張希芹

職業(yè)院校內(nèi)部會計控制是建立完善的內(nèi)部控制規(guī)范及防范舞弊、預防腐敗的客觀需要，是職業(yè)院校自身加強科學化、精細化管理的內(nèi)在需求，是保證職業(yè)院校的教育管理有序、高效運行，實現(xiàn)教育管理目標，提高會計信息的真實性和準確性，維護資產(chǎn)的安全及完整，確保會計工作質(zhì)量，降低職業(yè)院校經(jīng)濟運行風險，而在職業(yè)院校內(nèi)部管理中建立的一個管理控制系統(tǒng)。

一、職業(yè)院校會計信息系統(tǒng)的特點

職業(yè)院校是一種特殊的組織形式，會計信息系統(tǒng)既有著一般共性，又有自身獨有的特性，它是在信息化背景下運用信息網(wǎng)絡技術開發(fā)用以滿足自身財務管理需求的信息系統(tǒng)。

1.會計信息化的發(fā)展歷程

會計信息系統(tǒng)是伴隨著信息技術的發(fā)展和會計學的深化而完善的。信息技術的發(fā)展深刻影響了會計處理的方法和手段，使得會計信息系統(tǒng)經(jīng)歷了一系列的變革。

（1）手工記賬方式。手工記賬是會計處理最為原始的方式，會計人員以紙質(zhì)賬本記錄經(jīng)濟業(yè)務，人工完成記賬、結(jié)賬、科目匯總、報表編制等工作。顯然，在手工環(huán)境下的賬務處理數(shù)據(jù)量龐大且結(jié)構復雜，處理方式繁瑣，對職業(yè)院校而言，需要耗費太多的時間和人力資源。

（2）會計電算化。會計電算化系統(tǒng)是一種滿足內(nèi)部封閉式的管理系統(tǒng)。具有簡化會計循環(huán)，消除了手工記賬的許多處理環(huán)節(jié)，改善了信息質(zhì)量。利用會計電算化實現(xiàn)復雜數(shù)據(jù)的處理工作。從而實現(xiàn)內(nèi)部控制的程序化。

（3）網(wǎng)絡化會計信息系統(tǒng)。網(wǎng)絡化會計信息系統(tǒng)是會計信息化發(fā)展的最新階段。網(wǎng)絡會計信息系統(tǒng)是一個開放的、共享資源的信息系統(tǒng)，突破了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理范圍，將各個子系統(tǒng)結(jié)合起來，形成一個統(tǒng)一整體，實現(xiàn)信息的共享和快速傳遞。

2.職業(yè)院校網(wǎng)絡化信息系統(tǒng)

職業(yè)院校網(wǎng)絡化信息系統(tǒng)是職業(yè)院校依據(jù)自身需求，以網(wǎng)絡為依托，進行會計核算，分析、控制、決策的信息系統(tǒng)。它是網(wǎng)絡技術與財務管理的有機融合。如圖所示。

二、會計信息化對職業(yè)院校內(nèi)部控制要素的影響

隨著我國內(nèi)部控制管理的新發(fā)展，在會計信息化的背景下，內(nèi)部控制系統(tǒng)并未發(fā)生本質(zhì)性的改變，但是，內(nèi)部控制要素的實質(zhì)環(huán)境發(fā)生了變化。以下分別從內(nèi)部控制要素入手分析會計信息化背景下的變化。

1.控制環(huán)境

控制環(huán)境是內(nèi)部控制系統(tǒng)的基礎，是影響制定和實施內(nèi)部控制系統(tǒng)的各項因素的組合。職業(yè)院校的內(nèi)部控制環(huán)境主要有領導者的管理意識和專業(yè)素養(yǎng)、組織結(jié)構、授權和追責的方式以及校園文化、外部環(huán)境等。在網(wǎng)絡信息化背景下的信息網(wǎng)絡系統(tǒng)代替了傳統(tǒng)的金字塔式的職業(yè)院校組織結(jié)構，促進了實時管理的實現(xiàn)。管理者必須樹立信息化的相關意識，轉(zhuǎn)變管理理念。職業(yè)院校財務部門也應該實時的進行流程再造，使相應的內(nèi)部控制責任更明晰，效率更高。

2.風險評估

每個單位必須要承擔來自組織內(nèi)部或是外部的風險，職業(yè)院校也不例外。網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展給職業(yè)院校財務管理帶來了增加控制風險的機會以及防范的工具。學院不同的用戶可以根據(jù)自身的權限訪問相關的會計信息系統(tǒng)，例如查詢部門經(jīng)費、查詢工資，教職工的經(jīng)費報銷系統(tǒng)與財務部門的核算系統(tǒng)相互關聯(lián)。這些情況無疑是加大了系統(tǒng)的安全風險，黑客、病毒以及系統(tǒng)自身的缺陷都威脅著會計信息的安全性。我們應該利用新技術作為控制風險的工具，改變新觀念，服務內(nèi)部控制，適當?shù)臄U大控制范圍，防范風險，保證職業(yè)院校財務信息系統(tǒng)安全高效的運行。

