文／張婷 熊俊波

設(shè)計項目管理體系的建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，通過配套相關(guān)管理制度，與運行環(huán)境協(xié)同建設(shè)，為項目實施創(chuàng)造條件，是提升設(shè)計院核心競爭力的關(guān)鍵。

目前，中小型設(shè)計企業(yè)處于“后轉(zhuǎn)制時代”的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級的競爭環(huán)境中，傳統(tǒng)的設(shè)計管理模式存在項目周期長、客戶需求響應(yīng)慢等問題，越來越不適應(yīng)目前設(shè)計市場的需求，各中小型設(shè)計院紛紛開始探索設(shè)計管理的新模式。

設(shè)計項目管理體系建設(shè)的必要性

提升外部市場競爭力

隨著市場競爭愈加激烈，設(shè)計院在品牌和資質(zhì)的限制下，必須提高業(yè)主滿意度，快速滿足業(yè)主需求，強化內(nèi)部管理，鞏固傳統(tǒng)市場，從而尋求細(xì)分市場，伺機發(fā)展。在市場壓力和擴張動力下，設(shè)計院需要通過推行項目管理模式，實行項目規(guī)范管理，合理配置項目資源，為項目實施創(chuàng)造條件，這是提升核心競爭力的關(guān)鍵。

內(nèi)部產(chǎn)能擴大的戰(zhàn)略需求

隨著設(shè)計院經(jīng)營業(yè)務(wù)的增加，內(nèi)部生產(chǎn)效能無法有效匹配市場的擴大。設(shè)計院的長期可持續(xù)發(fā)展和擴大設(shè)計產(chǎn)能的戰(zhàn)略需求，對規(guī)范設(shè)計項目管理提出了更高的要求，以滿足全國化、規(guī)?；陌l(fā)展以及跨行業(yè)技術(shù)融合與提升的需要。設(shè)計院希望通過積極探索設(shè)計項目管理的模式，建設(shè)有效的項目管理體系，不斷優(yōu)化與整合各生產(chǎn)要素，抓住項目管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提高設(shè)計成品的生產(chǎn)效率和質(zhì)量，實現(xiàn)生產(chǎn)能力與盈利水平的大幅度提升。

強化內(nèi)部設(shè)計項目管理規(guī)范

目前設(shè)計院的制度體系主要以質(zhì)量管理體系為主，偏向于技術(shù)，管理過程過于松散且不規(guī)范。項目管理過程無法可視化，動態(tài)化的項目控制方法與程序化的項目作業(yè)流程缺失，項目執(zhí)行與管理的標(biāo)準(zhǔn)化、可持續(xù)化不能形成有效而統(tǒng)一的管理，這加大了各項目之間溝通的難度與成本的協(xié)調(diào)，項目生產(chǎn)效率無法快速提升。設(shè)計院希望通過建立設(shè)計項目管理體系，將設(shè)計機制流程化、管理規(guī)范化，推動管理目標(biāo)落實以及項目目標(biāo)的實現(xiàn)。同時將體系建設(shè)與人才培養(yǎng)同步，將體系作為人才培養(yǎng)的教材輸入，通過人才培養(yǎng)落實體系運營。

設(shè)計項目管理體系與運行環(huán)境協(xié)同建設(shè)的總體框架

設(shè)計項目管理體系的總原則是與質(zhì)量管理體系進行互補，進行管理擴充與完善，以落實設(shè)計院戰(zhàn)略、實現(xiàn)項目規(guī)范管理為根本，以架構(gòu)清晰、內(nèi)容精細(xì)、控制有效、指導(dǎo)性強的管理體系建設(shè)為目標(biāo)，結(jié)合業(yè)務(wù)與管理流程，滿足多業(yè)務(wù)、多項目的管控要求，為設(shè)計院項目運營績效提供保障。

