焦娜

摘 要：檔案管理工作對我國社會健康發(fā)展起著至關重要的作用，而財政檔案管理是財政局管理的重要內(nèi)容之一，其內(nèi)容可反映出我國或者地區(qū)一段時期經(jīng)濟社會發(fā)展的狀況，高質(zhì)量、及時、完全的財政檔案成為決策者制定相關措施的客觀依據(jù)。因此，做好財政檔案管理工作，不斷地更新管理觀念，勇敢探索和嘗試新的管理手段，對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展和財政檔案管理效率具有深遠的影響。而當前我國財政管理檔案工作當中存在著管理觀念、方式、 人員素質(zhì)、管理制度等不足之處。本文將認真分析其不足之處， 提出做好財政檔案管理工作的相關措施。

關鍵詞：財政檔案管理；現(xiàn)代化管理；管理措施

隨著信息技術和互聯(lián)網(wǎng)的不斷深入發(fā)展，財政檔案管理本身也發(fā)生著變化。財政檔案管理是財政局管理的重要工作，其內(nèi)容可反映出我國整個或者部分地區(qū)一段時期經(jīng)濟社會發(fā)展效益，高標準的財政檔案成為決策者制定相關措施的客觀依據(jù)。因此，做好財政檔案管理工作，不斷地更新管理觀念，勇敢探索和嘗試新的管理手段，對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展和財政檔案管理效率具有深遠的影響。如今，針對信息化檔案管理特點，需要對以前手工管理檔案的流程進行相對應的調(diào)整。運用數(shù)字化的現(xiàn)代財政檔案管理方式，不斷提高財政檔案管理方式和手段，加快對財政檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，從而做好現(xiàn)代財政檔案管理工作。

一、財政檔案目前存在的弊端

1.財政檔案管理技術落后?？萍嫉倪M步促使檔案向網(wǎng)絡化發(fā)展，但是目前一般檔案的管理還是采用一臺微機一套軟件的管理方法，甚至部分的檔案還不能信息化管理，仍然使用手工編制，給檔案的工作帶來不良影響。技術落后的主要原因：一是人力、物力、財力投入少，檔案管理系統(tǒng)不先進；二是檔案管理人員科學素質(zhì)低，導致即使引進先進的檔案管理軟件也不能熟練操作，使之發(fā)揮應有的效果。

2.財政檔案信息管理制度不完善。財政檔案信息的采集、加工、存儲、利用需要一個完善的流程進行分工管理，所以一個完善的財政檔案管理制度就顯得十分必要。

財政檔案工作缺乏制度化會導致檔案管理的不規(guī)范：一是采集不規(guī)范。采集過程中，沒有明確的采集目標和采集范圍，內(nèi)容達不到要求再加上制度形同虛設，交不交無所謂的態(tài)度，使得采集質(zhì)量不高，檔案收集考核不明確；二是加工不規(guī)范。財政檔案信息的加工包括鑒別、篩選、排序、初步激活和編寫五部分組成。而財政檔案所涉及的業(yè)務檔案、會計檔案非常多，除檔案部門負責接收的檔案外，其他業(yè)務檔案均分散在相應的業(yè)務部門，而且業(yè)務科室事務繁雜，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)層次不同，在整理過程中有沒有按標準分類鑒別篩選，在立卷過程中有沒有按照卷內(nèi)的文件目錄順序進行排序組卷，在排序后有沒有進行開發(fā)分析和轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)信息活化，卷內(nèi)目錄的編寫有沒有和實際整理文件一致，卷內(nèi)資料有沒有遺漏，這些也都不能百分百確定。此外，在立卷時間上，有時會積累起來一次立卷，既不符合事畢立卷的要求，又不利于查找。三是存儲不規(guī)范。財政檔案信息的存儲工作由歸檔、登錄、編目、編碼和排架等環(huán)節(jié)組成。由于管理疏忽，很多檔案在管理過程中，部分信息沒有按標準歸類，在儲存期間部分檔案遺失或者損壞，檢索查不出檔案，使用不方便，更新速度慢的弊端。四是利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。另外還存在信息孤島和信息過載的現(xiàn)象，有些信息不能被共享，造成檔案信息資源的浪費，也是組織肌體不健康的表征；而有些檔案信息過于冗雜，被信息困擾。

