吳夏芝

【摘 要】科技檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)、本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件。麗水市科技局一直以來(lái)未將科技檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化，隨著信息量呈幾何級(jí)增長(zhǎng)，加強(qiáng)科技檔案信息化已是必然趨勢(shì)。本文從麗水市科技檔案數(shù)字化及開(kāi)放獲取的重要性、如何開(kāi)放獲取科技檔案提出分析、對(duì)策以及建議，并分析了麗水市科技檔案開(kāi)放獲取的意義和價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】科技檔案 開(kāi)放獲取 檢索 保密利用 再生價(jià)值

1 科技檔案開(kāi)放獲取研究的背景

科技檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)、本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件。它既具有一般檔案的所有特性——原始性、真實(shí)性、唯一性、信息性、機(jī)密性、多樣性等，又具有自己的的特點(diǎn)——專(zhuān)業(yè)技術(shù)性、成套性、更改性、通用性、現(xiàn)實(shí)性。在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中，科技檔案對(duì)于促進(jìn)科技、生產(chǎn)的發(fā)展和社會(huì)生產(chǎn)力的提高具有重要的現(xiàn)實(shí)作用，并且具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史查考價(jià)值。麗水市科技局一直以來(lái)未將科技檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，源源不斷的科技信息流涌入，信息量呈幾何級(jí)增長(zhǎng)，給科技檔案管理模式和檢索工作帶來(lái)了極大的沖擊，加強(qiáng)科技檔案信息化已是必然趨勢(shì)。麗水市科技局決定委托麗水市科技信息中心將2000年以來(lái)的科技檔案信息化，建立電子檔案室。這不僅避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端，是科技檔案管理不斷進(jìn)步的重要手段，更是科技檔案利用現(xiàn)代通信技術(shù)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)了縱向貫通、橫向集成、高度共享，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)共享利用和綜合應(yīng)用的重要途徑。

2 麗水市科技檔案開(kāi)放獲取對(duì)策分析

2.1 實(shí)現(xiàn)科技檔案數(shù)字化，為創(chuàng)建強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)

充分實(shí)現(xiàn)麗水市科技檔案開(kāi)放獲取，前提是將科技科技檔案數(shù)字化，麗水市科技檔案包括從2000年至2014年麗水市工業(yè)科技檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案、自然科學(xué)研究檔案、科技統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、收發(fā)文電、內(nèi)部文書(shū)、會(huì)議記錄、電話(huà)記錄、技術(shù)文件、出版物原稿、印模，照片、影片、錄音等；還包括局域科研網(wǎng)、網(wǎng)內(nèi)網(wǎng)外隨機(jī)產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、各階段對(duì)企業(yè)發(fā)展有保存價(jià)值和利用價(jià)值的數(shù)字化科技信息資源、所屬各部門(mén)的專(zhuān)、兼職檔案員收集的各種有用數(shù)據(jù)和科技文件等，這些都納入科技檔案數(shù)字化范圍。麗水市科技信息中心共用了4個(gè)正式固定人員，歷時(shí)5個(gè)月將全部科技檔案數(shù)字化。在數(shù)字化過(guò)程中，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫(kù)，它將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式傳輸，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息快捷利用和共享的目的。與此同時(shí)，還要兼顧圖紙檔案原件所擁有的字跡質(zhì)量，選擇清晰字跡的現(xiàn)有圖文檔案，這樣就可以突破傳統(tǒng)圖紙檔案所要面臨的利用局限，實(shí)現(xiàn)圖紙檔案信息資源最大程度上的共享，還保護(hù)一些珍貴的紙質(zhì)檔案，這為科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)放獲取打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 建立網(wǎng)絡(luò)化檢索體系，提供便捷的查找方式

