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        淺談信息環(huán)境下的檔案管理和安全維護(hù)

        2016-05-10 08:52:19張冬妮
        卷宗 2016年3期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        張冬妮

        摘 要:本文首先對信息環(huán)境的特征進(jìn)行概述,接著說明信息環(huán)境下檔案管理中存在的問題以及加強(qiáng)檔案安全維護(hù)的途徑,最后對信息環(huán)境下檔案安全維護(hù)的方法進(jìn)行了探討。本文認(rèn)為,現(xiàn)代信息環(huán)境使檔案管理工作面臨著巨大的改變,檔案管理和安全維護(hù)工作的進(jìn)行,需要從信息環(huán)境的特點(diǎn)出發(fā),希望本文能夠?yàn)楦鲉挝粰n案管理和安全維護(hù)工作的發(fā)展提供幫助和建議。

        關(guān)鍵詞:信息環(huán)境;檔案管理;安全維護(hù)

        檔案指的是對組織運(yùn)營過程中的一切事物進(jìn)行的記錄,檔案管理是檔案室直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。依據(jù)檔案的類型、內(nèi)容及載體形態(tài)的特點(diǎn),結(jié)合單位性質(zhì),對檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類,有利于系統(tǒng)整理及綜合管理,并對資料進(jìn)行整合,再現(xiàn)發(fā)展過程中的重要事件。

        1 信息環(huán)境的特征

        1.1 信息傳播速度快

        現(xiàn)代社會已全面進(jìn)入了信息化時代,信息技術(shù)在各個行業(yè)、領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用和普及,隨之也產(chǎn)生了大量的電子文件。為杜絕浪費(fèi),提高工作效率,各單位積極推進(jìn)電子政務(wù)辦公系統(tǒng),因此,無紙化辦公乃大勢所趨。信息傳播速度之快對檔案管理工作的效率提出了更高的要求。

        1.2 信息儲存方式多樣

        伴隨著全面信息化時代的推進(jìn)以及大數(shù)據(jù)時代的來臨,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也在逐漸發(fā)生變化,大量諸如文檔、表格、網(wǎng)頁、音頻、視頻和圖像等數(shù)據(jù)產(chǎn)生,這些電子文件(檔案)必將成為未來檔案室信息資源的主體。存儲方式多樣的信息能夠?yàn)闄n案查閱者提供更多的利用方式,這就要求檔案管理工作必須能夠滿足信息存儲的多樣化,同時意味著檔案管理工作的服務(wù)性應(yīng)有所提升。

        2 信息環(huán)境下的檔案管理

        2.1 加快檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

        實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè),既是提高檔案管理水平的重要途徑,也是檔案事業(yè)發(fā)展的根本出路。而檔案信息化沒有一定的數(shù)字化資源是行不通的。在信息環(huán)境下,檔案的收集、分類、保管和利用都依靠網(wǎng)絡(luò)和電腦程序進(jìn)行,這意味著,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),是在信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理工作的首要任務(wù)。但是,目前很多單位對檔案工作的信息化建設(shè)關(guān)注非常少。雖然每年國家及省、地級檔案局均會以紅頭文件形式下發(fā)年度檔案工作要點(diǎn),并要求各單位按要求落實(shí)各項工作,但由于單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視,從而也很少將資金投入到檔案信息化建設(shè)。對此,檔案管理工作人員應(yīng)該充分分析信息環(huán)境對檔案管理工作的具體要求,對已有的資源進(jìn)行高效合理的利用,為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

        2.2 創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)內(nèi)容

        在信息環(huán)境下,各個單位的檔案都有了更為豐富的形式,也能夠展示更多的內(nèi)容,為業(yè)務(wù)部門和職工提供幫助。但是,目前大多數(shù)的檔案管理工作所能提供的服務(wù)都是被動的,即需要哪部分檔案,就調(diào)取哪部分檔案;比如人事檔案,職工只有在入職、職位變動或離職的情況下才用到檔案,這并不符合信息環(huán)境下檔案管理發(fā)展的趨勢。因此,有必要對檔案管理的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。檔案部門的工作人員應(yīng)深化檔案開發(fā)利用,積極主動的為查檔者服務(wù),以多服務(wù)、多出成績來爭取領(lǐng)導(dǎo)、職工的重視和支持。例如,根據(jù)職工借閱檔案的類型、次數(shù)等內(nèi)容,對借閱者及借閱檔案的特征進(jìn)行分析,總結(jié)其中的規(guī)律,結(jié)合單位實(shí)際撰寫“年度檔案工作要點(diǎn)”,并按照內(nèi)容逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作發(fā)展計劃;同時,在平時的工作中,利用時機(jī)宣傳檔案的積極作用,比如在“6·9國際檔案日”開展檔案法律法規(guī)、科普知識的宣傳教育,不斷提高職工的檔案意識,促進(jìn)職工積極利用檔案。