3.財政檔案管理人員素質(zhì)水平層次不同。檔案本身在數(shù)字化的沖擊下，其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。由于電子文件必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉電腦操作技術的檔案工作者來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟， 容易產(chǎn)生煩躁情緒。 尤其是專業(yè)素質(zhì)低的財政檔案工作者來說，是一個極大的挑戰(zhàn)。人員的素質(zhì)決定了財政檔案管理的各個環(huán)節(jié)，甚至最終會影響到?jīng)Q策者的判斷。

二、做好財政檔案管理工作的要點

1.財政檔案管理技術現(xiàn)代化

升級檔案管理基礎設施（如計算機硬件、 軟件、 互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)等）并采用相應的現(xiàn)代化技術對財政檔案進行管理是財政檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化首要內(nèi)容。

財政檔案管理技術現(xiàn)代化要求在檔案工作過程中引進先進的科技設備和專業(yè)科技維護人員。一是計算機系統(tǒng)的智能化設計。財政檔案管理人員將相關資料輸入計算機中，通過計算機的智能化系統(tǒng)進行資料整理，如可通過計算機自動化實現(xiàn)檔案分類和編制目錄，并且可通過計算機軟件平臺對館藏檔案進行檢索和跟蹤管理 。二是網(wǎng)絡技術的引入。通過建立網(wǎng)絡服務器 ，使人們隨時隨地通過互聯(lián)網(wǎng)完成對對檔案的查詢，方便人們對檔案的利用；通過網(wǎng)絡技術建立的財政檔案信息網(wǎng)站，實現(xiàn)各部門之間的檔案共享，節(jié)約檔案信息利用的時間成本；利用網(wǎng)絡技術增加檔案的保密性。根據(jù)檔案的密級程度分別采取不同的加密技術，以此保障檔案信息的安全性 。計算機的運用不僅增強數(shù)據(jù)的真實有效性， 還能夠節(jié)約人力資源。

2.健全財政檔案管理監(jiān)督體制。沒有監(jiān)督體系，就無法保證制度的正常規(guī)范運行。所以做好財政檔案管理工作，必須要健全財政檔案管理監(jiān)督體制。

建立健全財政檔案管理監(jiān)督體制：首先，要建立一個高素質(zhì)的財政檔案管理監(jiān)督者隊伍。監(jiān)察人員需要不僅具備優(yōu)秀的科學文化素質(zhì)，而且具有良好的精神文明素質(zhì)。這樣，監(jiān)察人員內(nèi)部才能防止腐敗的發(fā)生，使體制可以行之有效。其次，要對財政檔案信息進行監(jiān)督。不僅要從財政檔案信息的源頭實行監(jiān)管，而且在加工、整理、儲存、利用等方面都要監(jiān)督，防止信息被涂改、篡改、遺漏、編造，以確保信息的完整性和真實性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)無效的情況。再次，要對財政檔案管理人員進行監(jiān)督。 一要監(jiān)督財政檔案管理人員的執(zhí)業(yè)行為，確保財政檔案管理工作的穩(wěn)定性和全局性；二要監(jiān)管財政檔案管理人員所設計的工作方案，要有可行性與有效性。最后，監(jiān)管人員還要結合財政檔案信息，編制相應的網(wǎng)絡監(jiān)管內(nèi)容，通過多維度監(jiān)管，提高財政檔案管理質(zhì)量。

3.加快高素質(zhì)的財政檔案管理者隊伍建設。檔案管理人員科學素質(zhì)低，直接影響到財政檔案信息的采集、加工、存儲、利用，所以要求財政檔案管理者必須同時具備優(yōu)秀的科學文化素質(zhì)和良好的思想道德素質(zhì)，使財政檔案管理工作能夠準確及時高效的完成。

4.提高領導對財政檔案管理工作的重視程度

提高領導對財政檔案管理工作的重視程度，首先要增強領導的檔案意識。財政檔案管理工作者要經(jīng)常向領導宣傳檔案工作、勤向領導匯報檔案工作情況、做好檔案服務工作為領導提供檔案利用信息，使領導逐步重視財政檔案管理工作，以便更好的開展財政檔案管理工作。

三、結語

財政檔案管理的現(xiàn)代化，對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展和財政檔案管理效率具有深遠的影響。做好財政檔案管理工作離不開管理技術現(xiàn)代化，健全財政檔案管理監(jiān)督體制，加快高素質(zhì)的財政檔案管理者隊伍建設這幾項措施，當然領導對財政檔案管理工作的重視程度，一定程度對做好財政檔案管理工作起決定性作用。

參考文獻：

[1]周三多.管理學（第四版），高等教育出版社.

[2]王艷萍.淺議財政檔案的現(xiàn)代化管理[J]. 黑河市財政局 .