劉洋

【摘 要】隨著越來越多的科研企業(yè)開始在財(cái)務(wù)管理中運(yùn)用財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的全新財(cái)務(wù)管理模式，本文從科研企業(yè)財(cái)務(wù)核算的角度出發(fā)，對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)內(nèi)涵進(jìn)行介紹，并對(duì)其實(shí)施的重要意義進(jìn)行闡述，同時(shí)針對(duì)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)現(xiàn)階段存在的問題，提出相應(yīng)的對(duì)策建議。

【關(guān)鍵詞】科研單位；財(cái)務(wù)共享平臺(tái)；財(cái)務(wù)管理效率

一、財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的基本內(nèi)涵

所謂財(cái)務(wù)共享平臺(tái)服務(wù)，是指將原先分散到集團(tuán)內(nèi)部各基層業(yè)務(wù)單位的財(cái)務(wù)基本業(yè)務(wù)集中到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)一處理，通過網(wǎng)絡(luò)為分布在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)不同地區(qū)的業(yè)務(wù)單位提供標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的共享服務(wù)。這種財(cái)務(wù)管理模式的具體操作就是在各科研單位財(cái)務(wù)部門的基礎(chǔ)上成立一個(gè)獨(dú)立的財(cái)務(wù)共享信息職能部門，專門用于處理科研單位的日常財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)，同時(shí)原科研單位的財(cái)務(wù)部門通過財(cái)務(wù)共享費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)和財(cái)務(wù)共享自助服務(wù)系統(tǒng)提交事項(xiàng)申請(qǐng)，并將會(huì)計(jì)原始憑證以掃描影像件形式采用二維碼技術(shù)關(guān)聯(lián)到具體的事項(xiàng)申請(qǐng)后提報(bào)給財(cái)務(wù)共享平臺(tái)處理。

財(cái)務(wù)共享平臺(tái)主要基于網(wǎng)頁開發(fā)的兩個(gè)系統(tǒng)：一個(gè)是財(cái)務(wù)共享費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，用于科研單位差旅費(fèi)、化驗(yàn)計(jì)量費(fèi)、儀器儀表修理費(fèi)及技術(shù)協(xié)作費(fèi)等日常業(yè)務(wù)；另一個(gè)是財(cái)務(wù)共享自助服務(wù)系統(tǒng)，用于應(yīng)收、應(yīng)付、資金和固定資產(chǎn)等業(yè)務(wù)的事項(xiàng)申請(qǐng)。

二、科研單位實(shí)施財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的重要意義

1.財(cái)務(wù)共享平臺(tái)有助于提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率

科研管理的關(guān)鍵是經(jīng)費(fèi)管理，科研經(jīng)費(fèi)的使用審批嚴(yán)格按照內(nèi)部控制制度以金額為標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行逐級(jí)審批。審批環(huán)節(jié)伴隨著大量原始單據(jù)的流轉(zhuǎn)，同時(shí)需要有專人進(jìn)行單據(jù)的歸集、傳遞和整理。實(shí)行財(cái)務(wù)共享平臺(tái)以后，取消了大部分紙件的簽批環(huán)節(jié)，各級(jí)審批負(fù)責(zé)人可隨時(shí)根據(jù)系統(tǒng)上的待辦工作關(guān)注需要批準(zhǔn)的事項(xiàng)和金額。這樣的處理模式大大提高了科研經(jīng)費(fèi)使用效率，節(jié)省了經(jīng)費(fèi)審批過程中不必要的時(shí)間占用。

2.財(cái)務(wù)共享平臺(tái)有助于監(jiān)控經(jīng)費(fèi)審批進(jìn)度

研究室的科研人員作為科研經(jīng)費(fèi)使用的直接負(fù)責(zé)人，是最為關(guān)注經(jīng)費(fèi)審批流程的。在傳統(tǒng)管理模式中，研究人員將所有紙質(zhì)文件交由專人負(fù)責(zé)審批流轉(zhuǎn)后無法及時(shí)得到各級(jí)申請(qǐng)的直接反饋意見，特別是當(dāng)某一級(jí)審批人出具拒絕或者尚需完善的意見時(shí)，科研人員無法第一時(shí)間做出反應(yīng)并改進(jìn)。而在財(cái)務(wù)共享費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)上，科研人員作為申請(qǐng)人，填報(bào)申請(qǐng)單并提交后，每一級(jí)的申請(qǐng)?jiān)诰€上的申請(qǐng)單上一目了然，為科研人員的工作進(jìn)度控制和安排起到了很好的輔助作用。

