【摘要】：作為歷史的記錄，檔案在事業(yè)單位中的作用顯而易見。在信息化時代，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可使檔案信息的獲取更加方便、快捷，對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是當(dāng)前科技與社會發(fā)展的必然要求。

【關(guān)鍵詞】：檔案管理;信息化;網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息是一種重要的原始信息，是記錄單位、職工歷史沿革、成長、發(fā)展的的重要材料，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化，可使檔案信息的獲取更加方便、快捷，使其在充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價值，滿足單位的科研、管理和生產(chǎn)的最大需求。

一、事業(yè)單位的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要性

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過信息化形式向社會提供服務(wù)作為重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以對檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

但是，當(dāng)前的事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會因?yàn)橄到y(tǒng)功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機(jī)。在調(diào)閱檔案和資料檢索時，仍然只習(xí)慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實(shí)際上并沒有得到實(shí)施，檔案管理不能適應(yīng)時代的發(fā)展。新形勢下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進(jìn)行信息化建設(shè)。

二、制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃

在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時，應(yīng)服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查和科學(xué)論證，制定出切實(shí)可行的檔案管理信息化長遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計劃，形成一個規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對事業(yè)單位信息服務(wù)的目標(biāo)支持，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，給未來發(fā)展留下擴(kuò)展空間。

三、建立起一個實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實(shí)時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和重要手段。

在檔案的信息化建設(shè)之中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個一體化系統(tǒng)，把本單位各個部門的信息統(tǒng)籌考慮進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。

還應(yīng)選用那些使用有升級能力和開發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具有強(qiáng)大的檢索功能，才能夠充分發(fā)揮計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站時，要選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當(dāng)前國內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最好是當(dāng)前或未來的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國內(nèi)外一些實(shí)力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級換代，減少重新開發(fā)的成本。設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡量合理化，要考慮到網(wǎng)絡(luò)吞吐能力、響應(yīng)時間和傳遞速度，等等。

四、逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個重要的前提和基礎(chǔ)，也是對檔案原件進(jìn)行保護(hù)的一個重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過使用先進(jìn)的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上發(fā)布，以提供服務(wù)。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對所有館藏進(jìn)行全文數(shù)字化，而是對館藏的檔案資源數(shù)字化進(jìn)行整體分析，以突出重點(diǎn)，進(jìn)而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)長期共存，相互補(bǔ)充。

五、檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標(biāo)志。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化時，應(yīng)該按照國家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應(yīng)既符合國家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際的操作。應(yīng)對各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。

六、檔案的信息化建設(shè)要有對檔案人員的素質(zhì)要求

檔案人員應(yīng)該更新觀念，調(diào)整心態(tài)，不斷學(xué)習(xí)并掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識和技術(shù)，對紛繁復(fù)雜的網(wǎng)上信息進(jìn)行標(biāo)引、分類和有效管理，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價值，滿足企事業(yè)單位的科研、管理和生產(chǎn)的最大需求。

對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是當(dāng)前科技與社會發(fā)展的必然要求。各個事業(yè)單位特別是領(lǐng)導(dǎo)要重視其檔案管理，根據(jù)實(shí)際情況制定出一個檔案數(shù)字化管理的總體規(guī)劃，建設(shè)好自己的檔案信息網(wǎng)站，使檔案信息化符合國內(nèi)外的標(biāo)準(zhǔn)，并不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，不斷提高工作效率，適應(yīng)時代發(fā)展。