李清 雷婷

醫(yī)院人事檔案在職工轉(zhuǎn)正定級(jí)、人事關(guān)系調(diào)動(dòng)與聘用、干部提拔與任免、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升以及退休醫(yī)保等方面一直發(fā)揮著無(wú)法替代的作用，但是由于社會(huì)對(duì)人事檔案缺乏了解，人事檔案主體和相關(guān)部門不夠重視等因素，人事檔案管理工作中出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。為此，提高個(gè)人和組織人事部門的檔案意識(shí)和管理水平，配合國(guó)家現(xiàn)行的干部人事檔案專項(xiàng)核查，創(chuàng)新人事檔案工作舉措，建立人事檔案信息資源庫(kù)勢(shì)在必行。

人事檔案記錄了每個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡與工作經(jīng)歷，以個(gè)人為主體歸檔立卷并由單位集中保存，也是單位了解、考察和提拔員工的重要手段，加強(qiáng)人事檔案管理是醫(yī)院管理工作中必不可少的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。我國(guó)三級(jí)醫(yī)院要求病床數(shù)在500張以上，人員配備最少達(dá)800名。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，我省最小規(guī)模的三級(jí)醫(yī)院人員也有1000名之多，秦皇島市第一醫(yī)院作為秦皇島市唯一一家綜合性三甲醫(yī)院，擁有員工2451人，院人事檔案庫(kù)存有在編人員人事檔案1346卷，離退休人員人事檔案375卷，非在編人員的人事檔案集中保存在市人才交流中心——秦皇島市第一醫(yī)院人事檔案卷宗名下。所以，如何加強(qiáng)人事檔案的管理是院人事工作者思考的重要內(nèi)容。

一、人事檔案的意義

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，甚至具有法律效用。人事檔案在人事關(guān)系調(diào)動(dòng)與聘用、干部提拔與任免、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升以及新參加工作人員轉(zhuǎn)正定級(jí)、退休醫(yī)保等方面一直發(fā)揮著無(wú)法替代的作用。其具有三個(gè)特點(diǎn)：其一全面性，人事檔案是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，它概括地反映員工個(gè)人全貌；其二現(xiàn)實(shí)性， 人事檔案為人事（勞動(dòng)）部門正確使用人才、合理解決工資等問(wèn)題的一個(gè)重要依據(jù)，直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志；其三機(jī)密性，人事檔案屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無(wú)條件地提供服務(wù)。檔案主體不能查閱自己的檔案，即使是檔案管理人員也不能查閱自己的人事檔案。人事檔案凸顯了其在每個(gè)人人生中的重要價(jià)值。

二、醫(yī)院人事檔案工作的困境及成因

1.醫(yī)院對(duì)人事檔案重視不夠。由于醫(yī)院工作主體是醫(yī)療，相對(duì)于醫(yī)療、護(hù)理、科研、教學(xué)等工作，對(duì)人事檔案工作的重視是不夠的。特別是前幾年在人員錄用與晉升提拔時(shí)，人事檔案不是限制條件之一。醫(yī)院方面更多的是重視員工的技術(shù)水平和新錄入人員的能力，忽視人事檔案的重要意義，在錄用后沒(méi)有及時(shí)地調(diào)動(dòng)審閱就業(yè)者的人事檔案。等收檔時(shí)，部分人員已不知檔案身在何處。

2.員工對(duì)人事檔案知識(shí)知之甚少。醫(yī)院?jiǎn)T工尤其是醫(yī)學(xué)院校大學(xué)畢業(yè)生都沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案有何用途。如許多的畢業(yè)學(xué)生和即將畢業(yè)的大學(xué)生不懂檔案是作什么的，有些已畢業(yè)的大學(xué)生，仍將檔案放在學(xué)校，有的存在自己手中，有的畢業(yè)生將檔案寄放在人才市場(chǎng)，甚至有人完全將檔案遺忘了。為什么會(huì)出現(xiàn)這種請(qǐng)況？我國(guó)的人事檔案要求集中保存，且檔案室為機(jī)要重地，絕大多數(shù)人基本不可能接觸到本人的人事檔案。所以，看不到就認(rèn)為人事檔案無(wú)關(guān)緊要、可有可無(wú)。

我們對(duì)近五年畢業(yè)來(lái)院的大學(xué)生們調(diào)查發(fā)現(xiàn)，40%的人對(duì)于檔案的用途知之甚少，22%的畢業(yè)生甚至不知檔案與自身有何關(guān)系，只有38%的人知道就業(yè)后要及時(shí)協(xié)調(diào)好，使自己的人事檔案及時(shí)落戶醫(yī)院人事部門。據(jù)秦皇島市人才服務(wù)中心人才市場(chǎng)的不完全統(tǒng)計(jì)，多年無(wú)人問(wèn)津的棄檔或死檔已有數(shù)萬(wàn)冊(cè)。

