周靈漪

摘 要：近年來，高校辦學(xué)規(guī)模和層次的不斷擴大，科研經(jīng)費量的激增，各類經(jīng)費呈多元化發(fā)展趨勢，致使財務(wù)報銷的業(yè)務(wù)量與日俱增，財務(wù)部門有限的人力資源完全滿足不了廣大教職工的需求。為此，部分高校通過信息化手段率先推出了網(wǎng)上自助報賬系統(tǒng)。本文通過對網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)的利弊分析，提出使之優(yōu)化的對策，希望能夠有效促進高校財務(wù)管理的現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)上自助報銷；效率；系統(tǒng)

網(wǎng)上自助報銷的基本流程是：報賬人員通過校內(nèi)網(wǎng)登錄自助報賬系統(tǒng)，根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)分類，選擇報銷類型，并按規(guī)定選擇報銷項目編號、報銷內(nèi)容、支付方式等，填寫報銷金額后提交自助報賬單申請，報賬人員通過投遞的方式將已簽字審批的報銷單據(jù)傳遞到財務(wù)部門，賬務(wù)系統(tǒng)自動提取報銷信息，財務(wù)人員審核報銷單據(jù)后辦理入賬，系統(tǒng)自動生成記賬憑證。與傳統(tǒng)的排隊報銷方式相比，網(wǎng)上自助報銷實現(xiàn)了無時間、地點限制即可完成報銷工作，方便快捷的同時，也提高了財務(wù)的工作效率，但在實施過程中也出現(xiàn)了許多實際問題需加以改進，以保證網(wǎng)上自助報賬系統(tǒng)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 高校網(wǎng)上自助報銷的特點

1.1 整個報銷過程通過網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)，提高工作效率

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，報銷人可隨時隨地登陸網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置好的報銷項目“對

號入座”選擇報銷內(nèi)容、金額、附件張數(shù)，選擇或者錄入支付信息，還可以通過系統(tǒng)自動匯總生成報銷單，待相關(guān)審批人簽字審批后，將單據(jù)投遞到規(guī)定投遞點，無需排隊等候，即可完成報銷，干凈利索的完成了報銷任務(wù)。財務(wù)工作者在財務(wù)端口，系統(tǒng)將自動提取報銷所需信息，由于網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)中嵌入了大量的計算標(biāo)準，并設(shè)置了預(yù)算預(yù)警，超預(yù)算、超范圍的審核規(guī)則，通過系統(tǒng)控制，財務(wù)人員無需核查開支標(biāo)準、預(yù)算額度，只需做好相關(guān)原始單據(jù)的審核工作，降低了財務(wù)人員核算的差錯率，大大提高財務(wù)工作的效率。

1.2 信息傳遞更加及時和準確，提高了經(jīng)費使用效率

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)具有強大的統(tǒng)計與查詢功能，實現(xiàn)了財務(wù)信息及時、準確的傳遞。在傳統(tǒng)的報銷制度下，報銷人員對經(jīng)費余額及剩余額度把握不準，經(jīng)費會出現(xiàn)項目互串，額度超支使用的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致大量的調(diào)賬、延遲結(jié)題等情況。網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)推行后，賬務(wù)處理系統(tǒng)與自助報銷系統(tǒng)進行了數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)，財務(wù)資源得到共享，報銷人員和項目負責(zé)人可以及時查看和跟蹤每一筆報銷業(yè)務(wù)，及時掌握經(jīng)費去向，實時查詢經(jīng)費額度，便于相關(guān)責(zé)任人及時使用項目經(jīng)費，合理安排經(jīng)費開支，保證經(jīng)費指標(biāo)及額度的正確使用，提高經(jīng)費使用效率。同時，各職能部門也能通過網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)，跟蹤查詢分管項目的經(jīng)費使用情況，以便做好監(jiān)督和督促，使高校的財務(wù)管理和會計核算的規(guī)范性和透明度得到有效增強，大大提高了資金的使用效率。

