田曉潔

（山西水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 運城 044004）

人事檔案管理問題及對策措施

田曉潔

（山西水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 運城 044004）

在分析人事檔案管理存在的材料不全、方法被動、技術(shù)落后、觀念陳舊等問題的基礎(chǔ)上，提出了要加大對檔案管理的重視力度，利用計算機管理系統(tǒng)建立人事檔案管理信息系數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。同時，應(yīng)完善相關(guān)法律法規(guī)，切實維護網(wǎng)絡(luò)安全，優(yōu)化人事管理模式，促進人事管理工作和諧有序發(fā)展。

人事檔案管理；檔案材料；網(wǎng)絡(luò)安全

人事檔案是檔案管理的重要組成部分，也是進行人事管理的重要方面。人事檔案管理內(nèi)容主要包括工作人員各項工作和學(xué)習(xí)的記錄以及工作中的表現(xiàn)，通過人事檔案可以直觀反映工作人員前期的工作經(jīng)歷和工作表現(xiàn)，為用人單位提供有效的信息，便于用人單位的管理者全面考察工作人員的工作能力，對工作人員的綜合素質(zhì)做出合理正確判斷。

1 人事檔案管理存在問題

1.1 人事檔案材料不全面

人事檔案中涉及的材料較多，較多出現(xiàn)的主要有學(xué)歷、職稱及相關(guān)的黨團材料等，這些資料在使用過程中失散的較多，許多資料在檔案轉(zhuǎn)接過程中人為丟失，在個人考核過程中勢必會造成對人員評價不全面的情況。同時，有些檔案的管理不規(guī)范，照片、簽字、印章缺失，影響人事檔案管理的嚴謹性，使得檔案的真實性無從考證，實際工作中出現(xiàn)人員信息失真的情況，對用人單位使用人員的安全性造成影響。

1.2 人事檔案管理方法被動

當前人事檔案管理的工作模式較為被動，一般都是對檔案進行整理后再保管，在需要使用時才發(fā)現(xiàn)檔案有缺失，要求檔案本人補辦，如果沒有查閱即使出現(xiàn)缺失也不會進行補辦，這樣的管理方式不利于檔案的管理。

1.3 人事檔案管理技術(shù)落后

由于經(jīng)費等各項資金不足的原因，人事檔案管理過程往往采用手工保管的方式。但隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科技的進步，手工保管和查閱方式已不能適應(yīng)新形勢的需要，這種管理方式浪費時間、工作效率低下，必須引入現(xiàn)代化、信息化的管理模式。

1.4 人事檔案管理觀念陳舊

隨著經(jīng)濟競爭的日趨激烈，用人單位將發(fā)展的重心放在效益的提升方面，忽視了對人員檔案的管理，使得人員的管理和用人單位的發(fā)展不相適應(yīng)?，F(xiàn)階段大部分單位對人事檔案管理的重視程度不夠，相關(guān)從業(yè)人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，僅依靠自身的經(jīng)驗工作，使單位的人事檔案管理較為混亂，當單位需要特長技術(shù)人員時候，只能從外部進行招聘，增加了用人成本。

2 人事檔案管理對策

2.1 更新觀念，提高認識

人事檔案是個人發(fā)展的真實記錄，具有重要的、長久的憑證和參考作用，它產(chǎn)生于人們的社會實踐活動，又成為人們實踐活動的可靠憑證。人事檔案記錄反映了一個人的全部信息，是個人能力和個人價值體現(xiàn)的重要材料，同時也可反映某個歷史階段的信息材料。因此，每個人都要認識到人事檔案的重要性，重視人事檔案的利用價值。只有更新理念，提高認識，轉(zhuǎn)變工作意識，培養(yǎng)工作人員檔案管理的思維和習(xí)慣，才能改變管理人員的行為，最終通過行動去改變傳統(tǒng)的工作理念和工作模式。

2.2 加強學(xué)習(xí)，提高素養(yǎng)

檔案工作有其獨立的工作對象、特定的工作內(nèi)容，人事檔案的工作資料都是以個人為對象形成的，并隨時間的推移而不斷積累。由于人事檔案材料本身需要收集，整理材料數(shù)量大，內(nèi)容復(fù)雜，這就要求人事檔案工作人員必須嚴格按照檔案的管理制度和標準進行鑒別、收集和歸檔；管理檔案人員要保守所管理的人事檔案機密，養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣并不斷學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，積極探索檔案管理的新方法、新標準。同時，單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對人事檔案管理的重視程度，培養(yǎng)懂檔案管理知識、計算機管理、熟知法律法規(guī)的綜合型檔案管理人員，發(fā)揮其作用和價值，提升工作人員的綜合素質(zhì)，保證人事檔案管理資料前后印證、審核信息的真實性和完整性。

2.3 改進方法，提高效率

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化和電子商務(wù)的出現(xiàn)，人事檔案管理也由手工操作向信息化過渡，計算機在辦公方面有著成熟的技術(shù)，使人事檔案管理的一系列工作可以實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。先進的人事檔案管理信息系統(tǒng)包括了文件處理和歸檔的全部工作，節(jié)省了人力和時間，提高了工作效率，改變了過去手工操作，減少了紙質(zhì)檔案因存放時間長、天氣等原因造成的破損，增強了人事檔案的安全性，打破了紙質(zhì)檔案存在的“唯一性”。將原有的人事檔案電子化，用檔案管理軟件將人事檔案有關(guān)信息輸入系統(tǒng)，通過電子手段進行存儲，在此基礎(chǔ)上，利用計算機進行重新編輯，為各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供所需人員的全部信息，凸顯人事檔案的利用價值。

利用計算機管理系統(tǒng)，建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，規(guī)范數(shù)據(jù)標準，制定統(tǒng)一的人事檔案數(shù)據(jù)條目，同時人事檔案信息庫要及時更新，建立動態(tài)信息收集網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)，以保持數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的采集準確和更新動態(tài)信息，并與相關(guān)檔案管理部門建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺，實現(xiàn)信息共享。

2.4 提高網(wǎng)絡(luò)檔案安全性

鑒于檔案信息在網(wǎng)絡(luò)化管理過程中存在著一些對檔案信息不安全的因素，為網(wǎng)絡(luò)檔案自身安全性，必須完善相關(guān)法律法規(guī)，在對檔案網(wǎng)絡(luò)法律體系建設(shè)的同時改善檔案所處的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從而使人事檔案在網(wǎng)絡(luò)信息資源得到法律保障。此外，應(yīng)提升人事檔案管理人員的保護意識，做好保密工作，從嚴把關(guān)，切實維護管理檔案管理工作的嚴肅性，認真做好專項審核設(shè)備、場地等安全保密工作檢查。對于工作存在失誤的人員，給予相應(yīng)懲罰，并追究相關(guān)工作人員的責任。

3 結(jié)語

人事檔案是考查、了解和合理使用人才的重要依據(jù)，在人事管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。健全、規(guī)范和真實的人事檔案對人力資源開發(fā)具有十分重要的作用。因此，必須更新觀念、改進方法，優(yōu)化人事檔案的管理模式，充分挖掘人事檔案的利用價值，促進人事管理工作健康有序發(fā)展。

G271 ［

］C ［

］1004-7042（2016）09-0051-02

田曉潔（1971-），女，2005年畢業(yè)于山西師范大學(xué)漢語言文學(xué)專業(yè)，館員。

2016-07-19；

2016-08-27