李金峰

摘 要：本文在闡述項目文檔管理與項目管理的關(guān)系的基礎(chǔ)上，以工程試驗堆建設(shè)項目文檔管理實踐為例，運(yùn)用項目管理的方法，從項目管理的五個基本過程，對如何提高工程項目文檔管理水平進(jìn)行了思考和探索。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；項目管理；項目文檔管理

工程項目文檔因其具有原始記錄、工作依據(jù)、歷史憑證的特點，以成為真實記載工程建設(shè)過程、有效提供生產(chǎn)運(yùn)行工程改擴(kuò)建利用、促進(jìn)項目管理水平提升的重要載體和手段。然而，通過對工程建設(shè)項目文檔管理現(xiàn)狀調(diào)查發(fā)現(xiàn)，各工程建設(shè)項目不同程度的存在文檔管理組織不健全、文檔控制手段單一、控制措施執(zhí)行力不強(qiáng)等問題。工程試驗堆建設(shè)項目在借鑒核電文檔管理做法，總結(jié)前期文檔管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，大膽實踐，運(yùn)用項目管理的方法，從項目管理的五個基本過程入手，提高了項目文檔管理的水平。

1 項目文檔管理與項目管理的關(guān)系

美國項目管理專業(yè)資質(zhì)認(rèn)證委員會主席波爾·格雷斯（Paul Grace）曾論斷，“在當(dāng)今社會，一切都是項目，一切也將成為項目”，作為一種科學(xué)管理方法，項目管理是項目管理主體在有限的資源約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理，即從項目的啟動到項目結(jié)束的全過程進(jìn)行計劃、執(zhí)行和控制，以實現(xiàn)項目的目標(biāo)。它既適用于一個企業(yè)或其他獨立單位內(nèi)部的單一項目或若干并行項目，也適用于由多個企業(yè)或其他獨立單位共同參與的大型綜合性項目。

無論是項目管理主體和管理對象，還是項目管理的基本過程和基本內(nèi)容，都會形成大量的具有保存價值的以各種載體形式存在的文檔，即項目文檔，它是項目管理中產(chǎn)生的核心資源之一，同時也是項目管理是否規(guī)范有序的直接反映。因此，項目的文檔管理實際上也是一個項目，可運(yùn)用項目管理的方法，在一定的時間范圍內(nèi)，通過啟動、計劃、執(zhí)行、控制和收尾幾個階段，對資源進(jìn)行管理、分配和調(diào)度，從而有效實現(xiàn)文檔管理的目標(biāo)。

2 項目管理方法在工程文檔管理中的實踐探索

（一）啟動過程

1.組織保障：組建內(nèi)外文檔管理工作網(wǎng)絡(luò)

對于工程試驗堆建設(shè)項目來說，辦公室承擔(dān)著對文檔進(jìn)行集中控制和管理，組織實施文件整理和歸檔的所有職能。在文檔工作網(wǎng)絡(luò)上，組建了由主管副總指揮領(lǐng)導(dǎo)，由工程指揮部辦公室和各業(yè)務(wù)部門兼職資料員組成的內(nèi)部文檔工作網(wǎng)絡(luò)，由工程指揮部辦公室、監(jiān)理單位、工程現(xiàn)場主要承包單位相關(guān)人員組成的外部文檔工作網(wǎng)絡(luò)，同時由工程項目總監(jiān)牽頭成立工程文檔協(xié)作組，負(fù)責(zé)組織檔案的立卷、歸檔、參與驗收和移交工作，形成了主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓、各參建單位各司其職并通力協(xié)作的工作格局。

2.制度保障：建立標(biāo)準(zhǔn)化的文檔管理體系文件

按照標(biāo)準(zhǔn)的程序開展文檔管理工作是核工程建設(shè)項目通用的文檔控制手段。作為建設(shè)單位，在項目啟動之初，工程指揮部辦公室就根據(jù)核安全法規(guī)和國家、行業(yè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，制定了文檔管理程序、文檔工作程序，用于指導(dǎo)并規(guī)范文檔管理工作，同時將這些制度納入到項目合同之中，從而使文檔工作有章可循。