科技檔案檢索的作用就是為了方便檔案利用者快捷地查找檔案，是提高檔案利用的查準(zhǔn)率、查全率，降低拒查率的重要方法。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)，這樣不僅能夠減少因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男?，而且有助于查?xún)。麗水市科技檔案數(shù)字化過(guò)程中根據(jù)國(guó)家或者行業(yè)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，制定具有企業(yè)特色的分類(lèi)項(xiàng)目。首先，根據(jù)科技檔案的學(xué)科進(jìn)行大方向的分類(lèi)，并為每個(gè)分類(lèi)標(biāo)記上字母作為代號(hào)，如麗水市科技檔案業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)為C1、C2、C3、C4四大類(lèi)。其次，按照課題代碼進(jìn)行分類(lèi)，并按照序列號(hào)編排在一起。通過(guò)這種方式，能夠?qū)⒖萍紮n案根據(jù)課題、順序的不同區(qū)分開(kāi)來(lái)。在平臺(tái)中查詢(xún)可分為年度、檔號(hào)、正題名、時(shí)間等方式查詢(xún)，提供一站式服務(wù)，及時(shí)利用信息技術(shù)快速?gòu)暮Ａ繑?shù)據(jù)中獲得對(duì)企業(yè)最有價(jià)值的信息。

2.3 構(gòu)建信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

麗水市科技檔案數(shù)字化后先放入檔案局發(fā)布的檔案協(xié)同1+9+N系統(tǒng)平臺(tái)，運(yùn)行方式由政府內(nèi)網(wǎng)方可登入，查詢(xún)?nèi)藛T有專(zhuān)職兼職人員賬號(hào)登入，檔案賬號(hào)由檔案局統(tǒng)一分配，權(quán)限設(shè)定由檔案局分配，麗水市科技檔案實(shí)現(xiàn)了檔案工作信息化和檔案一體化管理。但是，檔案協(xié)同1+9+N系統(tǒng)平臺(tái)因?yàn)闄?quán)限的設(shè)置不能實(shí)現(xiàn)科技檔案充分利用，而科技檔案的應(yīng)用開(kāi)發(fā)主要目的是推進(jìn)科技創(chuàng)新，減少重復(fù)的創(chuàng)新活動(dòng)，為企業(yè)和科技人員提供服務(wù)。為此，麗水市科技信息中心準(zhǔn)備利用新的平臺(tái)——?jiǎng)?chuàng)新麗水科技信息服務(wù)平臺(tái)，將歷年所有文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、科技簡(jiǎn)報(bào)、科技項(xiàng)目申報(bào)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)服務(wù)等內(nèi)容放入創(chuàng)新麗水科技信息服務(wù)平臺(tái)，該平臺(tái)把可以公開(kāi)的科技檔案放到互聯(lián)網(wǎng)上，使用戶(hù)可以免費(fèi)獲得而不需考慮版權(quán)或注冊(cè)的限制，以此打破學(xué)術(shù)研究的人為壁壘，促進(jìn)科學(xué)信息的廣泛傳播，促進(jìn)學(xué)術(shù)信息的交流與出版，提升科學(xué)研究的公共利用程度。

2.4 做好保密和利用工作，實(shí)現(xiàn)科技檔案有效利用

隨著社會(huì)的科技發(fā)展，科技檔案信息資源的社會(huì)價(jià)值已逐步為公眾所認(rèn)知。然而，在注重的保密觀念影響下，科技檔案普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，造成檔案浪費(fèi)，失去檔案的價(jià)值。如何處理好保和用的關(guān)系？首先，科技檔案的保密和開(kāi)放利用工作，它們既是對(duì)立的，又是統(tǒng)一的。密件的利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，但保密是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，檔案在保管過(guò)程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況而變化的。因此在嚴(yán)格做好科研檔案保密工作的同時(shí)，應(yīng)根據(jù)其時(shí)限及時(shí)做好檔案的降密和解密工作，便于檔案信息資源的及時(shí)利用。其次，科技檔案或多或少都有其公益性的一面，有責(zé)任向公眾開(kāi)放，在操作層面，需建立科技檔案開(kāi)放獲取管理的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，可以采用防火墻、訪問(wèn)權(quán)限等等技術(shù)，對(duì)于比較重要、機(jī)密、敏感的信息，以及披露之后不利于企事業(yè)單位發(fā)展的相關(guān)信息不予公開(kāi)，或者與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離。因此，在創(chuàng)新麗水科技信息服務(wù)平臺(tái)開(kāi)放科技檔案的過(guò)程中，既要確?？萍紮n案的安全，又要最大限度地實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用，促進(jìn)科技知識(shí)的積累、傳播交流和轉(zhuǎn)化應(yīng)用，發(fā)揮科技檔案最大的價(jià)值。

