張紅波
摘 要: 在日常工作中,打印榮譽證書、工資條、成績單等這些瑣碎的任務,耗費的精力大,時間長,利用Word中的“郵件合并”功能可以快速有效地批量處理數(shù)據,生成打印用的word文檔,大大提高工作效率和準確度。
關鍵詞: Word“郵件合并” 批量處理 數(shù)據 效率 準確度
一、Word中“郵件合并”功能介紹
郵件合并:在Office中,先建立兩個文檔:一個Word包括所有文件共有內容的主文檔和一個包括變化信息的數(shù)據源EXCEL工作表,然后使用合并功能在主文檔中插入變化的信息,合成后的文件,用戶可以保存為Word文檔,可以打印出來。
本文以榮譽證書的批量打印為例,介紹郵件合并功能的運用。
二、設計榮譽證書模板的主文檔
第一步:新建一個word文檔,將頁面調整為橫向,然后根據證書的實際尺寸調整頁邊距。
第二步:輸入證書基本內容,按要求進行格式設置。如圖1所示:
第三步:打印一份查看比對與證書原件,根據需要進行調整,接近一致時,命名為“榮譽證書模板.doc”,進行保存。
三、制作獲得榮譽的信息表
利用excel 2003軟件將獲得榮譽的人員姓名及榮譽稱號相關內容輸入工作表當中,命名為“某年度榮譽信息表.xls”,進行保存。需要注意的是在錄入信息時必須保證第一行是字段名,數(shù)據行中間不能有空行。
四、導入數(shù)據源,制作打印
第一步:打開文檔“榮譽證書模板.doc”,選擇“視圖”菜單,將“工具欄”中的“郵件合并”選中,這時在word工作區(qū)上面將出現(xiàn)“郵件合并”工具欄。
第二步:在“郵件合并”工具欄中點擊“打開數(shù)據源”按鈕,選擇做好的“某年度榮譽信息表.xls”并打開。
第三步:在默認狀態(tài)下點擊“確定”按鈕。
第四步:在“郵件合并”工具欄點擊“插入域”按鈕,將excel工作表中的“姓名”及“榮譽稱號”數(shù)據分別插入到證書相應的位置。
第五步:為了美觀且突出顯示,將姓名、榮譽稱號字段進行格式設置,這里將這兩項設置為“華文行楷”字體,加粗。
第六步:將光標定位在“姓名”之后,在“郵件合并”工具欄中點擊“插入word域”按鈕,在下拉列表中選擇“下一記錄條件”,
第七步:在“郵件合并”中工具欄中點擊“合并到新文檔”按鈕,選擇“全部”并點擊“確定”按鈕,word生成“字母1”文檔,進行保存。這時候,全部獲得榮譽的人員證書自動生成,如圖2所示:
第八步:在安裝有打印機的電腦上選擇“打印”,即完成打印,從而高效、準確地完成任務。
五、批量插入照片
新生入學時需要佩戴胸卡,除了顯示學生的基本信息外,還需要顯示打印出學生的本人照片,這時候同樣也要用到“郵件合并”這個應用。與上述有些不同,具體方法如下:
(一)照片的采集和編輯。
照片格式:jpg,大?。?0-20KB為好,照片名稱要求與學生姓名一致,不能出現(xiàn)同音字和形近字,將制作好的照片、數(shù)據源、word模板放到同一文件夾中。
(二)制作插入圖片模板文檔和學生基本信息表,方法同上。
(三)導入數(shù)據源、制作打印同“四、導入數(shù)據源,制作打印”部分的前六步一樣。
(四)批量導入照片。
1.將光標定位在要放置照片的位置,然后單擊菜單欄的“插入”菜單/”域”命令,打開“域”命令對話框,選擇includepicture,在文件名域輸入“2014”,單擊“確定”按鈕。
2.按組合鍵“Alt+F9”,選定“2014”,單擊“郵件合并”工具欄中的“插入域”按鈕。在“輸入合并域”對話框中,選擇“照片”,單擊“插入”按鈕,最后單擊“關閉”按鈕。
3.按組合鍵“Alt+F9”,選擇單擊“合并到新文檔”按鈕,生成批量學生胸卡打印信息表,按組合鍵“Alt+F9”,選擇點擊“文件”菜單/“打印”命令,完成。如圖3所示:
注意:當新生成的文檔中沒有顯示照片時,可以按組合鍵“ctrl+A”全選,按F9鍵刷新,若還沒有顯示,則直接將生成的文檔保存,重新打開,全選,按F9刷新。
五、結語
本文以實例的形式紹了利用Word中郵件合并強大的功能,實現(xiàn)了文字等數(shù)據元素的批量插入,操作簡單,易用性強。
參考文獻:
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