李麗華

【摘 要】為建設(shè)“世界一流能源化工公司”，從強(qiáng)化集團(tuán)財(cái)務(wù)管控，不斷提升核心競(jìng)爭(zhēng)能力出發(fā)，按照“總體規(guī)劃、分步實(shí)施、試點(diǎn)先行、效果導(dǎo)向、優(yōu)化流程、持續(xù)改進(jìn)”的原則，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)統(tǒng)一框架下，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程，貫徹內(nèi)控管理及相關(guān)制度，提升集團(tuán)管控能力，提高財(cái)務(wù)運(yùn)行效率。

【關(guān)鍵詞】費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)功能；范圍；原則及要求；系統(tǒng)上線(xiàn)的意義

中石化集團(tuán)根據(jù)“試點(diǎn)先行、效果導(dǎo)向”、“總體規(guī)劃、分步實(shí)施”等原則，認(rèn)真分析面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)措施，最終確定在財(cái)務(wù)共享服務(wù)統(tǒng)一框架下，總體設(shè)計(jì)，分步實(shí)施，先行建立中國(guó)石化費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理系統(tǒng)，待財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成立后，適時(shí)將費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)納入共享服務(wù)范圍。

一、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的功能

1.通過(guò)統(tǒng)一的系統(tǒng)支持企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)，包括行為申請(qǐng)、事后報(bào)銷(xiāo)、員工借還款管理、憑證生成、付款集成等功能。

2.提供員工自助查詢(xún)、財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)計(jì)分析、領(lǐng)導(dǎo)綜合查詢(xún)等功能。

3.將內(nèi)控要求固化到系統(tǒng)中并統(tǒng)一部分關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程。

4.與總部統(tǒng)一建設(shè)的ERP、會(huì)計(jì)集中核算、HR、TMS、MDM、郵件、門(mén)戶(hù)等系統(tǒng)進(jìn)行集成。

二、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)上線(xiàn)的范圍

1.原則上主要包含兩類(lèi)，一類(lèi)是對(duì)私費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，指收款人為中石化內(nèi)部員工；一類(lèi)是對(duì)公費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，指收款人為供應(yīng)商。其中對(duì)私費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的掛賬、支付業(yè)務(wù)，全部納入費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，對(duì)公費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的掛賬業(yè)務(wù)（貸方涉及到其他應(yīng)付款或者是應(yīng)付賬款）。

2.不納入費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的有：一是涉及到關(guān)聯(lián)單位之間的費(fèi)用；二是固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)；三是是ERP集成業(yè)務(wù)帶采購(gòu)訂單號(hào)的業(yè)務(wù)；四是對(duì)于人工成本核算的業(yè)務(wù)（除托兒費(fèi)、撫恤費(fèi)等付給個(gè)人的業(yè)務(wù)）。

三、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)上線(xiàn)原則及要求

1.業(yè)務(wù)原則

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)采用先掛著后付款的處理模式，一筆支付業(yè)務(wù)需要分別生成一筆掛賬憑證和一筆付款憑證，例如：

（1）掛賬憑證（對(duì)私）：

借：XXX費(fèi)用 貸：其他應(yīng)付款——員工報(bào)銷(xiāo)款

（2）付款憑證（對(duì)私）：

借：其他應(yīng)付款——員工報(bào)銷(xiāo)款 貸：銀行存款

（3）掛賬憑證（對(duì)公）：

借：XXX費(fèi)用 貸：供應(yīng)商/客戶(hù)

2.業(yè)務(wù)要求

（1）總賬科目

SAP系統(tǒng)需要增加“其他應(yīng)付款-員工報(bào)銷(xiāo)款”和“其他應(yīng)收款-員工借款”兩個(gè)總賬科目，其中“其他應(yīng)收款-員工借款”主要核算員工的備用金”。

（2）備用金管理

新開(kāi)立的科目“其他應(yīng)收款-員工借款”屬于總賬類(lèi)科目，ERP系統(tǒng)中將不再分員工核算員工的個(gè)人借款，所有的借款明細(xì)信息都是在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中進(jìn)行核算管理。

（3）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)戶(hù)

