夏海紅

摘 要 信息化時(shí)代如何加強(qiáng)檔案管理，使檔案信息成為現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理重要手段之一，這是新時(shí)代各級(jí)醫(yī)院面臨的新課題。本文從醫(yī)院檔案信息管理的實(shí)際出發(fā)，通過(guò)分析信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作特點(diǎn)以及重要性，針對(duì)性地提出應(yīng)對(duì)措施，為醫(yī)院檔案管理工作提出參考。

關(guān)鍵詞 信息化 醫(yī)院 檔案管理

隨著社會(huì)信息化的進(jìn)一步發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)檔案信息的需求日漸增大。作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料來(lái)源之一的醫(yī)院檔案部門(mén)，在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化當(dāng)中面臨許多新情況、新問(wèn)題和新任務(wù)。信息化時(shí)代，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，使檔案信息成為現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理重要手段之一，這是新時(shí)代各級(jí)醫(yī)院面臨的新課題。本文從醫(yī)院檔案信息管理的實(shí)際出發(fā)，通過(guò)分析信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作特點(diǎn)以及重要性，針對(duì)性地提出應(yīng)對(duì)措施，為醫(yī)院檔案管理工作提供參考。

一、信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）檔案信息來(lái)源多元化

醫(yī)院實(shí)施傳統(tǒng)檔案管理方法，由于檔案處理手段的落后，加之檔案存儲(chǔ)空間十分有限，檔案管理部門(mén)只能選擇性地收集檔案信息，檔案信息來(lái)源非常有限。醫(yī)院在實(shí)施信息化改造以后，各個(gè)部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通檔案管理部門(mén)幾乎可以采集到醫(yī)療、行政、教學(xué)、財(cái)務(wù)、科研、人事和后勤等各個(gè)職能部門(mén)的所有檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息來(lái)源多元化。

（二）檔案處理要求時(shí)效性

醫(yī)院的檔案管理部門(mén)除了要服務(wù)于其各個(gè)職能部門(mén)之外，也要為其上級(jí)主管部門(mén)和病人服務(wù)。在檔案管理部門(mén)獲得各個(gè)部門(mén)的信息之后，必須在最短的時(shí)間內(nèi)加以處理，使其電子化、系統(tǒng)化，方便獲取和利用。通過(guò)檔案管理部門(mén)計(jì)算機(jī)管理服務(wù)、光盤(pán)存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公共信息網(wǎng)服務(wù)及視聽(tīng)傳播服務(wù)，服務(wù)對(duì)象可多途徑地獲取檔案信息，節(jié)省了時(shí)間，提高了利用效率。

（三）檔案存儲(chǔ)方式的多樣化

在傳統(tǒng)檔案管理時(shí)期，醫(yī)院檔案主要以文本的方式存儲(chǔ)。隨著現(xiàn)代檔案工作的開(kāi)展和信息化的普及，檔案不僅以文本的方式出現(xiàn)，而且更多的是以為病人服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件和視聽(tīng)檔案的形式出現(xiàn)，如文本、圖像、聲音或影像等。檔案存儲(chǔ)方式的變化，不僅減少了檔案存儲(chǔ)的物理空間，擴(kuò)大了檔案存儲(chǔ)的范圍和內(nèi)容，而且能做到保持檔案完整性，延長(zhǎng)檔案壽命。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）檔案信息化工作中技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不一

在當(dāng)前醫(yī)院的信息化建設(shè)當(dāng)中，各醫(yī)療機(jī)構(gòu)的衛(wèi)生系統(tǒng)軟件使用不統(tǒng)一，升級(jí)版本不一，缺乏統(tǒng)一的軟件支持，亟須升級(jí)聯(lián)網(wǎng)更新進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，特別是系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)得到及時(shí)處理。

