王晶

摘 要：隨著科技化、信息化進(jìn)程的不斷深入，社會經(jīng)營活動與計算機(jī)的使用及檔案的管理之間的聯(lián)系日益增強(qiáng)。現(xiàn)代化檔案管理工作的創(chuàng)新對于現(xiàn)代事業(yè)發(fā)展創(chuàng)新具有重要意義，現(xiàn)代化檔案管理工作不再是對單純的文件資料的收集、整理與歸檔，同時也是對各種電子信息資料的整理與維護(hù)。信息化技術(shù)為企業(yè)檔案管理提供一個新的發(fā)展方向及平臺，同時也要求企業(yè)不斷創(chuàng)新現(xiàn)代化檔案管理工作的方法及模式。本文指出創(chuàng)新現(xiàn)代化檔案管理工作的重要意義，分析目前企業(yè)檔案管理中的一些問題，并提出針對性的解決策略。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化；檔案管理；創(chuàng)新；探究

知識的不斷更新與社會各項活動的不斷發(fā)展，使得改革與創(chuàng)新成為現(xiàn)代社會發(fā)展的關(guān)鍵因素。近年來，信息化、現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展迅速，企業(yè)各項工作也隨之進(jìn)行改革與創(chuàng)新以保證在日益激烈的競爭市場占有利地位[1]。現(xiàn)代化檔案管理工作作為企業(yè)管理的重要部分，是企業(yè)信息系統(tǒng)化建設(shè)的基礎(chǔ)，更是各項企業(yè)活動的有力傳遞媒介。為尋求更先進(jìn)更高效的檔案管理工作以提高企業(yè)檔案管理能力及水平，本文對現(xiàn)代化檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行具體分析，具體如下。

1 現(xiàn)代化檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

現(xiàn)代化檔案管理工作是社會進(jìn)步與企業(yè)發(fā)展的必然選擇。創(chuàng)新是現(xiàn)代化社會建設(shè)的關(guān)鍵，我們的學(xué)習(xí)、生活及工作等方面的進(jìn)步與發(fā)展都離不開創(chuàng)新，因此，現(xiàn)代化檔案管理工作的創(chuàng)新具有重要意義?；跁r代發(fā)展的特點與需求，企業(yè)要想不斷進(jìn)步與發(fā)展，在競爭日益激烈的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境保持有利地位，就需要不斷改革與創(chuàng)新其內(nèi)部各項制度，檔案管理工作作為辦公室管理工作的重要組成部分，是企業(yè)內(nèi)部制度創(chuàng)新改革工作之一，它應(yīng)根據(jù)社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步進(jìn)行不斷的創(chuàng)新與改革，以提高整個企業(yè)的工作效率。

同時，現(xiàn)代化企業(yè)管理工作的創(chuàng)新對于企業(yè)檔案管理部門的發(fā)展也具有重要意義，其為企業(yè)內(nèi)部的管理工作帶來新的思路，提供發(fā)展動力與生機(jī)。此外，檔案管理工作的現(xiàn)代化創(chuàng)新與發(fā)展，對于其社會功能的提高與進(jìn)步具有重要意義，提高現(xiàn)代化檔案管理工作的水平，使得社會各資源的利用更加便捷高效，節(jié)省社會不可再生資源在人力、財力、物力上的成本，提高管理工作效率，提高企業(yè)管理工作質(zhì)量。

2 現(xiàn)代化檔案管理工作現(xiàn)狀

檔案管理工作指的是包括對檔案質(zhì)量錄入、收集、辨別、管理以及保存等各種對工作單位信息及檔案處理以及管理工作。目前常見檔案管理包括人事檔案管理、歷史資料管理以及單位數(shù)據(jù)信息的管理。分析目前檔案管理工作現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)存在不少問題，主要包括以下幾點。

（一）檔案管理人員現(xiàn)代化管理意識薄弱

檔案管理人員對待檔案管理工作的重視度不高，且現(xiàn)代化管理意識薄弱，從而導(dǎo)致工作時注意力集中較差，檔案管理工作效率及質(zhì)量不高。檔案管理范圍僅限于紙質(zhì)檔案而忽略電子檔案的管理與維護(hù)，管理模式較被動，管理工作效率較低，且由于管理工作人員的工作責(zé)任感不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理及查閱的難度增加，從而使得檔案無法為企業(yè)的決策發(fā)揮其重要作用，一定程度上阻滯公司的發(fā)展。

（二）檔案管理記錄及收集不全面

目前，許多事業(yè)單位的檔案管理人員對于檔案的記錄及收集不嚴(yán)謹(jǐn)，出現(xiàn)記錄及收集不全面的問題。由于檔案管理人員本身的責(zé)任意識不強(qiáng)烈及對檔案管理工作的監(jiān)管機(jī)制不健全，使得其對于檔案的記錄及收集工作出現(xiàn)懈怠，從而導(dǎo)致檔案記錄中出現(xiàn)信息錄入不完整、項目資料不全面等問題。這些資料集信息的殘缺可能導(dǎo)致項目分析上的失誤，進(jìn)而影響整個公司的項目決策進(jìn)度及企業(yè)發(fā)展。