結(jié)合設(shè)計院的現(xiàn)狀，設(shè)計項目管理體系的建設(shè)是從“圍繞業(yè)務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)，以矩陣組織建設(shè)與設(shè)計項目WBS建設(shè)為兩個基本點，以產(chǎn)品實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程為主線，融合項目管理模塊”為依托的基本框架開展的。設(shè)計院在設(shè)計項目管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)上配套建設(shè)體系運行的環(huán)境與基礎(chǔ)，更進一步保證體系的落地應(yīng)用，如圖1所示。

圖1 設(shè)計院項目管理體系及運行環(huán)境構(gòu)建框架

設(shè)計項目管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)條件和要點

矩陣組織模式的導(dǎo)入與建設(shè)

設(shè)計院承接項目特點包括：項目數(shù)量多，多個項目并行，技術(shù)相對復(fù)雜，需要多部門、多種專業(yè)配合，對項目組響應(yīng)速度要求較高等。業(yè)務(wù)類型相對單一的小型設(shè)計院，應(yīng)建立專業(yè)矩陣組織結(jié)構(gòu)，即在職能部門基礎(chǔ)上建立專業(yè)項目管理部門，解決業(yè)務(wù)管理部門不夠?qū)I(yè)化的問題。

建立矩陣式項目管理組織，加強設(shè)計院層面的管控與資源統(tǒng)籌調(diào)配能力是全面優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)，也是規(guī)避風(fēng)險的保障。建立項目管理運營的專業(yè)部門，針對項目進行控制，以及多項目的計劃控制與資源協(xié)調(diào)，項目組對客戶和設(shè)計院有較快的響應(yīng)速度，有利于多項目的統(tǒng)籌調(diào)度和整體效率的優(yōu)化，有利于公司平衡多個項目進度、費用和質(zhì)量，對項目工作實施整合管理等。建立項目管理矩陣組織結(jié)構(gòu)，以項目為單位進行運營和管理，實施項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，對每一個項目團隊進行獨立核算和考核，由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)項目運作和資源調(diào)配。

項目WBS與專業(yè)分解

項目WBS分解是明確項目范圍的重要手段，專業(yè)分解是完成項目的基礎(chǔ)。設(shè)計院根據(jù)具體的業(yè)務(wù)劃分以及自身目前的管理現(xiàn)狀需要對各類生產(chǎn)業(yè)務(wù)進行分類整理，以便形成符合現(xiàn)狀并滿足企業(yè)發(fā)展要求的產(chǎn)品與服務(wù)結(jié)構(gòu)，針對核心產(chǎn)品進行項目的WBS分解與專業(yè)分解。項目WBS分解是對項目的業(yè)務(wù)流程進行梳理，根據(jù)主要業(yè)務(wù)的項目類型，進行項目的任務(wù)分解，包括項目、階段、作業(yè)等。

構(gòu)建項目管理體系框架

合理的框架，是建立有效的項目管理體系的基礎(chǔ)。設(shè)計院的項目管理體系包括項目管理組織結(jié)構(gòu)、項目產(chǎn)品實現(xiàn)和管理過程體系。項目產(chǎn)品實現(xiàn)過程體系包括項目前期階段、項目策劃階段、項目實施階段及項目收尾階段。每個階段均將項目管理的知識領(lǐng)域、管理過程和項目的生命周期有效融合，項目的各管理要素均包含于該管理體系中，基于設(shè)計項目的特性，在項目管理知識體系的基礎(chǔ)之上，增加了設(shè)計的工時管理，對于設(shè)計工時進行定額積累與管控，便于進行設(shè)計進度的合理編制。綜合設(shè)計院實際情況及設(shè)計項目的特性，突出進度、質(zhì)量、資源的有效協(xié)調(diào)，構(gòu)建項目管理體系框架，如圖2所示。

