胡愛(ài)蘭，劉 敏

（湖北醫(yī)藥學(xué)院，湖北 十堰 442000）

探析高校校友工作檔案管理

胡愛(ài)蘭，劉 敏

（湖北醫(yī)藥學(xué)院，湖北 十堰 442000）

校友檔案是校友和母校之間溝通的紐帶，是高校檔案的重要組成部分，對(duì)學(xué)校的發(fā)展有著重大的意義.隨著我國(guó)社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，高校的校友檔案的管理工作也變得更加復(fù)雜，具有更高標(biāo)準(zhǔn)的要求.

高校校友；檔案；管理工作

高校校友檔案這一信息見(jiàn)證了母校的發(fā)展過(guò)程，相關(guān)信息的收集工作是檔案建立的前提，作為高校檔案的重要資源，做好校友檔案的管理工作是確保信息完整的有效手段.但是，目前許多高校對(duì)于校友檔案的管理工作都不重視，使得檔案管理人員的工作較為消極.本文就此展開(kāi)討論，找出相應(yīng)的解決方案.

1 做好高校校友檔案管理工作的意義

這里主要對(duì)校友檔案本身的意義進(jìn)行分析，因?yàn)檎切Ｓ褭n案本身具有重要的意義才使得高校校友檔案的管理工作意義重大.

1.1 教育價(jià)值

高校校友的學(xué)歷層次較高，加上在社會(huì)上多年的摸爬滾打，往往是兼具科學(xué)文化知識(shí)和綜合素質(zhì)的群體，他們當(dāng)中不乏教育、科研等的一線專(zhuān)家，有的則成為了政府部門(mén)的中心人物，有的則獨(dú)領(lǐng)一個(gè)強(qiáng)大的企業(yè)，他們多可以稱(chēng)為“成功人士”.廣大校友與母校之間有著密切的聯(lián)系，他們對(duì)于母校的辦學(xué)方式方法深有體會(huì)，知道其中的優(yōu)劣[1].學(xué)校通過(guò)校友檔案可以全面的了解校友的情況，邀請(qǐng)相關(guān)的優(yōu)秀校友返校參與母校的建設(shè)和管理，聘請(qǐng)校友擔(dān)任在校學(xué)子的專(zhuān)門(mén)性輔導(dǎo)員，在學(xué)校組織的學(xué)生座談會(huì)上，給學(xué)弟學(xué)妹們提供就業(yè)指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)傳授等，介紹自己當(dāng)初的創(chuàng)業(yè)就業(yè)經(jīng)歷，盡可能的幫助學(xué)生們解決遇到的問(wèn)題，幫助學(xué)生們擺正心態(tài)，積極地面對(duì)畢業(yè)后的就業(yè)、擇業(yè)、創(chuàng)業(yè)路程.此外，學(xué)校可以組織在校生到校友的單位進(jìn)行相應(yīng)的實(shí)習(xí)活動(dòng)，推薦校友錄用母校的畢業(yè)生，這都極大地發(fā)揮了校友檔案資源的作用.

1.2 激勵(lì)價(jià)值

通過(guò)把歷屆校友先進(jìn)的事跡、優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)作品、突出的戰(zhàn)績(jī)等進(jìn)行展示，以各種形式讓廣大師生了解到優(yōu)秀校友的風(fēng)采，增強(qiáng)在校學(xué)子成才的信心，激發(fā)他們的斗志，更加的熱愛(ài)校園文化；另外，校友的不懈奮斗的精神、不怕失敗的精神、艱苦奮斗的精神等都為在校學(xué)子樹(shù)立了一個(gè)好的榜樣，激勵(lì)他們上進(jìn)，激勵(lì)他們不斷地發(fā)展和完善自我，有利于促進(jìn)廣大學(xué)子今后的成長(zhǎng)和發(fā)展[2].

1.3 歷史價(jià)值

校史不僅是記錄學(xué)校自身的建設(shè)發(fā)展的歷史，也是記錄廣大校友的進(jìn)步的歷史.校友的風(fēng)采、先進(jìn)事跡、杰出的貢獻(xiàn)等豐富了學(xué)校的校史，是校史編纂的重要資料來(lái)源，是國(guó)家與學(xué)校寶貴的財(cái)富[3].對(duì)校友資料全面的進(jìn)行收集、保存、管理等工作，可以生動(dòng)的反應(yīng)出學(xué)校的發(fā)展歷程，是學(xué)校歷史面貌的再現(xiàn)，有利于更好的繼承和發(fā)展學(xué)校的優(yōu)良傳統(tǒng).