1.3 通過網(wǎng)上自助報銷平臺，提升了財務(wù)部門的服務(wù)水平

報銷作為財務(wù)部門面向務(wù)廣大教職工的主要業(yè)務(wù)，這項工作做得好壞將直接影響財務(wù)部門的服務(wù)質(zhì)量。網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)推行后，報銷人員無需為報銷某筆費用而耗費大量的時間和精力進行排隊等候，系統(tǒng)的方便和快捷，大大拉近了財務(wù)與教職工的距離，同時，網(wǎng)上自助報銷給財務(wù)報賬大廳營造了安靜、溫馨的環(huán)境，以往的嘈雜、擁擠無序的場景不復(fù)存在，不僅提升了財務(wù)部門的形象和教職工的滿意度，也提升了財務(wù)部門的服務(wù)水平。

2 網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)在實施過程中存在的問題

2.1 使用者不熟悉操作流程，對網(wǎng)上自助報銷存在抵觸心理

網(wǎng)上自助報賬系統(tǒng)要求教職工通過網(wǎng)絡(luò)登陸網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)，錄入相關(guān)報銷信息，相當(dāng)于財務(wù)人員錄入記賬憑證，相比于傳統(tǒng)手工填寫報銷單信息相比，網(wǎng)上自助報銷對報銷人員的報銷知識要求更加苛刻。這對那些日常忙碌于教學(xué)和科研，并且對系統(tǒng)操作不熟悉的教職工，會增加額外的工作量，因此他們會選擇傳統(tǒng)的方式進行報銷，從而在一定程度上阻礙了網(wǎng)上自助報銷流程的推廣。

2.2 網(wǎng)絡(luò)信息不安全風(fēng)險

當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)安全不是十分理想，網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)推行后，大量的財務(wù)數(shù)據(jù)在網(wǎng)上傳遞，而財務(wù)數(shù)據(jù)對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性要求極高。若網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭遇病毒攻擊，將導(dǎo)致網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)的崩潰，勢必造成財務(wù)數(shù)據(jù)丟失和外泄，甚至支付信息被惡意篡改，造成巨大的經(jīng)濟損失。所以網(wǎng)絡(luò)將成為網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)的安全隱患。

2.3 網(wǎng)上自助報銷返工率高，影響報賬效率

在網(wǎng)上自助報銷環(huán)境下，財務(wù)人員從臺前走到了幕后，只能通過電話與報銷人員進行溝通。財務(wù)人員在審核過程中經(jīng)常會遇到票據(jù)不合法、經(jīng)費審批手續(xù)不全、業(yè)務(wù)選擇不正確等問題，有的只需要報賬人員對相關(guān)問題進行解釋說明，有的需要報賬人員取回原始單據(jù)，完善相關(guān)報賬手續(xù)后，再重新進行投遞，顯然許多問題報銷人員必須親臨現(xiàn)場，通過電話溝通無法解決。隨著網(wǎng)上自助報賬業(yè)務(wù)量與日劇增，報銷單返工量也隨之增長，為此財務(wù)人員將耗費大量的時間精力進行電話溝通和查找問題單據(jù)，影響了財務(wù)報賬效率。

2.4 財務(wù)審批制約了網(wǎng)上自助報銷

高校的財務(wù)有著嚴格的內(nèi)控制度，尤其是經(jīng)費審批，部分經(jīng)費需要多個部門負責(zé)人簽字審批，報銷人員需要待報銷單全部審批通過后，才能完成整個票據(jù)填報工作，如果中間某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)耽擱，則可能導(dǎo)致整個審批過程大大延長。網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)因沒有設(shè)置經(jīng)費審批功能，將制約整個財務(wù)報銷的進程，阻礙了網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)的推廣。

3 改進網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)的對策研究

3.1 做好宣傳和操作培訓(xùn)

