李法強(qiáng)

摘 要：信息化的社會(huì)環(huán)境，給檔案界帶來(lái)了前所未有的發(fā)展契機(jī)，使檔案管理從檔案實(shí)體管理向檔案信息資源管理轉(zhuǎn)變、從檔案管理自動(dòng)化向管理智能化轉(zhuǎn)變、從分散的檔案信息網(wǎng)絡(luò)向統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變。本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)時(shí)期檔案信息化建設(shè)進(jìn)行分析研究，希望對(duì)促進(jìn)現(xiàn)時(shí)期的檔案管理工作作出有益貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化日益成為經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展不可缺少的重要組成部分。作為一種重要的信息資源，面對(duì)與日俱增的檔案數(shù)量和需求，原有的檔案管理方式已不適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的需要。因此，適應(yīng)我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的客觀要求，借助現(xiàn)代化的管理手段，搞好檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和水平，就成為了檔案現(xiàn)代化建的一個(gè)重要問(wèn)題。

1 構(gòu)建檔案工作信息網(wǎng)

建設(shè)檔案網(wǎng)站是檔案部門(mén)提高服務(wù)水平的一條重要渠道，也是提高檔案信息服務(wù)水平和質(zhì)量的一個(gè)重要途徑。作為，檔案信息化建設(shè)最根本的目的所在，建設(shè)檔案網(wǎng)站，不僅能實(shí)現(xiàn)文件在線查詢(xún)閱覽服務(wù)等項(xiàng)目，而且能夠提供開(kāi)放檔案目錄查詢(xún)服務(wù)。為了能夠建立和維護(hù)檔案網(wǎng)站，并帶動(dòng)檔案信息化建設(shè)其它各項(xiàng)工作，檔案信息化建設(shè)就必須把網(wǎng)站建設(shè)當(dāng)作突破口。

2 實(shí)施電子公文歸檔與管理

電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，而紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全相比紙質(zhì)文件，電子文件歸檔與管理是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，可謂至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。為防止數(shù)據(jù)丟失，需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存儲(chǔ)磁盤(pán)的數(shù)量。因此，要利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合檔案信息資源，積極參與電子政務(wù)建設(shè)，制定電子公文歸檔、電子檔案管理的規(guī)范性文件和標(biāo)準(zhǔn)，做好網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)電子公文歸檔、電子檔案管理，充分發(fā)揮辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子公文傳輸系統(tǒng)的作用，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

3 檔案信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)與利用

（一） 加強(qiáng)檔案信息技術(shù)的研究

只有加強(qiáng)檔案信息化的研究和建設(shè)，才能使檔案管理是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，才能使各級(jí)各類(lèi)檔案、圖書(shū)、情報(bào)、信息中心等部門(mén)朝著有側(cè)重、有特色、專(zhuān)業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息資源互補(bǔ)和共享，提高館藏利用率。信息時(shí)代的檔案館要具有五種基本功能：數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的制作和獲取、存儲(chǔ)和管理、檔案信息分發(fā)技術(shù)以及信息安全和權(quán)益管理。而實(shí)現(xiàn)這五種基本功能的技術(shù)是形成高科技網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案館的技術(shù)基礎(chǔ)。

（二）檔案管理軟件系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理軟件是基于各種計(jì)算機(jī)環(huán)境，用于對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的應(yīng)用軟件系統(tǒng)，是檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的核心?？煞譃橛形募n案一體化管理軟件、全文版檔案管理軟件、專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件、檔案室檔案管理軟件和檔案館檔案管理軟件、單機(jī)版檔案管理軟件和網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件等。提高檔案軟件技術(shù)，開(kāi)發(fā)高效的檔案管理軟件，對(duì)加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理具有重要意義。

4 檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

（一）提高檔案案工作者的職業(yè)道德素質(zhì)

檔案工作專(zhuān)業(yè)性、機(jī)密性很強(qiáng)，維護(hù)檔案的完整和安全，是每個(gè)檔案工作者的神圣職責(zé)，這是一項(xiàng)維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重大事業(yè)。因此，檔案人員素質(zhì)的標(biāo)志之一，就是嚴(yán)格保守機(jī)密，遵守檔案的保密制度，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)，忠于職守、為信息時(shí)代下的電子檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案工作者還要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，熱心服務(wù)于檔案事業(yè)熱，無(wú)私奉獻(xiàn)，急利用者之所急，默默無(wú)聞地努力工作，以?xún)?yōu)質(zhì)的服務(wù)向利用者提供方便服務(wù)，在平凡的崗位上做出不平凡的成績(jī)。

（二）提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

人才是信息化建設(shè)的成功之本，重視信息化人才的培養(yǎng)，提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能，造就一支適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的人才隊(duì)伍，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。因此，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)工作，把檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等列入檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)指導(dǎo)性教學(xué)計(jì)劃，同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。

5 加強(qiáng)信息安全建設(shè)

檔案信息不同于一般信息，檔案中有相當(dāng)部分的內(nèi)容具有保密性和利用限制性，包含敏感信息，記錄著社會(huì)活動(dòng)的歷史過(guò)程。提高檔案信息的安全系數(shù)，構(gòu)筑可靠的檔案信息安全保障體系，成為檔案信息化建設(shè)一項(xiàng)重要而艱巨的任務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案的信息化管理，還要做好檔案信息安全保障體系建設(shè)，提高信息安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案信息和系統(tǒng)安全。

總之，檔案是信息的一種，檔案部門(mén)是儲(chǔ)存、輸送信息的一個(gè)部門(mén)。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)和壓力，同時(shí)也帶來(lái)新的機(jī)遇，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段，也是檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢(shì)的必然選擇。在信息技術(shù)日新月異的今天，只有努力學(xué)習(xí)和運(yùn)用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)與科技手段，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步，才能推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，才能使檔案管理實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。

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