3.財(cái)務(wù)共享平臺(tái)有助于防范財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)

雖然同屬科研板塊，但是由于研究的側(cè)重點(diǎn)不同，且各分支機(jī)構(gòu)單獨(dú)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，對(duì)于集團(tuán)公司的會(huì)計(jì)核算規(guī)范和制度在執(zhí)行層面也會(huì)有所偏差，這就造成了逐級(jí)匯總生成的集團(tuán)總部財(cái)務(wù)信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性難以得到保證。而財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的建立旨在財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化和一體化，由統(tǒng)一部門集中會(huì)計(jì)核算，多層監(jiān)管，規(guī)范操作，以實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司范圍財(cái)務(wù)水平的平衡，確保不同機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)工作結(jié)果的可比性和可信性，同時(shí)也增強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn)防范能力，實(shí)現(xiàn)了資源統(tǒng)籌配置。

4.財(cái)務(wù)共享平臺(tái)有助于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證的無紙化

科研單位的研究項(xiàng)目往往不是一蹴而就的，如技術(shù)開發(fā)費(fèi)的撥付、科研設(shè)備的構(gòu)建很大程度都是階段性分步驟地完成，配套的會(huì)計(jì)原始憑證如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工結(jié)算的紙質(zhì)文件數(shù)量多且內(nèi)容復(fù)雜。在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)上，可以直接根據(jù)會(huì)計(jì)記帳憑證準(zhǔn)確定位到會(huì)計(jì)原始憑證的影像件，直觀清晰，需要進(jìn)行抽樣的會(huì)計(jì)原始憑證也可以直接打印歸檔，能夠提高財(cái)務(wù)管理的無紙化程度。

5.財(cái)務(wù)共享平臺(tái)有助于保障會(huì)計(jì)信息安全

會(huì)計(jì)的一個(gè)基本原則就是保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠，財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的流程設(shè)計(jì)就很好的為上述原則提供了保障。從科研人員的事項(xiàng)申請(qǐng)?zhí)顖?bào)開始，到財(cái)務(wù)人員的收單和初審、財(cái)務(wù)共享人員的二級(jí)審核、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的三級(jí)審核，再到審核完畢的待制單和制單完成，拒絕越級(jí)審批和替代審批，且整個(gè)過程全部保留紀(jì)錄。特別是科研人員的申請(qǐng)事項(xiàng)出現(xiàn)變化需要修改申請(qǐng)時(shí)，修改的詳細(xì)內(nèi)容也會(huì)全程紀(jì)錄，做到記錄完整并且可以追溯修改痕跡。

三、現(xiàn)階段科研單位在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)實(shí)施中存在的問題

1.財(cái)務(wù)共享平臺(tái)缺乏相應(yīng)的科研資金信息

科研單位會(huì)計(jì)核算的特殊性決定其在核算過程中需要對(duì)科研課題進(jìn)行有效選擇，但財(cái)務(wù)共享平臺(tái)會(huì)計(jì)核算人員并不掌握具體科研課題的預(yù)算及資金撥付情況。如果科研人員前期填報(bào)時(shí)申請(qǐng)單的預(yù)留課題預(yù)算不足，就會(huì)直接導(dǎo)致制單失敗，隨之而來的是后面的制單過程中財(cái)務(wù)共享平臺(tái)會(huì)計(jì)核算人員與科研單位財(cái)務(wù)人員再次甚至多次溝通。這在很大程度上增加了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的時(shí)間成本，直接影響了科研經(jīng)費(fèi)使用的有效性。

2.財(cái)務(wù)共享平臺(tái)缺乏有效的信息溝通方式

科研單位會(huì)計(jì)核算人員與財(cái)務(wù)共享平臺(tái)會(huì)計(jì)核算人員缺乏有效溝通的方式，目前只能借助電話、郵件或者網(wǎng)絡(luò)通訊工具。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)敏感保密，這些基礎(chǔ)的通訊方式在數(shù)據(jù)傳輸過程的安全性上不能提供有力保證。此外，會(huì)計(jì)核算過程結(jié)束后，沒有及時(shí)反饋的有效途徑和靈活的查詢方式，造成科研單位的財(cái)務(wù)人員仍需按照事項(xiàng)申請(qǐng)單號(hào)逐筆查詢會(huì)計(jì)記賬憑證編號(hào)，增加了不必要的工作。

