王思萍

摘 要：隨著諸多事業(yè)單位的工作效率不斷提升，對于工作流程也更加注重一些細(xì)節(jié)方面的問題，特別是針對日常運作流程的記錄，這就需要有專門的組織和人員完成。而辦公室部門作為事業(yè)單位不可或缺的一個部門，其日常處理的檔案也是較為繁多的。而很多檔案往往涉及到事業(yè)單位的內(nèi)部信息和商業(yè)機密，所以檔案管理工作也需要到位，并且要不斷提升工作效率，以保證事業(yè)單位的高效運作。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案 管理工作 效率提升 策略探索

引言

對于目前辦公室的檔案用途，主要是用于記錄事業(yè)單位數(shù)據(jù)，并且為事業(yè)單位相關(guān)項目的改革和發(fā)展提供重要參考，也具有較強的保密性。而目前大部分事業(yè)單位辦公室檔案一般采用紙張記錄，但是往往會導(dǎo)致兩個方面的問題，一方面是檢索查詢問題，因為日常工作中，相關(guān)辦公人員需要逐本翻閱查找，即便是開始做好了歸類和記錄，也需要逐張進(jìn)行翻閱，所以檢索查詢存在較大的不便；另一方面，紙張保持會造成堆放，占有辦公室的辦公空間，而且保存也需要格外小心，這樣也會影響到正常的工作效率。而筆者將通過本文，就提高辦公室檔案管理工作效率的策略，展開詳細(xì)的分析和探索。

一、目前辦公室檔案管理工作存在的問題

1.管理人員素質(zhì)不高

檔案管理已經(jīng)成為很多事業(yè)單位辦公室工作管理的一種方式，但是其工作開展往往存在較多的問題，最為常見的是管理人員整體素質(zhì)不高，即如一些檔案工作人員在自身工作方面缺乏科學(xué)認(rèn)識，從而導(dǎo)致管理意識不足，再加上管理技術(shù)缺乏，進(jìn)而造成檔案管理工作效率低下，形成檔案的堆積。而且檔案管理問題往往導(dǎo)致檔案的信息得不到有效利用，其價值也無法體現(xiàn)出來。再者，在檔案整理方面，管理人員往往還會出現(xiàn)一些細(xì)節(jié)問題，即如分類不足，歸檔不及時等，進(jìn)而影響檔案的管理儲存的效果。

2.管理設(shè)備過于落后

信息化，是目前時代的主要特征，而計算機往往目前也逐漸代替紙質(zhì)對檔案進(jìn)行管理，但是還有部分事業(yè)單位注重節(jié)約成本，從而導(dǎo)致計算機等硬件設(shè)備未能與時俱進(jìn)進(jìn)行普及，也導(dǎo)致目前人工管理紙質(zhì)檔案依然是常態(tài)。另外，很多檔案管理人員缺乏運用計算機管理的技術(shù)，也會讓檔案管理設(shè)備被棄置，紙質(zhì)檔案管理則被一直沿用，也會間接加大檔案管理工作的難度性，在工作效率方面也難以得到改善。

3.檔案的利用率不足

由于目前一些事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)不足或者是管理設(shè)備的問題，也會導(dǎo)致管理受到一定的局限性，所以檔案管理工作的效率低下。而且借閱檔案往往需要更為復(fù)雜的要求以及步驟，一些需要檔案的人員則會因此舍棄借閱檔案進(jìn)行運用，而一些獨具價值和意義的檔案也無法有效利用，也進(jìn)一步產(chǎn)生利用率不足的現(xiàn)象 [1]。

二、提升辦公室檔案管理工作的策略

1.強化管理人員整體素質(zhì)

對于檔案管理人員，首先需要了解檔案管理的重要性，即檔案的利用價值，然后事業(yè)單位則可以通過技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)講座、外派學(xué)習(xí)等多種手段提升目前在職的檔案管理人員素質(zhì)，當(dāng)然，要保證人員的積極配合，可以落實相應(yīng)的激勵制度，即如開展每月檔案管理效率評比，對于管理效率和準(zhǔn)確性最高的人員進(jìn)行表彰和獎勵，同時將檔案管理效率與管理人員薪資掛鉤，強化他們對管理工作的責(zé)任感。另外，檔案管理人員整體的素質(zhì)還需要通過專業(yè)人才的引入和聘請進(jìn)行改善，一方面可以為目前管理工作進(jìn)行改善和建議，另一方面也能起到帶頭作用，改善管理風(fēng)氣，提升整體管理人員的素質(zhì)水平，滿足管理需求[2]。