（二）檔案信息化難以滿(mǎn)足更多利用者對(duì)檔案信息的需求

檔案信息化呼聲越來(lái)越高，大部分單位檔案工作只是停留在簡(jiǎn)單的信息錄入、查詢(xún)和提供利用等傳統(tǒng)模式，檔案工作與醫(yī)院目前的信息化建設(shè)差距太大，檔案網(wǎng)絡(luò)信息共享問(wèn)題亟須解決。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)影響著檔案管理水平的提高

在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的培養(yǎng)，并沒(méi)有把檔案人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育納入計(jì)劃和要求。檔案工作隊(duì)伍存在著專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)面窄、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、缺少高層次的檔案專(zhuān)業(yè)人才等問(wèn)題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展缺乏創(chuàng)新和活力，這些情況已嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)的思考

（一）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中軟件和硬件的配套工作

建立相對(duì)穩(wěn)定的檔案信息化管理體系，這是新時(shí)期檔案部門(mén)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向信息化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來(lái)有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。因此，要加大資金投入力度保障檔案信息化建設(shè)所需的軟、硬件配套設(shè)施齊全。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)應(yīng)與醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)同步進(jìn)行，籌劃?rùn)n案網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)的設(shè)密權(quán)限，以檔案室為中心，將院內(nèi)的相關(guān)計(jì)算機(jī)進(jìn)行內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)將信息建立在統(tǒng)一的管理平臺(tái)上，方便使用者在任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)上查看相關(guān)資料，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)也體現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的時(shí)效性，在完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的同時(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)一體化。

（二）實(shí)現(xiàn)電子文件管理規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化

電子文件管理規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)迫切需要，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的方方面面。各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化運(yùn)行沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，電子文件將成一盤(pán)散沙，不便于利用也不便于保存。國(guó)家和地方各級(jí)檔案部門(mén)對(duì)檔案信息化建設(shè)十分重視，制訂了一系列的管理制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)其行業(yè)的特點(diǎn)，加快相關(guān)規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)。因此要遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，吸收國(guó)內(nèi)相關(guān)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗(yàn)，建立健全有關(guān)電子文件管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度，如電子文件的收集、歸檔、鑒定和銷(xiāo)毀制度，利用和保密制度等。要根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范電子文件的數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)電子文件、電子檔案的全程管理。還要借助醫(yī)院信息化建設(shè)主管部門(mén)的技術(shù)力量，制定并落實(shí)各項(xiàng)制度以及標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而保證醫(yī)院檔案工作在醫(yī)院信息化環(huán)境下有序發(fā)展。

（三）組織檔案人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)

培養(yǎng)懂得網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障。檔案人員要邊學(xué)邊實(shí)踐，不斷提高檔案信息化管理水平。首先，要掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，使自己熟練使用各種現(xiàn)代化信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快更好地開(kāi)發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。其次，檔案人員要通過(guò)深入臨床一線(xiàn)，調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，并在熟悉檔案室的基礎(chǔ)上，熟練快速地提供利用。

（四）消除部門(mén)障礙，保障檔案安全

現(xiàn)有的醫(yī)院各個(gè)科室之間相對(duì)獨(dú)立，組織界限分明，這不僅妨礙了各個(gè)科室之間的溝通，也給檔案信息的收集與編研造成障礙。所以必須淡化科室的概念，消除醫(yī)院科室之間的界限，改變各自為政的局面，加強(qiáng)橫向聯(lián)系，從封閉式、分散型走向開(kāi)放式形成網(wǎng)絡(luò)化、一體化，實(shí)現(xiàn)“無(wú)縫隙”管理，使醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的信息能及時(shí)匯集到檔案管理部門(mén)。同時(shí)，檔案管理部門(mén)必須要配備專(zhuān)門(mén)的檔案安全人員，對(duì)檔案的安全實(shí)行專(zhuān)業(yè)化管理。檔案管理人員必須要有風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，對(duì)檔案信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止電腦黑客的盜取、篡改檔案信息和破壞信息系統(tǒng)。要給檔案系統(tǒng)安裝防病毒軟件，防止電腦病毒入侵，確保醫(yī)院檔案信息管理的安全。

（作者單位為湖南省雙峰縣人民醫(yī)院）

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