原愛萍

【摘 要】科研院所材料采購(gòu)，在事業(yè)單位支出中占據(jù)較高比重。因涉及高額經(jīng)濟(jì)利益，材料采購(gòu)過(guò)程中存在許多人為決策的環(huán)節(jié)，有虛假采購(gòu)、串通采購(gòu)、盲目采購(gòu)等現(xiàn)象。本文通過(guò)對(duì)采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，從采購(gòu)人員崗位設(shè)置、合同風(fēng)險(xiǎn)管理、庫(kù)存管理、供應(yīng)商準(zhǔn)入及考核制度、監(jiān)督機(jī)制等方面探討相應(yīng)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】科研院所；材料采購(gòu)；風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

一、科研院所材料采購(gòu)的特點(diǎn)

作為以基礎(chǔ)性研究為主的科研院所，每年需要購(gòu)買大量的試劑、實(shí)驗(yàn)原材料、耗材等。采購(gòu)是根據(jù)課題組提交申請(qǐng)購(gòu)買，采購(gòu)的材料專業(yè)性強(qiáng)、品種多、型號(hào)迥異、供應(yīng)商眾多、價(jià)格差異大，購(gòu)買形式具有少批量多批次的特點(diǎn)。主要以單位分散采購(gòu)為主，因?yàn)樵诓牧喜少?gòu)過(guò)程中存在許多人為決策的環(huán)節(jié)，是事業(yè)單位防腐的重點(diǎn)領(lǐng)域之一。

二、材料采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

材料采購(gòu)分為多個(gè)環(huán)節(jié)，請(qǐng)購(gòu)、審批、采購(gòu)方式選擇、供應(yīng)商選擇、價(jià)格決策、合同簽訂、驗(yàn)收入庫(kù)、領(lǐng)用、結(jié)算付款等，各環(huán)節(jié)均存在不同的風(fēng)險(xiǎn)。目前出現(xiàn)問(wèn)題較多的環(huán)節(jié)有：多頭采購(gòu)、供應(yīng)商選擇、價(jià)格決策、合同簽訂、入庫(kù)管理等。

1.多頭采購(gòu)

科研院所材料采購(gòu)的特點(diǎn)決定了采購(gòu)批次較多，采購(gòu)部門業(yè)務(wù)量大。部分研究所因采購(gòu)部門人手所限，存在多頭采購(gòu)等情況。請(qǐng)購(gòu)課題組按需要自行詢價(jià)、選擇供應(yīng)商并采購(gòu)所需材料。采購(gòu)各崗位無(wú)明確界定，采購(gòu)人員權(quán)利過(guò)分集中，不符合不相容崗位相分離原則。缺乏約束與監(jiān)督機(jī)制也極易出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。

2.供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)與價(jià)格決策權(quán)

選擇什么樣的供應(yīng)商，做出決策選擇權(quán)的人員是誰(shuí)？供應(yīng)商的選擇與價(jià)格決策是采購(gòu)工作中最重要決策選擇權(quán)。關(guān)系著研究所的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)成本與采購(gòu)質(zhì)量。采購(gòu)人員直接面對(duì)著市場(chǎng)，供應(yīng)商良莠不齊，產(chǎn)品質(zhì)量不一，價(jià)格差異大。如果采購(gòu)渠道無(wú)范圍限制，采購(gòu)人將根據(jù)自己的判斷、喜好、自身利益做出選擇。

3.合同風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)合同關(guān)系著合同雙方的權(quán)利與義務(wù)，有較強(qiáng)的法律約束力。合同風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)為虛假合同、條款不嚴(yán)謹(jǐn)合同、拆分合同等。虛假合同指為套取資金，買賣雙方惡意串通，簽訂虛假經(jīng)濟(jì)合同。條款不嚴(yán)謹(jǐn)合同，責(zé)任人疏忽大意，導(dǎo)致合同履行不力，造成國(guó)有資產(chǎn)損失等。拆分合同，采購(gòu)人為規(guī)避政府采購(gòu)中的公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等公開競(jìng)爭(zhēng)方式而選擇拆分合同。

4.專用材料零庫(kù)存管理

專用型材料以小批量多批次采購(gòu)方式為主，原材料品種、型號(hào)并非通用，許多材料購(gòu)買后即由請(qǐng)購(gòu)課題組全部領(lǐng)用，即零庫(kù)存管理。

