文/孫曉蕾

淺談檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展研究

文/孫曉蕾

在互聯(lián)網(wǎng)與多媒體普遍應(yīng)用的背景下，信息化的建設(shè)與發(fā)展對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了一定的影響。作為行業(yè)服務(wù)基礎(chǔ)工作的檔案管理工作，建立檔案管理信息化是提升行業(yè)管理效益，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，必不可少的存在。本文以分析檔案管理信息化建設(shè)的意義為基礎(chǔ)，從而研究檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展的策略，進(jìn)而確定檔案管理信息化未來(lái)的發(fā)展方向，為檔案管理工作信息化的實(shí)施提供參考依據(jù)。

檔案管理；信息化；建設(shè)與發(fā)展

隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理信息化以其標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性、共享性等特點(diǎn)，有效的提高了檔案管理工作的效率，從而對(duì)促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、產(chǎn)業(yè)進(jìn)程具有重要意義。而今，檔案管理信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段，只有找準(zhǔn)建設(shè)方向，不斷的進(jìn)行完善，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展。

1 對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的研究

1．1 檔案管理信息化建設(shè)的意義

根據(jù)檔案管理信息化的含義，即指在檔案管理工作中，利用互聯(lián)網(wǎng)科技技術(shù)，以全新的工作理論原則和管理方法管理檔案信息資源，并提供檔案信息資源的服務(wù)。從而可見(jiàn)，檔案管理信息化的意義主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：

第一點(diǎn)，檔案管理信息化有效的提高了管理工作的效率，減少了信息資源與人力資源的浪費(fèi)。例如，傳統(tǒng)的檔案記錄與整理，多以紙張的形式作為記錄，這就很容易造成檔案的缺失與損壞。因此，信息化管理模式的建立以利用電腦存儲(chǔ)檢索的形式，既保證了檔案信息的安全性，又確保了管理決策的實(shí)施性，同時(shí)減少了紙質(zhì)檔案的壽命時(shí)限問(wèn)題，在一定程度上降低了人力資源浪費(fèi)的問(wèn)題。

第二點(diǎn)，檔案管理信息化的建立，可以說(shuō)是檔案管理歷史的變革。信息化檔案管理以載體的多元化、存儲(chǔ)的高密性、傳播的快速性等特點(diǎn)，影響著人們社會(huì)生活的變革，具有時(shí)代影響性。

1．2 檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

近年來(lái)，雖然我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)取得初步成效，但由于信息化的快速發(fā)展，在檔案管理信息化建設(shè)中，基礎(chǔ)硬件設(shè)施無(wú)法滿足檔案管理信息化的快速發(fā)展，出現(xiàn)相關(guān)技術(shù)水平落后，技術(shù)人才不足的問(wèn)題。同時(shí)，相關(guān)政府政策法規(guī)也出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)紛爭(zhēng)不斷，進(jìn)而停滯不前。

1．3 檔案管理信息化建設(shè)的保障措施

1.3.1 提高思想重視

目前，在檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展中，有一部分檔案管理工作者，對(duì)檔案管理信息化假設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足。這種情況就導(dǎo)致了檔案更新慢，企事業(yè)單位檔案信息資源不足，從而阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展。因此，樹(shù)立企事業(yè)管理者先進(jìn)的管理理念，培養(yǎng)員工的思想認(rèn)知能力，并轉(zhuǎn)變檔案管理者傳統(tǒng)的檔案管理觀念，是促進(jìn)現(xiàn)今企事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要舉措。

1.3.2 建立數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

依據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》可知，建立數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是建設(shè)檔案信息化的重要內(nèi)容。據(jù)調(diào)查表明，我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)在管理方面，信息的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和數(shù)字化還處于薄弱的狀態(tài)，這就影響了檔案管理信息化的發(fā)展。為加快檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在線共享，保證檔案信息化建設(shè)的高效運(yùn)行，建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、數(shù)字化勢(shì)在必行。

1.3.3 健全管理體系

在檔案管理中，健全的管理體系是檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展的基礎(chǔ)。其中檔案信息、基礎(chǔ)設(shè)施與應(yīng)用軟件的建立是體系完善的核心。

檔案信息資源時(shí)我國(guó)當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略資源之一，檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)科技技術(shù)的協(xié)助下，可有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息管理信息化。

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要由信息網(wǎng)站與數(shù)字化硬件設(shè)備兩部分組成?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)可實(shí)現(xiàn)檔案資料信息同時(shí)多向性的輸出和利用，是提高檔案管理信息化建立效率促進(jìn)其未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)。

應(yīng)用系統(tǒng)的建立包括了檔案信息的安全系統(tǒng)、系統(tǒng)管理、信息利用和信息收集系統(tǒng)的建立。它是檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的技術(shù)保障，是提高檔案信息的安全性的基礎(chǔ)。應(yīng)用系統(tǒng)的建立為實(shí)現(xiàn)檔案資源共享創(chuàng)造了有利條件。

1.3.4 加大技術(shù)研發(fā)及人才培養(yǎng)

任何行業(yè)或體系建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展，都離不開(kāi)技術(shù)的研發(fā)與人才的培養(yǎng)。在檔案管理信息化的發(fā)展中，技術(shù)是其可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)條件之一，人才是其建設(shè)的主導(dǎo)因素。加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)新科技、新設(shè)備、新思維的培養(yǎng)，重視管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能的考核，并提高檔案管理人員掌握現(xiàn)代信息化各方面技術(shù)的技能，是現(xiàn)今及未來(lái)對(duì)如何加快檔案管理建設(shè)，促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展的研究方向之一。

1.3.5 加大資金投入

現(xiàn)今，檔案管理仍處于管理落后、技術(shù)設(shè)備不齊全、信息化程度低的狀態(tài)。這種狀態(tài)導(dǎo)致豐富的信息得不到充足有效的利用，因此，加大資金投入是解決這一問(wèn)題的關(guān)鍵步驟之一。從另一方面而言，在現(xiàn)今及未來(lái)檔案管理信息化建立與發(fā)展方向中，無(wú)論是建立標(biāo)準(zhǔn)管理、管理體系的健全還是技術(shù)的研發(fā)與人才的培養(yǎng)同樣需要大量資金的支持。從而可見(jiàn)，對(duì)于一些單位在檔案管理信息化建設(shè)中，加大資金投入是十分重要的.

2 檔案管理信息化的發(fā)展研究

檔案管理的信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，根據(jù)分析研究表明，在未來(lái)發(fā)展中，檔案管理工作只有在原有的基礎(chǔ)上，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流及時(shí)制定標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，并引進(jìn)相關(guān)設(shè)備，同時(shí)加強(qiáng)相關(guān)人員培養(yǎng)力度，才是我國(guó)未來(lái)檔案管理信息化的發(fā)展方向，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的全面發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3 結(jié)論

總而言之，為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，完善我國(guó)社會(huì)體系的健全，就要加快建立檔案管理信息化管理體系，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，并加強(qiáng)檔案管理信息化技術(shù)研發(fā)以及檔案管理人員信息化技術(shù)技能培養(yǎng)，從而推動(dòng)檔案管理信息化的協(xié)調(diào)發(fā)展，并更好地增進(jìn)檔案信息化管理所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。這是解決檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展中存在問(wèn)題的有效方法，也是檔案管理信息化未來(lái)的發(fā)展方向。

作者單位
山東省威海市環(huán)翠區(qū)衛(wèi)生應(yīng)急辦公室