3.人員保障：培養(yǎng)一支職業(yè)化的文檔工作隊伍

要保障項目文檔管理的質(zhì)量，提高項目文檔人員的素質(zhì)和水平是必由之路。工程指揮部文檔人員在項目文檔管理過程中，處在文檔管理層級的上層，文檔制度的建立，對參建方的文檔檢查都要由指揮部文檔人員來完成。項目之初，文檔人員需要對整個項目的文檔管理工作進(jìn)行前期策劃、編制文檔控制程序，參與合同中文檔管理要求的談判；項目運(yùn)行過程中，需要對文件進(jìn)行全過程控制，對參建單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)；項目結(jié)束后，需對最終交付的文檔進(jìn)行系統(tǒng)地整理。為此，需要提高指揮部專兼職文檔人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)，著力打造一支精業(yè)務(wù)、懂工程、善管理、能協(xié)調(diào)的復(fù)合型項目文檔管理隊伍。

（二）計劃過程

任何項目的開展都需要制定計劃，具體到工程試驗堆建設(shè)項目文檔管理，制定了包括文件整理歸檔計劃、檢查計劃、業(yè)務(wù)指導(dǎo)計劃、分階段驗收計劃等一些列計劃，同時結(jié)合工程試驗堆建設(shè)文檔內(nèi)容及其形成特點，建立了項目文檔分類體系，對指揮部各部門和參建單位的文件整理歸檔做出了總體規(guī)劃。

辦公室負(fù)責(zé)文檔分類體系和整理移交規(guī)則的建立，指揮部各部門和外部參建單位按照“誰形成、誰整理”的原則，對各自職責(zé)范圍內(nèi)的項目文件進(jìn)行收集、整理，在規(guī)定的時間向辦公室移交。

（三）執(zhí)行過程

1.將項目文檔管理納入合同管理

合同是市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下約束參建各方的法律依據(jù)，是對項目進(jìn)行管理與控制的行之有效的做法。《合同法》第十六章“建設(shè)工程合同”一款中明確了文件資料提交的問題。在工程試驗堆建設(shè)項目文檔上，具體采取了以下兩種方式：①將參建單位的文檔責(zé)任落實到與其簽訂合同的業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門在簽訂合同時提出資料交付和項目文件歸檔要求，或?qū)⑥k公室編制的文件要求納入相應(yīng)的合同或協(xié)議之中，主要用于設(shè)備采購合同；②在與參建單位訂立合同時，由辦公室編制有關(guān)文檔管理條款，并參與合同談判，確保文檔管理有關(guān)要求列入合同文本，只要用于施工建安合同。

2.將項目文檔管理納入工程技術(shù)管理

文件審查是工程技術(shù)管理的一項重要工作，是保證文檔質(zhì)量進(jìn)而保證工程項目質(zhì)量必不可少的環(huán)節(jié)。因此，在文件審查上，辦公室和工程、技術(shù)、采購部門分工合作，辦公室負(fù)責(zé)文件格式、制成材料等外觀審查，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)文件內(nèi)容審查，通過內(nèi)在和外觀質(zhì)量審查，使文件既符合工程技術(shù)要求，又符合檔案管理要求。

3.將項目文檔管理納入進(jìn)度計劃管理

項目文件能否及時交付直接關(guān)系到項目能否按預(yù)期進(jìn)度計劃執(zhí)行，為了確保項目文件及時交付，必須將項目文檔管理納入進(jìn)度計劃管理，對項目文檔交付實施控制。在具體實施上，要求參建單位根據(jù)工程進(jìn)度計劃和合同要求編制項目的工程文件目錄，在目錄中明確每份文件的計劃提交時間，辦公室和業(yè)務(wù)主管部門分工合作，對工程文件進(jìn)行審查，及時掌握工程文件的交付情況，對未按計劃提交的文件及時催交并暫緩進(jìn)度款的支付，確保項目文檔提交與工程進(jìn)度計劃同步。