網(wǎng)上自助報銷作為一種全新的報銷模式，它的推行需要廣大教職工的認可。首先要做好

宣傳工作，讓大家充分了解網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)的便捷性，通過視頻文件、宣傳手冊等對網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)操作流程進行演示和講解，讓廣大教職工了解網(wǎng)絡(luò)報銷的優(yōu)勢和具體操作方法，激發(fā)大家積極去嘗試使用。

3.2 完善網(wǎng)上簽字審批功能，實現(xiàn)經(jīng)費審批網(wǎng)絡(luò)化

在網(wǎng)上自助報銷平臺，建立網(wǎng)上經(jīng)費簽字審批功能，報銷人員完成報銷單填報后，根據(jù)財務(wù)審批要求，選擇需要審批的人員，進行送審，經(jīng)費審批人隨時隨地，只要有網(wǎng)絡(luò)，即可完成簽字審批手續(xù)。從而報銷人員無需因經(jīng)費審批人出差無法簽字審批而耽擱報銷時間，提高了報銷單據(jù)的流轉(zhuǎn)速度。

3.3 加大系統(tǒng)集成，提高網(wǎng)上自助報銷的易用性

高校經(jīng)費實行國庫集中支付后，用款計劃成了經(jīng)費報銷的枷鎖，若報銷人員對項目經(jīng)費用款計劃的填報數(shù)、使用數(shù)和結(jié)余數(shù)不做好準確的記錄，將影響經(jīng)費的使用效率。通過網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)，融入用款計劃填報平臺，在該平臺進行用款計劃填報的同時，還可以在網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)進行取數(shù)和統(tǒng)計，讓報銷人員很直觀的了解每個項目經(jīng)費用款計劃的變化情況。

3.4 加強系統(tǒng)安全，提高防范意識

推行網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)后，財務(wù)數(shù)據(jù)的保護顯得十分重要。財務(wù)部門應(yīng)連同網(wǎng)絡(luò)管理部門，采取相應(yīng)的技術(shù)手段保護財務(wù)信息不遭到破壞，嚴格監(jiān)管不同使用者的使用情況，防止財務(wù)信息遺失。要實現(xiàn)系統(tǒng)的內(nèi)部牽制，將監(jiān)控和操作分離，做好實時監(jiān)控，建立數(shù)據(jù)保護機制。還應(yīng)該就系統(tǒng)設(shè)定內(nèi)部管理人員進行規(guī)范，建立嚴格的權(quán)限準入制度，防止內(nèi)部控制風(fēng)險造成重大損失。在系統(tǒng)大量使用的情況下，系統(tǒng)服務(wù)器存儲于計算的能力有了更高要求，應(yīng)該及時對服務(wù)器進行維護和改進。

3.5 建立有效的溝通渠道，加強報銷人與財務(wù)人員的溝通聯(lián)系

網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)改變了以往“面對面”報銷的模式，在給大家?guī)肀憬莸耐瑫r，面臨

著財務(wù)人員如何與報銷人的溝通問題。通過網(wǎng)上自助報銷系統(tǒng)，可以建立類似阿里旺旺的交流平臺，財務(wù)人員在審核過程中發(fā)現(xiàn)問題，可以及時向報銷人反饋，報銷人員遇到難以解決的問題也可以隨時進行咨詢，在做好人工服務(wù)的同時，還可以在交流平臺設(shè)置自助解答服務(wù)，財務(wù)部門將報銷相關(guān)規(guī)定及注意事項按序分類后，報銷人員根據(jù)自己遇到的問題選擇相應(yīng)的序號后，系統(tǒng)便自動做出解答；財務(wù)部門還應(yīng)定期梳理近期出現(xiàn)的問題，在網(wǎng)上自助報銷首頁以滾動條的形式進行發(fā)布，及時傳遞財務(wù)信息和要求。通過有效的溝通渠道，可以增強報賬人員對財務(wù)人員的理解和支持，提高網(wǎng)上自助報銷的成功率。

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