□張小云

（汾陽市國土資源局山西汾陽032200）

淺析如何提高國土資源檔案管理

□張小云

（汾陽市國土資源局山西汾陽032200）

隨著社會(huì)的發(fā)展，地價(jià)的增值，人們維權(quán)意識的增強(qiáng)，國土資源檔案的利用率越來越高，檔案對解決土地糾紛案件、各部門各項(xiàng)工作的開展、保護(hù)廣大人民群眾及土地所有者的合法權(quán)益起著重要的實(shí)證作用?？墒牵鳛閷敛块T各項(xiàng)工作記錄憑證的國土資源檔案，由于檔案人員交接不到位與保管不善等原因，原有的歷史記載無法找尋，給解決國土資源糾紛案和國土工作難題帶來很多不便。為了更好的查閱和利用檔案，改變舊的國土資源檔案管理模式，保障集體和人民群眾的利益，提高檔案管理已成為新時(shí)期檔案管理工作者的重要任務(wù)。

國土資源檔案；特點(diǎn)與意義；問題及對策

本文DOI：10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2016.02.71

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，地價(jià)的增值，人們維權(quán)意識的增強(qiáng)，國土資源檔案的利用率越來越高，國土資源檔案在解決土地糾紛案件，各部門各項(xiàng)工作的開展、保護(hù)廣大人民群眾及土地所有者的合法權(quán)益起著重要的實(shí)證作用。然而，國土資源檔案作為對土地記錄的憑證，由于檔案人員交接不到位與保管不善等原因，原有的歷史記載無法找尋，給解決國土資源糾紛案和國土工作難題帶來很多不便。為了更好地查閱和利用檔案，改變舊的國土資源檔案管理模式，保障集體和人民群眾的利益，提高檔案管理水平已成為新時(shí)期檔案管理工作者的重要任務(wù)。

1　現(xiàn)階段國土資源檔案管理工作的基本特征

國土資源管理部門主要負(fù)責(zé)用地、規(guī)劃、預(yù)審、地籍、土地交易、礦產(chǎn)資源、開發(fā)整理、耕地保護(hù)等工作，國土資源檔案管理者根據(jù)部門特點(diǎn)將檔案資料進(jìn)行了相應(yīng)的分門別類，目前，汾陽市國土資源檔案共分為9大類，30多項(xiàng)小類。2013年，汾陽市國土資源局認(rèn)定了省“一級”檔案管理，定級時(shí)全局上下做了大量的準(zhǔn)備驗(yàn)收工作，結(jié)合工作實(shí)際，經(jīng)分析總結(jié)，發(fā)現(xiàn)國土資源檔案具有兼容性、分散性、時(shí)間長、利用率高、易變更性五方面的特點(diǎn)。

1.1兼容性

國土資源既有綜合性檔案，又有業(yè)務(wù)性檔案，檔案之間互相聯(lián)系，相互兼容。例如：一份土地出讓檔案，既屬于文書檔案中有該地塊出讓的請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、證明材料、協(xié)議、合同等等，又屬于測繪類檔案中有用地位置平面圖等，還屬于地籍檔案中有該地塊的四鄰界定等。它們之間互相兼容，相互聯(lián)系，要形成一份完整的土地出讓檔案，缺一不可。

1.2重復(fù)性

國土資源檔案具有重復(fù)性特點(diǎn)。例如建設(shè)用地審批檔案，由于辦理時(shí)涉及面廣，辦公室、規(guī)劃股、地籍股、利用股、規(guī)劃站均有其相關(guān)資料，形成了各部門檔案，為了形成一份完整的用地檔案，用地股將這些資料再次進(jìn)行整理，形成一份完整的用地檔案，資料的分散性，形成了歸檔后檔案具有重復(fù)性的管理格局。