目前已與工行、建行、中行以及農(nóng)行簽訂了總對(duì)總協(xié)議，各單位需要重新開(kāi)立費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)戶(hù)或者指定現(xiàn)有的一般戶(hù)或基本戶(hù)作為費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)戶(hù)，報(bào)銷(xiāo)款從該賬戶(hù)通過(guò)銀企直連接口將資金直接劃撥到收款人的銀行賬戶(hù)中。集團(tuán)企業(yè)可以使用工行或者中行的基本戶(hù)，其他行不可以使用基本戶(hù)；股份企業(yè)四家銀行均不可使用基本戶(hù)。

（4）使用人員

原則上使用該系統(tǒng)的用戶(hù)必須為HR系統(tǒng)中的在職員工且擁有AD賬號(hào)，否則將無(wú)法使用該系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。系統(tǒng)每天晚上，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)同步HR系統(tǒng)中的人員信息，要確保HR系統(tǒng)及時(shí)更新。

（5）費(fèi)用項(xiàng)目

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中填制報(bào)銷(xiāo)單時(shí)需要指定費(fèi)用項(xiàng)目，系統(tǒng)預(yù)制了三級(jí)費(fèi)用項(xiàng)目并且將三級(jí)費(fèi)用項(xiàng)目與會(huì)計(jì)科目進(jìn)行了對(duì)應(yīng)，憑證生成時(shí)，是根據(jù)三級(jí)費(fèi)用與科目的映射關(guān)系將憑證生成到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，同時(shí)各企業(yè)可以根據(jù)管理要求制定四級(jí)費(fèi)用項(xiàng)目，四級(jí)費(fèi)用項(xiàng)目是滿(mǎn)足企業(yè)的管理要求，所有與生成憑證無(wú)關(guān)，三級(jí)費(fèi)用項(xiàng)目由總部統(tǒng)一制定。

（6）事前申請(qǐng)要求

按照總部要求，對(duì)于業(yè)務(wù)招待費(fèi)、主辦會(huì)議費(fèi)以及主辦培訓(xùn)費(fèi)必須進(jìn)行事前申請(qǐng)，其他費(fèi)用各單位可以根據(jù)本單位的管理要求自行設(shè)定是否進(jìn)行事前申請(qǐng)。

（7）影像掃描

一是要按照規(guī)范的要求進(jìn)行原始發(fā)票的影像掃描；二是掃描時(shí)需要將打印的報(bào)銷(xiāo)單封皮一起進(jìn)行影像掃描。

四、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)上線(xiàn)的意義

1.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)通過(guò)與ERP系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)的鏈接，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)記賬憑證自動(dòng)集成，提供業(yè)務(wù)執(zhí)行情況、費(fèi)用匯總和預(yù)算執(zhí)行情況等靈活的查詢(xún)分析功能，滿(mǎn)足總部、企業(yè)、用戶(hù)不同級(jí)別的業(yè)務(wù)需求。實(shí)現(xiàn)各類(lèi)數(shù)據(jù)查詢(xún)，為財(cái)務(wù)分析提供依據(jù)。

2.通過(guò)建設(shè)集中部署、統(tǒng)一管理的中國(guó)石化費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)總部及下屬企業(yè)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)處理的程序化、自動(dòng)化、集成化、影像化，為費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)納入財(cái)務(wù)共享服務(wù)范圍奠定基礎(chǔ)，同時(shí)也為下一步實(shí)現(xiàn)集團(tuán)范圍內(nèi)報(bào)銷(xiāo)制度統(tǒng)一化及報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)造條件。

3.為建設(shè)“世界一流能源化工公司”，從強(qiáng)化集團(tuán)財(cái)務(wù)管控，不斷提升核心競(jìng)爭(zhēng)能力出發(fā)，按照“總體規(guī)劃、分步實(shí)施、試點(diǎn)先行、效果導(dǎo)向、優(yōu)化流程、持續(xù)改進(jìn)”的原則，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)統(tǒng)一框架下，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程，貫徹內(nèi)控管理及相關(guān)制度，提升集團(tuán)管控能力，提高財(cái)務(wù)運(yùn)行效率。