郝 明

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企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀及維護改進策略

郝 明

中國外運股份有限公司,北京 100082

隨著社會競爭的不斷變化；企業(yè)OA辦公系統(tǒng)為了適應(yīng)時代發(fā)展也需要進行一定的維護改進。本文分析了企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀，并研究了企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用問題和維護改進策略，以期確保企業(yè)辦公順利進行。

OA辦公系統(tǒng)；應(yīng)用現(xiàn)狀；維護；策略

引言

隨著我國經(jīng)濟水平以及科學(xué)技術(shù)的大力發(fā)展，涌現(xiàn)的相關(guān)企業(yè)單位也越來越多，雖然企業(yè)不盡相同，但是在對辦公自動化軟件的需求是一致的，這是由于OA辦公系統(tǒng)本身就很好的擁有了辦公組織、管理的高效價值[1]。

1 企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

企業(yè)OA辦公系統(tǒng)其實就是一個可以實現(xiàn)企業(yè)中的各個部門與企業(yè)內(nèi)外間辦公自動化信息的系統(tǒng)，而企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的目標(biāo)就是在通訊、科技的手段下，于企業(yè)內(nèi)部中完善一個可以覆蓋企業(yè)各個部門的全面、系統(tǒng)的辦公信息平臺，在高效可行的企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，可以給企業(yè)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)提供快捷、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料。其中企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用內(nèi)容主要是對公文流轉(zhuǎn)傳遞、企業(yè)信息分布以及采集進行收發(fā)，在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的條件下，堅持以工作流為應(yīng)用的中心，以便人們進行電子郵件、群組協(xié)同、文檔管理等相關(guān)的服務(wù)項目，從而進一步達到制度管理、公文流轉(zhuǎn)、會議管理等一系列的實用功能，在提供工作方便的同時，也對組織管理工作進行了必要的規(guī)范，實現(xiàn)了企業(yè)辦公的高效化、實效化。目前，我國的企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的工作價值主要體現(xiàn)在對會議、公文的管理方面，鑒于此，企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的關(guān)鍵就是完成企業(yè)辦公自動化，在公文、會議上實現(xiàn)辦公自動化，從而保證企業(yè)辦公的高效率[2]。

2 企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用問題和維護改進策略探究

2.1 針對網(wǎng)絡(luò)安全問題強化維護

一方面，因為企業(yè)逐漸實現(xiàn)了辦公的自動化，網(wǎng)絡(luò)以及計算機已經(jīng)成為了企業(yè)辦公中必不可少的工具。另一方面這是由于辦公工具的普及，人們對信息技術(shù)的依賴程度也隨著加深。鑒于此，在實際的企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，要在保證網(wǎng)絡(luò)可以平穩(wěn)正常運行的同時，也要加強對計算機網(wǎng)絡(luò)專門化的修護以及監(jiān)管，在專業(yè)工作者的幫助下，對其進行定期的檢測。由于在企業(yè)內(nèi)部中其產(chǎn)品的生產(chǎn)信息、經(jīng)營管理信息等均屬于商業(yè)機密，由此可知，企業(yè)OA辦公系統(tǒng)發(fā)展中最核心的問題就是安全問題，尤其是在企業(yè)實現(xiàn)OA辦公自動化系統(tǒng)之后，要進一步加強對企業(yè)各個部門工作人員的身份權(quán)限范圍進行核實，通過安全管理人員給工作人員注冊一個身份文件，這樣就可以在上網(wǎng)的情況下，查找到符合身份權(quán)限范圍的各種信息，這種信息主要是由企業(yè)內(nèi)部至上而下傳達的消息或者口令，正是因為這種身份限制，有效的保證避免了相關(guān)機密消息的泄露，在企業(yè)OA辦公自動化系統(tǒng)的密級管理下，達到了對機密、秘密、內(nèi)部三個密級的管理目標(biāo)，從而保證高密級的信息不傳遞至低密級[3]。