1.3時(shí)間長

國土資源管理工作是系統(tǒng)工程，完成時(shí)間長，有的跨了年度，需要幾年才能完成。例如汾陽市國土資源局現(xiàn)在正在進(jìn)行的農(nóng)村土地確權(quán)發(fā)證工作，由于涉及到了千家萬戶的切身利益，每確權(quán)一戶，除了查閱原始檔案，還要進(jìn)行實(shí)際測量、再進(jìn)行計(jì)算、分析、評估，最后才能確權(quán)。又如一塊地從土地利用總體規(guī)劃修編、開發(fā)整理到占補(bǔ)平衡也是需幾年才能完成。

1.4實(shí)效性強(qiáng)

國土資源許多工作都是在查閱原始檔案的基礎(chǔ)上得以解決。例如：汾陽市城子鄉(xiāng)富家莊村村民狀告支部書記趙吉潤開焦化廠占用了他們的承包地案件，我們就是通過查閱檔案資料解決的。根據(jù)《土地法》規(guī)定，趙吉潤最后退出臨時(shí)占用的0.47hm2土地，恢復(fù)了耕種條件，并繳罰款95萬元。詳實(shí)的國土資源檔案，既化解了矛盾、保護(hù)了耕地、增加了收益，還給違法占地者起到了很好的震懾作用。

1.5易變更性

國土資源檔案的易變更性主要反映在地籍方面。例如：由于第二次土地調(diào)查、農(nóng)村土地確權(quán)發(fā)證、房屋的買賣、遺產(chǎn)的分割或其他不可抗力因素導(dǎo)致了地籍的變更。這就要求兼職檔案員與檔案室人員及時(shí)溝通，盡快變更檔案并將變更了的信息在檔案室準(zhǔn)確更新，確保檔案資料跟上實(shí)際工作的步伐，為以后查閱和利用檔案做好充分準(zhǔn)備。

2　現(xiàn)階段國土資源檔案管理主要存在的問題

目前，國土資源檔案管理還存在很多突出問題，結(jié)合汾陽市國土資源檔案管理工作實(shí)際，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

2.1國土資源檔案管理的規(guī)范化程度不高

由于認(rèn)識上的偏差，很多人以為國土資源管理工作主要是用地審批、土地出讓、地籍管理、規(guī)劃修編、耕地保護(hù)、礦業(yè)權(quán)發(fā)證等業(yè)務(wù)性工作，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)也是這樣認(rèn)為的，覺得檔案管理就是查查資料，歸歸檔，今年顧不上，明年做，甚至一放五六年再歸檔還可以。造成檔案遺失損毀情況嚴(yán)重，很多檔案沒有及時(shí)整理歸檔。2013年，汾陽市國土資源檔案認(rèn)定省一級檔案管理時(shí)，有的股室檔案六七年沒規(guī)范整理，定級補(bǔ)存整理時(shí)才發(fā)現(xiàn)好多資料已經(jīng)遺失、無法找尋了。另由于資金不足，大部分單位舍不得撥付檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，有的表面上撥了卻挪用干了其它的事，很大程度上傷害了檔案管理人員的積極性，嚴(yán)重阻礙了檔案管理規(guī)范化的工作進(jìn)程。

2.2基層國土資源管理所與局里檔案管理不同步

為了方便管理，許多國土部門領(lǐng)導(dǎo)將基層國土資源管理所與局里的檔案分設(shè)，然而，由于基層國土所大部分在農(nóng)村，有些領(lǐng)導(dǎo)誤認(rèn)為國土所的主要工作是查處違法占地，對所里檔案不夠重視，條件設(shè)施相對局里要差很多，檔案人員一般都是兼職，根據(jù)工作需要，國土所經(jīng)常更換所長，有的交接時(shí)把鑰匙一交接就完事了，造成了很多檔案的遺失。相反，因工作需要，局里專門成立了檔案室，配備了專職檔案管理員。由于利用率高，有的局里認(rèn)定了省“一級”檔案管理，購置了先進(jìn)的硬件設(shè)施，已經(jīng)開始積極準(zhǔn)備檔案管理信息化建設(shè)。相同的檔案，不同的檔案管理理念，形成了基層國土所與局里檔案管理不同步的管理格局。

