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        延伸崗位職責(zé),實現(xiàn)“報表一日結(jié)”

        2015-12-31 00:00:00辛斌
        基層建設(shè) 2015年35期

        天津財經(jīng)大學(xué)在職研究生

        摘要:財務(wù)人員在每月結(jié)賬期需要加班加點工作,才能滿足國資委快報對時點的要求。我們財務(wù)人員有必要改變傳統(tǒng)結(jié)賬模式,提高財務(wù)結(jié)賬效率,在保證財務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量的情況下,實現(xiàn)“報表一日結(jié)”。本文就“報表一日結(jié)”在企業(yè)的應(yīng)用進(jìn)行總結(jié),為其他公司優(yōu)化財務(wù)結(jié)賬流程提供探索和借鑒。

        關(guān)鍵詞:崗位職責(zé);一日結(jié)

        一、延伸財務(wù)人員崗位職責(zé)

        臺塑集團董事長王永慶說過:“會計結(jié)算作業(yè)時間的長短,是一個企業(yè)管理制度是否上軌道的指標(biāo)。企業(yè)無法做到一日結(jié)算,必定是有些流程不合理。”

        如何縮短結(jié)賬時間,提高結(jié)賬效率,使財務(wù)報告能更好的為信息使用者服務(wù),一直是困擾財務(wù)人員的一個問題,筆者經(jīng)過探索和實踐,目前已初步實現(xiàn)了月度、季度的“報表一日結(jié)”。

        (一)從“單崗結(jié)算”到“多崗結(jié)算”的轉(zhuǎn)變

        【要點】

        梳理并延伸財務(wù)人員的崗位職責(zé),結(jié)賬工作從傳統(tǒng)的“單崗結(jié)算”轉(zhuǎn)變?yōu)椤岸鄭徑Y(jié)算”,結(jié)賬流程從“串聯(lián)形式”轉(zhuǎn)變?yōu)椤安⒙?lián)形式”,初步實現(xiàn)了“報表一日結(jié)”

        通過簡化組織機構(gòu)、充分利用信息系統(tǒng)、財務(wù)人員技能整體提高來保障“報表一日結(jié)”的實施。

        各部門的配合是實現(xiàn)報表一日結(jié)的前提條件?!咎峋V】

        一、延伸崗位職責(zé),實現(xiàn)報表一日結(jié)

        二、實現(xiàn)報表一日結(jié)的資源保障

        【關(guān)鍵詞】

        流程優(yōu)化

        系統(tǒng)支持

        人員保障

        A公司重新梳理財務(wù)崗位職責(zé),延伸了成本崗、項目會計的崗位職責(zé),加入了與報表結(jié)賬相關(guān)的工作內(nèi)容,使報表結(jié)轉(zhuǎn)由“單崗結(jié)算”轉(zhuǎn)變?yōu)椤岸鄭徑Y(jié)算”。

        在未延伸崗位職責(zé)前,報表崗一人在月末獨自完成所有的結(jié)賬的相關(guān)工作,項目會計和成本崗僅負(fù)責(zé)本崗位的憑證錄入工作,不參與結(jié)賬工作。延伸崗位職責(zé)后,項目會計月末在做完所有憑證后,要負(fù)責(zé)項目結(jié)轉(zhuǎn)的結(jié)賬工作(包括內(nèi)部訂單和項目WBS結(jié)轉(zhuǎn)的工作);成本崗在所有憑證處理完成后,還要負(fù)責(zé)公司所有成本審核和成本結(jié)轉(zhuǎn)工作。

        如圖1,標(biāo)紅色的結(jié)賬操作在優(yōu)化崗位職責(zé)前是財務(wù)報告崗的崗位職責(zé),在職責(zé)優(yōu)化后,這些財務(wù)結(jié)賬流程被賦予相關(guān)崗位人員進(jìn)行處理。

        圖1崗位職責(zé)劃分變更示意圖

        在延伸崗位職責(zé)由單崗結(jié)算轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄭徑Y(jié)算后,原來報表崗的工作按性質(zhì)分解給了項目會計和成本崗,極大的減輕了報表崗在月末的工作量,縮短了報表出具時間。

        (二)從“串聯(lián)形式”轉(zhuǎn)變?yōu)椤安⒙?lián)形式”的轉(zhuǎn)變

        在崗位職責(zé)延伸的前提下,財務(wù)結(jié)賬的時間得到明顯提高。未優(yōu)化的結(jié)賬流程對財務(wù)報告崗依賴較大,1人需要按步驟完成所有結(jié)賬流程,一旦發(fā)現(xiàn)問題或錯誤,報表崗需要找其他負(fù)責(zé)人員落實,待錯誤改正后重新按步驟結(jié)賬,結(jié)賬時間較長(如圖2);

        圖2:“串聯(lián)結(jié)算”示意圖

        崗位優(yōu)化后的結(jié)賬流程對報告崗的依賴程度降低,各崗位結(jié)算本崗位的工作內(nèi)容,許多結(jié)算作業(yè)可以同時并行,節(jié)約結(jié)賬時間,提高結(jié)賬效率(如圖3)。

        圖3:“并聯(lián)結(jié)算”示意圖

        (三)結(jié)賬時點控制

        “報表一日結(jié)”對時間要求非常高,一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,都有可能影響報表的快速出具。A公司引入項目的管理中的進(jìn)度控制和里程碑點的概念,對影響結(jié)賬的關(guān)鍵流程時間點嚴(yán)格控制,保證了結(jié)賬的按時完成。(如圖4)。

        人力資源模塊和采辦模塊在分別在上午10點和下午2點完成全部結(jié)賬操作,財務(wù)部所有崗位從一上班開始核對數(shù)據(jù),在下午3點異地分公司和項目財務(wù)完成結(jié)賬,成本崗在下午4點完成結(jié)賬。

        圖4:結(jié)賬時間點示意圖

        (四)表單格式標(biāo)準(zhǔn)化

        A公司根據(jù)財務(wù)結(jié)算的需要,建立并整合財務(wù)報告數(shù)據(jù)模板,提高財務(wù)報告的出具效率。如國資委財務(wù)快報與BCS報表銜接模板、財務(wù)快報分析模板、各所屬單位績效考核內(nèi)部對賬及抵銷模板、各部門費用完成情況模板。

        1.國資委財務(wù)快報模板

        財務(wù)報告崗每年年初根據(jù)國資委下達(dá)的財務(wù)快報表樣,將其中數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分解為BCS報表直接取數(shù)部分、手工查詢填列部分及其他崗位數(shù)據(jù)提供部分。對于BCS報表直接取數(shù)部分,根據(jù)鉤稽關(guān)系設(shè)置好鏈接公式及審核公式,保證此部分的自動出具;對于需要手工查詢填列的數(shù)據(jù),則按內(nèi)容分類將其整理在一張表格中并與快報表建立鏈接公式,每月月末查詢填列后便能自動過渡至快報表中;對于需要其他崗位提供的數(shù)據(jù),則是建立標(biāo)準(zhǔn)化表格及數(shù)據(jù)填報口徑,以紙面崗位職責(zé)的形式落實到各個崗位并

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