馬婷婷

摘 要：本文從歷史狀況、自身職業(yè)認知和學者影響三方面分析了何魯成檔案行政管理思想產(chǎn)生背景，并從檔案行政管理機構(gòu)、管理方式以及人事制度三方面總結(jié)和評析何魯成先生的檔案行政管理思想，以繼承并發(fā)揚何魯成檔案行政管理思想精華，進而促進當代檔案行政管理工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：何魯成；檔案管理與整理；檔案行政；檔案人事

中國檔案學萌芽和產(chǎn)生時期是在20世紀初，當時近代檔案學者以周連寬、程長源、何魯成等為代表，他們在總結(jié)多年從事檔案工作的實踐經(jīng)驗的基礎上，出版了第一批檔案學著作（以下簡稱舊著），對今天的檔案學研究以及檔案實踐工作仍具有重要的借鑒。何魯成《檔案管理與整理》（以下簡稱《整理》）是我國近代檔案學形成的標志之一，其中有關(guān)檔案行政管理的思想更是開近代之先河，為后來學者的檔案行政思想提供寶貴的借鑒。

1 產(chǎn)生背景

（一）歷史狀況：檔案行政的分散與落后

何魯成之所以重視檔案行政的研究，是由當時檔案行政工作分散與落后的歷史狀況決定的。長期以來，檔案機構(gòu)各自為政，一盤散沙；檔案保存相當分散，檔案管理沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度；管卷人員世代相傳，師徒相承。這種狀況發(fā)展到清朝末年，已嚴重影響到政府各項工作的開展。文書檔案工作亟待改革，管卷人員亟需整頓。但問題是文書檔案工作怎樣進行有效的改革，凡論及者“皆以技術(shù)為本”，認為技術(shù)改革為檔案管理改革之關(guān)鍵。然而，十幾年的技術(shù)改革“所得成效甚微”。在充分總結(jié)已往經(jīng)驗的基礎上，近代檔案學者不再囿于技術(shù)，而將改革的視角轉(zhuǎn)向行政。

（二）自身職業(yè)的認知：機關(guān)行政不得不改革

1934年，何魯成進入國民政府時期的行政院檔案整理處，在內(nèi)政部次長、領導行政效率研究會的甘乃光先生指導下工作。何魯成不僅有著多年的行政工作經(jīng)驗，而且重視調(diào)查研究，在充分吸收文書、檔案改革成果，結(jié)合自身實踐經(jīng)驗下編著了《檔案管理與整理》，此書一面世就受到了社會尤其是檔案界的廣泛關(guān)注，它是為響應提倡行政效率革新而作。

何魯成在行政工作中認識到機關(guān)內(nèi)部存在的弊端，因此，他提出對檔案行政機構(gòu)進行改革、對“文書檔案連鎖法”的理論與實踐的建議。他的檔案行政管理思想可以說剛好在當時的檔案工作中產(chǎn)生效用，清除了檔案工作的某些弊端。在《檔案管理與整理》中何魯成首次將檔案行政改革問題提上了議事日程，是在中國檔案工作歷史上提出檔案行政改革的先鋒。

（三）學者影響：現(xiàn)行辦法和意見的收集

何魯成檔案行政改革思想受到甘乃光先生很大程度的影響。甘乃光先生任內(nèi)政部次長、領導行政效率研究會，何魯成在進入國民政府時期的行政院檔案整理處，工作受甘乃光先生的指導。甘乃光先生曾指出當時的內(nèi)政部文書和檔案的處理有收發(fā)文無總號數(shù)、行政不集中、遺失文書不易查考、新舊檔案整理不能劃一四種弊病，并不是內(nèi)政部所獨有，一般機關(guān)也受其限制，因此迫切需要改革。

此書還大量引用國外檔案學理論并與實踐有機結(jié)合。國外檔案學在行政效率運動、整理歷史檔案以及相關(guān)學科等方面，都對中國檔案學的形成和發(fā)展起著重大的促進作用。何魯成正是在行政效率運動中，充分吸收文書、檔案改革成果，結(jié)合自身實踐經(jīng)驗，集各家之長，并注意學習國外檔案學理論與實際，編著《整理》一書，成為中國檔案學的啟蒙者。