專用材料零庫(kù)存管理的方式在許多科研院所普便存在。對(duì)資產(chǎn)管理部門來(lái)說(shuō)材料零庫(kù)存便于管理、降低儲(chǔ)存成本。但對(duì)使用不完的材料交予課題組保存，可能存在保管不善、造成浪費(fèi)、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，也給虛假采購(gòu)造成了生存的土壤。審計(jì)案例中，某科研院所課題組面臨財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行的壓力，該課題通過(guò)串通供應(yīng)商，在一定期間內(nèi)陸續(xù)購(gòu)買又退回材料，形成在供應(yīng)商處及會(huì)計(jì)賬薄中的購(gòu)買記錄。后期按需求在供應(yīng)商處領(lǐng)用。

三、材料采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制的措施及建議

1.加強(qiáng)制度建設(shè)與材料采購(gòu)流程設(shè)計(jì)

實(shí)現(xiàn)制度流程化，流程信息化。制度是基礎(chǔ)，科研院所應(yīng)在風(fēng)險(xiǎn)分析的基礎(chǔ)上，建立授權(quán)審批制度、合同管理制度、供應(yīng)商準(zhǔn)入制度、材料領(lǐng)用管理制度、監(jiān)督檢查等內(nèi)控管理制度。設(shè)計(jì)完善的材料采購(gòu)流程。制定采購(gòu)管理、供應(yīng)商管理、價(jià)格管理、庫(kù)存管理等多個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程。采購(gòu)流程應(yīng)考慮嵌入電子信息系統(tǒng)，如建立科研院所的材料采購(gòu)管理平臺(tái)。通過(guò)該采購(gòu)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)歸口分層級(jí)管理。電子采購(gòu)平臺(tái)的建立，將有助于加快采購(gòu)進(jìn)程、明晰權(quán)責(zé)劃分，業(yè)務(wù)公開透明，減少人為決策環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)材料采購(gòu)的全過(guò)程管理。

2. 明確采購(gòu)人員崗位分工

首先，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的統(tǒng)一專業(yè)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)人員由資產(chǎn)管理部門、監(jiān)審部門、財(cái)務(wù)部門人員聯(lián)合構(gòu)成。明確各崗位分工與責(zé)任，供應(yīng)商選擇、價(jià)格決策重要決策事項(xiàng)進(jìn)行分權(quán)管理。職責(zé)劃分清晰，設(shè)置供應(yīng)商管理專家小組、詢價(jià)議價(jià)小組、合同管理員、采購(gòu)員（普通采購(gòu)、政府采購(gòu)）、驗(yàn)收、庫(kù)管員等崗位，優(yōu)化人力資源配置，符合不相容崗位相分離的要求。

其次，采購(gòu)權(quán)利收回至研究所采購(gòu)團(tuán)隊(duì)。材料采購(gòu)方采購(gòu)小組統(tǒng)一采購(gòu)的方式為主。對(duì)異地活材料采購(gòu)驗(yàn)收管理實(shí)行指定采購(gòu)崗位?？蒲性核B(yǎng)殖孵化基地與科研院所常駐地往往相距較遠(yuǎn)，尤其是海水養(yǎng)殖等業(yè)務(wù)。活材料如活體動(dòng)物、活體飼料等購(gòu)置需要具有新鮮、及時(shí)、便利的特點(diǎn)。只能進(jìn)行異地采購(gòu)。請(qǐng)購(gòu)人申請(qǐng)后，歸口管理部門通過(guò)詢價(jià)小組詢價(jià)，指定駐養(yǎng)殖場(chǎng)所課題組采購(gòu)人采購(gòu)，從嚴(yán)審查合同、供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)，采購(gòu)價(jià)格。待審批完成后，需課題組提供合法票據(jù)、購(gòu)買物品圖片，提供實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地證明人等材料視同現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，并且需要具備詳細(xì)使用記錄及實(shí)驗(yàn)工作日志作為報(bào)銷依據(jù)。

另外，需加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員培訓(xùn)。提高采購(gòu)人員的專業(yè)能力、職業(yè)操守、法律意識(shí)，并實(shí)行定期輪崗制度。

3.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入及考核制度

首先，采購(gòu)活動(dòng)均需選擇數(shù)據(jù)庫(kù)中的供應(yīng)商進(jìn)行。供應(yīng)商來(lái)源應(yīng)符合：（1）本研究所合作過(guò)的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（2）利用兄弟院所建立的供應(yīng)商平臺(tái)中的供應(yīng)商，如以淘寶模式的建立的中科院喀斯瑪試劑材料采購(gòu)平臺(tái)。（3）實(shí)力強(qiáng)、聲譽(yù)佳、質(zhì)量好的供應(yīng)商。

邀請(qǐng)業(yè)務(wù)專家組成評(píng)議小組，通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況、產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、所在地等調(diào)查開展信用評(píng)級(jí)，從中篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立研究所自己的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。供應(yīng)商實(shí)行按檔次、分層級(jí)管理。

