馬婷婷
摘 要:本文從歷史狀況、自身職業(yè)認知和學者影響三方面分析了何魯成檔案行政管理思想產(chǎn)生背景,并從檔案行政管理機構(gòu)、管理方式以及人事制度三方面總結(jié)和評析何魯成先生的檔案行政管理思想,以繼承并發(fā)揚何魯成檔案行政管理思想精華,進而促進當代檔案行政管理工作的發(fā)展。
關(guān)鍵詞:何魯成;檔案管理與整理;檔案行政;檔案人事
中國檔案學萌芽和產(chǎn)生時期是在20世紀初,當時近代檔案學者以周連寬、程長源、何魯成等為代表,他們在總結(jié)多年從事檔案工作的實踐經(jīng)驗的基礎上,出版了第一批檔案學著作(以下簡稱舊著),對今天的檔案學研究以及檔案實踐工作仍具有重要的借鑒。何魯成《檔案管理與整理》(以下簡稱《整理》)是我國近代檔案學形成的標志之一,其中有關(guān)檔案行政管理的思想更是開近代之先河,為后來學者的檔案行政思想提供寶貴的借鑒。
1 產(chǎn)生背景
(一)歷史狀況:檔案行政的分散與落后
何魯成之所以重視檔案行政的研究,是由當時檔案行政工作分散與落后的歷史狀況決定的。長期以來,檔案機構(gòu)各自為政,一盤散沙;檔案保存相當分散,檔案管理沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度;管卷人員世代相傳,師徒相承。這種狀況發(fā)展到清朝末年,已嚴重影響到政府各項工作的開展。文書檔案工作亟待改革,管卷人員亟需整頓。但問題是文書檔案工作怎樣進行有效的改革,凡論及者“皆以技術(shù)為本”,認為技術(shù)改革為檔案管理改革之關(guān)鍵。然而,十幾年的技術(shù)改革“所得成效甚微”。在充分總結(jié)已往經(jīng)驗的基礎上,近代檔案學者不再囿于技術(shù),而將改革的視角轉(zhuǎn)向行政。
(二)自身職業(yè)的認知:機關(guān)行政不得不改革
1934年,何魯成進入國民政府時期的行政院檔案整理處,在內(nèi)政部次長、領導行政效率研究會的甘乃光先生指導下工作。何魯成不僅有著多年的行政工作經(jīng)驗,而且重視調(diào)查研究,在充分吸收文書、檔案改革成果,結(jié)合自身實踐經(jīng)驗下編著了《檔案管理與整理》,此書一面世就受到了社會尤其是檔案界的廣泛關(guān)注,它是為響應提倡行政效率革新而作。
何魯成在行政工作中認識到機關(guān)內(nèi)部存在的弊端,因此,他提出對檔案行政機構(gòu)進行改革、對“文書檔案連鎖法”的理論與實踐的建議。他的檔案行政管理思想可以說剛好在當時的檔案工作中產(chǎn)生效用,清除了檔案工作的某些弊端。在《檔案管理與整理》中何魯成首次將檔案行政改革問題提上了議事日程,是在中國檔案工作歷史上提出檔案行政改革的先鋒。
(三)學者影響:現(xiàn)行辦法和意見的收集
何魯成檔案行政改革思想受到甘乃光先生很大程度的影響。甘乃光先生任內(nèi)政部次長、領導行政效率研究會,何魯成在進入國民政府時期的行政院檔案整理處,工作受甘乃光先生的指導。甘乃光先生曾指出當時的內(nèi)政部文書和檔案的處理有收發(fā)文無總號數(shù)、行政不集中、遺失文書不易查考、新舊檔案整理不能劃一四種弊病,并不是內(nèi)政部所獨有,一般機關(guān)也受其限制,因此迫切需要改革。
此書還大量引用國外檔案學理論并與實踐有機結(jié)合。國外檔案學在行政效率運動、整理歷史檔案以及相關(guān)學科等方面,都對中國檔案學的形成和發(fā)展起著重大的促進作用。何魯成正是在行政效率運動中,充分吸收文書、檔案改革成果,結(jié)合自身實踐經(jīng)驗,集各家之長,并注意學習國外檔案學理論與實際,編著《整理》一書,成為中國檔案學的啟蒙者。