3.財(cái)務(wù)共享平臺(tái)模塊管理增加了財(cái)務(wù)人員工作量

與以往的財(cái)務(wù)核算方式相比，財(cái)務(wù)共享平臺(tái)通過科研事項(xiàng)申請(qǐng)單將會(huì)計(jì)原始憑證和會(huì)計(jì)記賬憑證連接起來。由于部分會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)過程較為復(fù)雜，每一個(gè)步驟都需要對(duì)應(yīng)科研事項(xiàng)申請(qǐng)單，相應(yīng)增加了科研單位財(cái)務(wù)人員的工作量。如科研設(shè)備單機(jī)零購構(gòu)建固定資產(chǎn)由采購、付款、在建工程和轉(zhuǎn)資四部分構(gòu)成，這就需要提交四次科研事項(xiàng)申請(qǐng)單。如現(xiàn)金支付業(yè)務(wù)，由于需使用“銀行托收支票”過度科目，也使一次完成的日常業(yè)務(wù)提交兩次科研事項(xiàng)申請(qǐng)。

4.財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的初期資料輸入存在困難

由于會(huì)計(jì)資料無紙化尚未在全社會(huì)企業(yè)范圍內(nèi)實(shí)行，科研單位外部相關(guān)單位多以紙質(zhì)發(fā)票為主。財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的會(huì)計(jì)核算以會(huì)計(jì)原始憑證的影像件為基礎(chǔ)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，一些會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)發(fā)票數(shù)量巨大，導(dǎo)致影像件的掃描時(shí)間花費(fèi)過多。例如與科研單位業(yè)務(wù)往來頻繁的知識(shí)產(chǎn)權(quán)局專利局的專利年費(fèi)及申請(qǐng)費(fèi)，每次業(yè)務(wù)辦理的發(fā)票有數(shù)百張之多，逐頁掃描的工作量幾乎占了日常會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的一半，耗費(fèi)了大量的人力物力。

5.財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的設(shè)計(jì)存在缺陷

現(xiàn)階段，相當(dāng)多科研單位的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)系統(tǒng)本身仍存在一定的問題。首先，財(cái)務(wù)共享費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)和財(cái)務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)SAP之間信息更新尚不能完全同步，直接影響后續(xù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算的時(shí)效性。其次，系統(tǒng)中存在大量無效、作廢或者過期的科研事項(xiàng)申請(qǐng)單，無法自動(dòng)定期清理和刪除，造成系統(tǒng)資源無效占用和浪費(fèi)。最后，基于網(wǎng)頁開發(fā)系統(tǒng)的穩(wěn)定性受制于網(wǎng)絡(luò)，一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，很容易造成數(shù)據(jù)傳輸中斷導(dǎo)致的數(shù)據(jù)部分遺失，給會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)帶來隱患。

四、推進(jìn)科研單位財(cái)務(wù)共享平臺(tái)建設(shè)的對(duì)策建議

1.科研單位應(yīng)加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算與會(huì)計(jì)核算

首先，在科研課題立項(xiàng)之初就應(yīng)貼近實(shí)際，正確編制課題預(yù)算，盡量涵蓋科研項(xiàng)目涉及范圍內(nèi)的所有合理費(fèi)用及資本支出。其次，對(duì)科研課題實(shí)行獨(dú)立項(xiàng)目資金管理。建議以科研項(xiàng)目為依據(jù)進(jìn)行獨(dú)立課題經(jīng)費(fèi)核算，不能從科研人員的調(diào)配角度出發(fā)，認(rèn)為只要是所屬部門的課題都可以合并核算。第三，對(duì)單獨(dú)的科研課題進(jìn)行明細(xì)管理。如果滿足了資本化條件的資金使用就不能作為費(fèi)用進(jìn)行核算，屬于經(jīng)常性項(xiàng)目的科研經(jīng)費(fèi)支出就不能作為特殊費(fèi)用項(xiàng)目列支。

