郭曉文

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

做好高校檔案利用服務(wù)工作的途徑分析

郭曉文

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

本篇文章針對(duì)做好高校檔案利用服務(wù)工作一題展開了較為深入的研究，同時(shí)結(jié)合校檔案利用服務(wù)工作的作用與筆者的自身經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出了幾點(diǎn)可行性較高的應(yīng)對(duì)措施，其中包括創(chuàng)新原有服務(wù)機(jī)制，做好現(xiàn)行文件的利用、做好高校檔案信息化的建設(shè)工作以及進(jìn)一步提升檔案員的接待藝術(shù)等等，以期能夠?qū)ξ覈?guó)高校檔案利用服務(wù)水平的進(jìn)一步提高帶來(lái)一些具有參考性的意見.

高校檔案；檔案服務(wù)；工作途徑

1 前言

檔案利用是我國(guó)高校檔案館開展對(duì)外服務(wù)的一項(xiàng)主要方式，其服務(wù)水平的高低與否不僅直接關(guān)乎到高校檔案館的整體形象，同時(shí)還會(huì)大大削弱高校檔案資源的利用效率.基于此，如何才能夠從根本上提升高校檔案利用的服務(wù)工作水平，是筆者乃至所有高校檔案參與者都需要去重點(diǎn)對(duì)待和完成的一項(xiàng)任務(wù).

2 高校檔案利用服務(wù)工作的作用

正如古人所說(shuō)“天下事當(dāng)大處著眼，小處著手.”對(duì)于高校檔案的利用服務(wù)工作來(lái)說(shuō)，工作人員應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)從全局和整體處著手，在把握好學(xué)校工作大局的基礎(chǔ)之上將檔案工作的真正價(jià)值發(fā)揮出來(lái).高校中的檔案館是所有重要檔案資料信息的聚集地，檔案利用工作主要包括對(duì)檔案資料的收集與整理、為校內(nèi)廣大師生提供服務(wù)、為高校工作的順利開展提供幫助等等.

2.1 檔案工作掌控學(xué)校的工作大局

高校中的檔案信息能夠?yàn)楦咝ｎI(lǐng)導(dǎo)的管理與教育決策制定提供基礎(chǔ)依據(jù)，并根據(jù)高校當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)發(fā)揮出參謀助手的作用.首先，高校中的檔案工作者需要仔細(xì)且全面的了解由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所派發(fā)下來(lái)的各類機(jī)關(guān)文件，結(jié)合高校本階段中的管理目標(biāo)和管理重心來(lái)設(shè)計(jì)好檔案工作的管理方案；其次，檔案管理者還要經(jīng)常性的與校方領(lǐng)導(dǎo)展開溝通和交流，爭(zhēng)取在第一時(shí)間將領(lǐng)導(dǎo)和管理者所需要的檔案資料提供上來(lái)；最后，檔案管理者還要全面的發(fā)揮出自身的主觀能動(dòng)性，要憑借自己對(duì)檔案信息與校方領(lǐng)導(dǎo)的了解，結(jié)合高校的管理需求來(lái)有計(jì)劃性的編寫檔案資料信息，從根本上發(fā)揮出高校檔案服務(wù)的實(shí)際價(jià)值.

2.2 有助于高校熟悉下情，更好的收集檔案資料

對(duì)高校檔案的信息資源進(jìn)行收集和利用，其中最為重要的一項(xiàng)工作即為對(duì)高校內(nèi)的廣大師生與相關(guān)部門的實(shí)際情況與真正需求展開全方位的了解，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上確定檔案工作的服務(wù)重點(diǎn)，盡可能的為高校內(nèi)的廣大師生提供最為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)最為全面的檔案資料.

3 高校檔案利用中所存在的問(wèn)題

3.1 檔案利用主體受到限制

一直以來(lái)，我國(guó)絕大多數(shù)高校的檔案資源主要是為各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)所提供的，在具體的應(yīng)用過(guò)程中很少會(huì)涉及到教學(xué)科研的工作領(lǐng)域中.此外，由于受到了傳統(tǒng)制度觀念的影響，很多高校的管理者也并沒有針對(duì)檔案管理工作給予應(yīng)有的重視，從而導(dǎo)致了很多檔案資源利用主題的正要需求難以實(shí)現(xiàn)，嚴(yán)重影響到了高校檔案信息資源的利用效率.

3.2 館藏檔案分類不完善

根據(jù)調(diào)查研究顯示，我國(guó)不少高校檔案館的館藏分類不完善，內(nèi)容設(shè)置非常的單調(diào)，其中只包括文書檔案資源、學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)檔案資源、人事檔案資源以及財(cái)會(huì)檔案資源這幾種，諸如影像檔案、聲音檔案、實(shí)物檔案以及照片檔案等信息化資源非常的稀缺，帶有高校特色的檔案門類更是如同鳳毛麟角一般的寥寥無(wú)幾.長(zhǎng)此以往，高校檔案資源的匱乏與單一就直接導(dǎo)致了檔案的利用面變得愈發(fā)狹窄和局限，根本無(wú)法滿足校內(nèi)檔案利用主體的實(shí)際需求.

