◎航天檔案館 吳京

基于檔案工作開展競爭情報服務的探討

◎航天檔案館 吳京

20世紀80年代，競爭情報學及理論在美國取得熱烈討論，以美國競爭情報從業(yè)者協(xié)會成立為標志，經(jīng)過30余年的發(fā)展，對競爭情報學及理論的應用與研究已遍及世界各地，并在經(jīng)濟、管理領域取得了重大發(fā)展。

20世紀90年代，競爭情報概念引入我國，伴隨著改革開放的不斷深入，對競爭情報的理論與研究逐漸升溫，其價值也逐步得到國內企業(yè)的重視與認可。但從整體上看，我國企業(yè)的競爭情報工作目前尚處于情報意識抬頭、少數(shù)大型企業(yè)領跑、整體應用水平較低的境況，這與知識經(jīng)濟環(huán)境下企業(yè)獲取自身發(fā)展的信息需求相背離。知識經(jīng)濟促使信息時代向智能時代轉型，信息—知識—情報的深層次開發(fā)及價值疊加使企業(yè)對智能化、個性化的競爭情報服務需求加大。

一、檔案工作與競爭情報工作的關系

競爭情報工作與檔案工作密不可分，這首先取決于兩者所處理的對象具有一定共通性和重合性，企業(yè)檔案中蘊含著大量的競爭情報信息。從資源構成來看，情報本質上就是解決具體問題的特定信息或知識。由此可以看出，由于研究對象的同根性，競爭情報工作的開展與檔案工作、信息工作密不可分，可以說檔案是競爭情報工作不可或缺的高價值信息群，為競爭情報的收集提供了第一信息源。

從資源利用上看，將企業(yè)檔案工作與競爭情報工作相結合，促進了企業(yè)信息資源的多效開發(fā)和有效利用，兩者互為補充，使信息資源得到二度開發(fā)。

競爭情報的收集和加工需要專業(yè)的人才，從人員知識構成看，圖書、情報、檔案屬于信息資源領域下的同源學科，檔案專業(yè)人員具有從事情報工作的基本知識和信息素養(yǎng)，在企業(yè)缺少專業(yè)情報人才、高等教育輸出有限的情況下，可以通過培訓、再教育等手段提高檔案工作者的情報素養(yǎng)、情報技能，擴寬其知識結構，使他們能夠兼任或配合企業(yè)競爭情報工作的開展。

從長遠發(fā)展來看，隨著企業(yè)信息技術升級，未來企業(yè)信息系統(tǒng)將兼容檔案系統(tǒng)和情報系統(tǒng)，實現(xiàn)全面覆蓋，企業(yè)的檔案、情報、信息等知識資源將緊密聯(lián)系、有機整合，形成網(wǎng)絡化發(fā)展，企業(yè)檔案工作與情報工作也將實現(xiàn)更加緊密的聯(lián)系。

二、基于檔案工作開展競爭情報服務的對策

面對改革深化、競爭為先的大環(huán)境，企業(yè)應當重視競爭情報工作，以情報優(yōu)勢贏取發(fā)展先機。然而競爭情報工作的開展不是一蹴而就的過程，在目前絕大多數(shù)企業(yè)沒有能力設置獨立的競爭情報部門及配置情報人員的情況下，可以首先以檔案工作為依托，借助資源優(yōu)勢和信息手段拓展檔案人員業(yè)務素質及服務水平，以檔建情，以情促檔，逐步完善企業(yè)情報系統(tǒng)的搭建。

1．競爭情報分析方法的學習與選擇

基于檔案工作開發(fā)競爭情報，檔案人員首先應當了解競爭情報的常用分析方法，根據(jù)企業(yè)的競爭情報需求及所占有的信息類型選擇適用于企業(yè)發(fā)展的情報分析技術，架構企業(yè)情報工作模型。