3 麗水市科技檔案開(kāi)放獲取研究的意義和價(jià)值

3.1 實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源共享，為科學(xué)研究提供借鑒

在這個(gè)時(shí)代，任何信息都將離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)化的支持。麗水市科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，不僅為科學(xué)研究提供借鑒，避免人力、財(cái)力和物力的浪費(fèi)，還利用網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)大影響和介紹館藏及時(shí)把有用的檔案信息資源傳播出去，使利用者在不同地域、不同時(shí)空，方便、及時(shí)地利用科技檔案，讓更多人可以通過(guò)網(wǎng)上瀏覽、電子郵件、網(wǎng)上咨詢(xún)等方式利用檔案，從而使檔案實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，創(chuàng)造更大的社會(huì)效益，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

3.2 實(shí)現(xiàn)科技檔案再生價(jià)值，促使成果轉(zhuǎn)化

科技檔案的再生價(jià)值是巨大的無(wú)形資產(chǎn)。麗水市科技檔案在信息化和網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程將塵封已久的科技檔案根據(jù)檔案原則加工整理，使靜態(tài)信息轉(zhuǎn)為動(dòng)態(tài)信息，使?jié)撛趦r(jià)值轉(zhuǎn)化為利用價(jià)值，以獲得有價(jià)值的信息檔案；同時(shí)善于捕發(fā)其它科研產(chǎn)品的生產(chǎn)信息，將死檔案變?yōu)樾畔ⅲ俅螢榭蒲械陌l(fā)展增值增效，再創(chuàng)價(jià)值。當(dāng)今促進(jìn)科研成果轉(zhuǎn)化，加速科研成果的產(chǎn)業(yè)化已成為世界各國(guó)科技政策的新優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)根本性的觀念轉(zhuǎn)變，重視成果轉(zhuǎn)化工作，堅(jiān)持科研與經(jīng)濟(jì)結(jié)合原則，堅(jiān)持科研來(lái)源于生產(chǎn)成果，服務(wù)于生產(chǎn)，發(fā)展依賴(lài)于生產(chǎn)，科研緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。而麗水市科技檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化正是實(shí)現(xiàn)科技檔案的再生價(jià)值，促使成果轉(zhuǎn)化的活力所在。

3.3 實(shí)現(xiàn)科技檔案市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中新作為，為社會(huì)服務(wù)

當(dāng)今社會(huì)誰(shuí)擁有了資源，誰(shuí)就占居了市場(chǎng)的優(yōu)勢(shì)地位。科技檔案是一種特殊的技術(shù)資源，更是企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的背景資源和“靠山”?？萍紮n案不應(yīng)該是躺在那里的死檔案，而應(yīng)該依據(jù)市場(chǎng)和社會(huì)需求，挖掘檔案在企業(yè)效益最大化中所起的作用和價(jià)值才是檔案管理的新理念、新思維。這就需要檔案管理者不僅僅是認(rèn)識(shí)上清楚，行為上也要跟上時(shí)代的節(jié)奏。分析市場(chǎng)需求和社會(huì)需求，在檔案被其他企業(yè)或單位使用、借閱和利用中，以及資源共享中搭建溝通市場(chǎng)和社會(huì)的信息平臺(tái)，達(dá)到互惠互利的目的，為企業(yè)謀取或贏得新的利益，使檔案管理有一個(gè)新的立足點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的新作為。

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