張希芹

職業(yè)院校內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是建立完善的內(nèi)部控制規(guī)范及防范舞弊、預(yù)防腐敗的客觀需要，是職業(yè)院校自身加強(qiáng)科學(xué)化、精細(xì)化管理的內(nèi)在需求，是保證職業(yè)院校的教育管理有序、高效運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)教育管理目標(biāo)，提高會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，維護(hù)資產(chǎn)的安全及完整，確保會(huì)計(jì)工作質(zhì)量，降低職業(yè)院校經(jīng)濟(jì)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，而在職業(yè)院校內(nèi)部管理中建立的一個(gè)管理控制系統(tǒng)。

一、職業(yè)院校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)

職業(yè)院校是一種特殊的組織形式，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)既有著一般共性，又有自身獨(dú)有的特性，它是在信息化背景下運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)用以滿足自身財(cái)務(wù)管理需求的信息系統(tǒng)。

1.會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展歷程

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展和會(huì)計(jì)學(xué)的深化而完善的。信息技術(shù)的發(fā)展深刻影響了會(huì)計(jì)處理的方法和手段，使得會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)經(jīng)歷了一系列的變革。

（1）手工記賬方式。手工記賬是會(huì)計(jì)處理最為原始的方式，會(huì)計(jì)人員以紙質(zhì)賬本記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，人工完成記賬、結(jié)賬、科目匯總、報(bào)表編制等工作。顯然，在手工環(huán)境下的賬務(wù)處理數(shù)據(jù)量龐大且結(jié)構(gòu)復(fù)雜，處理方式繁瑣，對職業(yè)院校而言，需要耗費(fèi)太多的時(shí)間和人力資源。

（2）會(huì)計(jì)電算化。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是一種滿足內(nèi)部封閉式的管理系統(tǒng)。具有簡化會(huì)計(jì)循環(huán)，消除了手工記賬的許多處理環(huán)節(jié)，改善了信息質(zhì)量。利用會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)復(fù)雜數(shù)據(jù)的處理工作。從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的程序化。

（3）網(wǎng)絡(luò)化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的最新階段。網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是一個(gè)開放的、共享資源的信息系統(tǒng)，突破了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理范圍，將各個(gè)子系統(tǒng)結(jié)合起來，形成一個(gè)統(tǒng)一整體，實(shí)現(xiàn)信息的共享和快速傳遞。

2.職業(yè)院校網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)

職業(yè)院校網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)是職業(yè)院校依據(jù)自身需求，以網(wǎng)絡(luò)為依托，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，分析、控制、決策的信息系統(tǒng)。它是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與財(cái)務(wù)管理的有機(jī)融合。如圖所示。

二、會(huì)計(jì)信息化對職業(yè)院校內(nèi)部控制要素的影響

隨著我國內(nèi)部控制管理的新發(fā)展，在會(huì)計(jì)信息化的背景下，內(nèi)部控制系統(tǒng)并未發(fā)生本質(zhì)性的改變，但是，內(nèi)部控制要素的實(shí)質(zhì)環(huán)境發(fā)生了變化。以下分別從內(nèi)部控制要素入手分析會(huì)計(jì)信息化背景下的變化。

1.控制環(huán)境

控制環(huán)境是內(nèi)部控制系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是影響制定和實(shí)施內(nèi)部控制系統(tǒng)的各項(xiàng)因素的組合。職業(yè)院校的內(nèi)部控制環(huán)境主要有領(lǐng)導(dǎo)者的管理意識和專業(yè)素養(yǎng)、組織結(jié)構(gòu)、授權(quán)和追責(zé)的方式以及校園文化、外部環(huán)境等。在網(wǎng)絡(luò)信息化背景下的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)代替了傳統(tǒng)的金字塔式的職業(yè)院校組織結(jié)構(gòu)，促進(jìn)了實(shí)時(shí)管理的實(shí)現(xiàn)。管理者必須樹立信息化的相關(guān)意識，轉(zhuǎn)變管理理念。職業(yè)院校財(cái)務(wù)部門也應(yīng)該實(shí)時(shí)的進(jìn)行流程再造，使相應(yīng)的內(nèi)部控制責(zé)任更明晰，效率更高。