3.控制活動

控制活動是指為了保證管理層指令得到有效實施而制定和執(zhí)行的政策和程序，具體包括管理層對績效的分析、對信息處理的控制以及項目實體的控制。職業(yè)院校具體活動的控制點應做如下調(diào)整：貨幣資金的控制在網(wǎng)絡信息化環(huán)境下，網(wǎng)上銀行與核算系統(tǒng)銜接，基本實現(xiàn)零現(xiàn)金收支，這對職業(yè)院校貨幣資金的控制提出了新要求，應做相應的調(diào)整。經(jīng)費支出的控制在網(wǎng)絡信息化環(huán)境下，報銷人員是業(yè)務的起點，他們已經(jīng)將相關業(yè)務的經(jīng)濟內(nèi)容錄入報銷系統(tǒng)，核算人員登陸核算系統(tǒng)后信息自動連接，只需要審核發(fā)票的合法性和準確性，經(jīng)費支出的控制應做相應的改動。收費管理的控制在網(wǎng)絡化的環(huán)境下，收費管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)與銀行系統(tǒng)以及學生管理系統(tǒng)的對接，學生信息的準確性顯的尤為關鍵，針對收費管理的控制應做相應的調(diào)整。

4.信息與溝通

任何組織在日常運營過程中都需要獲取并確認組織內(nèi)部信息和外部信息，并將獲取的信息進行內(nèi)部溝通。針對信息技術的應用，現(xiàn)在的財務信息系統(tǒng)具有信息開放性、更新實時性、獲取及時性等特點，在職業(yè)院校的內(nèi)部控制系統(tǒng)中發(fā)揮著新的作用。網(wǎng)絡信息系統(tǒng)可以銜接各個職能部門，實現(xiàn)財務與其他職能部門一體化。財務人員可以及時了解外部信息，結(jié)合實際工作加以利用，在開放環(huán)境下的溝通更應該注重信息的品質(zhì)。所以在網(wǎng)絡信息化的背景下更應該加強對內(nèi)部控制信息的監(jiān)督，保障內(nèi)部控制系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

由此可見，信息技術的應用使內(nèi)部控制體系發(fā)生了一定的變化，提高了職業(yè)院校財務管理的效率，網(wǎng)絡化會計信息系統(tǒng)的控制范圍擴大、控制方式更為靈活，控制的重點轉(zhuǎn)移為相關職能部門信息的準確性和計算機數(shù)據(jù)的安全性，是人為控制和系統(tǒng)控制的有機統(tǒng)一。

三、網(wǎng)絡會計信息化背景下職業(yè)院校內(nèi)部控制系統(tǒng)的構建

傳統(tǒng)的內(nèi)部控制系統(tǒng)的控制重點是防止差錯和互相牽制防止舞弊。在新形勢下，職業(yè)院校信息技術的應用使得內(nèi)部控制系統(tǒng)分為保證數(shù)據(jù)安全性和內(nèi)部牽制兩個體系，相應的內(nèi)部系統(tǒng)劃分為系統(tǒng)控制和管理控制兩部分。

1.系統(tǒng)控制

職業(yè)院校財務系統(tǒng)控制是指系統(tǒng)設計、日常數(shù)據(jù)庫維護、數(shù)據(jù)儲存以及硬件等設備的可靠性的控制。這是在網(wǎng)絡化背景下新的控制內(nèi)容，其直接關系到數(shù)據(jù)的質(zhì)量，即直接影響財務管理的水平，職業(yè)院校加強系統(tǒng)控制。

2.管理控制

職業(yè)院校管理控制是指利用管理學中的組織規(guī)劃以及資源有限使用等知識，制定一系列諸如工作流程、不相容職責相分離、授權責任制等管理制度。新的外部環(huán)境以及信息技術的應用，要求內(nèi)部控制制度相應的增加新的內(nèi)容。一下分別從內(nèi)部控制五要素入手，分析構建職業(yè)院校內(nèi)部控制系統(tǒng)應注意的問題：

（1）完善內(nèi)部環(huán)境，建立健全組織結(jié)構。職業(yè)院校應對原有的組織結(jié)構進行適當?shù)恼{(diào)整，以適應信息系統(tǒng)的要求。例如可以根據(jù)數(shù)據(jù)信息的不同形態(tài)分為錄入核算、審核記賬、報表編制，系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)分析崗位等，同時組織結(jié)構的設置必須與學院規(guī)模相適應。

（2）評估業(yè)務和信息處理過程中的風險，職業(yè)院校應利用信息技術進行風險控制。在如今信息技術高速發(fā)展的過程中，職業(yè)院校不能照搬傳統(tǒng)的內(nèi)部控制系統(tǒng)，應當注重識別形態(tài)內(nèi)外的風險，調(diào)整內(nèi)部控制系統(tǒng)設計。同時，利用信息技術增加控制的方式，如可以在學院系統(tǒng)開發(fā)時，增加系統(tǒng)應用過程中的多方控制點，有效降低信息處理風險。

（3）信息控制活動中運用網(wǎng)絡技術，增加內(nèi)部控制。增強職業(yè)院校會計系統(tǒng)的預防性功能，會計或是審計人員應當處理“實時”的思想，針對關鍵點制定相應的實施控制制度，做到事前預防和事中控制。另外，要利用信息技術，實現(xiàn)一體化管理，有效整合職業(yè)院校信息，提高財務管理效率。

（4）加強對信息系統(tǒng)的定期評估。由于計算機的廣泛應用，財務人員對財務信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)依賴性越來越大，這些數(shù)據(jù)只有在嚴格的控制之下才能具有準確性。同時，也只有加強控制，適時進行內(nèi)部控制的評估和調(diào)整，才能規(guī)避風險，預防和減少舞弊事件的發(fā)生。

隨著計算機、網(wǎng)絡技術在財務中的應用，改變了職業(yè)院校的運行環(huán)境，給職業(yè)院校財務管理帶來了變革。職業(yè)院校需充分利用會計信息，建立完善的內(nèi)部控制制度，滿足管理需求，為職業(yè)院校進一步發(fā)展提供保障。