張紅波

摘 要： 在日常工作中，打印榮譽(yù)證書(shū)、工資條、成績(jī)單等這些瑣碎的任務(wù)，耗費(fèi)的精力大，時(shí)間長(zhǎng)，利用Word中的“郵件合并”功能可以快速有效地批量處理數(shù)據(jù)，生成打印用的word文檔，大大提高工作效率和準(zhǔn)確度。

關(guān)鍵詞： Word“郵件合并” 批量處理 數(shù)據(jù) 效率 準(zhǔn)確度

一、Word中“郵件合并”功能介紹

郵件合并：在Office中，先建立兩個(gè)文檔：一個(gè)Word包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔和一個(gè)包括變化信息的數(shù)據(jù)源EXCEL工作表，然后使用合并功能在主文檔中插入變化的信息，合成后的文件，用戶可以保存為Word文檔，可以打印出來(lái)。

本文以榮譽(yù)證書(shū)的批量打印為例，介紹郵件合并功能的運(yùn)用。

二、設(shè)計(jì)榮譽(yù)證書(shū)模板的主文檔

第一步：新建一個(gè)word文檔，將頁(yè)面調(diào)整為橫向，然后根據(jù)證書(shū)的實(shí)際尺寸調(diào)整頁(yè)邊距。

第二步：輸入證書(shū)基本內(nèi)容，按要求進(jìn)行格式設(shè)置。如圖1所示：

第三步：打印一份查看比對(duì)與證書(shū)原件，根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整，接近一致時(shí)，命名為“榮譽(yù)證書(shū)模板.doc”，進(jìn)行保存。

三、制作獲得榮譽(yù)的信息表

利用excel 2003軟件將獲得榮譽(yù)的人員姓名及榮譽(yù)稱號(hào)相關(guān)內(nèi)容輸入工作表當(dāng)中，命名為“某年度榮譽(yù)信息表.xls”，進(jìn)行保存。需要注意的是在錄入信息時(shí)必須保證第一行是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行。

四、導(dǎo)入數(shù)據(jù)源，制作打印

第一步：打開(kāi)文檔“榮譽(yù)證書(shū)模板.doc”，選擇“視圖”菜單，將“工具欄”中的“郵件合并”選中，這時(shí)在word工作區(qū)上面將出現(xiàn)“郵件合并”工具欄。

第二步：在“郵件合并”工具欄中點(diǎn)擊“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”按鈕，選擇做好的“某年度榮譽(yù)信息表.xls”并打開(kāi)。

第三步：在默認(rèn)狀態(tài)下點(diǎn)擊“確定”按鈕。

第四步：在“郵件合并”工具欄點(diǎn)擊“插入域”按鈕，將excel工作表中的“姓名”及“榮譽(yù)稱號(hào)”數(shù)據(jù)分別插入到證書(shū)相應(yīng)的位置。

第五步：為了美觀且突出顯示，將姓名、榮譽(yù)稱號(hào)字段進(jìn)行格式設(shè)置，這里將這兩項(xiàng)設(shè)置為“華文行楷”字體，加粗。

第六步：將光標(biāo)定位在“姓名”之后，在“郵件合并”工具欄中點(diǎn)擊“插入word域”按鈕，在下拉列表中選擇“下一記錄條件”，

第七步：在“郵件合并”中工具欄中點(diǎn)擊“合并到新文檔”按鈕，選擇“全部”并點(diǎn)擊“確定”按鈕，word生成“字母1”文檔，進(jìn)行保存。這時(shí)候，全部獲得榮譽(yù)的人員證書(shū)自動(dòng)生成，如圖2所示：

第八步：在安裝有打印機(jī)的電腦上選擇“打印”，即完成打印，從而高效、準(zhǔn)確地完成任務(wù)。

五、批量插入照片

新生入學(xué)時(shí)需要佩戴胸卡，除了顯示學(xué)生的基本信息外，還需要顯示打印出學(xué)生的本人照片，這時(shí)候同樣也要用到“郵件合并”這個(gè)應(yīng)用。與上述有些不同，具體方法如下：

（一）照片的采集和編輯。

照片格式：jpg，大小：10-20KB為好，照片名稱要求與學(xué)生姓名一致，不能出現(xiàn)同音字和形近字，將制作好的照片、數(shù)據(jù)源、word模板放到同一文件夾中。

（二）制作插入圖片模板文檔和學(xué)生基本信息表，方法同上。

（三）導(dǎo)入數(shù)據(jù)源、制作打印同“四、導(dǎo)入數(shù)據(jù)源，制作打印”部分的前六步一樣。

（四）批量導(dǎo)入照片。

1.將光標(biāo)定位在要放置照片的位置，然后單擊菜單欄的“插入”菜單/”域”命令，打開(kāi)“域”命令對(duì)話框，選擇includepicture，在文件名域輸入“2014”，單擊“確定”按鈕。

2.按組合鍵“Alt+F9”，選定“2014”，單擊“郵件合并”工具欄中的“插入域”按鈕。在“輸入合并域”對(duì)話框中，選擇“照片”，單擊“插入”按鈕，最后單擊“關(guān)閉”按鈕。

3.按組合鍵“Alt+F9”，選擇單擊“合并到新文檔”按鈕，生成批量學(xué)生胸卡打印信息表，按組合鍵“Alt+F9”，選擇點(diǎn)擊“文件”菜單/“打印”命令，完成。如圖3所示：

注意：當(dāng)新生成的文檔中沒(méi)有顯示照片時(shí)，可以按組合鍵“ctrl+A”全選，按F9鍵刷新，若還沒(méi)有顯示，則直接將生成的文檔保存，重新打開(kāi)，全選，按F9刷新。

五、結(jié)語(yǔ)

本文以實(shí)例的形式紹了利用Word中郵件合并強(qiáng)大的功能，實(shí)現(xiàn)了文字等數(shù)據(jù)元素的批量插入，操作簡(jiǎn)單，易用性強(qiáng)。

參考文獻(xiàn)：

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