【摘要】：國家高等教育已處于轉(zhuǎn)型和質(zhì)變的重要時(shí)期，教學(xué)管理是高校教學(xué)質(zhì)量順利實(shí)施的保障，而教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理的最終執(zhí)行者和落腳點(diǎn).教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理的基層人員在教學(xué)管理中的定位與作用缺乏重視，導(dǎo)致教學(xué)秘書工作陷入超負(fù)荷狀態(tài)，適時(shí)調(diào)整教學(xué)管理目標(biāo)與教學(xué)秘書崗位現(xiàn)狀不僅是保證基礎(chǔ)教學(xué)管理隊(duì)伍穩(wěn)定的前提條件，也是保證教學(xué)過程順利進(jìn)行的重要條件。

近年來，隨著我國對全民教育的重視程度與日俱增，使得獨(dú)立學(xué)院這樣的高等院校發(fā)展越來越快，獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)體制又不斷擴(kuò)大、行政機(jī)構(gòu)不斷完善，成為我國高等教育的重要機(jī)構(gòu)。從部門機(jī)構(gòu)講，獨(dú)立學(xué)院仍有些部門崗位不及公辦高校，教學(xué)秘書職位就是劣勢崗位的一種。鑒于此種情況，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)在教學(xué)秘書工作上投入更多的關(guān)注度，從而提升獨(dú)立學(xué)院整體教學(xué)管理。下面從幾個(gè)方面解讀獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書工作的內(nèi)容及重要性。

一、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書工作的內(nèi)容及重要性。

（一）工作內(nèi)容。

1、協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)制定人才培養(yǎng)計(jì)劃，根據(jù)每個(gè)年級(jí)的培養(yǎng)計(jì)劃指定任課教師、授課周次、制定課表、征訂教材、保證教學(xué)工作的正常開展;

2、落實(shí)日常教學(xué)工作、實(shí)驗(yàn)實(shí)踐工作、各類教學(xué)考核工作;教學(xué)環(huán)節(jié)中各種突發(fā)問題。

3、學(xué)生學(xué)籍管理、成績管理工作，負(fù)責(zé)期末考試的安排、試卷及各類檔案的歸檔工作;

4、組織和協(xié)調(diào)畢業(yè)論文答辯工作，做好畢業(yè)生畢業(yè)資格和學(xué)位資格審核工作;

5、組織各類等級(jí)考試的報(bào)名，負(fù)責(zé)準(zhǔn)考證以及各類證書發(fā)放工作、認(rèn)真完成教務(wù)處及院、系領(lǐng)導(dǎo)布置的其他各項(xiàng)工作。

（二）教學(xué)秘書工作的重要性。

1、教學(xué)秘書工作的主要內(nèi)容是對教學(xué)過程中的常規(guī)管理，包括教學(xué)運(yùn)行管理、教學(xué)檔案管理，它的主要目的是維持正常的教學(xué)秩序。教學(xué)秘書從開學(xué)初直至期末，緊緊圍繞教學(xué)服務(wù)，為老師、為學(xué)生服務(wù)，保證教學(xué)活動(dòng)的正常開展。

2、協(xié)同教務(wù)部負(fù)責(zé)處理學(xué)生學(xué)籍工作是教學(xué)秘書的另一個(gè)重要工作，如每學(xué)年的學(xué)籍管理、期末考試工作等，都由教學(xué)秘書組織完成。同時(shí)，教學(xué)管理中包含著各種與學(xué)生相關(guān)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)活動(dòng)，都是由教學(xué)秘書下發(fā)通知完成的，教學(xué)秘書協(xié)調(diào)著教務(wù)處、各院系、各教研室、教師、學(xué)生之間的各種關(guān)系，起承上啟下、合理統(tǒng)籌的作用。教學(xué)秘書的管理工作涉及的部門和人員較多。既要承擔(dān)教務(wù)部指定的任務(wù)，又要做好系部的相關(guān)教學(xué)管理工作;既要與教師溝通又要與學(xué)生聯(lián)系;既要與本部門的人員聯(lián)系，又需要與其他部門人員溝通;既有常規(guī)的日常管理工作，又有突發(fā)臨時(shí)的事件。

3教學(xué)秘書還承擔(dān)著向師生員工宣傳學(xué)校或上級(jí)主管部門制定的各種規(guī)章制度的職能，把教學(xué)管理文件傳達(dá)給師生，并征求和聽取他們對院、系的教學(xué)管理工作的意見和建議，及時(shí)反饋給院領(lǐng)導(dǎo)或教學(xué)主管部門，做好上情下達(dá)，下情上呈的協(xié)調(diào)溝通工作。

二、現(xiàn)下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀

（一）工作定位模糊不清。

獨(dú)立學(xué)院與公辦高校不盡相同，獨(dú)立學(xué)院缺乏雄厚的資金支持，因此一直秉持“開源節(jié)流”的思想，盡可能讓多位秘書的工由一位或兩位秘書來完成，從而精簡學(xué)院的行政人員，減少學(xué)院的經(jīng)濟(jì)開銷。這樣做的話導(dǎo)致教學(xué)秘書對自己的工作崗位模糊不清，在日常工作中教學(xué)秘書常常是做了大量的工作，但工作的意義和價(jià)值并未得到贊賞與認(rèn)可，長期下去必然會(huì)影響教學(xué)秘書工作的積極性與熱情。