圖2 設(shè)計院設(shè)計項目管理體系框架

設(shè)計項目管理體系的特色與亮點

以最佳實踐案例為指引的體系內(nèi)容

設(shè)計院體系內(nèi)容在常規(guī)的制度文件、程序流程文件以及模板表單的基礎(chǔ)上，引入大量的最佳實踐案例，指導(dǎo)使用者快速理解體系，使體系使用更簡單。同時通過企業(yè)最佳實踐積累，不斷優(yōu)化設(shè)計項目管理體系的實效性和可操作性，從而更加貼近企業(yè)的實際情況，體系建設(shè)同步更新與優(yōu)化。

將項目管理向前延伸至項目前期階段參與配合

總承包項目管理體系一般以項目合同簽訂作為項目的開始。中小型設(shè)計院的企業(yè)管理體系相對不夠完善，市場經(jīng)營體系與生產(chǎn)體系未完全分開，因此將生產(chǎn)體系往前延伸，將前期市場的項目獲取納入項目管理體系中。項目業(yè)務(wù)流程從項目前期階段開始，生產(chǎn)團隊配合項目前期商務(wù)，并對商務(wù)階段提出更高、更具體的要求，明確項目需求，有效指導(dǎo)后續(xù)生產(chǎn)，保障項目啟動前的輸入。

注重跨階段的成果驗收，解決跨部門與團隊之間的溝通

市場的精細(xì)化與專業(yè)化對客戶的需求挖掘和信息傳遞的要求越來越高，從項目前期到項目啟動，跨階段、跨部門的信息移交需要進行正式成果驗收，以確保信息移交的詳細(xì)與準(zhǔn)確，加強跨部門之間的溝通，從而減少經(jīng)營與專業(yè)生產(chǎn)之間的矛盾。策劃階段的方案評審強調(diào)策劃的嚴(yán)謹(jǐn)性，重視頂層設(shè)計，減少方案的重大變更，給設(shè)計團隊降低返工風(fēng)險，項目管理后期對項目驗收進行明確規(guī)定，讓項目有始有終。

凸顯項目啟動與策劃地位，強化項目策劃階段

項目啟動與策劃屬于項目開始初期，相比總承包項目來說，設(shè)計項目注重管理的同時更注重技術(shù)方案，因此需開展多方案的比選與整體方案的確定。

從技術(shù)層面而言，所有項目均要召開項目策劃會，對設(shè)計的總體方案開展系統(tǒng)性的評審，避免因出現(xiàn)重大技術(shù)問題而導(dǎo)致返工情況，并通過項目策劃階段成果驗收單來跟蹤檢查整改落實情況，實現(xiàn)項目策劃階段的過程閉環(huán)。

從管理層面而言，其包含較多的管理內(nèi)容，針對項目的實際情況，包括項目的費用、進度、風(fēng)險、利益相關(guān)方管理等目標(biāo)和范圍，確定項目管理的各項原則要求、措施和進程，落實相關(guān)資源等。因此項目策劃階段是項目管理過程中的重要環(huán)節(jié)，要逐步實現(xiàn)策劃文件的規(guī)范化、制度化，不斷增強項目策劃的有效性。

設(shè)計項目管理體系的運營環(huán)境建設(shè)

體系的建設(shè)只是開始，設(shè)計院的體制改革與管理提升是一套系統(tǒng)的、全面的變革，除了構(gòu)建與組織機構(gòu)相適應(yīng)的模式之外，還必須建立起與之相配套的管理制度，包括：職業(yè)化項目管理人才培養(yǎng)、建立薪酬與績效管理體系、設(shè)計人員的工時管理、強化項目成本控制、提升項目管理綜合能力等。完善制度環(huán)境并充分發(fā)揮其有力的軟件支撐作用，確保以項目管理為核心的整個組織架構(gòu)的有效運轉(zhuǎn)。

職業(yè)化項目管理人才培養(yǎng)