（三）檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化管理知識與技能

不同企業(yè)檔案管理人員工作能力及專業(yè)水平呈現(xiàn)出較大差別，擁有較高現(xiàn)代化檔案管理工作知識及技能的檔案管理人員使得檔案的收集更全面、歸檔更清晰，可有效提高企業(yè)對檔案的利用效率，提高企業(yè)整體信息管理水平。企業(yè)對于檔案管理人員現(xiàn)代化管理知識的宣傳教育及相關(guān)技能的培訓(xùn)，是做好企業(yè)檔案管理工作的重要途徑之一，也是提高企業(yè)檔案管理綜合能力的有效方法。

（四）檔案管理制度不健全

一些企業(yè)的檔案管理工作分配不合理、不科學(xué)，對于檔案收集時間、保管期限、歸檔范圍以及注意事項等具體問題未做科學(xué)合理的規(guī)范，導(dǎo)致出現(xiàn)漏記、重記、資料留作私用的等現(xiàn)象出現(xiàn)，甚至出現(xiàn)某些檔案未進(jìn)行及時的更新與收集[2]。這些問題反映出企業(yè)檔案管理制度上存在缺陷，使得企業(yè)資源無法得到充分的利用，降低企業(yè)整體工作水平。

3 現(xiàn)代化檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新檔案管理工作思想

現(xiàn)代化檔案管理工作的創(chuàng)新，首先要創(chuàng)新檔案管理人員的檔案管理工作思想。企業(yè)要建立起一個現(xiàn)代化、信息化的檔案管理思想。改變檔案管理工作中存在的思想上的松懈、忽視等問題，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化管理思想，創(chuàng)新管理思想的建設(shè)，通過講座、交流會等各種方式對企業(yè)檔案管理人員的工作意識及創(chuàng)新意識進(jìn)行加強(qiáng)，提高檔案資料信息的利用率及利用效率，從而實現(xiàn)檔案資料信息的經(jīng)濟(jì)及社會價值。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作模式

檔案資料管理工作的難度也隨著現(xiàn)代企業(yè)檔案資料信息的繁多及更新速度不斷增加，這就對企業(yè)檔案管理工作的模式提出更高的要求。只有不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式，才能有效提高企業(yè)檔案管理工作水平及質(zhì)量，利用企業(yè)有限資源，不斷優(yōu)化信息的收集、錄入、歸檔及維護(hù)等各環(huán)節(jié)工作細(xì)節(jié)，同時利用各種現(xiàn)代化設(shè)備、檔案管理軟件等進(jìn)行協(xié)助檔案管理工作。此外，對于現(xiàn)代化設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)以及對于管理軟件的更新也是影響檔案管理工作效率及質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。

（三）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理工作的創(chuàng)新事實上是對檔案管理人員的創(chuàng)新，企業(yè)除不斷吸收高素質(zhì)創(chuàng)新型人才外，還應(yīng)不斷加強(qiáng)對企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)。優(yōu)秀的檔案管理人員不僅要具備強(qiáng)烈的現(xiàn)代化檔案管理意識，同時還應(yīng)具備專業(yè)管理知識及管理能力[3]。企業(yè)通過培訓(xùn)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員對檔案資料的敏感性培養(yǎng)，增強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識。對于部分現(xiàn)代化管理能力不強(qiáng)的人員，應(yīng)進(jìn)行針對性的知識以及技能的強(qiáng)化培訓(xùn)，并對現(xiàn)代化檔案管理工作的重要意義進(jìn)行宣傳教育，從而提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

（四）完善現(xiàn)代化檔案工作管理制度

完善現(xiàn)代化檔案管理制度，明確并細(xì)化檔案收集時間、保管期限、歸檔范圍以及注意事項等具體問題，對于保證檔案的收集、整理、歸檔工作的高效開展具有重要意義。根據(jù)單位實際情況，并依照相關(guān)的法規(guī)及職責(zé)分工制度，科學(xué)合理的明確檔案的歸檔范圍，以促進(jìn)檔案的收集工作的開展。同時，進(jìn)一步明確歸檔期限，以便集中統(tǒng)一保管，防止私留以作它用。此外，進(jìn)一步明確檔案歸檔期限，對于提高材料收集效率及檔案管理人員工作積極性具有重要作用。各單位及部門應(yīng)根據(jù)其自身發(fā)展及時更新改進(jìn)文書檔案的管理制度，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的文書檔案收集及歸檔需求。

4 結(jié)束語

現(xiàn)代化檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展有著重要作用及意義，企業(yè)應(yīng)從思想、工作模式、人才創(chuàng)新及制度完善等多方面不斷創(chuàng)新現(xiàn)代化檔案管理模式，從而達(dá)到有效提高檔案管理工作水平及檔案管理工作質(zhì)量，進(jìn)而提高企業(yè)整體工作水平。同時，檔案管理工作是一項長期且復(fù)雜的工作，需要企業(yè)相關(guān)人員不斷改革與創(chuàng)新，以適應(yīng)不斷發(fā)展進(jìn)步的社會及市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境。

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