2.3檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)單一，工作積極性有待提高

檔案室的主要工作是查檔、歸檔，相對其它業(yè)務(wù)股室地位低、工作量大、比較繁瑣。大部分男同志不喜歡從事檔案管理工作，很多女同志認(rèn)為在檔案室沒發(fā)展，待遇低，也不想從事檔案管理工作，形成了檔案管理工作人員，要么是快退休的老同志，要么是剛來的新同志。老同志由于做檔案時(shí)間較長，在管理理論、分門別類、紙質(zhì)裝訂、檔案查閱方面已經(jīng)門清路熟，但對當(dāng)前的檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)了解的不多，有的經(jīng)過培訓(xùn)，雖然有所了解，但由于實(shí)際操作少，也只能算上個(gè)“一知半解”。新來的同志，雖然在大學(xué)里面學(xué)了很多的計(jì)算機(jī)操作技能，但他們實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)少，對檔案管理的基本程序和工作流程卻知之甚少，大部分單位不太注重檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，認(rèn)為培訓(xùn)學(xué)習(xí)費(fèi)時(shí)、費(fèi)錢，嚴(yán)重阻礙了檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性，阻礙了國土資源檔案健康有序發(fā)展的進(jìn)程。

3　提高國土資源檔案管理的對策與建議

3.1提高檔案管理意識，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理

各單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要提高檔案管理意識，要把檔案管理作為當(dāng)前的一項(xiàng)重要工作任務(wù)來抓，自上到下重視檔案工作，適應(yīng)新形勢下檔案工作的需要。為了防止檔案資料堆積，能按時(shí)移交，各單位要成立專門的檔案室，遴選優(yōu)秀的檔案室負(fù)責(zé)人，配備若干名專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的分類、立卷、歸檔、借查閱利用、信息化建設(shè)等日常檔案管理工作。各部門要配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件資料的入冊歸檔，既要做到保證本部門檔案資料的完整性，又要做到按要求將本部門的資料整理成檔案后按時(shí)移交到檔案室。各單位要制定符合本單位實(shí)際的檔案管理制度，力求用制度約束來提高檔案管理，對無視制度、管理意識薄弱，不能按時(shí)歸檔的相關(guān)人員進(jìn)行追責(zé)，要把能否按時(shí)歸檔與年終目標(biāo)責(zé)任制考核和績效工資相結(jié)合，對不能按時(shí)移交檔案的科室負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員要進(jìn)行處罰，對檔案管理工作中做出突出成績的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，確保國土資源檔案管理工作獎(jiǎng)懲分明，有序開展。

3.2加強(qiáng)國土資源管理所檔案建設(shè)，促進(jìn)與局里檔案資源共享

基層國土資源管理所檔案涉及到千家萬戶，是局里檔案管理的重要組成部分。各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把加強(qiáng)國土資源管理所檔案建設(shè)當(dāng)做一項(xiàng)重要任務(wù)來抓，增加硬件設(shè)施，培養(yǎng)專職檔案員，預(yù)算檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，有條件的單位，要將基層國土資源管理所檔案與業(yè)務(wù)檔案一樣，都?xì)w為局檔案室統(tǒng)一管理，局檔案室要對現(xiàn)有資源進(jìn)行整合，與國土資源管理所電腦聯(lián)網(wǎng)，努力實(shí)現(xiàn)上下業(yè)務(wù)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享，讓基層國土資源檔案管理緊跟局里檔案管理節(jié)奏，全局上下一盤棋，全面提高國土資源檔案管理的工作進(jìn)程，共同努力向信息化建設(shè)目標(biāo)邁進(jìn)。

