畢大鵬

摘 要社會的進(jìn)步以及知識經(jīng)濟時代的發(fā)展使得人們對信息的需求越來越多樣化，檔案成為了人們獲取信息資源的重要渠道，在新時期要想實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)高效管理，有必要加強電子信息技術(shù)的應(yīng)用。本文首先分析了在檔案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)的重要性和必然性，進(jìn)而對檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用實踐路徑進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 電子信息技術(shù) 應(yīng)用

在信息時代，科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展給人們的生產(chǎn)、生活方式以及思維習(xí)慣等都產(chǎn)生了一定的影響，科學(xué)技術(shù)在人類發(fā)展的過程中占據(jù)著越來越重要的地位，尤其是基于計算機的電子信息技術(shù)在社會各行各業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用。在這樣的社會發(fā)展形勢下，檔案管理工作要想取得突破和發(fā)展，就必須引進(jìn)現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)，提高檔案管理的工作效率，使檔案管理工作更具科學(xué)性和規(guī)范性，從而為人們提高更為優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。下面就對電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了探討。

1 在檔案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)的重要性和必然性

1.1 應(yīng)用電子信息技術(shù)是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求

現(xiàn)代社會的發(fā)展以及信息化的逐漸普及給檔案管理工作提出了更高的要求，在檔案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)成為了檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展要趨勢的必然要求。知識經(jīng)濟時代的到來對檔案管理工作提出了精細(xì)化和規(guī)范化的要求，信息化和科技化已經(jīng)成為現(xiàn)代社會的一個主要標(biāo)志，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要了。因此，在進(jìn)行檔案管理工作改革和優(yōu)化的過程中，必須加大力度引進(jìn)和應(yīng)用電子信息技術(shù)，提高檔案管理工作的有效性和規(guī)范性，這樣才能更好的實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。

1.2 應(yīng)用電子信息技術(shù)是創(chuàng)新檔案管理工作的必要條件

人們?nèi)找尕S富和多樣化的信息需求給新時期檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理工作必須加大創(chuàng)新力度才能適應(yīng)新的社會發(fā)展形勢，滿足人們的信息需求。在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)，能夠打破傳統(tǒng)的檔案管理工作中時空的限制，人們可以利用現(xiàn)代化的信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源的查閱和使用。同時檔案管理人員也可以利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)和檔案管理理念完善檔案管理工作模式，提高檔案管理工作的效率，從而為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)，開創(chuàng)新的檔案管理服務(wù)模式。

1.3 有助于實現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理

在檔案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)，有助于實現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理。這主要是因為在檔案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)必須要有科學(xué)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)作為工作指導(dǎo)，才能實現(xiàn)檔案管理工作人員的優(yōu)化配置，才能實現(xiàn)利用電子信息技術(shù)對大量的檔案信息資料數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲、維護、更新、共享等，使檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)、每一個流程都有章可循、有據(jù)可依，真正實現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理，提高檔案管理工作的整體水平。

2 檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用實踐路徑

2.1 利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案資料的搜集整理

現(xiàn)代電子信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的快速錄入和更新，能夠有效節(jié)約工作時間，提高工作效率，同時還能節(jié)約檔案資料占用的物理空間。在檔案資料的搜集整理過程中應(yīng)用電子信息技術(shù)，能夠有效提高工作效率。這主要是因為在利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案資料的搜集整理過程中，可以更加方便的對檔案資料進(jìn)行科學(xué)的分類，比如按照建檔的時間、檔案的形式等，都可以通過簡單的計算機操作就可以完成，極大的提高了檔案搜集和整理的效率。

2.2 利用電子信息技術(shù)優(yōu)化檔案查閱工作

進(jìn)行檔案管理工作模式優(yōu)化工作的主要目的就是提高檔案資源的利用效率，使檔案資源可以更好的為人們提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。因此，在開展檔案管理工作的過程中，我們可以借助電子信息技術(shù)優(yōu)化檔案查閱工作，對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類管理，使查閱檔案的步驟變得簡單、高效。檔案管理部門可以利用電子信息技術(shù)開發(fā)檔案查閱軟件，通過軟件為用戶提供檔案的編目查看服務(wù)，用戶只需輸入關(guān)鍵字就可以快速查找到自己需要的檔案信息，從而實現(xiàn)檔案信息資源的最大共享，同時也進(jìn)一步提高了檔案管理服務(wù)工作的質(zhì)量和效率。

2.3 利用電子信息技術(shù)做好檔案資料的備份、保存和恢復(fù)工作

電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用除了可以優(yōu)化檔案資料的搜集整理工作之外，還有助于強化檔案資料的備份、保存和恢復(fù)工作?？茖W(xué)技術(shù)的快速發(fā)展使得電子檔案在檔案資料中占據(jù)的地位越來越高，很多檔案資料都是通過光盤、硬盤等介質(zhì)進(jìn)行保存的，而且還有很大一部分是利用軟管理系統(tǒng)保存在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的，其安全性和完整性受諸多因素的影響，這就需要檔案管理工作人員要熟練掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)做好檔案資料的備份、保存和恢復(fù)工作，保障檔案資料的安全性和完整性以及檔案數(shù)據(jù)資料的可靠性，使檔案資料能夠更好地為用戶服務(wù)。

2.4 利用電子信息技術(shù)做好檔案資源的開發(fā)利用

電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的另一個重要應(yīng)用方面就是進(jìn)行檔案資源的開發(fā)利用。網(wǎng)絡(luò)資源的日益豐富和多樣化擴大了檔案信息資源的搜集和服務(wù)范圍，檔案管理工作者可以利用電子信息技術(shù)對現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行整理優(yōu)化，進(jìn)行集成化管理，方便用戶查找和使用檔案資源。

3 結(jié)語

綜上所述，電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用是社會發(fā)展的必然要求，可以有效提高檔案管理工作的科學(xué)性和實效性。電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用比較廣泛，從檔案資料的搜集整理、查閱使用，再到檔案資料的查閱使用和開發(fā)利用等，電子信息技術(shù)都發(fā)揮著重要的作用，能夠有效提高檔案管理效率以及檔案資料的使用效率。

參考文獻(xiàn)

[1]谷雪.淺談電子技術(shù)在檔案管理工作中的作用[J].赤子，2015，21：213.

作者單位

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校校長辦公室 河南省南陽市 473000