3.人事檔案的意義沒(méi)有普及。即使是人事檔案主體醫(yī)院?jiǎn)T工，也認(rèn)為自己的個(gè)人檔案可有可無(wú)，不懂檔案的價(jià)值所在，這是造成人事檔案工作困境的原因之一。部分醫(yī)護(hù)人員在職讀書獲得第二學(xué)歷；獲得各級(jí)政府的各種獎(jiǎng)勵(lì)；擔(dān)任相關(guān)專業(yè)的學(xué)術(shù)帶頭人等等，證書、資料都在自己手里，不知道要放入個(gè)人的人事檔案中進(jìn)行保管。甚至認(rèn)為放在自己手里更放心。因此，或造成有的資料不完整或丟失，或造成上級(jí)查閱考核時(shí)無(wú)法看到個(gè)人完整的資料。貽誤個(gè)人發(fā)展之良機(jī)。

4.自主擇業(yè)流動(dòng)性強(qiáng)，人事檔案轉(zhuǎn)接不及時(shí)。尤其近年，大學(xué)生自主擇業(yè)，跳槽現(xiàn)象時(shí)時(shí)有，人事檔案的存、儲(chǔ)、遷很頻繁，有的學(xué)生干脆把人事檔案隨便一放，自己拿著畢業(yè)證擇業(yè)，造成醫(yī)院人事檔案管理工作中出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。

5.缺少專職人事檔案管理人員?！陡刹繖n案工作條例》規(guī)定：“每管理一千人的檔案需配備l名專職干部”。作為三甲醫(yī)院，組織人事工作較為繁重，人事檔案的保存與管理在人事工作中居于輔助位置等原因，醫(yī)院很難按照《干部檔案工作條例》配備專職檔案人員。秦皇島市第一醫(yī)院庫(kù)存人事檔案超過(guò)1000冊(cè)，也只配一名專職管檔人員，且學(xué)歷偏低，因醫(yī)院人事工作的忙碌還要隨時(shí)抽調(diào)去別處幫忙，不能全身心地投入。另外，人事檔案工作巨細(xì)無(wú)遺，干起來(lái)耗時(shí)耗力，“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”，難以產(chǎn)生直接的工作成果或短期經(jīng)濟(jì)效益，很難吸引高學(xué)歷高層次的管理人員專職從事人事檔案工作，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也不愿意在人事檔案管理工作上大量投入，所以復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)建設(shè)就會(huì)遲緩和落后。

6.人事檔案有不實(shí)現(xiàn)象。一直以來(lái)，干部人事檔案造假或不實(shí)現(xiàn)象并不少見(jiàn)，在檔案中修改偽造三齡二歷一身份（三齡指年齡、工齡、黨齡，二歷指學(xué)歷、工作經(jīng)歷，身份指干部身份）甚至出現(xiàn)“洗檔案”這樣的極端事件。醫(yī)院檔案管理工作中，這種極端的造假現(xiàn)象并不多見(jiàn)，但因上學(xué)、入團(tuán)或工作等原因而出現(xiàn)年齡不符、證件缺失、經(jīng)歷、家庭關(guān)系更新不及時(shí)等問(wèn)題也不少見(jiàn)，這些問(wèn)題使我們?cè)谑褂萌耸聶n案時(shí)要格外謹(jǐn)慎。

三、醫(yī)院人事檔案改進(jìn)舉措

目前，國(guó)家干部人事檔案專項(xiàng)核查正在深入進(jìn)行時(shí)，借此契機(jī)，院人事管理者把握機(jī)會(huì)，創(chuàng)新舉措，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理從意識(shí)、制度、人員與硬件配備、技術(shù)支持都上一個(gè)臺(tái)階，使人事檔案工作真正成為組織人事工作的重要支撐。

1.提高個(gè)人和組織人事部門的檔案重視度。

（1）是醫(yī)院的組織人事部門要從思想上高度重視人事檔案的管理工作，組織人事管理者的責(zé)任意識(shí)直接關(guān)系到人事檔案的質(zhì)量；

（2）是加強(qiáng)人事檔案管理力度，專職管檔人員對(duì)檔案材料未能歸檔，材料手續(xù)不完備的，都要嚴(yán)格做到及時(shí)清查，及時(shí)收要，且記錄完整。依法治檔，依法管檔，做到檔案材料全面、真實(shí)。

