度為基礎(chǔ)，根據(jù)辦公室工作的特點(diǎn)制定辦公室管理小制度，形成更為實(shí)際貼切的辦公室規(guī)范，以引導(dǎo)辦公室工作的有序開展。辦公室工作的復(fù)雜性也就要求小制度的制定要更加的細(xì)化和明確，使得每項(xiàng)工作的開展都有標(biāo)準(zhǔn)可依。完善監(jiān)督考核制度，通過(guò)約束激勵(lì)機(jī)制去強(qiáng)化好的工作習(xí)慣和行為，改變不良的工作作風(fēng)。監(jiān)督考核能夠及時(shí)全面的了解當(dāng)前企業(yè)辦公室當(dāng)前的工作狀態(tài)，督促辦公室小制度的落實(shí)，做好辦公室各項(xiàng)工作。

2.加強(qiáng)精細(xì)化管理，促進(jìn)企業(yè)辦公室工作質(zhì)的提升。企業(yè)辦公室的管理既要“精”，又要“細(xì)”。這既是現(xiàn)代企業(yè)對(duì)自己內(nèi)部職能部門的要求，也是企業(yè)辦公室管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過(guò)這樣一種管理模式，提高職員的工作素質(zhì)、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、提升工作能力，而從提高企業(yè)辦公室的工作水平，為企業(yè)的和諧有序打下堅(jiān)實(shí)的內(nèi)部基礎(chǔ)。企業(yè)辦公室的精細(xì)化管理，需要精細(xì)到每一個(gè)辦公室成員。具體來(lái)說(shuō)，精細(xì)明確崗位定責(zé)，讓每一個(gè)辦公室成員都專門的負(fù)責(zé)一項(xiàng)辦公室事務(wù)、各司其職，通過(guò)責(zé)任去約束和調(diào)動(dòng)職員的工作熱情。各司其職，做好自己的本職工作，才能實(shí)現(xiàn)相互間更好的配合，促進(jìn)整體效率的提升。提出精細(xì)要求，要求員工在從事自己的專職工作中由不熟到熟練、由熟練轉(zhuǎn)向精細(xì)，并以月度或季度為單位開展座談會(huì)、探討和介紹工作心得。制定精細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)員工的創(chuàng)新意識(shí)和實(shí)踐精神，這是提高企業(yè)辦公室管理水平和工作效率的重要?jiǎng)恿?。精?xì)標(biāo)準(zhǔn)的基本要求就是盡善盡美，不忽視每一個(gè)細(xì)節(jié)。以眾多細(xì)微之處的改善實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室管理質(zhì)的飛躍。通過(guò)精細(xì)化的管理，提升職工的工作認(rèn)同、工作素質(zhì)，轉(zhuǎn)變他們的工作態(tài)度、工作思路，將精細(xì)化落實(shí)到企業(yè)辦公室工作的方方面面，為企業(yè)的發(fā)展添磚增瓦。

3.重視人性化管理，營(yíng)造良好的企業(yè)辦公室工作氛圍。人性化管理是現(xiàn)代企業(yè)文化所積極提倡的，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)人權(quán)的重視日益提升。企業(yè)辦公室的管理必須將制度化和與人性化相結(jié)合，營(yíng)造良好的辦公室工作氛圍，在潛移默化中將辦公室成員緊緊的團(tuán)結(jié)在一起，相互協(xié)作、共同進(jìn)步，和諧辦公、服務(wù)企業(yè)。人性化管理并不代表人情大于制度，制度始終是辦公室管理的基本要求，人情是制度允許范圍內(nèi)的人情。企業(yè)辦公室的人性化管理，首先，要求企業(yè)辦公室管理制度在制定時(shí)融入人性化的成分，制度除了用來(lái)約束人，更應(yīng)該是以促進(jìn)人的發(fā)展為目的。其次，將人性化融入到企業(yè)辦公室文化中，上級(jí)關(guān)系下級(jí)，同事之間相互關(guān)心，在工作和生活中給予有需要的同事以幫助。再次，將人性化融入到企業(yè)辦公室的各項(xiàng)活動(dòng)中去，通過(guò)體育文化活動(dòng)等的開展，加強(qiáng)員工之前的交流和溝通，建立彼此間的信任和依賴。人性化的管理，是凝聚人心的重要方式，也是營(yíng)造良好辦公氛圍的重要途徑。通過(guò)人性化的管理，營(yíng)造良好的企業(yè)辦公室工作氛圍，才能更好的去服務(wù)企業(yè)，去帶動(dòng)良好企業(yè)氛圍的形成，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。此外，將網(wǎng)絡(luò)化管理融入到現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理中去，也是自媒體時(shí)代的要求，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐步覆蓋了我們生活的方方面面，企業(yè)也逐步走向了無(wú)紙化辦公的階段。企業(yè)辦公室的管理也應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的便捷性、無(wú)時(shí)空地域性等特點(diǎn)，建立辦公室內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)管理和交流系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的辦公室管理模式提高企業(yè)辦公室的工作效率和水平。

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