2.2 針對電子文檔的法律效率問題采取計算機手段

在企業(yè)OA辦公系統(tǒng)廣泛使用的過程中，電子文檔已經(jīng)成為了企業(yè)工作人員傳送工作文件的主要形式，一般情況下，一部分的管理工作者為了提升辦公效率，會在電子檔上簽字，但是在電子檔上簽字涉及到的不僅是辦公高效率問題還是一個法律效率問題。電子檔的簽名是在電子技術(shù)高速發(fā)展的前提下，進行的簽名活動，但是簽名是一個關(guān)于法律層面的問題，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽名中，在問題出現(xiàn)時，還是可以提供相應(yīng)的法律依據(jù)，而電子簽名雖然技術(shù)層面含金量很高，但是由于其法律效率不足，難以給予相應(yīng)的法律依據(jù)。鑒于此，采取的計算機手段主要是在進行企業(yè)OA 辦公系統(tǒng)對簽名進行驗證時，第一步應(yīng)該是對制章者的簽名數(shù)據(jù)進行驗證，確保印章的合法性以及真實性；第二步是在驗證后，使用簽章者的數(shù)字證書對簽章的簽名值進行解開，從而得到簽章的Hash值；第三步將簽章信息以及Hash值進行再次的Hash運算，使解開的值與運算得到的值進行對比，進一步驗證簽章的可信度[4]。與此同時，簽章者的鑰匙是僅此一個的，這樣就可以在解簽的基礎(chǔ)上，達到對簽章者身份進行認(rèn)證的目的，讓其在問題發(fā)生后，不可抵賴。另一方面，對文檔進行驗證時，要對文檔的Hash值進行計算，接著將其與已簽文檔的Hash值進行對比，以便達到判斷文檔真實性的目的[5]。

2.3 加大研發(fā)力度保證OA辦公系統(tǒng)正常、高效運行

企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用的目的就是為了進一步強化辦公效率以及質(zhì)量，隨著企業(yè)辦公要求越來越高，OA辦公系統(tǒng)也要緊跟著企業(yè)發(fā)展的步伐，加大研發(fā)的力度，從而保證OA辦公系統(tǒng)可以正常、高效的運行[6]。這就需要將新技術(shù)以及新軟件等有效的應(yīng)用于系統(tǒng)中，保證系統(tǒng)的運行質(zhì)量，有效的滿足工作要求。而研發(fā)力度離不開充足資金的支持，在實際的開發(fā)過程中，加大物力、人力、財力的支持力度，對系統(tǒng)進行定期的保養(yǎng)，對企業(yè)辦公的信息安全性進行檢測。尤其針對系統(tǒng)的設(shè)計以及技術(shù)的研究方面，要建立一支專業(yè)的人才隊伍，給予大量的人力支持，加大系統(tǒng)更新的力度[7]。

2.4 重視OA辦公系統(tǒng)研發(fā)與維護人才的培養(yǎng)

OA辦公系統(tǒng)要想不斷發(fā)展，就需要加大其研發(fā)力度，進一步為OA辦公系統(tǒng)的平穩(wěn)順利運行，給予堅實的后盾。在提高OA辦公系統(tǒng)研發(fā)力度的同時，也要加強對人才的維護以及培養(yǎng)，在應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)過程中，要對專門的技術(shù)管理人員進行配備，讓其積極的參與至OA辦公系統(tǒng)的改進以及維護中。與此同時，企業(yè)也要對技術(shù)管理人員進行培訓(xùn)，定期對工作員開展專業(yè)培訓(xùn)活動，其中培訓(xùn)的內(nèi)容包括：使用的注意事項、應(yīng)用方法、設(shè)計理念等方面，保證工作人員都能熟練地應(yīng)用該系統(tǒng)，促進企業(yè)工作效率的提高，進一步強化企業(yè)的核心競爭力。

3 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用作為復(fù)雜的一項工程，我們簡析了在當(dāng)代信息技術(shù)發(fā)展的時代下企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀以及企業(yè)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用問題和維護改進策略，目的是為了更好的實現(xiàn)企業(yè)辦公的高效化。

[1]劉雁.OA辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的實際應(yīng)用價值[J].科技資訊,2009(13):181-182.

[2]常征.OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀及改善對策[J].無線互聯(lián)科技,2015(12):59-60.

[3]李萍.OA辦公系統(tǒng)在中小企業(yè)中的應(yīng)用[J].計算機光盤軟件與應(yīng)用,2013(15):104-105.

[4]韓立平.VPN在OA辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].電腦編程技巧與維護,2013(4):49-50.

[5]劉媚瑜.協(xié)同OA辦公系統(tǒng)在電力企業(yè)管理中的應(yīng)用[J].企業(yè)改革與管理,2015(12):69.

[6]常征.政府機關(guān)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀及改善對策[J].無線互聯(lián)科技,2015(12):59-60.

[7]劉盛.OA系統(tǒng)在現(xiàn)代制造企業(yè)的應(yīng)用研究[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)旬刊,2012(4):35-36.

Application status andmaintenance improvement strategy of OA office system in Enterprises

Hao Ming

Sinotrans Limited, Beijing 100082

with the constant change of the social competition, the enterprise OA office system in order to adapt to the development of the times also need to maintain a certain improvement. This paper analyzes the enterprise OA office system application status, and studies the enterprise OA office system application problems and maintenance improvement strategy, in order to ensure the smooth progress of the enterprise office.

OA office system; application status; maintenance; strategy

TP317.1

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1009-6434(2016)07-0050-02