3.3 檔案收集工作受到限制

在過(guò)去，高校的檔案管理工作基本都要依靠檔案管理人員來(lái)手工操作完成，此種工作模式不僅速度緩慢，而且還非常容易出現(xiàn)各種紕漏和錯(cuò)誤，大大提升了檔案資源的收集時(shí)間.與此同時(shí)，由于絕大多數(shù)高校中的檔案管理人員的綜合素質(zhì)都不高，并且不具備應(yīng)有的服務(wù)意識(shí)，不僅難以高效率的完成立卷歸檔工作，甚至還會(huì)讓一些非常重要的檔案資源出現(xiàn)破損和丟失等情況.更有甚者，一些高校中的檔案管理部門會(huì)聘請(qǐng)一些大學(xué)生和社會(huì)閑散人員來(lái)?yè)?dān)任兼職檔案員一職，由于他們并不具備應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)，所以在具體的工作當(dāng)中根本不知道應(yīng)該怎樣有計(jì)劃的開展檔案資源的收集和管理工作.

3.4 檔案開發(fā)工作受到限制

通過(guò)上文中的內(nèi)容可知，在以往的高校檔案管理工作中，檔案資料的查閱工作需要由檔案管理工作人員來(lái)手工操作，在具體的翻閱過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確、題目表達(dá)不清以及查找時(shí)間過(guò)長(zhǎng)等情況，不僅耽誤查閱者的時(shí)間，而且還浪費(fèi)掉了很多不必要的人力資源.如今，伴隨著我國(guó)信息技術(shù)水平的不斷提升，一些高校的檔案管理部門雖然也開始采用信息化技術(shù)來(lái)管理檔案信息，但是卻仍然局限于基礎(chǔ)的目錄查找功能，根本沒有將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，就更加談不上檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用了.這種落后的管理觀念與管理制度是影響高校檔案利用服務(wù)工作效率提升的一項(xiàng)重要因素.

4 提升高校檔案利用服務(wù)工作的方法

4.1 創(chuàng)新原有服務(wù)機(jī)制，做好現(xiàn)行文件的利用

為了能夠盡快的改善我國(guó)高校檔案資源利用率差的問(wèn)題，各大高校應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮出現(xiàn)行文件的利用效率，順應(yīng)國(guó)家的改革和創(chuàng)新需求來(lái)對(duì)原有的檔案管理方案做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整.在具體的檔案管理中，做好現(xiàn)行文件的利用不僅可以為傳統(tǒng)檔案信息資源的合理化應(yīng)用開辟出一個(gè)更大的新天地，同時(shí)還能夠?yàn)檎?wù)信息的公開與公共服務(wù)的開展建立起一個(gè)重要的平臺(tái).

首先，高校的檔案館需要盡快開設(shè)文件閱覽中心，確保檔案的利用主體能夠隨時(shí)隨地來(lái)到預(yù)覽中心中對(duì)現(xiàn)行文件進(jìn)行自主查閱，在第一時(shí)間獲取到自己所需要的檔案信息；其次，高校的檔案管理部門也可以通過(guò)開設(shè)咨詢熱線、預(yù)約熱線以及抄寫復(fù)印等業(yè)務(wù)來(lái)為廣大師生提供更加全方位的服務(wù)，通過(guò)印制檔案查閱目錄和媒體宣傳等方式來(lái)積極推廣已公開現(xiàn)行的查詢方法和使用途徑；最后，高校的檔案管理部門還要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和校園公示欄來(lái)將檔案閱覽中心的開放時(shí)間、利用流程、文件內(nèi)容以及檔案利用效果等信息告知給各層次的檔案利用主體，從根本上滿足廣大師生的檔案利用需求，將檔案利用的服務(wù)價(jià)值淋漓盡致的發(fā)揮出來(lái).