2.風(fēng)險(xiǎn)評估

每個(gè)單位必須要承擔(dān)來自組織內(nèi)部或是外部的風(fēng)險(xiǎn)，職業(yè)院校也不例外。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展給職業(yè)院校財(cái)務(wù)管理帶來了增加控制風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)會(huì)以及防范的工具。學(xué)院不同的用戶可以根據(jù)自身的權(quán)限訪問相關(guān)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，例如查詢部門經(jīng)費(fèi)、查詢工資，教職工的經(jīng)費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)與財(cái)務(wù)部門的核算系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)。這些情況無疑是加大了系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，黑客、病毒以及系統(tǒng)自身的缺陷都威脅著會(huì)計(jì)信息的安全性。我們應(yīng)該利用新技術(shù)作為控制風(fēng)險(xiǎn)的工具，改變新觀念，服務(wù)內(nèi)部控制，適當(dāng)?shù)臄U(kuò)大控制范圍，防范風(fēng)險(xiǎn)，保證職業(yè)院校財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)安全高效的運(yùn)行。

3.控制活動(dòng)

控制活動(dòng)是指為了保證管理層指令得到有效實(shí)施而制定和執(zhí)行的政策和程序，具體包括管理層對績效的分析、對信息處理的控制以及項(xiàng)目實(shí)體的控制。職業(yè)院校具體活動(dòng)的控制點(diǎn)應(yīng)做如下調(diào)整：貨幣資金的控制在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下，網(wǎng)上銀行與核算系統(tǒng)銜接，基本實(shí)現(xiàn)零現(xiàn)金收支，這對職業(yè)院校貨幣資金的控制提出了新要求，應(yīng)做相應(yīng)的調(diào)整。經(jīng)費(fèi)支出的控制在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下，報(bào)銷人員是業(yè)務(wù)的起點(diǎn)，他們已經(jīng)將相關(guān)業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容錄入報(bào)銷系統(tǒng)，核算人員登陸核算系統(tǒng)后信息自動(dòng)連接，只需要審核發(fā)票的合法性和準(zhǔn)確性，經(jīng)費(fèi)支出的控制應(yīng)做相應(yīng)的改動(dòng)。收費(fèi)管理的控制在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，收費(fèi)管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)與銀行系統(tǒng)以及學(xué)生管理系統(tǒng)的對接，學(xué)生信息的準(zhǔn)確性顯的尤為關(guān)鍵，針對收費(fèi)管理的控制應(yīng)做相應(yīng)的調(diào)整。

4.信息與溝通

任何組織在日常運(yùn)營過程中都需要獲取并確認(rèn)組織內(nèi)部信息和外部信息，并將獲取的信息進(jìn)行內(nèi)部溝通。針對信息技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)在的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)具有信息開放性、更新實(shí)時(shí)性、獲取及時(shí)性等特點(diǎn)，在職業(yè)院校的內(nèi)部控制系統(tǒng)中發(fā)揮著新的作用。網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)可以銜接各個(gè)職能部門，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與其他職能部門一體化。財(cái)務(wù)人員可以及時(shí)了解外部信息，結(jié)合實(shí)際工作加以利用，在開放環(huán)境下的溝通更應(yīng)該注重信息的品質(zhì)。所以在網(wǎng)絡(luò)信息化的背景下更應(yīng)該加強(qiáng)對內(nèi)部控制信息的監(jiān)督，保障內(nèi)部控制系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

由此可見，信息技術(shù)的應(yīng)用使內(nèi)部控制體系發(fā)生了一定的變化，提高了職業(yè)院校財(cái)務(wù)管理的效率，網(wǎng)絡(luò)化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的控制范圍擴(kuò)大、控制方式更為靈活，控制的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移為相關(guān)職能部門信息的準(zhǔn)確性和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的安全性，是人為控制和系統(tǒng)控制的有機(jī)統(tǒng)一。

三、網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息化背景下職業(yè)院校內(nèi)部控制系統(tǒng)的構(gòu)建