對設(shè)計院來說，項目管理的推行是一種全新的知識，員工的意識轉(zhuǎn)變是推行的基礎(chǔ)，也是最艱難的。管理者需要充分認(rèn)識到企業(yè)內(nèi)部所存在的問題，以及實行項目管理所帶來的阻力和困難，加強員工的項目管理知識培訓(xùn)。

設(shè)計院以項目專業(yè)劃分為基礎(chǔ)，以能力素質(zhì)模型為依據(jù)，以人才隊伍能力建設(shè)為核心，重點解決企業(yè)項目管理體系所需的員工能力培養(yǎng)和能力發(fā)展問題，開展“基于崗位—項目導(dǎo)向—指向績效—熟悉體系”的項目管理定向人才培養(yǎng)，為項目管理在設(shè)計院的順利推行和有效實施提供人力資源支撐。

建立薪酬與績效管理體系

以項目管理為核心的管理框架改革，一定會涉及企業(yè)內(nèi)部利益調(diào)整或再分配，因此薪酬管理體系的建立成為框架改革的必然。結(jié)合設(shè)計院的現(xiàn)狀，建立“模擬年薪+獎金”的薪酬機構(gòu)，同時建立“崗位績效考核+項目績效考核”的矩陣考核模式，解決好員工的激勵問題，充分發(fā)揮和調(diào)動員工的積極性、主動性和創(chuàng)新性。通過有效的薪資杠桿與績效管控，調(diào)整員工的行為，促進項目管理體系的應(yīng)用。

設(shè)計人員的工時管理

設(shè)計院的主要資源和成本體現(xiàn)在設(shè)計人員的工時投入，資源消耗中工時定額消耗狀況真實反映了設(shè)計院綜合的專業(yè)技能水平，因此設(shè)計院應(yīng)依據(jù)項目WBS體系的建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化任務(wù)工作包，建立設(shè)計工時定額體系，并依據(jù)項目發(fā)展變化特征，做好及時優(yōu)化更新。基于信息管理平臺進行設(shè)計人員工時狀況的匯總，并進行設(shè)計資源的有效調(diào)配，提高設(shè)計師的利用率，同時為產(chǎn)值分配以及科學(xué)的項目設(shè)計、計劃控制、資源分配等打下良好的基礎(chǔ)。

強化項目成本控制

設(shè)計項目主要成本是人力成本，結(jié)合人工管理的同時，設(shè)計院引入全面預(yù)算理念，充分授權(quán)項目經(jīng)理財權(quán)，秉承項目獨立核算理念，合理控制項目成本，改變傳統(tǒng)設(shè)計項目費用不能確切估量、成本無法控制的問題。通過項目獨立核算使項目的經(jīng)濟效益和團隊效益與個人激勵掛鉤，并將其作為項目考核與產(chǎn)值分配的依據(jù)，提升項目成本控制的意識。

提升項目管理綜合能力

任何一次技術(shù)革命后，都將帶來新的管理變革。設(shè)計院只有保持較強的技術(shù)創(chuàng)新能力，不斷推出新的產(chǎn)品和服務(wù)，才能引導(dǎo)需求與創(chuàng)造需求，并通過項目方式更好地服務(wù)業(yè)主。專業(yè)技術(shù)與項目管理在產(chǎn)品與服務(wù)實現(xiàn)過程中互相促進、深度融合、協(xié)同發(fā)展，才能保證設(shè)計院核心競爭力的持續(xù)提升。

結(jié)論

項目管理體系的建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，表層上是一種制度建設(shè)的體現(xiàn)，實則是一種管理模式的導(dǎo)入。任何合理的管理模式的落地都需要前提條件，通過配套相關(guān)管理制度和運行環(huán)境進行保障。項目管理在企業(yè)的推行，勢必會帶來企業(yè)管理制度等各方面的轉(zhuǎn)變和優(yōu)化。項目管理的推行，需要企業(yè)進行諸多的實踐與不斷完善，是一個長期而艱巨的任務(wù)。