2 高校校友檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)欠缺

傳統(tǒng)的檔案管理思想對(duì)檔案管理人員的影響深遠(yuǎn)，再加上檔案自身的保密性和低利用率，使得廣大師生、管理人員以及學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)都不夠全面、客觀，檔案管理意識(shí)薄弱.有些領(lǐng)導(dǎo)則認(rèn)為高校的工作主要在于教學(xué)和科研，對(duì)檔案的管理工作甚至不屑一顧[4].此外，檔案館在高校內(nèi)往往是定編定崗的，編制過(guò)度壓縮，檔案館的人手過(guò)于緊張，不能很好的展開(kāi)檔案管理工作；有些在編的管理人員則因其工作性質(zhì)的待遇低、升職空間小等不能正確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和意義所在.而有些高校部門(mén)的檔案形成一方，則認(rèn)為檔案管理的工作應(yīng)清除的歸到檔案部門(mén)名下，對(duì)于學(xué)校的其他工作并無(wú)太大的作用和意義，這就導(dǎo)致有關(guān)的文件、材料得不到有效的歸納，甚至出現(xiàn)丟失的情況，直接影響了高校檔案管理工作的正常進(jìn)行.

2.2 管理手段落后

據(jù)有關(guān)的調(diào)查表明，有些檔案館的管理工作仍舊以傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行作業(yè).檔案管理人員在實(shí)際的工作中通過(guò)手工作業(yè)對(duì)立卷歸檔夠的相關(guān)文件進(jìn)行調(diào)整和編目，這不僅勞動(dòng)的量大、用時(shí)長(zhǎng)、效率低，更使得管理人員沒(méi)有多余的時(shí)間進(jìn)行相應(yīng)的編研和科學(xué)開(kāi)發(fā)工作.與此同時(shí)，有關(guān)人員在利用檔案時(shí)也必須親自到檔案館查閱相關(guān)的檔案，這不僅降低了檢索的速度，查找的準(zhǔn)確性、全面性也降低，更使得案件更易遭到磨損和破壞[5].隨著信息化技術(shù)的日益發(fā)展，它已經(jīng)深入到人們工作和生活的方方面面，高校的辦學(xué)條件也不斷地得到改善，計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校的各個(gè)工作活動(dòng)中得到廣泛的推廣、應(yīng)用.高校檔案管理部門(mén)雖然配置了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是卻沒(méi)有得到有效的利用，無(wú)論是數(shù)據(jù)處理還是功能實(shí)現(xiàn)方面都沒(méi)有最大化的把計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)應(yīng)用到檔案管理工作中來(lái)[6].

2.3 檔案信息的利用率較低

為確保進(jìn)入調(diào)質(zhì)器的蒸汽是干飽和蒸汽，一定要合理設(shè)計(jì)和操作蒸汽系統(tǒng)，在蒸汽管路中要有能高效去除蒸汽中冷凝水的裝置和結(jié)構(gòu)，如汽水分離器等，及時(shí)排除儲(chǔ)汽包、管道中的冷凝水。

建立高校校友檔案的最終目的在于充分開(kāi)發(fā)和利用檔案的信息資源，為高校的建設(shè)服務(wù).但是目前大部分的高校檔案管理人員的觀念落后，與時(shí)代發(fā)展的步伐不相符，不能正確的處理好校友檔案秘密與開(kāi)放、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)之間的關(guān)系.再者，如今大多的查閱資料的手工檢索程序繁雜、服務(wù)設(shè)施落后、閱覽環(huán)境差、利用方式單一等問(wèn)題使得檔案使用者的積極性受到打擊，降低了檔案利用的效率，使得校友檔案的效用不能得到很好的發(fā)揮.

2.4 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

高校中的校友檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的知識(shí)的洗禮的人員較少，部分人員的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不高.其次，與現(xiàn)代化技術(shù)接軌的人才較少，只有較小比率的人懂計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，大部分人仍局限于手工操作，這與高校對(duì)校友檔案工作的不重視是分不開(kāi)的[7].而且，高校中學(xué)習(xí)檔案管理專(zhuān)業(yè)的人才較少，檔案管理專(zhuān)業(yè)一直都是冷門(mén)專(zhuān)業(yè).最后，高素質(zhì)、高水準(zhǔn)的人才大多不安于從事檔案管理工作，認(rèn)為其發(fā)展前景差、升職空間小，這就造成了人才的大量流失.以上原因就造成了檔案管理人員的總體素質(zhì)不高，嚴(yán)重的阻礙了檔案管理工作的發(fā)展與完善.