2 檔案行政管理思想總結(jié)與評析
從具體的行政內(nèi)涵來說,此書從七個方面進行論述,包括管理方式、職掌、組織、人員、工作分配、經(jīng)費、顧問與合作者。本文選取檔案管理機構(gòu)設置、檔案管理方式和檔案人事制度三方面內(nèi)容進行簡單的總結(jié)與評析。
在檔案管理機構(gòu)設置上,我國近代檔案管理機構(gòu)皆置于其他部門之下,如中央各大機關(guān)的檔案機構(gòu)多置于文書科或有關(guān)科室之下,縣政府多屬分科管理,由科內(nèi)人員兼辦。這種低而簡的組織機構(gòu)不僅不能承擔當時的行政管理改革之重任,而且嚴重制約著檔案工作的發(fā)展。有鑒于此,何魯成提出了建立獨立檔案機構(gòu)的主張。
書中主張建立獨立檔案機構(gòu),但實際并未完全獨立。何魯成認為檔案不是由任何一科來管理的,否則檔案管理和文書管理間會出現(xiàn)斷層現(xiàn)象。作者的主張,一方面是受文書檔案連鎖法的影響,另一方面是當時人們對文書與檔案的區(qū)別尚未徹底分清的反映,所以,并未在真正意義上將檔案機構(gòu)獨立開來,但它畢竟拋開了將檔案機構(gòu)置于其他部門之下的約束,是為建立獨立檔案機構(gòu)鳴鑼開道之聲。
(二)在檔案管理方式上,何魯成在充分權(quán)衡各種管理方式之利弊后指出,科學化的檔案管理,首先必須集中,否則辦理之案件,均散存于各個承辦人處,即不足言科學管理,所以,檔案管理必須實行集中制,提出由行政集中檔案分存制向檔案完全集中制過渡的主張。
然而,其所主張建立的檔案管理機構(gòu)不是完全意義上的獨立組織,文書部門與檔案部門的職責界限模糊。另一方面,手行政與軍政緊密聯(lián)系時代背景的影響,很難建立起穩(wěn)定的、獨立的檔案機構(gòu)。但是,何魯成關(guān)于采用集中制進行檔案管理的主張,在當時起到了不容忽視的作用。一是何魯成抓住了機關(guān)檔案管理中的關(guān)鍵問題,為檔案的科學管理以及在機關(guān)范圍內(nèi)最大限度地發(fā)揮檔案的效用提供了理論前提。二是對于促進檔案工作的發(fā)展以及建國后在全國范圍內(nèi)實行檔案的集中統(tǒng)一管理起到了不可低估的作用。
在檔案人事制度上,何魯成強調(diào)檔案和管卷員的重要性,在機關(guān)檔案管理人員的選拔、訓練以及檔案工作分配方面提出了開創(chuàng)性建議。在檔案人員的考選方面,《整理》在充分論證檔案人事問題重要性的基礎上,首次提出了采取公開考試的辦法選取管卷員的主張,并注重選取的檔案人員的知識水平與專業(yè)能力;在檔案人員的訓練方面,《整理》中提出用待清理的舊卷作為參考的訓練材料;在檔案工作的分配方面,何魯成建議檔案室內(nèi)職務的分配采取橫向分工的形式,即將全部工作劃分為幾個階段,每一個階段由一個或幾個人擔任,并在一定時間后交換,使每個人都能擔任任何階段的工作?!墩怼分袑n案人事制度的主張是對我國歷史上檔案人員選用方式的重要突破,極具開創(chuàng)意義。
何魯成《檔案管理與整理》對檔案行政改革思想的倡導和探索,切中了當時檔案工作的弊端,為掃除檔案工作的惡習準備了輿論,在中國檔案工作的歷史上首次將檔案行政改革問題提上了議事日程,有力地促進了檔案工作和檔案學研究的深入和創(chuàng)新。正是在這種思想的指導下,檔案行政問題在20世紀30年代文書檔案改革運動中被提到了突出的位置,史學界、行政界、檔案界紛紛著書立說,對檔案行政問題進行重點研究,形成了許多突破性認識,不僅直接促進了文書檔案改革運動,而且為以后檔案行政管理的研究和實踐奠定了基礎。
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