（二）任務(wù)量大且較繁雜。

由于獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書工作者“一崗多職”工作現(xiàn)象，導(dǎo)致教學(xué)秘書除了完成自己本職范疇內(nèi)的工作以外，還需要承擔(dān)系部內(nèi)其他一些工作，無形中增大了他們的工作量。除此之外，教學(xué)秘書工作涉及的部門機(jī)構(gòu)、工作范圍較為廣闊，除了服務(wù)好教師和學(xué)生兩個(gè)主要對象以外，他們還需要和其它部門機(jī)構(gòu)進(jìn)行交涉，因而他們的工作內(nèi)容自然就顯得比較繁雜。

（三）建立專項(xiàng)進(jìn)修機(jī)制。

建設(shè)獨(dú)立學(xué)院時(shí)，是依照公辦高校的教學(xué)機(jī)制、教學(xué)模式完成的，以教學(xué)工作為整個(gè)學(xué)院的主心骨，所以針對專任老師設(shè)置了專項(xiàng)培訓(xùn)、進(jìn)修等機(jī)制，旨在提高專任老師的教學(xué)水平。然而對于學(xué)院的教學(xué)秘書來說，雖工作在教學(xué)過程的基層，卻不曾有這樣的待遇，教學(xué)秘書根本沒有機(jī)會(huì)去學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和進(jìn)修，所以教學(xué)秘書自身的工作能力和個(gè)人素養(yǎng)一直得不到大幅提升，歸其根本，還是缺少針對教學(xué)秘書培訓(xùn)的專項(xiàng)進(jìn)修機(jī)制，這一機(jī)制的忽視與不重視，導(dǎo)致教學(xué)秘書工作能力的提高舉步維艱，自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)也遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于現(xiàn)代工作需要。

三、應(yīng)對獨(dú)立學(xué)院秘書工作挑戰(zhàn)的有效策略

（一）善于學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)綜合能力。

進(jìn)一步明確工作職責(zé)，按照工作安排，明確工作要求;深切領(lǐng)悟?qū)W院的發(fā)展規(guī)劃和決策部署，明確工作任務(wù)，進(jìn)一步提高工作的主動(dòng)性和自覺性;虛心聽取大家的指導(dǎo)和教育，而且要善于學(xué)習(xí)、勤于思考，明確工作的運(yùn)行和處理問題的程序，同時(shí)要采取多途徑和方式加強(qiáng)與各級(jí)各類人員的交流和溝通，確保各項(xiàng)工作執(zhí)行暢通無阻。

（二）找準(zhǔn)定位，嚴(yán)格遵守工作職責(zé)。

獨(dú)立學(xué)院教學(xué)秘書的工作因與學(xué)院各個(gè)機(jī)構(gòu)部門都有直接或者間接的聯(lián)系。秘書在校領(lǐng)導(dǎo)或者系主任的領(lǐng)導(dǎo)下，積極參與起草文稿、處理公文、收集信息等工作，盡量將自己的工作

目標(biāo)與領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)調(diào)整一致，輔助領(lǐng)導(dǎo)完成各項(xiàng)工作事宜。

（三）協(xié)調(diào)輔助，展現(xiàn)秘書工作功用。

秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，進(jìn)行全方面同步的輔助性工作，輔助性決定了秘書的工作是被動(dòng)的。但是，秘書首先應(yīng)做到的，是要把被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)。要變被動(dòng)為主動(dòng)而不越權(quán)應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：一是經(jīng)常同領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行思想交流，了解領(lǐng)導(dǎo)的思維方式，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以理解、完善和落實(shí)。二要盡量了解和掌握部門一個(gè)時(shí)期的中心工作，主動(dòng)排除干擾中心工作的事項(xiàng)。三要有意識(shí)的積累和儲(chǔ)存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。秘書千萬不能忘記自己的身份，必須時(shí)刻保持清醒的角色意識(shí)，找準(zhǔn)自己的位置，不能越權(quán)越位。秘書決不能越俎代庖，自作主張，擅自行動(dòng)。

（四）強(qiáng)化管理，創(chuàng)建必要培訓(xùn)機(jī)制。

要想行之有效的應(yīng)對好獨(dú)立學(xué)院秘書工作的挑戰(zhàn)，除了強(qiáng)化秘書人員自身以外，獨(dú)立學(xué)院也應(yīng)該強(qiáng)化自身管理，創(chuàng)建出符合秘書人員的培訓(xùn)機(jī)制，從各方面增強(qiáng)在職秘書人員的工作能力。這就要求獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)正確對待學(xué)院內(nèi)的每一類工作崗位，將秘書專項(xiàng)培訓(xùn)納入到師資力量培養(yǎng)的機(jī)制中去，可以開展類似座談會(huì)、專家講座、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、外出進(jìn)修等培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)對秘書人員的再教育，有組織、有紀(jì)律、有目的的培訓(xùn)秘書人員的專業(yè)工作技能，讓他們在以后的工作中可以充分實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，并輔助提高整個(gè)獨(dú)立學(xué)院的層次水平。