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電子文件管理現(xiàn)狀及對策建議淺析

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電子文件安全管理是我國實施信息化戰(zhàn)略的重要任務，是新時期國家管理的基礎性工作，對于確保國家信息安全、提升國家軟實力具有重要意義。

電子文件是指機關、團體、企事業(yè)單位和其它組織在工作過程中，通過電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄，并以數(shù)碼形式存儲于信息載體中，依賴數(shù)字設備閱讀、處理，可在網(wǎng)絡上傳送的文件。因此，電子文件有著對設備的依賴性、與記錄載體的可分離性、易修改等特點。針對這些特點，管理人員應該注意對電子文件整體與部分的把握，不可將其僅僅作為一個單獨的個體，而要注重各個電子文件間的聯(lián)系，把握系統(tǒng)性。同時，管理人員更應建立完善的電子文件管理機制與辦法并嚴格執(zhí)行，采取有效措施對其進行相應的監(jiān)控。

一、管理現(xiàn)狀及問題

1．管理標準有待完善

電子文件的復雜性要求文件管理必須依據(jù)工作內(nèi)容建立一定的制度標準和政策保障。就目前檔案行業(yè)針對電子文件管理的相關規(guī)定來看，其僅僅是制定了一些原則性規(guī)范，在實施上“折扣”的現(xiàn)象較多。同時，由于國家頒布的部分相關標準沒有以完整的法律法規(guī)形式出現(xiàn)，所以有著系統(tǒng)性弱、覆蓋面窄、推廣執(zhí)行力度低的問題，有待進一步改進。

2．容易遭到破壞且難以被發(fā)現(xiàn)

在新媒體時代背景下，以網(wǎng)絡技術為依托的多媒體、自媒體迅速普及，音頻、視頻、圖像等各種形式與格式的信息大量出現(xiàn)并廣為傳播，這些信息以插件的形式大量存在于電子文件中，使電子文件成為了多種形式的信息混合物，導致其存儲管理的技術環(huán)境和結構更加復雜。此外，在全球聯(lián)系越加緊密的同時，各個地域間技術應用發(fā)展不平衡問題越發(fā)明顯，若不能對各地域技術應用制定統(tǒng)一標準，很可能導致電子文件離開某一特定環(huán)境便產(chǎn)生不可逆的變化，從而失去其原有價值。

檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件原始性的確認十分簡單，但基于大數(shù)據(jù)環(huán)境產(chǎn)生的電子文件，其儲存形式是數(shù)據(jù)信息，因此紙質(zhì)文件通常使用的個人筆跡特征、書寫和新舊的判斷方法并不適用，被管理的電子文件內(nèi)容出現(xiàn)變動，如刪除甚至篡改，很難被發(fā)現(xiàn)或進行識別。

3．電子文件信息安全隱患

電子文件以存儲量大、傳輸快、易于共享等優(yōu)點被人們廣為推崇，但與此相對的，電子文件在處理、整理、歸檔、保管、利用等過程與環(huán)節(jié)中都或多或少地面臨著信息丟失甚至被更改的威脅。另外，網(wǎng)絡環(huán)境也充滿木馬病毒、黑客攻擊、信息攔截和篡改偽造等威脅，給信息安全帶來了諸多隱患。

4．介質(zhì)載體易受外界環(huán)境影響

因為電子文件具有設備依賴性、與記錄載體的可分離性特點，所以電子文件可以脫機及數(shù)據(jù)的形式存儲在U盤、光盤等介質(zhì)中。但不論其存在的載體是什么形式與種類，依存于載體的電子文件都極易受外界環(huán)境影響，如強磁場、溫濕度、撞擊等都會使其儲存時間縮短或信息損失。

二、幾點對策建議

要加強電子文件安全管理，就要建立完善的責任體系和電子文件全過程管理制度，使電子文件從收集到利用的整個過程及每一個內(nèi)在環(huán)節(jié)都有嚴密的管理和完善的制度；建立相應的監(jiān)管機制，使電子文件運行過程有序，最大限度確保信息和載體的安全性，以維護其原始性、真實性、完整性。

1．在制度層面進行剛性規(guī)定

國家現(xiàn)有規(guī)范如電子文件管理暫行辦法規(guī)定，具有永久保存價值或其它重要價值的電子文件應當轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠卷并歸檔。這里只是提出“應當”而不是“必須”轉(zhuǎn)換為其它形式歸檔，至于如何做到同時歸檔、由誰歸檔、哪些必須歸檔等具體操作問題也沒有相應制度和標準。因此，需要國家和各行業(yè)檔案主管部門進一步理順關系，建立健全配套法規(guī)標準體系，在制度上強制推進。

2．加強對電子文件管理人員的管理

人的行為與主觀意向貫穿于電子文件管理的各個環(huán)節(jié)。因此，對于工作人員進行審查的必要性與重要性不言而喻。要建立一套完善的審查制度，一方面需要培養(yǎng)工作人員的職業(yè)品質(zhì)、敬業(yè)精神和技術水平，讓他們忠于職守、認真負責，從而提高工作人員的個人素質(zhì)，確保電子文件的安全。另一方面要避免出現(xiàn)問題后各個部門、人員相互推諉扯皮的現(xiàn)象，明確責任到人。特別是在制作重要電子文件時，更要確保電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真，從制作階段開始就要劃清責任范圍，避免相互干擾或有所缺漏。對于工作中不可避免的信息傳遞或載體調(diào)度，應使用只讀文件，避免因操作失誤造成文件失真或用心不良者主觀造成的文件失真。

3．對相關人員的操作權限進行等級劃分

系統(tǒng)用戶權限的角色分配、管理與電子文件管理的操作流程、檔案數(shù)據(jù)、管理層次和業(yè)務功能等息息相關，一般情況下包括系統(tǒng)管理用戶、文件管理用戶和文件借閱用戶。無論哪一類用戶，訪問系統(tǒng)的過程主要是通過嚴格的身份認證技術保證系統(tǒng)和文件的安全。

4．建立電子文件管理記錄系統(tǒng)

由于電子文件對載體的依賴性，所以在其形成后會隨載體的改變、格式的轉(zhuǎn)換進行自身存在形式的變動。為證實其內(nèi)容的原始性、真實性和準確性，應給每份電子文件建立檔案，從收集開始到形成、保管、整理、歸檔、利用等各個過程及其內(nèi)在環(huán)節(jié)都應有相應的管理和使用情況記錄。此外，為適應電子文件記錄錄入的隨機性，管理系統(tǒng)應具備實時記錄特點，從而確保其作為驗證電子文件原始性證據(jù)的真實性和權威性。▲