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        淺析電力科技檔案的現(xiàn)代化管理

        2016-05-14 20:14:29賀翠娥
        魅力中國(guó) 2016年9期
        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化管理檔案

        賀翠娥

        摘要:現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展的速度非常之快,同時(shí)現(xiàn)代科技的發(fā)展也是十分的迅速。電力集團(tuán)在對(duì)檔案管理方面也是需要與時(shí)俱進(jìn)的,因此本文就針對(duì)電力科技檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)行一系列的分析和闡述。通過(guò)本文對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)作為重點(diǎn)的描述對(duì)象,進(jìn)行有序的分析。

        關(guān)鍵詞:電力科技 檔案 現(xiàn)代化管理

        1、前言

        電力科技檔案的現(xiàn)代化管理是管理方面的一種趨勢(shì),所以說(shuō),現(xiàn)代化的管理手段主要依靠計(jì)算機(jī)科學(xué)的發(fā)展,我們已經(jīng)有了較為成熟的計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù),所以說(shuō)要將技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際中。本文就對(duì)現(xiàn)代化管理進(jìn)行有效的分析,從各個(gè)方面進(jìn)行突破。

        2、檔案現(xiàn)代化管理概述

        檔案工作的現(xiàn)代化,是建立先進(jìn)的管理理念,學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論,然后組織機(jī)構(gòu),適應(yīng),管理方法和手段,以實(shí)現(xiàn)所面臨的新形勢(shì)和檔案在中國(guó)建設(shè)和發(fā)展的新任務(wù)的預(yù)期目的,我們必須樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和管理。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程成本,必須明確目標(biāo),抓住機(jī)遇,加強(qiáng)協(xié)調(diào),統(tǒng)一建設(shè),培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員,確保檔案資源的安全和保密性,實(shí)現(xiàn)檔案信息化,促進(jìn)檔案工作的改革。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是新技術(shù)革命的主導(dǎo)技術(shù)。高速度、高精度的電子計(jì)算機(jī),存儲(chǔ)信息和邏輯判斷能力和自動(dòng)操作等特點(diǎn),在檔案管理、檔案利用計(jì)算機(jī)接收、查詢(xún)、借閱和歸還,并確定由于文件備案和使用管理的破壞。在文件管理中,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行收集、整理、編譯的檢索工具,對(duì)目錄的內(nèi)容進(jìn)行介紹和編寫(xiě),也為庫(kù)務(wù)管理。對(duì)于專(zhuān)項(xiàng)檔案工作項(xiàng)目,如編制大索引,為檔案的研究工作提供服務(wù)和檔案統(tǒng)計(jì)等。計(jì)算機(jī)文件管理系統(tǒng),具有輸入和輸出、插入、修改、打印、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)、刪除等功能,同時(shí),計(jì)算機(jī)還具有識(shí)別、診斷、篩選等功能,可以利用檔案進(jìn)行某些功能的識(shí)別?,F(xiàn)代檔案管理具有占用空間小、存儲(chǔ)量大的信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快和使用計(jì)算機(jī)等方面的信息,可以及時(shí)提供大量的檔案信息,提高工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件在檔案領(lǐng)域的一個(gè)新的信息載體、磁性材料、光學(xué)材料的電子檔案,將逐步取代傳統(tǒng)載體檔案在檔案領(lǐng)域占據(jù)領(lǐng)先地位,檔案工作注入生機(jī)與活力。

        3、電力科技檔案的現(xiàn)代化管理

        重視和電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的開(kāi)發(fā)利用,加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案編制工程檔案是建設(shè)科技資源優(yōu)勢(shì)單位,檔案人員要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力對(duì)文件和資料的積累,實(shí)際上是工程的施工經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的積累。是否有效地選擇項(xiàng)目檔案,作為衡量和檢驗(yàn)項(xiàng)目檔案管理水平和項(xiàng)目文件大小的重要標(biāo)準(zhǔn)。為了充分了解電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性,為進(jìn)一步實(shí)施精細(xì)化管理的要求,強(qiáng)化國(guó)家的電網(wǎng)公司,實(shí)現(xiàn)電力工程項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),提高建設(shè)和管理水平。項(xiàng)目文件驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分,不接受項(xiàng)目文件或項(xiàng)目文件不合格的建設(shè)項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過(guò)整個(gè)施工項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。可以看出,該項(xiàng)目文件驗(yàn)收的整個(gè)項(xiàng)目驗(yàn)收的項(xiàng)目有一票否決權(quán),充分體現(xiàn)了項(xiàng)目文件在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性。

        電力工程檔案是資本建設(shè)過(guò)程真實(shí)性和工程化的重要文件。檔案和施工人員認(rèn)真研究電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)規(guī)定,堅(jiān)持“檔案法”的宣傳,開(kāi)展工作,加強(qiáng)檔案的參與意識(shí)和法律制度,對(duì)檔案法治;檔案工作者應(yīng)注重知識(shí)的積累,不斷提高業(yè)務(wù)水平和自身素質(zhì),并積極與相關(guān)部門(mén)和人員,了解建設(shè)項(xiàng)目動(dòng)態(tài)。在測(cè)試過(guò)程中,要嚴(yán)格執(zhí)行電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定,良好的價(jià)值評(píng)估,這樣文件的合理分類(lèi),文件排列有序,寫(xiě)的確切名稱(chēng),存儲(chǔ)期劃分文件正確,裝訂結(jié)實(shí)、整齊美觀,使建設(shè)項(xiàng)目檔案科學(xué)的管理和有效利用。

