馮穎丹

【摘要】：隨著計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已廣泛的運用在各行各業(yè)，檔案管理工作也不例外，檔案數(shù)字化建設(shè)成為了當(dāng)今檔案信息化建設(shè)中尤其核心的部分，先進的計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案管理帶來極大的沖擊，因此研究檔案數(shù)字化建設(shè)就具有十分深遠的影響和意義，本文就主要針對我國的檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)問題進行簡單的分析。

【關(guān)鍵詞】：信息技術(shù);藝術(shù)檔案管理;數(shù)字化;

前言

近年來由于計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化理論逐漸在發(fā)展中國家的影響和作用越來越大，我國作為世界上第一大發(fā)展中國家，檔案數(shù)字化工作在社會中起到的貢獻越來越大，因此越來越受到人們的重視，加上信息化市場對于檔案數(shù)字化工作的需求也越來越大，而我國的檔案數(shù)字化工作目前還處于起步階段，檔案數(shù)字化研究的成果目前也相對較少，所以有必要對我國當(dāng)今的檔案數(shù)字化建設(shè)進行分析，促進我國社會經(jīng)濟發(fā)展。

一、數(shù)字化檔案特點

所謂的數(shù)字化檔案就是利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將以往和現(xiàn)在個人、社會組織和國家機構(gòu)在社會上各領(lǐng)域形成的對社會具有保存價值，并能夠用于社會各界共享的文字、表格、圖片、聲音、圖像等數(shù)字化歷史記錄，區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，其具有十分明顯的特點，首先是數(shù)字化檔案具有非人工可讀性，其次是數(shù)字化檔案的易改性，再者是數(shù)字化檔案對系統(tǒng)的強依賴性，最后分別是數(shù)字化檔案存儲高密度性，與載體可分離性以及集成性，這主要是基于計算機信息技術(shù)的特點，因此數(shù)字化檔案也具備信息技術(shù)的特性。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

根據(jù)數(shù)字化的特點，檔案數(shù)字化的內(nèi)容主要有兩個方面構(gòu)成，一是數(shù)字化目錄，這是為了方便人員或機構(gòu)對于數(shù)字化檔案的查詢以及查閱，檔案目錄數(shù)字化需要建立起一個完善的目錄數(shù)據(jù)庫，在數(shù)字化目錄存儲過程中，最為關(guān)鍵的點在于著錄標(biāo)引;二是數(shù)字化內(nèi)容，數(shù)字化內(nèi)容可以采用光學(xué)字符技術(shù)進行識別，采用文本的格式對檔案的內(nèi)容進行存儲，再利用全文數(shù)據(jù)庫檢索進行輔助，也可以采用掃描錄入的方式進行存儲，對檔案內(nèi)容進行逐頁依次形成圖像文件錄入，這兩種方式各有特點，但都能夠滿足社會各界對檔案信息的共享。從業(yè)務(wù)內(nèi)容角度來看，檔案數(shù)字化建設(shè)主要有以下三個方面的建設(shè)內(nèi)容：

（一）建立起一個完善的數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫

數(shù)字化檔案所有的信息都存儲在檔案信息資源數(shù)據(jù)庫中，此外，數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫還具有對數(shù)字化信息進行處理和維護的功能，因此數(shù)字化檔案信息資源庫是否完善直接決定了數(shù)字化檔案信息的安全性、完整性和可靠性以及整個數(shù)字化檔案的處理和維護效率，數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)包括了數(shù)字文件管理系統(tǒng)、目錄管理系統(tǒng)和數(shù)字化檔案內(nèi)容管理系統(tǒng)。

（二）檔案資源數(shù)字化整理

檔案資源數(shù)字化整理主要包含了兩個部分的內(nèi)容，一是將以往的各種檔案目錄和內(nèi)容進行數(shù)字化處理，二是接收需要歸檔的電子檔案，這兩個部分是所有數(shù)字化檔案的所有來源，是整個數(shù)字化檔案的前提和基礎(chǔ)，檔案資源數(shù)字化整理的基本途徑有三個方面：一是將以往的傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)檔案信息開發(fā)并匯集成為三次文獻信息，然后將以數(shù)字化的形式進行存儲和處理;二是直接利用數(shù)字化掃描或者照相將檔案原件進行數(shù)字化處理;三是直接在當(dāng)前的辦公自動化中直接形成規(guī)范的數(shù)字化檔案信息，直接按照規(guī)范錄入到數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)中。