2.改變紙質(zhì)管理檔案方法

對于目前紙質(zhì)檔案管理工作來說，具有占據(jù)空間大、效率低下、管理方式復(fù)制等弊端。所以需要對其進(jìn)行淘汰，即首先向管理人員普及紙質(zhì)檔案管理的問題，同時告知信息管理的流程及好處，在獲取公信力和接受度后，事業(yè)單位就可以在辦公室建立起專有的檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，然后讓每個管理人員進(jìn)行計算機網(wǎng)絡(luò)信息管理以及檔案管理軟件使用的相關(guān)培訓(xùn)，然后學(xué)習(xí)檔案傳輸、檔案儲存及檔案調(diào)用查閱等多個步驟。另外，還可以加大事業(yè)單位內(nèi)部的宣傳，主要是針對需要檔案借閱人員進(jìn)行宣傳，普及便捷的網(wǎng)絡(luò)查找和借閱方法，從而在提升檔案工作管理效率的同時，也能大幅度提高檔案的利用率，達(dá)到物盡其用的效果。另外還可以加入信息反饋系統(tǒng)，主要是讓檔案借閱人員可以反饋信息檢索工具及檔案信息準(zhǔn)確性等方面的問題，這樣能讓檔案管理工作進(jìn)行即時調(diào)整，更好的發(fā)揮其服務(wù)職能。

3.推進(jìn)管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化

流程的標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案管理實現(xiàn)高效的重要途徑，所以事業(yè)單位也需要強化辦公室檔案管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化，即強化對于日常工作、細(xì)節(jié)工作的重視和監(jiān)督。即如日常的文件、材料及人事數(shù)據(jù)歸檔，都需要按照工作流程進(jìn)行核對檔案信息，并且保證其完整性和真實性，然后開始分類，對于一些重要材料則還需要強化檔案結(jié)構(gòu)的規(guī)范化。而且相關(guān)無用檔案要進(jìn)行修改，則需要就刪除或者增加部分進(jìn)行申請，由辦公室負(fù)責(zé)人審查，最后向上級部門匯報情況，而事業(yè)單位則組建檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定，返還管理人員進(jìn)行詳細(xì)記錄，最后由各部門負(fù)責(zé)人審核簽字，由制定部門現(xiàn)場監(jiān)督方可進(jìn)行修改或者刪除。如果必要，還需要以軟件工具對一些檔案進(jìn)行特殊標(biāo)注，同一類型的檔案存放的位置應(yīng)當(dāng)一致，堅決杜絕隨意、混亂存放的現(xiàn)象。推行相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化制度，作為管理人員參考的依據(jù)，即如檔案管理流程制度、檔案信息保密制度以及檔案修改制度，所有管理人員務(wù)必要遵守以上制度，保證管理流程的科學(xué)性、有序性以及規(guī)范性[3]。

三、結(jié)語

對于辦公室檔案管理工作效率的提升，不僅僅需要通過人員素質(zhì)的提升配合檔案管理方法的改變，同樣也需要對于檔案管理流程實行標(biāo)準(zhǔn)化制度。而這一系列的改革過程也是比較復(fù)雜的，也并不是一朝一夕就能達(dá)到目的，往往需要更多的時間以及各個部門的共同監(jiān)督和努力。

參考文獻(xiàn)

[1]于寧寧.創(chuàng)新辦公室檔案管理工作 提高單位內(nèi)部工作效率——談如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作[J]，辦公室業(yè)務(wù)，2013，07（07）：71.

[2]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J]，辦公室業(yè)務(wù)，2014，03（03）：171-173.

[3]宋勝華.提高辦公室檔案管理工作效率的策略探索[J]，產(chǎn)業(yè)科技論壇，2015，14（20）：171-173.