張紅波
摘 要: 在日常工作中,打印榮譽(yù)證書(shū)、工資條、成績(jī)單等這些瑣碎的任務(wù),耗費(fèi)的精力大,時(shí)間長(zhǎng),利用Word中的“郵件合并”功能可以快速有效地批量處理數(shù)據(jù),生成打印用的word文檔,大大提高工作效率和準(zhǔn)確度。
關(guān)鍵詞: Word“郵件合并” 批量處理 數(shù)據(jù) 效率 準(zhǔn)確度
一、Word中“郵件合并”功能介紹
郵件合并:在Office中,先建立兩個(gè)文檔:一個(gè)Word包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔和一個(gè)包括變化信息的數(shù)據(jù)源EXCEL工作表,然后使用合并功能在主文檔中插入變化的信息,合成后的文件,用戶可以保存為Word文檔,可以打印出來(lái)。
本文以榮譽(yù)證書(shū)的批量打印為例,介紹郵件合并功能的運(yùn)用。
二、設(shè)計(jì)榮譽(yù)證書(shū)模板的主文檔
第一步:新建一個(gè)word文檔,將頁(yè)面調(diào)整為橫向,然后根據(jù)證書(shū)的實(shí)際尺寸調(diào)整頁(yè)邊距。
第二步:輸入證書(shū)基本內(nèi)容,按要求進(jìn)行格式設(shè)置。如圖1所示:
第三步:打印一份查看比對(duì)與證書(shū)原件,根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整,接近一致時(shí),命名為“榮譽(yù)證書(shū)模板.doc”,進(jìn)行保存。
三、制作獲得榮譽(yù)的信息表
利用excel 2003軟件將獲得榮譽(yù)的人員姓名及榮譽(yù)稱號(hào)相關(guān)內(nèi)容輸入工作表當(dāng)中,命名為“某年度榮譽(yù)信息表.xls”,進(jìn)行保存。需要注意的是在錄入信息時(shí)必須保證第一行是字段名,數(shù)據(jù)行中間不能有空行。
四、導(dǎo)入數(shù)據(jù)源,制作打印
第一步:打開(kāi)文檔“榮譽(yù)證書(shū)模板.doc”,選擇“視圖”菜單,將“工具欄”中的“郵件合并”選中,這時(shí)在word工作區(qū)上面將出現(xiàn)“郵件合并”工具欄。
第二步:在“郵件合并”工具欄中點(diǎn)擊“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”按鈕,選擇做好的“某年度榮譽(yù)信息表.xls”并打開(kāi)。
第三步:在默認(rèn)狀態(tài)下點(diǎn)擊“確定”按鈕。
第四步:在“郵件合并”工具欄點(diǎn)擊“插入域”按鈕,將excel工作表中的“姓名”及“榮譽(yù)稱號(hào)”數(shù)據(jù)分別插入到證書(shū)相應(yīng)的位置。
第五步:為了美觀且突出顯示,將姓名、榮譽(yù)稱號(hào)字段進(jìn)行格式設(shè)置,這里將這兩項(xiàng)設(shè)置為“華文行楷”字體,加粗。
第六步:將光標(biāo)定位在“姓名”之后,在“郵件合并”工具欄中點(diǎn)擊“插入word域”按鈕,在下拉列表中選擇“下一記錄條件”,
第七步:在“郵件合并”中工具欄中點(diǎn)擊“合并到新文檔”按鈕,選擇“全部”并點(diǎn)擊“確定”按鈕,word生成“字母1”文檔,進(jìn)行保存。這時(shí)候,全部獲得榮譽(yù)的人員證書(shū)自動(dòng)生成,如圖2所示:
第八步:在安裝有打印機(jī)的電腦上選擇“打印”,即完成打印,從而高效、準(zhǔn)確地完成任務(wù)。
五、批量插入照片
新生入學(xué)時(shí)需要佩戴胸卡,除了顯示學(xué)生的基本信息外,還需要顯示打印出學(xué)生的本人照片,這時(shí)候同樣也要用到“郵件合并”這個(gè)應(yīng)用。與上述有些不同,具體方法如下:
(一)照片的采集和編輯。
照片格式:jpg,大小:10-20KB為好,照片名稱要求與學(xué)生姓名一致,不能出現(xiàn)同音字和形近字,將制作好的照片、數(shù)據(jù)源、word模板放到同一文件夾中。
(二)制作插入圖片模板文檔和學(xué)生基本信息表,方法同上。
(三)導(dǎo)入數(shù)據(jù)源、制作打印同“四、導(dǎo)入數(shù)據(jù)源,制作打印”部分的前六步一樣。
(四)批量導(dǎo)入照片。
1.將光標(biāo)定位在要放置照片的位置,然后單擊菜單欄的“插入”菜單/”域”命令,打開(kāi)“域”命令對(duì)話框,選擇includepicture,在文件名域輸入“2014”,單擊“確定”按鈕。
2.按組合鍵“Alt+F9”,選定“2014”,單擊“郵件合并”工具欄中的“插入域”按鈕。在“輸入合并域”對(duì)話框中,選擇“照片”,單擊“插入”按鈕,最后單擊“關(guān)閉”按鈕。
3.按組合鍵“Alt+F9”,選擇單擊“合并到新文檔”按鈕,生成批量學(xué)生胸卡打印信息表,按組合鍵“Alt+F9”,選擇點(diǎn)擊“文件”菜單/“打印”命令,完成。如圖3所示:
注意:當(dāng)新生成的文檔中沒(méi)有顯示照片時(shí),可以按組合鍵“ctrl+A”全選,按F9鍵刷新,若還沒(méi)有顯示,則直接將生成的文檔保存,重新打開(kāi),全選,按F9刷新。
五、結(jié)語(yǔ)
本文以實(shí)例的形式紹了利用Word中郵件合并強(qiáng)大的功能,實(shí)現(xiàn)了文字等數(shù)據(jù)元素的批量插入,操作簡(jiǎn)單,易用性強(qiáng)。
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