傳統(tǒng)的競爭情報分析方法包括SWOT分析法、PEST分析法、波特五力模型、定標比超法等。對于內部優(yōu)劣勢分析可以采用定標比超法，即將本企業(yè)各工藝、專業(yè)或項目活動等方面與該方向上的優(yōu)勢企業(yè)進行逐一比較，通過設立一系列標桿汲取競爭對手優(yōu)勢，彌補自身不足，達到博采眾長的效果。對于外部機遇與挑戰(zhàn)的分析則可利用PEST分析法。對于某一具體產(chǎn)業(yè)或產(chǎn)品的分析，可以將視角縱深到該產(chǎn)業(yè)鏈的上下游，運用波特五力模型進行產(chǎn)品競爭優(yōu)勢預測。

這四大主要分析法可滿足企業(yè)的基本競爭情報調研工作，在此基礎上，如果檔案工作者的能力或資源條件滿足，還可以結合更加定量化的分析方法進行深入調研。

2．競爭情報信息源的確定與管理

企業(yè)競爭情報工作的主要環(huán)節(jié)是情報的收集工作，這也是檔案工作與競爭情報工作聯(lián)系最為密切的一個環(huán)節(jié)。內部信息源主要存在于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門、企業(yè)網(wǎng)站、辦公系統(tǒng)、文書系統(tǒng)等，包括企業(yè)檔案、財務、經(jīng)營、技術、客戶等眾多信息。其中檔案信息作為具有長期或永久保留價值并對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動有一定參考憑證作用的信息，其涵蓋范圍廣泛，是內部信息源的重要組成部分。通過對內部信息源進行有目標的收集，采用一定的統(tǒng)計分析方法予以加工，進而形成具有競爭力的數(shù)據(jù)提供給企業(yè)內部決策參考。

內部信息源除了有形信息外還包括許多無形信息，這些隱性知識潛藏在員工的實踐經(jīng)驗、業(yè)務技能、社會關系中，且往往較有形信息更具價值。這是企業(yè)發(fā)展過程中的一種自然積累，如何將這部分信息進行有效挖掘是知識管理帶給檔案、情報乃至人力資源工作的一個新課題。一方面可借鑒科研機構的組織知識庫模式，通過良好的界面設計將不同專業(yè)、類別的信息歸納到不同模塊下，方便普通員工提交、檢索及利用；另一方面就是創(chuàng)造學習型組織，通過一定的激勵機制及提高信息意識的相關培訓營造善于識別和傳播有用信息的企業(yè)文化。

外部信息源則主要分為競爭對手和競爭環(huán)境信息。競爭對手是企業(yè)競爭活動的主要制衡因素，了解競爭對手的發(fā)展趨勢及潛在態(tài)勢對于企業(yè)的市場選擇及投招標活動有一定助力。任何企業(yè)在經(jīng)營活動中都會自覺不自覺地以各種方式將信息暴露在競爭對手面前，而這些信息絕大多數(shù)是以公開的文檔形式存在，如招聘廣告、網(wǎng)站信息、年度報告、企業(yè)刊物、產(chǎn)品說明等，檔案工作者只要制定出收集方案，對與競爭對手相關的特定網(wǎng)站及刊物進行持續(xù)的關注和有針對性的采集，就可以從中獲取競爭對手的發(fā)展概況和實時資訊。

另一個重要外部信息源就是競爭環(huán)境信息，包括宏觀環(huán)境和市場環(huán)境信息。宏觀環(huán)境如國家政策、法規(guī)、行業(yè)準則的出臺、政府經(jīng)濟報告、進出口匯率調整等；市場環(huán)境信息則包括跟蹤與產(chǎn)業(yè)基本特征相關的情報，如產(chǎn)業(yè)的集中度、進入壁壘、國際化程度、管理程度、技術變化速度、品牌忠誠度、業(yè)態(tài)變化等。這類信息借助商情網(wǎng)、新聞、報紙、專業(yè)分析報告、市場調查報告等媒體手段捕獲，進行一定梳理篩選后可以幫助企業(yè)更好地預測市場走勢，輔助戰(zhàn)略決策。