        目前,廣泛使用計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理系統(tǒng),可以完成對(duì)文件的起草,修改,刪除,查詢(xún),打印,登記,統(tǒng)計(jì)工作,收集、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和先進(jìn)的經(jīng)營(yíng)理念和管理技術(shù),是迫切需要的檔案管理人員掌握和使用。數(shù)字檔案管理、信息技術(shù)是檔案工作的要求,也是檔案工作者的必然方向。因此,檔案管理人員應(yīng)結(jié)合自己的工作,在學(xué)習(xí)中操作,同時(shí)不斷提高服務(wù)質(zhì)量,特別是對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息和文化學(xué)習(xí)、綜合檔案管理人員的信息,使自己的知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化。

        3.1現(xiàn)代化管理的定位

        (一)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。工程建設(shè)是至關(guān)重要的,檔案建設(shè)項(xiàng)目也是至關(guān)重要的,沒(méi)有項(xiàng)目文件將是未來(lái)的麻煩沒(méi)有盡頭。該項(xiàng)目從項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)始,指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件、圖紙和計(jì)算資料、音像資料的收集、管理、制定崗位職責(zé)、考核和獎(jiǎng)懲。

        (二)加強(qiáng)組織和電力工程項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),項(xiàng)目管理,施工負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理單位的技術(shù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)、施工單位等部門(mén),明確項(xiàng)目責(zé)任,檔案管理責(zé)任,工作的人,責(zé)任到人。加強(qiáng)評(píng)估,建立和完善項(xiàng)目檔案的規(guī)章制度,從組織、制度上保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的正常發(fā)展。

        (三)檔案工作的實(shí)施與項(xiàng)目建設(shè)的同步,是保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的前提。

        3.2如何做好檔案現(xiàn)代化管理

        ①為了與國(guó)家規(guī)定的要求,使文件、檔案工作人員應(yīng)注意從“頭”項(xiàng)目準(zhǔn)備早、抓源頭為項(xiàng)目檔案管理工作,從項(xiàng)目的提出,到項(xiàng)目,各階段設(shè)計(jì),施工,調(diào)試,工程調(diào)試檔案部門(mén)做先進(jìn)的干預(yù)跟蹤、監(jiān)督。檔案建設(shè)項(xiàng)目密切,隨著項(xiàng)目進(jìn)度的一部分,一步一步地,逐步形成一個(gè)連接的擴(kuò)展。檔案工作者應(yīng)利用工程進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目協(xié)調(diào)、檔案管理和檔案收集范圍,對(duì)施工人員的要求發(fā)展的意識(shí),形成的檔案建設(shè),并與項(xiàng)目文件的形成和積累過(guò)程檢查工作積極配合,為完成文件的基礎(chǔ)。

        ②檢查工程進(jìn)度和文件同步的積累,加強(qiáng)對(duì)施工人員的檔案意識(shí),檔案的形成、積累在施工階段的施工人員,并檢查在施工階段文件的積累和質(zhì)量檢查。檔案工作人員和技術(shù)人員和管理人員要緊密合作,充分發(fā)揮檔案網(wǎng)絡(luò)的作用,掌握項(xiàng)目檔案工作要點(diǎn),明確自己的責(zé)任和任務(wù)。充分調(diào)動(dòng)兼職檔案管理人員,嚴(yán)格控制之前,期間和之后,要求各單位嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)規(guī)定,申請(qǐng)材料符合檔案管理要求。

        ③完成項(xiàng)目驗(yàn)收和文件檢查,參與檔案人員的參與完成驗(yàn)收,是保證項(xiàng)目文件質(zhì)量的文件信息。檔案人員在工程檔案審批工作中,工作應(yīng)重點(diǎn)放在檔案的初步階段,檔案資料應(yīng)一致的地圖“,簽訂完整的手續(xù)。檢查發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題,要求有關(guān)部門(mén)及時(shí)解決。在掌握驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí),應(yīng)堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,不馬虎住宿,保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

        ④為了使這個(gè)制度得到更好的實(shí)施,在項(xiàng)目完成后,項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、設(shè)備開(kāi)箱活動(dòng),指導(dǎo)檔案工作人員參加,使檔案工作人員了解情況和設(shè)備到貨及隨機(jī)文件的完整性,使檔案管理工作始終處于受控狀態(tài)。

        ⑤建立相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算,實(shí)施工程檔案動(dòng)態(tài)管理。檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備的開(kāi)箱,準(zhǔn)確記錄隨機(jī)文件齊全,信息不完全和其他設(shè)備的及時(shí)發(fā)現(xiàn)與有關(guān)部門(mén)和廠家聯(lián)系箱時(shí)要求完成設(shè)備的信息。

        4、結(jié)束語(yǔ)

        依據(jù)本文的描述可以清晰的看出,目前的計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)已經(jīng)發(fā)展的很不錯(cuò)了,對(duì)于各個(gè)領(lǐng)域都有了一定的現(xiàn)代化管理方法與手段,因此,我們要與時(shí)俱進(jìn)根據(jù)時(shí)代的變化以及科學(xué)的發(fā)展不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)。本文提出的僅僅是個(gè)人觀點(diǎn),但是依舊希望能夠?qū)τ嘘P(guān)部門(mén)有一定的幫助。

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