彭 勰

(云南經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 云南 昆明 650106)

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自動(dòng)化系統(tǒng)在校園辦公的開發(fā)設(shè)計(jì)

彭 勰

(云南經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 云南 昆明 650106)

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，科學(xué)水平的不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)帶人們進(jìn)入了信息化的時(shí)代。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人們生活的吃、穿、住、行等帶來了很多便利。與此同時(shí)，校園辦公系統(tǒng)也逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用越來越廣泛。校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將多種硬件和軟件結(jié)合，使用云計(jì)算以及SOA技術(shù)等，不僅優(yōu)化了校園網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu),還提高了信息管理的現(xiàn)代化建設(shè)水平。但是，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是把雙刃劍，因?yàn)槠渥陨淼谋姸嗖话踩蛩?，自?dòng)化系統(tǒng)在校園辦公的開發(fā)設(shè)計(jì)還面臨著許多亟需解決的問題。本文將闡明自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用意義，論述自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)功能，以及總結(jié)自動(dòng)化系統(tǒng)存在的問題以及解決措施。

校園辦公；自動(dòng)化系統(tǒng)；開發(fā)設(shè)計(jì)；問題；研究

引言

計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展，自動(dòng)化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化、信息化已經(jīng)成為校園辦公的必然趨勢(shì)。校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從學(xué)校的實(shí)際情況出發(fā)設(shè)計(jì)研究，有效地利用了信息資源，高效快捷地解決了行政和教學(xué)辦公問題，減輕了信息管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了辦事效率、推進(jìn)學(xué)校現(xiàn)代化建設(shè)。

一、自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用的意義

(一)優(yōu)化信息資源配置，提高辦事效率

首先，自動(dòng)化系統(tǒng)在校園辦公的開發(fā)設(shè)計(jì)突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)模式的限制，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文檔處理，節(jié)約了辦公時(shí)間，提高了辦公效率和質(zhì)量；其次，有利于優(yōu)化信息資源配置，實(shí)現(xiàn)資源整合。減少文件丟失、檔案損壞、管理分散致使查找信息不方便等的現(xiàn)象發(fā)生，實(shí)現(xiàn)各類資源的再利用。

(二)減少校園辦公的成本

首先節(jié)約了硬件設(shè)備的費(fèi)用支出，自動(dòng)化系統(tǒng)使打印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備實(shí)現(xiàn)共享，大大節(jié)省了設(shè)備費(fèi)用；其次，自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用使文件、通知等信息資源通過校園網(wǎng)傳達(dá)給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，不用通過印刷紙張下達(dá)通知，節(jié)省了購(gòu)買紙張的費(fèi)用以及印刷的費(fèi)用；最后，節(jié)約了通訊費(fèi)用，電子郵件技術(shù)與自動(dòng)化系統(tǒng)整合，接受信息者通過電腦就可以獲知各種信息。[1]

(三)加強(qiáng)了信息傳遞溝通，促進(jìn)各個(gè)部門協(xié)調(diào)工作

在自動(dòng)化系統(tǒng)的辦公模式下，信息傳遞更加順暢，突破了時(shí)間、距離的限制，各種文件以電子文檔的形式儲(chǔ)存在電腦上，通過內(nèi)部通訊和信息發(fā)布，用戶可以隨時(shí)隨地上網(wǎng)查閱信息，加強(qiáng)了信息的聯(lián)絡(luò)與溝通，提高信息的時(shí)效性。

同時(shí)，自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用幫助校園每個(gè)部門明確自己的辦公職責(zé)，杜絕工作脫節(jié)、工作推脫、工作延誤錯(cuò)辦等現(xiàn)象的發(fā)生，促進(jìn)各部門加強(qiáng)信息共享協(xié)作，提高整體效率和管理水平。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以通過自動(dòng)化系統(tǒng)綜合各個(gè)信息、了解校園事務(wù)、加強(qiáng)工作監(jiān)督，制定適合學(xué)校發(fā)展的戰(zhàn)略決策。[2]

二、自動(dòng)化系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)以及校園辦公開發(fā)的功能

(一)自動(dòng)化系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)

校園的辦公系統(tǒng)一般設(shè)立在辦公室、行政局、圖書館等設(shè)施中。學(xué)校通常根據(jù)實(shí)際情況，將教學(xué)樓的網(wǎng)絡(luò)連接在一起，建立多級(jí)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。自動(dòng)化系統(tǒng)涉及學(xué)校的各個(gè)辦公部門，根據(jù)部門不同的工作性質(zhì)分為獨(dú)立的自動(dòng)化管理系統(tǒng)子模板，有利于提高各個(gè)部門的工作效率并促使各部門相互監(jiān)督，協(xié)調(diào)工作。

在硬件和軟件配置方面，學(xué)校從學(xué)生的角度出發(fā)多方位考慮，選擇較高的服務(wù)器配置。內(nèi)存較大，硬盤容量充足，并給各個(gè)工作站分配 100M 網(wǎng)卡來共享資源?，F(xiàn)階段大部分學(xué)校的自動(dòng)化操作系統(tǒng)配備了 Windows8或者 Windows10系統(tǒng)，保障網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性和網(wǎng)速的流暢性。[2]

(二)自動(dòng)化系統(tǒng)校園辦公開發(fā)設(shè)計(jì)的功能

1.日常行政辦公。自動(dòng)化系統(tǒng)可以幫助學(xué)校處理日常事務(wù)，比如行政部門的人力資源管理工作，記錄學(xué)校里所有人員的人事信息，如教工人員、學(xué)生、其他工作人員的基本信息，教工人員的任職年限、工資獎(jiǎng)金信息，學(xué)生有無記過處分等等。將各類信息匯總集合上交至行政處進(jìn)行保管，工作人員可以通過自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行必要的修改、刪除操作，相關(guān)用戶也可以上網(wǎng)查詢相關(guān)信息，認(rèn)證學(xué)籍、進(jìn)行評(píng)教工作等等。