傳統(tǒng)的內(nèi)部控制系統(tǒng)的控制重點(diǎn)是防止差錯(cuò)和互相牽制防止舞弊。在新形勢下，職業(yè)院校信息技術(shù)的應(yīng)用使得內(nèi)部控制系統(tǒng)分為保證數(shù)據(jù)安全性和內(nèi)部牽制兩個(gè)體系，相應(yīng)的內(nèi)部系統(tǒng)劃分為系統(tǒng)控制和管理控制兩部分。

1.系統(tǒng)控制

職業(yè)院校財(cái)務(wù)系統(tǒng)控制是指系統(tǒng)設(shè)計(jì)、日常數(shù)據(jù)庫維護(hù)、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存以及硬件等設(shè)備的可靠性的控制。這是在網(wǎng)絡(luò)化背景下新的控制內(nèi)容，其直接關(guān)系到數(shù)據(jù)的質(zhì)量，即直接影響財(cái)務(wù)管理的水平，職業(yè)院校加強(qiáng)系統(tǒng)控制。

2.管理控制

職業(yè)院校管理控制是指利用管理學(xué)中的組織規(guī)劃以及資源有限使用等知識，制定一系列諸如工作流程、不相容職責(zé)相分離、授權(quán)責(zé)任制等管理制度。新的外部環(huán)境以及信息技術(shù)的應(yīng)用，要求內(nèi)部控制制度相應(yīng)的增加新的內(nèi)容。一下分別從內(nèi)部控制五要素入手，分析構(gòu)建職業(yè)院校內(nèi)部控制系統(tǒng)應(yīng)注意的問題：

（1）完善內(nèi)部環(huán)境，建立健全組織結(jié)構(gòu)。職業(yè)院校應(yīng)對原有的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)信息系統(tǒng)的要求。例如可以根據(jù)數(shù)據(jù)信息的不同形態(tài)分為錄入核算、審核記賬、報(bào)表編制，系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)分析崗位等，同時(shí)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置必須與學(xué)院規(guī)模相適應(yīng)。

（2）評估業(yè)務(wù)和信息處理過程中的風(fēng)險(xiǎn)，職業(yè)院校應(yīng)利用信息技術(shù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制。在如今信息技術(shù)高速發(fā)展的過程中，職業(yè)院校不能照搬傳統(tǒng)的內(nèi)部控制系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)注重識別形態(tài)內(nèi)外的風(fēng)險(xiǎn)，調(diào)整內(nèi)部控制系統(tǒng)設(shè)計(jì)。同時(shí)，利用信息技術(shù)增加控制的方式，如可以在學(xué)院系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，增加系統(tǒng)應(yīng)用過程中的多方控制點(diǎn)，有效降低信息處理風(fēng)險(xiǎn)。

（3）信息控制活動(dòng)中運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增加內(nèi)部控制。增強(qiáng)職業(yè)院校會(huì)計(jì)系統(tǒng)的預(yù)防性功能，會(huì)計(jì)或是審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)處理“實(shí)時(shí)”的思想，針對關(guān)鍵點(diǎn)制定相應(yīng)的實(shí)施控制制度，做到事前預(yù)防和事中控制。另外，要利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)一體化管理，有效整合職業(yè)院校信息，提高財(cái)務(wù)管理效率。

（4）加強(qiáng)對信息系統(tǒng)的定期評估。由于計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，財(cái)務(wù)人員對財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)依賴性越來越大，這些數(shù)據(jù)只有在嚴(yán)格的控制之下才能具有準(zhǔn)確性。同時(shí)，也只有加強(qiáng)控制，適時(shí)進(jìn)行內(nèi)部控制的評估和調(diào)整，才能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)防和減少舞弊事件的發(fā)生。

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在財(cái)務(wù)中的應(yīng)用，改變了職業(yè)院校的運(yùn)行環(huán)境，給職業(yè)院校財(cái)務(wù)管理帶來了變革。職業(yè)院校需充分利用會(huì)計(jì)信息，建立完善的內(nèi)部控制制度，滿足管理需求，為職業(yè)院校進(jìn)一步發(fā)展提供保障。