3 做好高校校友檔案管理工作的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)宣傳強(qiáng)化檔案意識(shí)

檔案工作是高校工作的重要成分之一，有助于高校的人才培養(yǎng)、文明的傳承和大學(xué)精神的豐富.就目前而言，主要要做到的就是轉(zhuǎn)變高校校友檔案工作的被動(dòng)性，需要做到以下幾點(diǎn)：

（1）學(xué)校有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)要正確的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，摒棄陳舊、落后的思想，樹(shù)立新的檔案管理工作的思想觀念，以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，以發(fā)展的、全面的眼光去看待校友檔案管理工作，積極地整合校友檔案管理工作和學(xué)校中心工作，解決檔案管理中實(shí)際存在的問(wèn)題，促進(jìn)校友檔案管理工作的完善；

（2）強(qiáng)化廣大師生的檔案意識(shí).廣大師生是高校校友檔案形成的直接施力者，他們的檔案意識(shí)健全度直接決定了高校校友檔案的完善程度.高校可以多途徑的宣傳檔案意識(shí)，讓人們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，如黑板報(bào)、校報(bào)、廣播、微博、微信公眾號(hào)等對(duì)檔案管理意識(shí)進(jìn)行宣傳普及工作，形成良好的支持檔案管理工作的氛圍[8].

（3）增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感.檔案管理人員不僅要做好日常的檔案收集、整理、歸納工作，還應(yīng)當(dāng)定時(shí)向有關(guān)的分管領(lǐng)導(dǎo)回報(bào)工作的進(jìn)度，讓領(lǐng)導(dǎo)充分了解檔案管理工作的現(xiàn)狀，更好的依據(jù)現(xiàn)狀做出相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展與完善.同時(shí)，要積極地為高校的中心工作提供全面的檔案信息提供等服務(wù)工作，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在高校的日常工作中扮演著重要的角色，使得檔案管理工作的地位得到根本性的提高.

從檔案形成的規(guī)律出發(fā)，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代化的方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，同時(shí)參照其他科學(xué)的、規(guī)范的、成熟的管理制度對(duì)校友檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化.要實(shí)現(xiàn)高校校友檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化，須做到如下幾點(diǎn)：

（1）制度是保障，建立健全檔案管理工作相應(yīng)的制度，充分體現(xiàn)有關(guān)法律法規(guī)對(duì)檔案管理工作的規(guī)定，并從高校自身的實(shí)際情況出發(fā)，建立出一套與高校校友檔案管理工作相適應(yīng)的管理制度，規(guī)范檔案管理工作，使高校檔案管理工作在法制性、嚴(yán)肅性的工作氛圍下進(jìn)行；

（2）做好檔案信息的收集工作.校友檔案應(yīng)是一個(gè)全面的、最新的、準(zhǔn)確的信息檔案，這就要求有一支專(zhuān)業(yè)的、負(fù)責(zé)的進(jìn)行信息收集工作的隊(duì)伍，各個(gè)工作人員之間相互合作、職權(quán)分明，形成有效的工作網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)有效的收集校友檔案信息；

（3）系統(tǒng)化檔案管理工作.從《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的內(nèi)容和精神出發(fā)，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的有效整理，標(biāo)準(zhǔn)化檔案的管理工作，滿(mǎn)足檔案使用日益豐富的方式方法，為信息資源的開(kāi)發(fā)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ).在檔案管理的硬件設(shè)施方面，應(yīng)注重庫(kù)房管理系統(tǒng)、檔案編目系統(tǒng)等軟件的引進(jìn)、開(kāi)發(fā)和利用，加快檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，為高校的發(fā)展和社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)文化的建設(shè)貢獻(xiàn)力量.