2 檔案行政管理思想總結(jié)與評析

從具體的行政內(nèi)涵來說，此書從七個方面進行論述，包括管理方式、職掌、組織、人員、工作分配、經(jīng)費、顧問與合作者。本文選取檔案管理機構(gòu)設置、檔案管理方式和檔案人事制度三方面內(nèi)容進行簡單的總結(jié)與評析。

在檔案管理機構(gòu)設置上，我國近代檔案管理機構(gòu)皆置于其他部門之下，如中央各大機關(guān)的檔案機構(gòu)多置于文書科或有關(guān)科室之下，縣政府多屬分科管理，由科內(nèi)人員兼辦。這種低而簡的組織機構(gòu)不僅不能承擔當時的行政管理改革之重任，而且嚴重制約著檔案工作的發(fā)展。有鑒于此，何魯成提出了建立獨立檔案機構(gòu)的主張。

書中主張建立獨立檔案機構(gòu)，但實際并未完全獨立。何魯成認為檔案不是由任何一科來管理的，否則檔案管理和文書管理間會出現(xiàn)斷層現(xiàn)象。作者的主張，一方面是受文書檔案連鎖法的影響，另一方面是當時人們對文書與檔案的區(qū)別尚未徹底分清的反映，所以，并未在真正意義上將檔案機構(gòu)獨立開來，但它畢竟拋開了將檔案機構(gòu)置于其他部門之下的約束，是為建立獨立檔案機構(gòu)鳴鑼開道之聲。

（二）在檔案管理方式上，何魯成在充分權(quán)衡各種管理方式之利弊后指出，科學化的檔案管理，首先必須集中，否則辦理之案件，均散存于各個承辦人處，即不足言科學管理，所以，檔案管理必須實行集中制，提出由行政集中檔案分存制向檔案完全集中制過渡的主張。

然而，其所主張建立的檔案管理機構(gòu)不是完全意義上的獨立組織，文書部門與檔案部門的職責界限模糊。另一方面，手行政與軍政緊密聯(lián)系時代背景的影響，很難建立起穩(wěn)定的、獨立的檔案機構(gòu)。但是，何魯成關(guān)于采用集中制進行檔案管理的主張，在當時起到了不容忽視的作用。一是何魯成抓住了機關(guān)檔案管理中的關(guān)鍵問題，為檔案的科學管理以及在機關(guān)范圍內(nèi)最大限度地發(fā)揮檔案的效用提供了理論前提。二是對于促進檔案工作的發(fā)展以及建國后在全國范圍內(nèi)實行檔案的集中統(tǒng)一管理起到了不可低估的作用。

在檔案人事制度上，何魯成強調(diào)檔案和管卷員的重要性，在機關(guān)檔案管理人員的選拔、訓練以及檔案工作分配方面提出了開創(chuàng)性建議。在檔案人員的考選方面，《整理》在充分論證檔案人事問題重要性的基礎上，首次提出了采取公開考試的辦法選取管卷員的主張，并注重選取的檔案人員的知識水平與專業(yè)能力；在檔案人員的訓練方面，《整理》中提出用待清理的舊卷作為參考的訓練材料；在檔案工作的分配方面，何魯成建議檔案室內(nèi)職務的分配采取橫向分工的形式，即將全部工作劃分為幾個階段，每一個階段由一個或幾個人擔任，并在一定時間后交換，使每個人都能擔任任何階段的工作?！墩怼分袑n案人事制度的主張是對我國歷史上檔案人員選用方式的重要突破，極具開創(chuàng)意義。

何魯成《檔案管理與整理》對檔案行政改革思想的倡導和探索，切中了當時檔案工作的弊端，為掃除檔案工作的惡習準備了輿論，在中國檔案工作的歷史上首次將檔案行政改革問題提上了議事日程，有力地促進了檔案工作和檔案學研究的深入和創(chuàng)新。正是在這種思想的指導下，檔案行政問題在20世紀30年代文書檔案改革運動中被提到了突出的位置，史學界、行政界、檔案界紛紛著書立說，對檔案行政問題進行重點研究，形成了許多突破性認識，不僅直接促進了文書檔案改革運動，而且為以后檔案行政管理的研究和實踐奠定了基礎。

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