        2.3 建立信息化的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

        信息環(huán)境下的檔案管理工作想要做好,離不開豐富的文件、資料的支持。若單位的檔案管理工作人員數(shù)量有限,要讓他們擔(dān)負(fù)起全部的檔案信息化管理的任務(wù),例如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子文檔,是不現(xiàn)實(shí)的。這就要求單位建立信息化的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)各類型檔案的信息化標(biāo)準(zhǔn)格式,在移交傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時一并進(jìn)行信息化處理,使單位各部門都能夠積極配合檔案管理工作,以提高檔案管理工作的效率。

        3 信息環(huán)境下的檔案安全維護(hù)

        3.1 提高檔案管理工作人員的職業(yè)技能

        在信息環(huán)境下,檔案管理工作雖然能夠快速發(fā)展,但是也存在一個弊端,就是檔案信息安全維護(hù)十分復(fù)雜。因此,各級檔案部門應(yīng)夯實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù),扎實(shí)推進(jìn)檔案專業(yè)人才的培訓(xùn)教育,并不斷擴(kuò)大覆蓋面。例如,定期組織專、兼職檔案管理員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)班及外出學(xué)習(xí)、交流,使檔案管理人員能夠不斷學(xué)習(xí)新的知識和技術(shù)手段,提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。另外,在單位的培訓(xùn)計劃中,將檔案工作人員的職業(yè)技能培養(yǎng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力培養(yǎng)作為計劃中的一個項目;其次,建立檔案管理人才梯隊,最大限度地實(shí)現(xiàn)單位檔案隊伍素質(zhì)的整體提高。

        3.2 加強(qiáng)信息檔案安全管理

        隨著檔案信息化工作的不斷推進(jìn),檔案數(shù)字化加工是檔案工作發(fā)展的必經(jīng)過程。在數(shù)字化的過程中確保檔案的完整和安全,是檔案部門的基本職責(zé),也是檔案工作的“重中之重”?;诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案數(shù)據(jù)的安全會受到諸多方面的威脅,比如黑客和病毒的威脅以及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)本身安全的威脅。所以,有必要建立建設(shè)完整、可靠的檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),通過對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行加密、設(shè)置防火墻等方式,加強(qiáng)文檔網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)和監(jiān)管力度,并同步建立安全保密提醒,堅持內(nèi)外網(wǎng)分離,利用數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、身份認(rèn)證、實(shí)時監(jiān)測與監(jiān)控、訪問控制、病毒防護(hù)等手段確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全。同時,健全檔案數(shù)字化過程中檔案安全管理制度、責(zé)任追究制度,把數(shù)字化過程中檔案安全責(zé)任具體落實(shí)到個人,做到防微杜漸,堵住危機(jī)安全的漏洞。

        4 結(jié)語

        現(xiàn)代社會正在跨入信息時代,信息環(huán)境下的檔案管理工作,能夠?yàn)閱挝惶峁└玫臋n案服務(wù),也能夠提高單位檔案資料的質(zhì)量。為了適應(yīng)檔案工作的需要和檔案事業(yè)的發(fā)展,必須從檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)入手,對檔案服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新,并建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作模式;另外,信息環(huán)境下的檔案資料極易受到安全威脅,要結(jié)合單位的客觀實(shí)際,加強(qiáng)科學(xué)管理,切實(shí)提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力,并運(yùn)用各種方法強(qiáng)化安全管理,使其發(fā)揮更大的作用。

        參考文獻(xiàn)

        [1]吳冰夢.談信息網(wǎng)絡(luò)下的檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(09):105-107.

        [2]侯秋晨.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新與安全防護(hù)[J].黑龍江史志,2014(10):108-110.

        [3]李巍.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新與安全防護(hù)[J].吉林農(nóng)業(yè)科技學(xué)院學(xué)報,2013(09):112-114.

        [4]李霞.縣級綜合檔案館館藏資源建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對策略,檔案時空,2015年第2期,35-36

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