2.科研單位應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息的收集與溝通

科研單位應(yīng)設(shè)計(jì)專門用于科研單位會(huì)計(jì)人員和財(cái)務(wù)共享平臺(tái)會(huì)計(jì)人員專用的有效聯(lián)系方式，做到有記錄可查詢。科研單位會(huì)計(jì)人員和財(cái)務(wù)共享平臺(tái)會(huì)計(jì)人員的溝通可以分為日常事項(xiàng)溝通和特殊事項(xiàng)溝通。例如會(huì)計(jì)科目是否適用和會(huì)計(jì)記賬憑證編號(hào)列示等屬于日常溝通范圍，可以在財(cái)務(wù)共享費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)上作為待辦事項(xiàng)和已辦事項(xiàng)列示；又例如資本化或者費(fèi)用化，以及由哪個(gè)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)承擔(dān)的問題屬于特殊事項(xiàng)溝通范圍，可以在財(cái)務(wù)共享費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)上作為保留事項(xiàng)列示。同時(shí)，應(yīng)提供多種條件篩選查詢方式，以滿足事項(xiàng)申請(qǐng)人、金額、初審及后審時(shí)間、供應(yīng)商名稱等各種查詢要求。

3.科研單位應(yīng)規(guī)范科研事項(xiàng)申請(qǐng)單的填報(bào)內(nèi)容和提交方式

首先，簡(jiǎn)化科研事項(xiàng)申請(qǐng)單填報(bào)內(nèi)容。隨著財(cái)務(wù)共享財(cái)務(wù)人員對(duì)科研單位會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的逐步了解，科研事項(xiàng)申請(qǐng)單上的非核算內(nèi)容可以適當(dāng)減少和取消，如申請(qǐng)事由和支付方式等。其次，應(yīng)盡量減少會(huì)計(jì)前后聯(lián)系，順序進(jìn)行的復(fù)雜會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)科研事項(xiàng)申請(qǐng)單的填報(bào)數(shù)量。如一次性完成科研設(shè)備單機(jī)零購構(gòu)建固定資產(chǎn)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，可以只填報(bào)一次申請(qǐng)單，同時(shí)提供穿透式查詢方式，不僅可以減少雙方財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)量，也使會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)處理流程更簡(jiǎn)單明晰。

4.科研單位應(yīng)推進(jìn)會(huì)計(jì)資料的無紙化管理

根據(jù)財(cái)政部發(fā)布的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（財(cái)會(huì)【2013】20號(hào)）的要求，并考慮科研單位會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的特殊性，對(duì)于每季度或者每年發(fā)生一次的業(yè)務(wù)，會(huì)計(jì)原始憑證的紙件和掃描件需要按時(shí)歸檔妥善保管，但是對(duì)于每月規(guī)律性發(fā)生的，紙質(zhì)會(huì)計(jì)原始憑證數(shù)量巨大的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，則可以與相關(guān)業(yè)務(wù)單位協(xié)商直接以影像件作為業(yè)務(wù)辦理和會(huì)計(jì)核算的依據(jù)，既減少了不必要的掃描工作，也從根本上節(jié)約物力，避免浪費(fèi)。

5.科研單位應(yīng)完善財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的流程

財(cái)務(wù)共享平臺(tái)建設(shè)作為會(huì)計(jì)核算方式變革進(jìn)程中的重要環(huán)節(jié)，隨著實(shí)施的逐步拓展和試點(diǎn)的不斷反饋，也在積極地調(diào)整，以解決不同單位所面臨的問題。例如，財(cái)務(wù)共享平臺(tái)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)之間信息更新不能完全同步的問題，財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的財(cái)務(wù)人員就應(yīng)該將其提高到優(yōu)先處理的層級(jí)，力求在最短的時(shí)間里處理完成。再例如財(cái)務(wù)共享費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)中存在大量垃圾數(shù)據(jù)的問題，目前科研單位的財(cái)務(wù)人員就應(yīng)該分批分期與科研事項(xiàng)申請(qǐng)單的提交人進(jìn)行溝通，了解具體情況后進(jìn)行刪除或保留的后續(xù)處理。因此，財(cái)務(wù)共享平臺(tái)將科研單位基層財(cái)務(wù)人員從日常繁瑣的會(huì)計(jì)核算工作中脫離的同時(shí)，也對(duì)其提出了更高的要求，即從以往對(duì)科研單位基本業(yè)務(wù)的單純處理到科研事項(xiàng)全面預(yù)算和預(yù)算執(zhí)行情況的分析和總結(jié)，將更多的時(shí)間和精力投入到科研單位財(cái)務(wù)管理更高層次的工作當(dāng)中。在基層財(cái)務(wù)人員資源有限的情況下，上述工作重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變必須依賴于財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)流程的優(yōu)化，真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理效率的提升。

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