摘 要：在進行國家二級秘書職業(yè)能力鑒定時，單獨增加了一項“業(yè)績實證評估”考試內(nèi)容，這是一種非常新穎的鑒定方式。本文擬從業(yè)績實證評估的考試要求、如何選題展開及案例參考這三大部分作展開，力圖破解這一獨特而頗具挑戰(zhàn)的鑒定方式。

關(guān)鍵詞：二級秘書；業(yè)績評估報告；商務(wù)談判

根據(jù)《國家職業(yè)標準秘書》，二級秘書是我國秘書職業(yè)資格等級中的最高級別，也就是最高級秘書，所以在進行職業(yè)能力鑒定時，單獨增加了一項“業(yè)績實證評估”考試內(nèi)容，這不僅有別于秘書其他級別[1]的考試內(nèi)容，更是在其他職業(yè)資格等級考試中所從未出現(xiàn)過的考試方式。作為工作多年的秘書，雖然實戰(zhàn)經(jīng)驗豐富，但初次接觸該種方式，如果不了解其內(nèi)在邏輯，可能會出現(xiàn)鑒定成績不能完全體現(xiàn)出實際工作能力的情況，故筆者根據(jù)考試要求，結(jié)合實際行業(yè)工作經(jīng)驗，分析出應(yīng)對這一鑒定方式的方法。

1 考試要求

1、評估方法

該鑒定方式以檢驗實際工作中的“證據(jù)”為評估方法，也就是考生根據(jù)自己工作的實際情況，以真實的業(yè)績?yōu)樗夭倪M行撰寫，主要體現(xiàn)自身在處理和解決實際問題中的能力和水平。所以這需要考生在平時注意整理、搜集、及時總結(jié)工作內(nèi)容及成績，才能為較好完成該項鑒定打下堅實的基礎(chǔ)。

2、評估范圍

秘書的日常工作主要圍繞“辦事、辦文、辦會”展開，而該項鑒定范圍根據(jù)《秘書國家職業(yè)標準》主要分為5個模塊：“協(xié)助進行有效的商務(wù)談判”、“制定工作計劃，監(jiān)控目標完成”、“撰寫可行性研究報告”、“組織并主持會議”、“設(shè)置檔案管理模式”，基本圍繞秘書“三辦”工作展開。也就是說如果在本行業(yè)中有較長時間的沉淀和積累，有豐富的工作歷練，是完全能夠達到鑒定要求的。

3、評估形式

每個模塊均由三部分組成，分別是“證據(jù)說明”、“取證指導(dǎo)”和“證據(jù)記錄”。

其中前兩部分的作用是界定條件，明確范圍，對這兩部分的審題非常重要，要嚴格按照要求進行證據(jù)的選擇。

第三部分“證據(jù)記錄”是該評估的重點，需要考生以親自經(jīng)歷為依據(jù)，詳細寫出工作過程，體現(xiàn)工作成果。這一部分還包括“證人證詞”，也就是在自述后，還需邀請上級、同事等第三方人士對考生的工作過程進行評估，這也是考生在完成工作中的團隊合作情況的側(cè)面反映。

4、表現(xiàn)形式及分值

本評估手冊共有五個模塊，考生可自由選擇其中四個模塊完成，每個模塊25分，達到60分為合格。

每個模塊的分值構(gòu)成情況如下：工作成果（17分），其中自述背景（3分）、證據(jù)內(nèi)容（14分）；證人證詞（8分），其中證人背景情況（2分），證詞描述（6分），可以看出除了工作成果，二級秘書非常關(guān)注團隊合作能力，也需要有較好的同事評價才能順利過關(guān)。

因各個模塊要求不同，故本文以下用“協(xié)助進行有效的商務(wù)談判”模塊為例，有針對性，有實戰(zhàn)性的講解完成過程。

2 如何選題展開

“協(xié)助進行有效的商務(wù)談判”該模塊主要評估的是考生的商務(wù)溝通、談判能力。

（一）選題

要完成該模塊，首先涉及到對工作中多個談判案例的選擇問題。如果方案選擇得好，那么寫作會比較輕松，而且效果良好，所以考生應(yīng)精心挑選談判案例，可考慮以下兩個因素：一是宜選擇成功案例，以呼應(yīng)題目中的“有效”二字；二是宜選擇考生本人在談判過程中發(fā)揮較大作用，能展現(xiàn)談判能力的方案。

在進行初步思考后，接下來結(jié)合評估的要求來進一步篩選。該模塊要求首先明確“談判類型”，根據(jù)實際工作，“團隊談判”和“雙邊談判”的談判實例較多，建議從中篩選。

然后考生需要明確“談判原由”，也就是從參與的多個談判實例中選擇一個最具代表性的談判方案，此方案能夠體現(xiàn)公司發(fā)展和自身能力為佳，并應(yīng)較詳細地寫出制作該方案的前提和原因。