其次，入庫(kù)供應(yīng)商商品價(jià)格應(yīng)以供應(yīng)商市場(chǎng)價(jià)格作為上限，采取邀請(qǐng)供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo)、開展談判等方式，發(fā)揮規(guī)模采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，提高采購(gòu)話語(yǔ)權(quán)，降低采購(gòu)成本。供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)及商品價(jià)格形成材料采購(gòu)平臺(tái)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

另外，供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)按年度實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，產(chǎn)品價(jià)格定期更新。按年度進(jìn)行考核。考核內(nèi)通過(guò)查詢采購(gòu)信息平臺(tái)售后評(píng)分，發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷等方式，對(duì)供應(yīng)商供給材料質(zhì)量、價(jià)格、供貨周期以及服務(wù)由各用戶進(jìn)行評(píng)價(jià)打分，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，確定下一年度供應(yīng)商準(zhǔn)入資格。

4.建立材料價(jià)格決策機(jī)制

對(duì)供應(yīng)商商品的價(jià)格相對(duì)有效的監(jiān)督，就是完善采購(gòu)詢價(jià)，加強(qiáng)詢價(jià)復(fù)核。在材料采購(gòu)平臺(tái)中，借鑒電商模式設(shè)計(jì)比價(jià)工具。選擇材料型號(hào)后，可以選擇按價(jià)格、按供應(yīng)商信譽(yù)或供應(yīng)商綜合排名進(jìn)行排序查詢，該采購(gòu)平臺(tái)可自動(dòng)優(yōu)先選擇最優(yōu)三方供應(yīng)商材料價(jià)格，代替人腦做出價(jià)格決策。減少人為因素的影響。

5.規(guī)范合同管理

專人進(jìn)行合同登記。合同由歸口管理部門審核，重點(diǎn)關(guān)注合同的真實(shí)性、有效性。法律顧問(wèn)審查合同全部條款，重點(diǎn)注意不利條款的必要性。監(jiān)測(cè)合同的履行。減少合同履約風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)采購(gòu)管理平臺(tái)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析確認(rèn)合同的數(shù)量、價(jià)格是否異常；是否進(jìn)行合同拆分以規(guī)避政府采購(gòu)或公開招投標(biāo)等社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的購(gòu)買方式。是否近期大量簽訂超出請(qǐng)購(gòu)人所需材料預(yù)算的虛假合同套取資金。

6.建設(shè)統(tǒng)一的材料庫(kù)

針對(duì)批量采購(gòu)大宗材料、貴重金屬等物資，采用先入庫(kù)，后按需領(lǐng)用的方式。加強(qiáng)出入庫(kù)管理，做好驗(yàn)收及盤點(diǎn)工作。對(duì)于采購(gòu)批量較小的材料，采用零庫(kù)存管理?？捎隍?yàn)收后全部領(lǐng)用。使用人登記材料使用臺(tái)賬。并由科研院所指定專人定期核查。

7.建立采購(gòu)全過(guò)程監(jiān)督機(jī)制

建立由監(jiān)審部門牽頭，其他各相關(guān)部門參與的監(jiān)督檢查團(tuán)隊(duì)。

一方面加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程管理。參與供應(yīng)商選擇小組、合同審查。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。結(jié)合課題內(nèi)審、課題組長(zhǎng)離任審計(jì)等常規(guī)、專項(xiàng)審計(jì)，在采購(gòu)平臺(tái)中按課題組分年度進(jìn)行材料購(gòu)買數(shù)量、購(gòu)買金額、供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)、趨勢(shì)圖表等數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。關(guān)注異常采購(gòu)、關(guān)聯(lián)交易等違規(guī)事項(xiàng)。發(fā)現(xiàn)重大違規(guī)事件及時(shí)以書面形式向所領(lǐng)導(dǎo)班子匯報(bào)。在監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的制度、流程盲點(diǎn)及時(shí)通知相關(guān)部門予以完善。

另一方面制定信息公開制度及舉報(bào)制度，定期公開招投標(biāo)、供應(yīng)商選擇方式、采購(gòu)小組成員，采購(gòu)相關(guān)信息。對(duì)違規(guī)人員建立黑名單。對(duì)黑名單里的課題組、采購(gòu)人員按相關(guān)制度人員從嚴(yán)審批，額外增加審批程序的管理模式。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著國(guó)家對(duì)科研工作加大投入，材料采購(gòu)在科研院所事業(yè)支出中所占的比重越來(lái)越大，也對(duì)研究所的管理提出了更高的要求?？蒲性核鶓?yīng)根據(jù)各自的實(shí)際情況，制定適合自身的材料采購(gòu)制度，規(guī)避與降低風(fēng)險(xiǎn)，有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，促進(jìn)科學(xué)事業(yè)的發(fā)展。

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