內外部信息源的管理要注意流入與流出兩方面。流入即收集，需要建立相應的數(shù)據(jù)庫或知識庫將處理后的信息存儲及呈現(xiàn)，確保有價值的信息能夠在企業(yè)內部有效傳遞及共享。企業(yè)現(xiàn)有的檔案信息網(wǎng)站經(jīng)過模塊優(yōu)化后可以實現(xiàn)該功能。流出即反情報系統(tǒng)，防止企業(yè)內部價值信息的流失，與檔案工作的安全控制一樣，一方面通過制度防范，制定相應的保密制度、保密合同、產(chǎn)權界定、涉密信息處理制度等；另一方面即技術防范，如信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加密、反黑客技術、保障電子郵件安全、門戶網(wǎng)站安全等。

3．注重情報工作中人力資源的發(fā)揮

競爭情報工作的開展離不開人，一名合格的競爭情報人員需要具有一定的專業(yè)知識、良好的情報素養(yǎng)、計算機能力、外語能力以及一定的市場敏感度。立足于長遠發(fā)展的角度，企業(yè)應當培養(yǎng)并擁有自己的競爭情報人才，一方面可以通過進修、培訓、深造，在已有檔案人員知識結構上進行拓寬、更新、加深，形成一批具有良好業(yè)務素質的檔案情報復合人才；另一方面可以通過引進社會或高校畢業(yè)的情報專業(yè)人才補充情報隊伍人才結構。

從階段性需求及節(jié)約成本的角度看，充分利用外部資源也是開展企業(yè)競爭情報工作的有效途徑。檔案人員兼顧競爭情報工作肯定會存在專業(yè)受限致使情報開發(fā)深度受限的問題，除基礎性的數(shù)據(jù)收集和情報調研外，在解決企業(yè)具體問題的專項調研中可以借助外部的情報服務機構，如情報顧問或咨詢公司，運用專業(yè)分析方法結合企業(yè)數(shù)據(jù)形成專項分析報告。

另一個人力因素是企業(yè)全體員工在情報意識及情報行為上的配合，企業(yè)競爭情報工作不可能只局限于某一個部門或個人，是一個自上而下再自下而上的過程，首先取決于企業(yè)決策者的重視和支持，其次是管理層與情報人員的溝通和協(xié)調，最后還需要借助非情報部門的理解和配合。競爭情報形成則是一個自下而上的過程，從散布于企業(yè)各部門的信息碎片逐步匯集成為企業(yè)決策提供有力支持的數(shù)據(jù)分析。因此，在企業(yè)競爭情報資源開發(fā)過程中不能忽視人的要素，協(xié)調好企業(yè)內外部優(yōu)勢以及縱向橫向上的智力資源，促進競爭情報工作在企業(yè)內部的良性開展。

隨著經(jīng)濟全球化和區(qū)域經(jīng)濟一體化的縱深發(fā)展及市場經(jīng)濟體制改革的穩(wěn)步前行，企業(yè)競爭環(huán)境也在發(fā)生巨大變化。優(yōu)勝劣汰是市場競爭的必然結果，在信息時代，企業(yè)獲取市場先機的決勝點主要體現(xiàn)在信息優(yōu)勢上。競爭情報正是為了適應企業(yè)取得信息優(yōu)勢這一需求而產(chǎn)生的一種競爭手段和過程。以企業(yè)檔案工作為基礎、信息網(wǎng)絡為平臺、內外部信息源為對象，利用檔案人才、信息組織以及外部資源等方面的優(yōu)勢開展競爭情報服務，以檔建情，以情促檔，實現(xiàn)企業(yè)檔案情報信息價值的附加，已成為競爭環(huán)境下企業(yè)信息資源開發(fā)的有效途徑?！?/p>