再寫明方案制作時間和地點，據(jù)實寫作即可，但需注意的是這部分是“方案制作”的時間和地點，起碼應(yīng)在“談判時間”一周前。因為從方案的構(gòu)思、形成、準備、到談判實施有一定的時間，所以應(yīng)有時間間隔。

以上是自述背景情況，當這4點明確后，一個方案也就成功了一半。

（二）寫作

接下來就是談判方案的主體部分，包括9個評分點：談判的物質(zhì)準備、接待布置、地點選擇、談判雙方的情況分析、談判主要議程、談判策略、溝通技巧、談判的導(dǎo)向和手段，以及如何形成談判決議的要點[2]。雖然內(nèi)容較多，但均為評分點，要巧妙地融入方案中，可參考以下步驟展開。

首先清楚寫出談判方案名稱、談判雙方的公司名稱、談判時間、地點，給人一目了然的印象。

正文部分由五個方面構(gòu)成：

1、基本情況

這部分需要對談判雙方的基本情況作分析，包括我方人員分工，及對方人員背景介紹及分工，結(jié)合實際情況寫作即可。

2、談判目標、策略和要點

這部分內(nèi)容是決定談判效果的決定性因素，所以需要仔細斟酌，采取切實可行的方法完成。這部分包括了談判策略、溝通技巧、談判的導(dǎo)向和手段等評分要點。

（1）談判目標

談判目標是指談判要達到的具體目標，它指明談判的方向和要達到的目的以及企業(yè)對本次談判的期望水平，結(jié)合實際情況確定正確的談判目標是保證談判成功的基礎(chǔ)。

（2）談判策略

談判策略是指談判人員為取得預(yù)期的談判目標而采取的措施和手段的總和。它對談判成敗有直接影響，關(guān)系到雙方當事人的利益和企業(yè)的經(jīng)濟效益。恰當?shù)剡\用談判策略是商務(wù)談判成功的重要前提。

商務(wù)談判的雙方都渴望通過談判實現(xiàn)自己的既定目標，這就需要認真分析和研究談判雙方各自所具有的優(yōu)勢和弱點，即對比雙方的談判"籌碼"。尤其要將己方優(yōu)勢全盤列出，并善于尋找矛盾點，找出對自己最有利的談判條件。若不講究談判策略，就很難達到這一目的。

（3）談判要點

這部分結(jié)合具體的談判內(nèi)容擬定，主要應(yīng)寫明談判重點關(guān)注的事項及談判底線。

3、議程安排

談判議程主要包括談判的主要議題以及議題的先后順序與時間安排。議程安排非常重要，因為議程本身將會決定談判者在談判工作中是否有主動性，將會決定談判的最終成果。

首先，談判的議程安排應(yīng)根據(jù)己方的具體情況，在程序上要做到揚長避短，比如可以“先聲奪人”，首先展示自己的亮點，這也是談判的手段和導(dǎo)向的一個體現(xiàn)。另外談判議程的內(nèi)容要擅用不同層面的人交流不同的問題這種策略，來引導(dǎo)或控制談判的速度和方向，以及讓步的限度和步驟。如果能夠爭取編制出一個好的談判議程，就會牢牢地把握主動權(quán)。

4、談判準備

談判準備內(nèi)容主要包括信息準備和物質(zhì)準備。信息準備主要是各種資料，包括對方的背景資料、企業(yè)宣傳文件、樣品、樣品冊、合作協(xié)議草案等。硬件準備主要包括接待室、接待用品和設(shè)備的準備，宜根據(jù)談判的檔次進行相應(yīng)的準備。

5、談判紀要或談判決議

這部分是對談判結(jié)果的預(yù)測，從客觀來說，談判可能出現(xiàn)失敗或成功。如果失敗，則需要事后編制紀要，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為下一步工作開展打下基礎(chǔ)。如果成功，則需安排簽約儀式，進入下一個環(huán)節(jié)。

最后就是證人證詞。這部分也是得分點，務(wù)必重視，需要結(jié)合評分點逐一對應(yīng)展開，對考生的工作過程、工作能力、實際成效作全面評價，字數(shù)不宜過少。

3 案例參考

第一部分：自述背景情況

談判方案標題：重慶某股份公司與陜西省某商貿(mào)公司業(yè)務(wù)合作談判方案

談判類型：團隊、雙邊型談判

談判原由：由于公司拓展市場份額，深耕市場的需要，現(xiàn)面向全社會進行合作伙伴的招募，陜西省某商貿(mào)公司興趣濃厚，合作意向強烈，在經(jīng)歷前期多次溝通后，準備前往公司進行進一步談判。