4.2 做好高校檔案信息化的建設(shè)工作

在最近幾年來(lái)，伴隨著我國(guó)信息技術(shù)水平的快速提升，高校檔案工作也面臨了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn).在具體的管理工作當(dāng)中，檔案信息化建設(shè)主要包括信息化規(guī)范建設(shè)、信息管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案數(shù)字化建設(shè)以及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)這四個(gè)方面.首先，高校的檔案管理部門要進(jìn)一步完善檔案管理的工作制度，按照國(guó)家政府所頒布的各項(xiàng)法律政策來(lái)做好對(duì)電子檔案文件歸檔的保管和利用工作.除此之外，檔案管理部門還要加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息的安全管理，結(jié)合高校當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)加大對(duì)技術(shù)保障方案的建設(shè)力度，讓檔案管理工作可以開展的更加順利和高效；其次，高校還要為數(shù)字檔案資源的建設(shè)工作投入更多的人力和物力資源，不僅要確保電子檔案信息的采集與接收環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性，同時(shí)還要根據(jù)學(xué)校自身的經(jīng)營(yíng)先現(xiàn)狀與教學(xué)條件來(lái)對(duì)原有的檔案信息展開進(jìn)一步的加工和管理，有效減少檔案利用與檔案服務(wù)的困難與問(wèn)題.另外，檔案管理人員還要對(duì)特色檔案資源的建設(shè)工作給予更多的重視，其中主要包括合理化歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)的制定、檔案史料擴(kuò)展渠道的選擇以及檔案創(chuàng)新管理理念的開發(fā)等等，通過(guò)搭建校園檔案部門聯(lián)盟平臺(tái)的方式來(lái)提高檔案利用的服務(wù)水平，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的實(shí)時(shí)共享；最后，高校管理者要加強(qiáng)對(duì)檔案領(lǐng)導(dǎo)干部的建設(shè)和培養(yǎng).簡(jiǎn)單一些解釋，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)干部是傳達(dá)和實(shí)施上級(jí)部門管理要求的重要紐帶，他們信息化建設(shè)意識(shí)的高低與否直接關(guān)于到高校檔案的整體服務(wù)水準(zhǔn).基于此，為了能夠?qū)⒏咝５臋n案利用服務(wù)工作的真正價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，高校的管理者需要選擇出一些責(zé)任心較強(qiáng)且管理水平超高的人員來(lái)?yè)?dān)任檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)者，從而來(lái)更好的滿足檔案信息化建設(shè)的工作需求.

4.3 進(jìn)一步提升檔案員的接待藝術(shù)

作為一名優(yōu)秀且稱職的高校檔案利用工作的接待人員來(lái)說(shuō)，不僅要具備完善的檔案管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要講究一定的接待藝術(shù)，通過(guò)個(gè)人的努力來(lái)提高高校檔案管理的整體形象與服務(wù)水平.高校中的檔案管理工作者需要接受系統(tǒng)化的專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括教育學(xué)、心理學(xué)以及服務(wù)禮儀等等，檔案服務(wù)人員在具體的接待工作中不僅要去詳細(xì)的了解和洞察每位檔案利用主體的心理特點(diǎn)，經(jīng)常性的站在用戶的角度來(lái)思考問(wèn)題，同時(shí)還要真正做到“百問(wèn)不厭”、“百拿不煩”，盡可能的滿足用戶的合理化需求.

首先，當(dāng)查檔者進(jìn)入館內(nèi)時(shí)，服務(wù)人員需要立即放下手中的工作，以一個(gè)飽滿的精神面貌來(lái)迎接用戶，微笑著訊問(wèn)用戶的查檔需求，并且要細(xì)心的了解用戶的難處.待用戶查檔完成后，服務(wù)人員要輕輕的說(shuō)一聲：“歡迎您下次光臨”，并歡迎用戶在門口的意見箱中投入自己的意見和建議.高校中的檔案員一定要長(zhǎng)時(shí)間的堅(jiān)持使用禮貌用語(yǔ)來(lái)同用戶之間展開交流，將自己所具備的誠(chéng)心、愛心以及敬業(yè)心淋漓盡致的展示給廣大師生.如果在服務(wù)過(guò)程中遇到了那些故意“找茬”的用戶，檔案員也要盡可能的用自己的真誠(chéng)和笑容來(lái)打動(dòng)對(duì)方，讓他們可以認(rèn)識(shí)到自己的問(wèn)題.

其次，對(duì)于那些查檔手續(xù)未準(zhǔn)備齊全的查檔者來(lái)說(shuō)，檔案員應(yīng)當(dāng)想盡一切辦法在不違反規(guī)章政策的前提下，為對(duì)方提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù).如果是忘記攜帶身份證、工作證以及學(xué)生證的查檔者，檔案員需要將對(duì)方的聯(lián)系方式、查檔需求以及聯(lián)系地址都填寫到登記表中，待他們將手續(xù)證件帶齊后再優(yōu)先為其辦理.

最后，檔案員還要重視與檔案利用主體展開交流和溝通，深入的了解他們對(duì)自身服務(wù)與檔案利用效果的滿意程度，讓查檔者盡可能詳細(xì)的填寫好《利用檔案效果登記表》中的各項(xiàng)內(nèi)容.此外，檔案員還要貼心的訊問(wèn)檔案利用者是否達(dá)到了自己的查檔目的，對(duì)檔案館的服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式是否有不滿意的地方，將這些意見和建議都整合到一起之后，篩選出其中幾個(gè)比較典型的問(wèn)題來(lái)進(jìn)行及時(shí)整改，從根本上提高高校檔案利用服務(wù)的工作水平.

〔1〕徐亮.檔案利用過(guò)程的“倒金字塔”現(xiàn)象——以高校檔案館為例[J].檔案學(xué)研究，2013（2）：26-28.

〔2〕馬仁杰，吳瓊.關(guān)于檔案利用工作中信息倫理問(wèn)題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2013（4）：85-88.

〔3〕胡偉波，張馨元.淺談檔案利用者的心理態(tài)勢(shì)和檔案管理者的心理素質(zhì)[J].黑龍江檔案，2014（1）：30.

〔4〕梁喜平.淺談檔案專業(yè)人員的職業(yè)素質(zhì)和檔案專業(yè)教育[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2015（3）：83-84.

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