邵福云

【摘要】檔案工作在人們的生活中是非常重要的，檔案關(guān)系著人們的基本信息和國(guó)家機(jī)密，檔案對(duì)企業(yè)和個(gè)人都有著關(guān)鍵性的作用，現(xiàn)在檔案已經(jīng)作為一種文化被國(guó)家保護(hù)，檔案可以讓人們查閱到需要的信息，在使用的時(shí)候也是非常簡(jiǎn)便的，在使用的過(guò)程中，需要對(duì)檔案進(jìn)行基本的了解，在對(duì)檔案進(jìn)行利用的時(shí)候應(yīng)該注意對(duì)檔案安全性的保護(hù)，不管是企業(yè)中的信息，還是國(guó)家的信息，檔案的安全和保密工作都要做好。

【關(guān)鍵詞】檔案；保管與利用；安全與保密

檔案已經(jīng)越來(lái)越受到重視，很多的國(guó)家檔案都在進(jìn)行保密，如果檔案的保密工作沒(méi)有做好，對(duì)國(guó)家的發(fā)展是非常不利的，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案在保管的過(guò)程中沒(méi)有進(jìn)行充分的保密就會(huì)導(dǎo)致泄密事件發(fā)生，對(duì)企業(yè)的發(fā)展是非常不利的，在經(jīng)濟(jì)的建設(shè)中，檔案的安全工作已經(jīng)被提上日程，很多的人都對(duì)檔案工作有了足夠的認(rèn)識(shí)，在檔案工作人員會(huì)有很多的工作需要做，檔案在保管與利用的過(guò)程中的安全和保密工作對(duì)檔案管理人員和使用人員都是非常重要的。

一、在檔案保管過(guò)程中做好檔案安全與保密工作

（一）將存放檔案的庫(kù)房建設(shè)和管理好

檔案的庫(kù)房是存放檔案的地方，由于我國(guó)的檔案很多都是紙質(zhì)的檔案，這與我國(guó)的歷史有著很大的關(guān)系，這是歷史發(fā)展的緣故，因此，我國(guó)有很多的紙質(zhì)檔案需要保存，在保存的過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的管理，將檔案庫(kù)房地管理工作做好，這樣才能夠保證檔案的安全性，在檔案的管理中需要對(duì)檔案庫(kù)房建設(shè)進(jìn)行研究，在建設(shè)的過(guò)程中，要充分考慮到檔案存放的安全問(wèn)題，庫(kù)房的門要使用質(zhì)量較好的防盜門，這樣可以將泄密工作在檔案流通的第一環(huán)節(jié)就做好，還要將庫(kù)房、管理者的辦公室、閱覽室分開，這樣可以分門別類進(jìn)行管理，因?yàn)榧堎|(zhì)的檔案非常的多，一旦發(fā)生損壞就會(huì)造成大量的損失，因此在庫(kù)房一定要能放置防鼠藥或者防蟲藥，這樣可以增加安全性，將自然損壞的因素降到最低，相關(guān)的管理人員要對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查，這是工作人員的職責(zé)，還要保持庫(kù)房干燥，如果庫(kù)房是潮濕的，就會(huì)導(dǎo)致大量的檔案發(fā)生潮濕的現(xiàn)象，前來(lái)查閱的人士就可能會(huì)對(duì)檔案造成損壞，而且還會(huì)破壞人們對(duì)檔案工作人員的印象，檔案人員的服務(wù)是非常重要的，庫(kù)房的管理人員一定要對(duì)庫(kù)房的管理負(fù)責(zé)，工作人員一定要選擇專業(yè)的檔案人員來(lái)管理，這樣對(duì)檔案管理是非常有利的，不會(huì)造成一定的損失。

（二）對(duì)涉密檔案要做好分類管理

有一些檔案是涉及到國(guó)家的機(jī)密的，這些機(jī)密對(duì)國(guó)家的發(fā)展是非常重要的，需要檔案工作人員進(jìn)行保密，如果保密工作沒(méi)有做好，就會(huì)對(duì)國(guó)家產(chǎn)生重要的影響，因此，對(duì)于國(guó)家的涉密檔案要與其他的檔案分開來(lái)保管，這樣可以增加檔案的安全性，在檔案的保存上同樣要設(shè)置防盜設(shè)備，這些設(shè)備對(duì)經(jīng)濟(jì)生活是非常重要的，還要設(shè)置存放檔案的保險(xiǎn)柜，將涉密檔案保存在保險(xiǎn)柜中，這樣可以增加檔案的安全性，對(duì)涉密檔案管理的人員也有著嚴(yán)格的要求，這一類的工作人員身上背負(fù)的責(zé)任是重大的，如果涉密檔案發(fā)生了問(wèn)題要負(fù)有一定的責(zé)任，因此，涉密檔案的管理人員要有很強(qiáng)的責(zé)任感，對(duì)檔案事業(yè)要熱愛，這樣才能夠?qū)n案工作做好，檔案工作人員面不只要在素質(zhì)上符合要求，還要在專業(yè)上符合要求，如果檔案工作人員不能夠?qū)n案工作做好就不能夠勝任這項(xiàng)工作，作為檔案工作者在平常的生活中也要時(shí)刻記住自己的使命，將檔案工作做好，在平時(shí)的聊天中也不能夠涉及到自己的工作，一旦發(fā)生泄密就會(huì)損壞國(guó)家的利益。除了要注意檔案管理人員之外，在檔案的查看、移除和銷毀的時(shí)候還要經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，在手續(xù)齊全的情況下才能夠?qū)n案進(jìn)行查閱、移除和銷毀，在在每一次進(jìn)行檔案調(diào)整的時(shí)候都要對(duì)檔案進(jìn)行重新的查看，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)都不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)處理這樣才能夠保證涉密檔案合理使用。

（三）明確檔案管理人員的職責(zé)

檔案管理人員與檔案進(jìn)行直接的接觸，如果檔案管理人員出現(xiàn)了問(wèn)題，檔案的管理工作也可能會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，作為檔案管理人員一定要明確自身的工作，將檔案工作作為自己事業(yè)，才能將檔案管理工作做好。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。

二、做好檔案利用過(guò)程中的安全與保密工作

（一）做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用是檔案保管的終極目的，是檔案管理的最高境界，同時(shí)，檔案利用過(guò)程監(jiān)督是也是檔案安全與保密工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循。在開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)制度的制定應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，可操作性強(qiáng)，制度一旦制定，檔案管理人員就應(yīng)不折不扣的執(zhí)行。并在檔案的管理與借閱工作中不斷的加以完善。

（二）將檔案安全、保密與利用的關(guān)系處理好

保守企業(yè)秘密是每個(gè)職工應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。

（三）做好檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員，是利用制度的直接執(zhí)行者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，因此，檔案員必須具備較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)一是要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為企業(yè)服務(wù)的精神，熱愛檔案事業(yè)；二是要有很強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，掌握利用工作的規(guī)律。

三、結(jié)論

檔案關(guān)系著人類的發(fā)展史和人們基本信息，一定要注意對(duì)檔案在保管與利用中的安全與保密工作，這樣才能夠?qū)n案的價(jià)值完全發(fā)揮，只有將檔案保管好，檔案才能夠傳承下去，讓檔案的安全不再成為問(wèn)題，這樣不論是對(duì)企業(yè)還是對(duì)國(guó)家來(lái)說(shuō)都是非常有益的，檔案的安全與保密工作是非常重要的。

參考文獻(xiàn)

[1]王巖松.關(guān)于檔案保管過(guò)程中保密問(wèn)題的若干研究[J].城建檔案，2015（08）.