2.教學(xué)工作管理。學(xué)校要根據(jù)自身實(shí)際教學(xué)情況開發(fā)設(shè)計(jì)自動(dòng)化系統(tǒng)，對(duì)教學(xué)工作進(jìn)行系統(tǒng)的分類和管理,學(xué)科的教學(xué)目標(biāo)以及學(xué)生要重點(diǎn)掌握的知識(shí)點(diǎn)。

3.通知、文件的傳達(dá)。校園辦公開發(fā)設(shè)計(jì)的自動(dòng)化系統(tǒng)具有發(fā)布通知、保存文件的功能。用戶可以根據(jù)自己的權(quán)限查詢相應(yīng)上報(bào)的文件和上級(jí)辦公室發(fā)布的信息，及時(shí)了解校園資訊。上報(bào)的文件除了系統(tǒng)管理人員外不允許其他人員修改，一定程度上保障了文件的安全性。[3]

4.學(xué)生事務(wù)管理工作。校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)儲(chǔ)存學(xué)生各方面的資料，包括學(xué)生的獎(jiǎng)罰情況、學(xué)習(xí)檔案、考試成績(jī)記錄、綜合測(cè)評(píng)等等。相關(guān)技術(shù)人員在使用自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)生事務(wù)管理工作這方面時(shí)要記錄好信息來源，整理各項(xiàng)數(shù)據(jù),提高學(xué)校的管理水平。

5.記錄學(xué)校教室使用情況。自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)教室管理功能，包括教室使用管理、考場(chǎng)管理、會(huì)議室管理、辦公室管理等等。系統(tǒng)中存放學(xué)校內(nèi)部和外部的會(huì)議記錄、考場(chǎng)安排記錄、教師任職記錄,并由系統(tǒng)管理員進(jìn)行日常的維護(hù)與管理,系統(tǒng)管理員應(yīng)該由學(xué)院辦公室相關(guān)負(fù)責(zé)人擔(dān)任。各用戶可以在用戶端査看到各會(huì)議室、教室的使用情況、預(yù)定情況等；學(xué)生可以查閱哪個(gè)教室在哪一時(shí)間點(diǎn)上課，進(jìn)行課程的學(xué)習(xí)或者查閱教師所在辦公室號(hào)、教工號(hào)，對(duì)相應(yīng)教師進(jìn)行評(píng)教工作。

6.記錄學(xué)校的資產(chǎn)情況。自動(dòng)化系統(tǒng)可以管理學(xué)校的資產(chǎn)，通過計(jì)算機(jī)減少人員清算的差錯(cuò)。學(xué)校要利用自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)學(xué)校固定資產(chǎn)的信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，并對(duì)信息進(jìn)行分類匯總，資產(chǎn)評(píng)估，保持收支平衡。

三、自動(dòng)化系統(tǒng)存在的問題以及解決措施

(一)自動(dòng)化系統(tǒng)存在的問題

首先，學(xué)校缺乏自動(dòng)化系統(tǒng)的管理人才，不能很好的從技術(shù)上解決支持信息的網(wǎng)絡(luò)安全問題。許多學(xué)校還沒能意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)因素的不穩(wěn)定性會(huì)給計(jì)算機(jī)信息安全造成威脅。他們只注重自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，而不注意進(jìn)行保護(hù)。其次，計(jì)算機(jī)本身就是一個(gè)復(fù)雜的操作系統(tǒng)，它的程序類型眾多，經(jīng)常出現(xiàn)操作系統(tǒng)漏洞、黑客入侵、木馬程序、賬號(hào)入侵等問題。給檔案文件信息的保存帶來了嚴(yán)重危害。

(二)自動(dòng)化系統(tǒng)問題的解決措施

首先，學(xué)校要加強(qiáng)自動(dòng)化系統(tǒng)工作人員的信息安全意識(shí)、提高信息管理的素質(zhì)水平。人才是自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的保障和基礎(chǔ)。學(xué)校應(yīng)定期組織管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)可能存在的安全隱患以及應(yīng)對(duì)的措施、自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)研究的功能等等。以培養(yǎng)更多的適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，自動(dòng)化系統(tǒng)管理工作需要的人才。其次，學(xué)校要增強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全保障技術(shù)，比如防火墻技術(shù)、訪問控制、入侵檢測(cè)技術(shù)、數(shù)據(jù)加密、信息備份與恢復(fù)技術(shù)等。同時(shí)，也可以使用一些網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品，比如DG圖文檔加密、VPN系統(tǒng)、安全管理中心、電子簽證等產(chǎn)品。

四、結(jié)語

綜上所述，自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)對(duì)校園辦公起到至關(guān)重要的作用，是學(xué)校提高科學(xué)化管理水平的重要途徑，促進(jìn)國(guó)家教育事業(yè)的發(fā)展。但是現(xiàn)階段自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)仍然面臨著許多問題，需要相關(guān)工作人員的積極努力、學(xué)校的全力配合。相信在不久的將來，學(xué)校將會(huì)完善自動(dòng)化系統(tǒng)，將信息管理水平提升一個(gè)新的檔次。

[1]徐海峰，周建良.校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)[J].辦公自動(dòng)化,2008,04:35.

[2]王飛.校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)[J].軟件導(dǎo)刊,2010,06:179.

[3]肖海涵.自動(dòng)化系統(tǒng)在校園辦公系統(tǒng)的開發(fā)和設(shè)計(jì)[J].信息記錄材料,2016,10:192—193.

彭勰，云南經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，研究方向：計(jì)算機(jī)信息管理。