（三）建立起一個高效的數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

數(shù)字化檔案最主要的一個目的是為了社會各界進行信息共享，因此必然需要依賴于當(dāng)前現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)這個平臺，讓全國各地甚至是全世界各地的人充分的聯(lián)系起來，只要有網(wǎng)絡(luò)的地方就能夠?qū)崿F(xiàn)遠距離的對數(shù)字化檔案的檢索，而目前全世界范圍內(nèi)都已普及網(wǎng)絡(luò)，因此網(wǎng)絡(luò)平臺給數(shù)字化檔案信息的利用提供了廣闊的空間，因此建立起一個高效的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)就是其中的重點核心工程。

三、數(shù)字化檔案建設(shè)的可行性分析

由于數(shù)字化檔案在我國尚處于發(fā)展起步階段，因此目前數(shù)字化檔案建設(shè)還存在著各種各樣的問題，如技術(shù)上、平臺上、標(biāo)準上都還有亟需解決的問題，所以在我國社會各部門在建設(shè)數(shù)字化檔案時必須先進行可行性分析：

（一）基本條件

檔案數(shù)字化建設(shè)的基本條件主要有技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、資金和人才四個方面。在技術(shù)方面，檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)性的復(fù)雜工作，其技術(shù)性要求較高，涉及到技術(shù)主要有計算機信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、存儲技術(shù)、安全技術(shù)等，所有的技術(shù)總和才能完成檔案數(shù)字化工作;在網(wǎng)絡(luò)設(shè)施方面，檔案數(shù)字化僅有依賴于網(wǎng)絡(luò)才能實現(xiàn)信息的發(fā)布、傳遞和共享，因此需要網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、信息資源網(wǎng)站建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施是保證數(shù)字化檔案發(fā)布到網(wǎng)絡(luò)上的關(guān)鍵;在資金方面，檔案數(shù)字化工作作為一項系統(tǒng)性的龐大工程，需要不小的資金投入，因此尤其需要考慮單位的經(jīng)濟情況;在人才方面，檔案數(shù)字化工程建設(shè)中主要是以技術(shù)為主，以技術(shù)搭建所有的平臺，無論是整個檔案數(shù)字化錄入還是數(shù)字化檔案的運用都是技術(shù)應(yīng)用的過程，所以高素質(zhì)人才儲備，這些人才是覺得檔案數(shù)字化建設(shè)成功與否的關(guān)鍵。

（二）實施方案

檔案數(shù)字化工程作為一項復(fù)雜性高、技術(shù)性強、步驟多的系統(tǒng)性工作，因此根據(jù)建設(shè)過程中遇到的問題進行針對的分析，以制定出最為合理的實施方案，主要包含有以下四個方面內(nèi)容，分別是現(xiàn)狀調(diào)查、實施目標(biāo)、實施要素和保障體系。在現(xiàn)狀調(diào)查方面，在檔案數(shù)字化建設(shè)開始前就需要進行全面的調(diào)查研究，掌握部門的全面信息，調(diào)查的內(nèi)容有部門的管理制度、技術(shù)調(diào)查、人員調(diào)查和基礎(chǔ)設(shè)施調(diào)查;在實施目標(biāo)方面，當(dāng)現(xiàn)在調(diào)查信息足夠完全時，確定檔案數(shù)字化建設(shè)切實可行的基礎(chǔ)上，具有檔案數(shù)字化建設(shè)條件的單位就應(yīng)立即成立起檔案數(shù)字化建設(shè)小組，根據(jù)單位的具體情況制定出相對應(yīng)的短期目標(biāo)和長期目標(biāo)，能夠使檔案數(shù)字化建設(shè)工作更加清晰和流暢;在實施要素方面，當(dāng)實施的各階段的目標(biāo)確定以后，為了能夠?qū)崿F(xiàn)各階段的目標(biāo)，需要明確各階段目標(biāo)實施要素，檔案數(shù)字化建設(shè)實施方案的主體就是實施要素，即確定出檔案數(shù)字化建設(shè)所要發(fā)展的重點項目;在保障體系方面，為了能夠保證整個檔案數(shù)字化建設(shè)工作按照計劃正常的進行，就需要依賴一個科學(xué)完善的保障體系，保障體系主要有檔案數(shù)字化建設(shè)制度、管理制度、保障制度等。

四、結(jié)束語

隨著社會經(jīng)濟的進步，傳統(tǒng)檔案管理所暴露出的問題越來越多，為了切實的解決傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的各類問題，利用先進的計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為了檔案管理工作的重點和核心，檔案數(shù)字化就是當(dāng)前利用先進信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的典型代表，其發(fā)揮的作用越來越明顯，因此加強檔案數(shù)字化建設(shè)就成為了當(dāng)今檔案管理的主題，本文就從這點出發(fā)分析了檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，以有利于我國檔案數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展。

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