李麗華

【摘 要】為建設(shè)“世界一流能源化工公司”，從強化集團財務(wù)管控，不斷提升核心競爭能力出發(fā)，按照“總體規(guī)劃、分步實施、試點先行、效果導(dǎo)向、優(yōu)化流程、持續(xù)改進”的原則，在財務(wù)共享服務(wù)統(tǒng)一框架下，規(guī)范費用報銷業(yè)務(wù)流程，貫徹內(nèi)控管理及相關(guān)制度，提升集團管控能力，提高財務(wù)運行效率。

【關(guān)鍵詞】費用報銷系統(tǒng)功能；范圍；原則及要求；系統(tǒng)上線的意義

中石化集團根據(jù)“試點先行、效果導(dǎo)向”、“總體規(guī)劃、分步實施”等原則，認真分析面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對措施，最終確定在財務(wù)共享服務(wù)統(tǒng)一框架下，總體設(shè)計，分步實施，先行建立中國石化費用報銷管理系統(tǒng)，待財務(wù)共享服務(wù)中心成立后，適時將費用報銷業(yè)務(wù)納入共享服務(wù)范圍。

一、費用報銷系統(tǒng)的功能

1.通過統(tǒng)一的系統(tǒng)支持企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)，包括行為申請、事后報銷、員工借還款管理、憑證生成、付款集成等功能。

2.提供員工自助查詢、財務(wù)部門統(tǒng)計分析、領(lǐng)導(dǎo)綜合查詢等功能。

3.將內(nèi)控要求固化到系統(tǒng)中并統(tǒng)一部分關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程。

4.與總部統(tǒng)一建設(shè)的ERP、會計集中核算、HR、TMS、MDM、郵件、門戶等系統(tǒng)進行集成。

二、費用報銷系統(tǒng)上線的范圍

1.原則上主要包含兩類，一類是對私費用報銷業(yè)務(wù)，指收款人為中石化內(nèi)部員工；一類是對公費用報銷業(yè)務(wù)，指收款人為供應(yīng)商。其中對私費用報銷業(yè)務(wù)的掛賬、支付業(yè)務(wù)，全部納入費用報銷系統(tǒng)，對公費用報銷業(yè)務(wù)的掛賬業(yè)務(wù)（貸方涉及到其他應(yīng)付款或者是應(yīng)付賬款）。

2.不納入費用報銷系統(tǒng)的有：一是涉及到關(guān)聯(lián)單位之間的費用；二是固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)；三是是ERP集成業(yè)務(wù)帶采購訂單號的業(yè)務(wù)；四是對于人工成本核算的業(yè)務(wù)（除托兒費、撫恤費等付給個人的業(yè)務(wù)）。

三、費用報銷系統(tǒng)上線原則及要求

1.業(yè)務(wù)原則

費用報銷采用先掛著后付款的處理模式，一筆支付業(yè)務(wù)需要分別生成一筆掛賬憑證和一筆付款憑證，例如：

（1）掛賬憑證（對私）：

借：XXX費用 貸：其他應(yīng)付款——員工報銷款

（2）付款憑證（對私）：

借：其他應(yīng)付款——員工報銷款 貸：銀行存款

（3）掛賬憑證（對公）：

借：XXX費用 貸：供應(yīng)商/客戶

2.業(yè)務(wù)要求

（1）總賬科目

SAP系統(tǒng)需要增加“其他應(yīng)付款-員工報銷款”和“其他應(yīng)收款-員工借款”兩個總賬科目，其中“其他應(yīng)收款-員工借款”主要核算員工的備用金”。

（2）備用金管理

新開立的科目“其他應(yīng)收款-員工借款”屬于總賬類科目，ERP系統(tǒng)中將不再分員工核算員工的個人借款，所有的借款明細信息都是在費用報銷系統(tǒng)中進行核算管理。

（3）費用報銷戶

目前已與工行、建行、中行以及農(nóng)行簽訂了總對總協(xié)議，各單位需要重新開立費用報銷戶或者指定現(xiàn)有的一般戶或基本戶作為費用報銷戶，報銷款從該賬戶通過銀企直連接口將資金直接劃撥到收款人的銀行賬戶中。集團企業(yè)可以使用工行或者中行的基本戶，其他行不可以使用基本戶；股份企業(yè)四家銀行均不可使用基本戶。

（4）使用人員

原則上使用該系統(tǒng)的用戶必須為HR系統(tǒng)中的在職員工且擁有AD賬號，否則將無法使用該系統(tǒng)進行費用報銷。系統(tǒng)每天晚上，系統(tǒng)會自動同步HR系統(tǒng)中的人員信息，要確保HR系統(tǒng)及時更新。

（5）費用項目

費用報銷系統(tǒng)中填制報銷單時需要指定費用項目，系統(tǒng)預(yù)制了三級費用項目并且將三級費用項目與會計科目進行了對應(yīng)，憑證生成時，是根據(jù)三級費用與科目的映射關(guān)系將憑證生成到財務(wù)系統(tǒng)中，同時各企業(yè)可以根據(jù)管理要求制定四級費用項目，四級費用項目是滿足企業(yè)的管理要求，所有與生成憑證無關(guān)，三級費用項目由總部統(tǒng)一制定。

（6）事前申請要求

按照總部要求，對于業(yè)務(wù)招待費、主辦會議費以及主辦培訓(xùn)費必須進行事前申請，其他費用各單位可以根據(jù)本單位的管理要求自行設(shè)定是否進行事前申請。

（7）影像掃描

一是要按照規(guī)范的要求進行原始發(fā)票的影像掃描；二是掃描時需要將打印的報銷單封皮一起進行影像掃描。

四、費用報銷系統(tǒng)上線的意義

1.費用報銷系統(tǒng)通過與ERP系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)的鏈接，實現(xiàn)費用報銷業(yè)務(wù)記賬憑證自動集成，提供業(yè)務(wù)執(zhí)行情況、費用匯總和預(yù)算執(zhí)行情況等靈活的查詢分析功能，滿足總部、企業(yè)、用戶不同級別的業(yè)務(wù)需求。實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)查詢，為財務(wù)分析提供依據(jù)。

2.通過建設(shè)集中部署、統(tǒng)一管理的中國石化費用報銷管理系統(tǒng)，實現(xiàn)總部及下屬企業(yè)報銷業(yè)務(wù)處理的程序化、自動化、集成化、影像化，為費用報銷業(yè)務(wù)納入財務(wù)共享服務(wù)范圍奠定基礎(chǔ)，同時也為下一步實現(xiàn)集團范圍內(nèi)報銷制度統(tǒng)一化及報銷業(yè)務(wù)標準化創(chuàng)造條件。

3.為建設(shè)“世界一流能源化工公司”，從強化集團財務(wù)管控，不斷提升核心競爭能力出發(fā)，按照“總體規(guī)劃、分步實施、試點先行、效果導(dǎo)向、優(yōu)化流程、持續(xù)改進”的原則，在財務(wù)共享服務(wù)統(tǒng)一框架下，規(guī)范費用報銷業(yè)務(wù)流程，貫徹內(nèi)控管理及相關(guān)制度，提升集團管控能力，提高財務(wù)運行效率。