制作時間：2015年8月1日

制作地點：營銷中心辦公室

第二部分：證據(jù)內(nèi)容

重慶某股份公司與陜西省某商貿(mào)公司業(yè)務(wù)合作談判方案

甲方：某股份公司

乙方：陜西省某商貿(mào)公司

時間：2015年8月15日下午14：00

地點：公司總部2樓營銷中心接待室

一、基本情況

（一）主方談判人員情況：

副總經(jīng)理（主談人）

辦公室副主任趙某（負責記錄、協(xié)助主談人）

辦公室工作人員錢某（負責攝影、資料準備）。

（二）對方公司及談判人員情況：陜西省某商貿(mào)公司是一家在陜西省有多年經(jīng)營歷史的商貿(mào)公司，主要代理各大品牌儀器儀表。該公司總經(jīng)理孫總，男，45歲，了解儀器儀表行業(yè)，熟悉我公司產(chǎn)品，對代理我公司產(chǎn)品有積極意愿。

對方參加談判的人員：總經(jīng)理孫總、總經(jīng)理助理李某

二、談判目標、策略和談判要點

（一）談判目標

簽訂合作協(xié)議

（二）談判策略

（1）了解對手。“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。談判前，通過填寫合作意向表以及電話溝通的形式了解對方的基本情況、合作思路及個性特質(zhì)，將有助于談判的進行。

（2） 突出優(yōu)勢。尤其要將己方優(yōu)勢，應(yīng)全盤列出，以作為談判人員的談判籌碼。而己方劣勢也要注意，以免倉促迎敵。

自身優(yōu)勢：公司歷史悠久、國有大型企業(yè)、產(chǎn)品過硬、管理規(guī)范、資金充足。

自身劣勢：在延安等地缺乏開展業(yè)務(wù)人脈，需要拓寬在延安的市場占有率。

對方優(yōu)勢：延安多年打拼，人脈較廣。

對方劣勢：管理不規(guī)范，公司較小。

（三）談判要點

公司將收取一定的管理費，對方資金能否滿足。

公司業(yè)績的要求，對方能否完成。

公司管理方式，對方是否能接受。

三、議程安排

1.由我方副總經(jīng)理介紹公司發(fā)展歷程以及公司經(jīng)營業(yè)績，宣傳公司形象。

2.由我方辦公室副主任介紹非投資辦事處的開設(shè)條件與要求。

3.聽取對方的自我介紹以及對建立非投資辦事處的構(gòu)想。

4、雙方進行具體的業(yè)務(wù)合作談判。

5、如談判成功，簽訂合作協(xié)議（初稿）

四、談判準備

（一）資料準備

1.我方《公司介紹》PPT

2.《合作協(xié)議》一式兩份

3.其它有助于本次談判的相關(guān)資料

（二）接待室準備

1.提前1天將接待室進行清潔衛(wèi)生，消除異味。

2.檢查燈光照明、電源插座、飲用水、談判桌、座位數(shù)、空調(diào)、攝影攝像器材等。

3.談判桌中央擺放鮮花，談判雙方桌面上擺放記錄紙、筆，并擺放紙巾盒。

4.含有談判人員姓名的座次排。

五、談判紀要或談判決議

（一）未談判成功，編制談判紀要

1.由辦公室副主任記錄后呈送參加談判的副總經(jīng)理補充、完善、審閱后，再送總經(jīng)理閱示。

2.總經(jīng)理閱示后，按照公司公文處理程序辦理，并歸檔保存。

（二）談判成功，現(xiàn)場簽訂合作協(xié)議。

（三）安排具體人員陪同參觀公司。

第三部分：證詞描述

1、該考生在擬定談判方案前，通過問卷、電話、網(wǎng)上收集資料等方式，對陜西某商貿(mào)公司及參與此次談判的人員作了詳細了解，對對方所占市場份額、業(yè)務(wù)范圍、優(yōu)劣勢等作了充分考察，并逐一列表并匯報。該考生準備充分，收集信息能力強，對談判成功起到了重要作用，并在此基礎(chǔ)上制作了談判方案，可行性強。

2、在談判前，該考生在談判室準備，談判資料及物品的準備上工作認真、負責，為營造良好的談判氛圍打下較好的基礎(chǔ)。

3、在談判過程中該考生協(xié)助談判，詳細清晰地介紹了具體的合作要點，并兼任記錄員，認真傾聽雙方談判要點，記錄材料完整，保障了談判工作的順利完成。

參考文獻

[1]國家職業(yè)標準秘書（2006）[s].中國勞動和社會保障出版社，2006

[2]秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程二級秘書[M].中央廣播電視大學(xué)出版社，2014 P122-127

作者簡介

田黎莉（1983-），女，重慶北碚人，中級經(jīng)濟師，碩士研究生，研究方向：企業(yè)管理、行政管理、市場營銷。