3.3 轉(zhuǎn)變高校校友檔案服務(wù)方式

檔案管理工作的根本目的就是提高檔案的利用效率.應(yīng)多渠道的對(duì)校友檔案進(jìn)行利用，為廣大在校師生、高校建設(shè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展服務(wù)是高校檔案管理工作的終極目標(biāo).高校校友檔案管理要從學(xué)校的中心工作出發(fā)，一切為了社會(huì)主義社會(huì)的經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展，充分開(kāi)發(fā)校友檔案信息資源，提升檔案服務(wù)工作的深度和廣度.具體做法如下：

（1）提供校友檔案的陳列、展覽服務(wù).針對(duì)校友中優(yōu)秀的、突出的一部分人的檔案，進(jìn)行展覽，可以給在校的學(xué)子們一個(gè)借鑒、參照的作用，在不如社會(huì)后可以少走彎路.檔案管理者可以充分利用豐富的館藏優(yōu)勢(shì)，定期舉辦各種類(lèi)型的校友檔案展覽，充分發(fā)揮檔案的宣傳與教育功效.

（2）做好檔案編研工作.檔案管理人員應(yīng)從館藏檔案的實(shí)際出發(fā)，充分發(fā)揮其特色、特點(diǎn)，有目的、有方向的進(jìn)行檔案編研工作，賦予“死檔案”生命力，發(fā)揮其應(yīng)有的功能，為學(xué)校的人文、大學(xué)精神的建設(shè)和豐富做貢獻(xiàn).如編寫(xiě)校史、大事記錄、年鑒、杰出校友資料等[9].

（3）完善檔案報(bào)導(dǎo)、檢索功能.檔案館可以多元化公布檔案目錄、檔案館的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)等，通過(guò)電視、校報(bào)、互聯(lián)網(wǎng)、公眾號(hào)等提供檔案信息的檢索、查詢(xún)等功能，提起廣大師生和校友對(duì)檔案館的關(guān)注度，實(shí)現(xiàn)檔案資源的分享與運(yùn)用.

（4）提供檔案的閱覽、翻譯復(fù)制、傳輸?shù)确?wù).為提高檔案資源的利用率，檔案館可以開(kāi)辟對(duì)外的服務(wù)窗口，配給充足的服務(wù)人員，滿(mǎn)足人們?nèi)找姘l(fā)展的對(duì)檔案信息的需求.如，檔案館可以建立一個(gè)屬于檔案館自身的網(wǎng)站，給廣大校友和社會(huì)上有需要的人員提供校友檔案的分享和傳輸平臺(tái)，這樣既有效的把原有的檔案信息送到了有需要的人手中，又能及時(shí)更新校友檔案信息.[10]

3.4 增強(qiáng)檔案工作人員整體素質(zhì)

高素質(zhì)的人才是校友檔案管理工作日益發(fā)展和完善的人員保障.首先，作為檔案管理的工作人員應(yīng)樹(shù)立正確的工作意識(shí)，保持絕對(duì)的前瞻性、大局性、責(zé)任性意識(shí).校友檔案管理人員直接掌握著校友的機(jī)密，對(duì)于有些不便于公之于眾的校友信息堅(jiān)決不能外泄，樹(shù)立正確的人生觀和價(jià)值觀，不侵犯他人的隱私，一切以校友和高校的利益為出發(fā)點(diǎn)；其次檔案管理人員應(yīng)具備較高的業(yè)務(wù)水平，要求管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)具有一定的深度和廣度，從而能夠更好的完成本職工作.為此，學(xué)校應(yīng)廣納人才，積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)知識(shí)扎實(shí)、綜合素質(zhì)過(guò)硬的高級(jí)人才，逐步建設(shè)出一支能夠獨(dú)當(dāng)一面的檔案管理人才；再次，對(duì)于原有的管理人員也應(yīng)加強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平、保密意識(shí)、綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，提高其業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，既掌握本專(zhuān)業(yè)的檔案學(xué)知識(shí)，又掌握相關(guān)的外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)、攝影等專(zhuān)業(yè)知識(shí)[11].作為校方，也應(yīng)給檔案管理工作人員提供廣闊的發(fā)展空間，如繼續(xù)深造等，充分調(diào)動(dòng)廣大工作人員的積極性和主觀能動(dòng)性的發(fā)揮.

綜上可知，做好校友檔案管理工作意義深遠(yuǎn).但這需要多方合力，共同促進(jìn)，高校領(lǐng)導(dǎo)者、檔案管理人員要密切配合，轉(zhuǎn)變落后的觀念，以現(xiàn)代化的、科學(xué)的、合理的工作態(tài)度去面對(duì)高校校友檔案管理工作.

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〔7〕何樹(shù)娟.加強(qiáng)高校檔案管理工作的探析[J].改革與開(kāi)放,2010（10）:178.

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2016-08-06