4.將項目文檔管理納入工程質(zhì)量保證體系

項目文檔是反映工程項目質(zhì)量控制憑證的載體和憑證，將其納入到工程質(zhì)量保證體系中對項目文檔質(zhì)量的控制無疑是有利的。按照項目文檔形成的階段性和職責(zé)分工，工程試驗堆建設(shè)項目文檔從形成到歸檔著力把好五道關(guān)口，即施工中把“文件形成關(guān)”、交工驗收時把“文件歸檔關(guān)”、監(jiān)理單位把“文檔質(zhì)量關(guān)”，指揮部業(yè)務(wù)部門和辦公室把“整理關(guān)”和“審核關(guān)”，通過層層把關(guān)，使項目文檔從形成、收集到歸檔移交都處于受控狀態(tài)。

（四）控制過程

1.文檔監(jiān)督性檢查經(jīng)?；?/p>

文檔監(jiān)督性檢查既是對前期文檔業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)工作的查漏補(bǔ)缺，也是為后期竣工文件歸檔質(zhì)量提前把關(guān)，消除隱患。辦公室通過直接組織文檔監(jiān)督檢查或參與質(zhì)保部門對參建單位的監(jiān)查，或邀請文檔管理領(lǐng)域富有經(jīng)驗的專家就如何做好項目文檔的整理、歸檔向參建單位進(jìn)行講解，并對收集、整理后的文檔進(jìn)行檢查。檢查時，直接對施工單位文件編制人員進(jìn)行質(zhì)量檢查和答疑，從文件的前后聯(lián)系進(jìn)行核查，檢查的內(nèi)容包括文檔工作總體情況匯報、竣工文件編制質(zhì)量、文檔管理工作狀況等。通過檢查，提出整改措施，將問題盡量消除在萌芽狀態(tài)。

2.文檔管理工作協(xié)調(diào)會制度化

項目文檔的質(zhì)量不是檢查出來的，除進(jìn)行文檔監(jiān)督性檢查外，還建立文檔協(xié)調(diào)會制度，除了文檔協(xié)作組成員外，各參建單位分管文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)或文檔部門負(fù)責(zé)人也必須參會。利用協(xié)調(diào)會，貫徹落實有關(guān)文檔管理制度，增強(qiáng)各參建單位文檔人員的檔案管理意識，同時也借此加強(qiáng)與各參建單位文檔人員的聯(lián)系，實時了解竣工文件收集、整理情況，以便及早解決項目文檔工作中的疑難問題。

（五）收尾過程

為確保項目竣工文件的及時準(zhǔn)確歸檔，《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過項目的竣工驗收?！睘榇?，在文檔管理程序和具體實施上，都要求施工單位組織竣工文件自檢，通過后提交監(jiān)理單位進(jìn)行全面審核，監(jiān)理單位審核通過后組織預(yù)驗收，若發(fā)現(xiàn)問題較多，直接要求施工單位整改，直到整改完畢，然后由工程指揮部組織項目承包商、監(jiān)理單位、相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行驗收，與會各方在各自職責(zé)范圍內(nèi)根據(jù)合同要求和有關(guān)規(guī)范對竣工文件的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性及編制質(zhì)量進(jìn)行審查，合格后由監(jiān)理單位和指揮部在竣工文件驗收單上進(jìn)行簽字認(rèn)可。工程竣工驗收一個月內(nèi)，承包商完成竣工文件的復(fù)制、掃描和整理，并向指揮部辦公室提交歸檔文件移交審核單和工程文檔移交清單，經(jīng)辦公室審查同意接收該項目的竣工文件，承包商才能得到相應(yīng)部分的合同款。

如何使工程項目文檔管理更加科學(xué)有效，是一項新課題，也是工程文檔人員一直在思考和探索的問題。本文所做的探索僅是初步的思考和實踐，同時也需要更多的實踐去尋找探索有效的方法，以不斷促進(jìn)工程項目文檔管理水平的提高。

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