（3）是達(dá)到《干部檔案工作條例》中人員與檔案的比例要求。目前，秦皇島市第一醫(yī)院的人事管檔人員增至2人，且學(xué)歷均為研究生。

（4）是人事檔案管理者與組織人事部門的其他工作人員必須通過(guò)定期不定期的專門教育和學(xué)習(xí)，提高責(zé)任心，提高工作能力，提升總體素質(zhì)。

（5）是加強(qiáng)人事檔案工作的宣傳教育力度，利用社會(huì)輿論和公共媒體宣傳人事檔案的重要性及作用。醫(yī)院在每年新入職員工的崗前培訓(xùn)中，專門進(jìn)行組織檔案知識(shí)的專題培訓(xùn)，使其明確人事檔案對(duì)個(gè)人發(fā)展的重要性，院內(nèi)充分利用門戶網(wǎng)、院刊、宣傳欄等自有媒體，宣傳人事檔案的重要性及作用，提高全院職工的重視度。

2.以此次國(guó)家干部人事檔案專項(xiàng)核查為契機(jī)，對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行認(rèn)真核查，端正態(tài)度，以既對(duì)組織負(fù)責(zé)，對(duì)醫(yī)院職工個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度，全面提高干部人事檔案管理水平。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把好 “政策關(guān)”，檔案的審查、認(rèn)定都嚴(yán)格按照政策規(guī)定執(zhí)行，保證審查工作的真實(shí)、合法、合理，明確人事檔案審核要求和方法步驟，對(duì)專項(xiàng)審核工作進(jìn)行細(xì)致安排、周密部署。把好“質(zhì)量關(guān)”，開展工作前對(duì)參與審核人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，確保審核人員思想上重視、業(yè)務(wù)上精通，為順利開展專項(xiàng)審核工作打下基礎(chǔ)。審核人員把好“真實(shí)關(guān)”，在檔案材料的甄別上，堅(jiān)持實(shí)事求是原則，嚴(yán)格按照審核標(biāo)準(zhǔn)和審核要求，對(duì)醫(yī)院職工特別是干部“三齡兩歷一身份”等重要信息進(jìn)行核實(shí)，對(duì)材料不齊全、制作不規(guī)范、記載不一致、真實(shí)性存疑的檔案，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充完善和調(diào)查核實(shí)，對(duì)每一份材料的真?zhèn)芜M(jìn)行仔細(xì)鑒別確保每一份檔案內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)完備。確保每一份材料的真實(shí)性；把好“紀(jì)律關(guān)”，嚴(yán)格按照政策規(guī)定和程序辦事，從嚴(yán)把關(guān)，切實(shí)維護(hù)專項(xiàng)審核工作的嚴(yán)肅性。嚴(yán)格按照“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)審核誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)在審核工作中存在失職瀆職行為或弄虛作假的，嚴(yán)格追究相關(guān)人員責(zé)任，做到邊查邊改，即知即改，努力維護(hù)人事檔案的嚴(yán)肅性和公信力。

3.健全制度、規(guī)范管理，全面加強(qiáng)人事檔案管理。醫(yī)院人事部門用制度劃定“紅線區(qū)”，架起“高壓線”，筑牢“防火墻”， 進(jìn)一步健全人事檔案查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、檢查核對(duì)、保管保密等日常管理制度，規(guī)范工作流程，建立檔案材料定時(shí)、定向、跟蹤收集機(jī)制，實(shí)行專人負(fù)責(zé)、責(zé)任到人，使人事檔案整理工作經(jīng)?；⒅贫然?，有效維護(hù)檔案工作的嚴(yán)肅性。健全工作機(jī)制，特別是在干部任用工作中，醫(yī)院組織人事部門需完善干部任前審核機(jī)制，切實(shí)做到“不審核檔案的不能上會(huì)、不解決檔案存在問(wèn)題的暫緩上會(huì)”，堅(jiān)決維護(hù)人事檔案的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。醫(yī)院紀(jì)委嚴(yán)肅責(zé)任追究制度，對(duì)人事檔案違紀(jì)違規(guī)責(zé)任人從嚴(yán)從重追責(zé)，使其在檔案上不敢造假、不能造假、無(wú)法造假，為切實(shí)選好用好管好醫(yī)院人力資源提供重要保障。

4.建立醫(yī)院人事檔案信息資源庫(kù)。以此次干部人事檔案審核工作為契機(jī)，引入新的人事檔案信息管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將真實(shí)可靠的文字、圖片、聲像等檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，整理后輸入計(jì)算機(jī)，作為人事檔案紙質(zhì)卷冊(cè)的輔助手段。充分利用計(jì)算機(jī)快速查詢的功能，在保密的前提下，更快捷、便利地提供人才檔案信息，提高了事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院）