3.3勇于探索，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

國土資源檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性和綜合性很強(qiáng)的工作。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案利用率的提升，各國土部門正在逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、信息化，新時(shí)期的檔案管理人員既要有較好的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)知識和熟練操作計(jì)算機(jī)的能力，還要懂國土資源相關(guān)法律法規(guī)，只有這樣才能勝任好本職工作，用先進(jìn)的管理方式對國土資源檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。然而，現(xiàn)階段檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期國土資源檔案管理規(guī)范化和信息化的要求，新的檔案管理理念要求檔案管理人員要更新觀念、調(diào)整心態(tài)，不斷學(xué)習(xí)電腦知識、業(yè)務(wù)知識和《國土資源檔案管理?xiàng)l例》，努力提高自身素質(zhì)。與此同時(shí)，國家應(yīng)在編制好國土資源檔案發(fā)展規(guī)劃的基礎(chǔ)上，從經(jīng)費(fèi)投入、管理方式、技術(shù)手段等方面建立起一套長效機(jī)制，確保國土資源檔案又好又快發(fā)展。

4　提高國土資源檔案管理的重要性

4.1為各個(gè)部門開展工作提供詳實(shí)的檔案資料

國土資源工作與以前已完成的工作聯(lián)系緊密。汾陽市國土資源局檔案資料在第二次土地調(diào)查、土地衛(wèi)片執(zhí)法、農(nóng)村土地確權(quán)發(fā)證等工作中更是發(fā)揮了其不可替代的作用，尤其遇到土地糾紛案件時(shí)，一份檔案就是解決一件土地糾紛案件的有力證據(jù)。汾陽市國土資源局自成立檔案室以來，各個(gè)股室為開展工作共查閱檔案12 598次，每天都離不開查閱檔案，其重要性可見一斑。

4.2為土地權(quán)利人、辦案人員及廣大群眾提供真實(shí)史料

國土資源檔案涉及面廣、數(shù)量大、類別多，記錄了權(quán)利人獲得土地使用權(quán)的整個(gè)過程，直接關(guān)系到廣大群眾的切身利益，尤其遇到土地糾紛案件時(shí)，原始的檔案記錄成了辦案人員解決土地糾紛案件的必不可少的有力證據(jù)，汾陽市國土資源局的許多案件，例如李福英、劉佩云、百貨公司、汾陽市上堡村和下堡村權(quán)屬界線等糾紛案件都是通過查閱檔案解決的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，1990年以來，土地權(quán)利人、辦案人員及廣大群眾到汾陽市國土資源局利用檔案共解決土地糾紛案件200余件。真正實(shí)現(xiàn)了國土檔案工作為人民，實(shí)現(xiàn)了國土檔案工作情為民所系，利為民所謀，權(quán)為民所用。

4.3為領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)決策提供準(zhǔn)確的參考信息

國土資源部門的用地審批、地籍登記、礦業(yè)權(quán)發(fā)證、養(yǎng)殖規(guī)劃、耕地保護(hù)、土地儲(chǔ)備等檔案真實(shí)地記錄著國土資源原來的審批登記情況。如果這些檔案保存完好，檔案信息就能輕而易舉的反映出來，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者要做出新的決策時(shí)，參考舊的數(shù)據(jù)、地圖、批注等，及時(shí)、科學(xué)、綜合地對當(dāng)前形勢做出正確的判斷，做出科學(xué)合理的決策。汾陽市國土資源局的土地利用總體規(guī)劃修編、開發(fā)整理、土地占補(bǔ)平衡等工作都是在參考原始檔案資料基礎(chǔ)上而做的決定，不僅為本部門節(jié)約了開支，還保護(hù)了耕地。

新時(shí)期國土資源檔案管理的規(guī)范化已經(jīng)成為國土資源事業(yè)的必由之路和必然選擇，對于國土資源管理者來說，為了進(jìn)一步提高工作效益，更好的服務(wù)群眾，服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，提高國土資源檔案管理勢在必行。這就要求我們要不斷解放思想、夯實(shí)基礎(chǔ)、開拓進(jìn)取、發(fā)展科技、制定相應(yīng)的計(jì)劃和發(fā)展目標(biāo)，努力提高國土資源檔案管理水平，為國土資源事業(yè)又好又快發(fā)展做出新成績。

［1］程云珠.芻議國土資源檔案的特點(diǎn)與管理［J］.蘭臺世界，2008，（21）.

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1004-7026（2016）02-0106-03中國圖書分類號：G271；F301

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